ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (ВЕРСИЯ 8.5.0) Москва 2004

2. Документооборот, как инструмент эффективного управления • 85% информационных ресурсов организации – в документах • Около 30% времени тратится на поиск, перемещение и согласование документов • Эффективность работы с документами – это своевременность принятия и эффективность контроля исполнения решений в организации

3. Автоматизация службы делопроизводства Автоматизация всей организации Контроль прохождения бумажных организационно-распорядительных документов по подразделениям Организация работы специалистов и руководителей над всеми видами электронных и бумажных документов Обеспечение доступа к документам через рассылку Обеспечение доступа к документам через интернет-порталы Электронный документооборот – вызов времени

4. Эффект от внедрения электронного документооборота • Прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами) • Унификация делопроизводственной деятельности организации, уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала • Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства • Полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной

5. Функции системы «ДЕЛО», обеспечивающие электронный документооборот • Подготовка и согласование документов в электронной форме; • Электронная подпись файлов документов; • Криптозащита документов, отправляемых электронной почтой; • Обеспечение поточного сканирования документов; • Интеграция с приложениями MS Office; • Web-доступ к информации

6. Основные функции системы «ДЕЛО» • Регистрация документов, в том числе обращений граждан; • Ввод резолюций и контроль их исполнения; • Создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме; • Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам; • Многоаспектный поиск документов с сохранением запроса; • Работа с взаимосвязанными документами; • Сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовой поиск по ним; • ЭЦП файлов документов; • Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования; • Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов; • Web –доступ к базе данных

7. Что отличает «ДЕЛО»? • Наиболее полный учет реальной управленческой практики; • Возможность поэтапного перехода от автоматизации традиционных технологий к современному электронному документообороту; • Промышленный продукт (коробочное ПО), отлаженные технологии ввода в действие и техподдержки. Постоянное развитие; • Масштабируемость: от отдельного рабочего места до территориально распределенной системы управления • Возможность обеспечения юридической значимости и секретности сообщений с помощью электронной цифровой подписи

8. «ДЕЛО» – лидер автоматизации делопроизводства в России и странах СНГ Используется: На 40 тыс. рабочих мест во всех регионах России и в странах СНГ в 500 организациях и предприятиях Некоторые проекты: Совет Федерации, Государственная Дума, Конституционный Суд РФ, Счетная палата, Судебный департамент ВС РФ, Банк России, Госатомнадзор, Госнаркононтроль, Комитет РФ по финансовому мониторингу, Министерство культуры, «Росавиакосмос», Саха (Якутия), Московская область, адм. Алтайского края, ФОМС, ГАС «Выборы»,Татнефть, Мосэнерго, Мосгортранс, Мострансгаз

9. П О Д С И С Т Е М Ы Структура системы ДЕЛО

10. Организация проверки электронной подписи

11. Обмен документами по e-mail с использованием ЭЦП

12. Интеграция с приложениямиMS-Office

13. 4.      Опр ответственных за обеспечение методического руководства и организацию работы системы САДД. • 5.      Дать поручения начальникам подразделений организации по: • ·          возложению на них ответственности за работу системы в подразделении; • ·          недопущению работы в САДД неподготовленных работников; • ·          использованию возможностей САДД для укрепления исполнительской дисциплины. • 6.      Назначить ответственных за техническое обеспечение работы САДД. • 7.      Дать указание о подготовке предложений по расширению использования САДД. • Приложение: «Временный Регламент работы с документами с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)» • Директор В.И. Петров Система поточного ввода бумажных документов

14. ДЕЛО Архивное Кадры дело Интеграция с другими системами Электронные ODMA архивы

15. Требования к серверу Требования к серверной части Требования к аппаратному обеспечению: • Минимальные: Pentium II, RAM 128Mb, HDD 1Gb; • Рекомендуемые: Pentium III, RAM 256Mb, HDD 9Gb. Требования к программному обеспечению для версии под MS SQL Server: • Windows NT 4.0, Service Pack 4+ или Windows 2000 Server; • Options Pack 4.0 (Internet Information Server, Index Server) или Windows 2000 Server; • MS SQL Server 7.0, Service Pack 2 или MS SQL Server 2000. Требования к программному обеспечению для версии под Oracle: • системное программное обеспечение определяется платформой (Win NT, UNIX, SCO UNIX, Novell Netware и т.п.); • Oracle 7.x, 8.x.

16. Требования к клиентской части Требования к аппаратному обеспечению: • Минимальные: Pentium 133, RAM 32Mb, HDD 1Gb; • Рекомендуемые: Pentium II, RAM 64Mb+, HDD 3Gb. Требования к программному обеспечению: • Windows 98, 2000, NT 4.0, NT Workstation 4.0; • клиентская часть MS SQL Server или Oracle соответственно; • MS Office 97 (Word, Excel) и выше; • MAPI-совместимый почтовый клиент (MS Exchange, MS Outlook). Требования к свободному месту на HDD Для установки серверной части системы Дело в зависимости от предполагаемого объема БД из расчета 40 Mb на системные нужды + по 2 Kb на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Для установки клиентской части системы Дело - 80Mb. данных системы размещается на сервере БД (сервере сети) под управлением одной из операционных систем: Windows NT, UNIX, Novell Netware.

17. Подсистема «Архивное дело» • Составление номенклатуры дел; • Систематизация дел в пределах фонда на основе хронологически-структурной схемы; • Ручнаярегистрация дел и документов, отсутствующих в системе ДЕЛО; • Поиск дел и документов, контроль сроков их хранения; • Учет и контроль движения дел и документов; • Передача исполненных документов из системы «ДЕЛО» в подсистему «Архивное дело» для формирования и оформления дел; • Формирования отчетных форм в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации; • Поточный ввод документов

18. Система КАДРЫ • Организация территориально-распределенного кадрового учета; • Ведение штатного расписания предприятия; • Ведение картотеки личных карточек работников; • Введение табеля учета использования рабочего времени; • Ведение карточек приказов по личному составу, карточек командировок; • Поиск необходимой информации по произвольно заданным критериям; • Формирование отчетов и справок; • Интеграция с системой Дело;

19. Руководство Служба ДОУ Подразделение Подразделение Подразделение Этапы внедрения системы

20. Почему выбирают Дело? • Поддержка бумажного и электронного документооборота • Функциональная полнота, учет множества традиционно сложившихся и недокументированных технологических правил и процедур, • Коробочный, динамично развивающийся продукт, снабженный подробной документацией • Открытость системы • Комплект дополняющих технологий (архивное дело, средства ЭЦП, средства распознавания текстов и поточное сканирование) и взаимодействие с другими системами • Легкая настраиваемость и быстрая внедряемость (10 мест – 1-2 недели, 100 мест – 1-2 месяца), гибкая перенастройка при изменении схем документооборота и структуры организации • Полный набор услуг по внедрению и сопровождению

21. По вопросам автоматизации документооборота и обеспечения его юридической значимости Вы можете обратиться в компанию «Удостоверяющий центр. Оренбург» 460018 г. Оренбург пр. Победы 141 телефон (3532) 581-781, 77-32-58 orn.ekey.ru org@orn.ekey.ru