Närvårdssamverkan

1. Närvårdssamverkan • Csadadas • Asdas • Ksaldjaksld • Saldöksaldö Kommunikationsplan För Närvårdsområde X

2. Varför en kommunikationsplan? • Närvårdssamverkan en ny samverkansform. • Är komplex i sin struktur. • Innefattar många människor i skilda verksamheter med olika språk/begrepp. • Ställer krav på en fungerande kommunikation

3. Varför en kommunikationsplan? • För att ringa in vilka som är berörda av närvårdsområdets arbete. • För att på så sätt skapa de kommunikationsvägar som behövs. • För att tydliggöra och strukturera kommunikationen för att kunna arbeta mer effektivt.

4. Kartlägg: • Vad ska kommuniceras? • Till vem/vilka? 3. Vilka kanaler finns? 4. Hur ofta/När? 5. Vad vill vi uppnå?

5. 1. Vad ska kommuniceras? • Handlingsplan • Aktivitetsplaner för varje målgrupp och målområde • Uppföljning av aktivitetsplaner • Goda exempel • Förslag på förbättrings/utvecklingsområden • Upprättade och fastställda lokala rutiner • Beslut som tas i Närvårdsområdets ledningsgrupp

6. Innehållet i kommunikationen Centrala budskap från närvårdssamverkan Anpassat budskap på närvårdsområdesnivå Anpassat budskap på verksamhetsnivå Anpassat budskap på grupp/individnivå • Översättning av budskap: • Talar målgrupperna samma språk, eller behöver budskapen anpassas? • Hur säkerhetsställer vi att våra målgrupper har förstått budskapen?

7. 2. Till Vem/Vilka? • Fundera över målgrupperna • Rangordna • Vilka är mycket viktiga, viktiga och vilka är mindre viktiga? Hur säkerhetsställer vi kommunikationen med de som är mycket viktiga?

8. 2. Utpekade informationsbärare

9. 3. Genom vilka kanaler? • På vilket/vilka sätt ska ni kommunicera med dessa målgrupper? • Att fundera över vad som påverkar: • Tid, är det bråttom att få ut budskapet? Finns det tidpunkter då målgrupperna är mer mottagliga för budskapet • Typ av budskap, en attitydförändring kräver mer än informationsspridning • Vilka kanaler har vi? Mail, alfresco, hemsida, telefon, möten, vilka kanaler har målgruppen?

10. 3. Val av kanaler beror på vilken effekt man vill uppnå Effekt: Involvering och ägarskap Effekt: Ingen önskad effekt, utanförskap Effekt: Förståelse och kunskap Dialog, hur och varför, sätta mål, vara delaktig i att bryta ner målen och uppföljning av mål Dialog hur och varför Muntlig information från chefen Ingen Information Tryckt information, e-post, hemsida Ingen information

11. Kanal

12. Resterande bilder tar upp: • vad kommunikationspolicyn för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg säger om förhållningssättet kring kommunikation • goda exempel på kommunikationsaktiviteter i närvårdsområdena

13. Taget ur Närvårdssamverkans kommunikationspolicy: Möten • Gemensamma möten har stor betydelse för den interna dialogen inom Närvårdssamverkan och för att skapa mening och förståelse för närvårdssamverkans olika frågor. Kommunikation vid möten inom närvårdssamverkan • Förslag till dagordning skickas ut 14 dagar före möte. • Handlingar skickas ut 14 dagar före möte. • Mötesprotokoll/minnesanteckningar läggs upp på Närvårdskansliets hemsida senast 14 dagar efter möte.

14. Taget ur Närvårdssamverkans kommunikationspolicy: Innehållet i kommunikationen För att underlätta att budskapen kommer fram, är det viktigt att kommunikationen är: • Öppen – Informationen ska vara lättillgänglig • Begriplig - Språket ska vara enkelt och tydligt • Saklig - Informationen ska vara korrekt och relevant • Snabb - Information ska förmedlas utan onödigt dröjsmål

15. Exempel på kommunikationsaktiviteter • Ledningsgruppen bjuder in alla arbetsgrupper till ett uppstartsmöte där man går igenom Närvårdssamverkans syfte och mål samt arbetsgruppernas uppdrag. (Närvårdsområde Ulricehamn) • Aktivitetsplanerna för varje målområde redovisas 1g/år då informationsbäraren bjuds in till ett ledningsgruppsmöte, beroende på tema. (Närvårdsområde Alingsås)

16. Exempel på kommunikationsaktiviteter • Handlingsplanen kommuniceras till alla arbetsgrupper via ett dialogmöte i mars då även aktivitetsplanerna för varje målområde förs upp. • Den löpande informationsöverföringen mellan ledningsgrupp och arbetsgrupp ansvarar ledningsgruppens ordförande för. (Närvårdsområde Tranemo)

17. Exempel på kommunikationsaktiviteter • Alla arbetsgrupper för protokoll som läggs upp på Närvårdssamverkans hemsida, så att de är lätta att nå för alla. (Närvårdsområde Vårgårda) • Alla arbetsgruppers minnesanteckningar läggs upp på Alfresco för att ordförande enkelt ska kunna gå in och se hur arbetsgruppernas arbete fortgår. (Närvårdsområde Alingsås)

18. Exempel på kommunikationsaktiviteter • Ett nyhetsbrev tas fram i närvårdsområdet 2 ggr/år med nyheter om vad som händer i närvårdsområdet, för att på ett enkelt och lättillgängligt sätt synliggöra närvårdsområdets arbete för ex. kommunen, primärvård och sjukhus samt inåt i närvårdssamverkansorganisationen. (Närvårdsområde Tranemo)