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Stratégies pour la conservation à long terme des informations numériques

Stratégies pour la conservation à long terme des informations numériques. Policies for the long-term preservation of electronic records. L‘expérience Suisse et conclusions générales. The Swiss Experience and General Conclusions. Le défi. The Challenge.

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Stratégies pour la conservation à long terme des informations numériques

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Presentation Transcript

  1. Stratégies pour la conservation à long terme des informations numériques Policies for the long-term preservation of electronic records L‘expérience Suisse et conclusions générales The Swiss Experience and General Conclusions

  2. Le défi The Challenge Il faut maîtriser de nouvelles exigences fondamentales Obliged to cope with new fundamental requirements à de multiples niveaux: on many levels: • techniques • technology • méthodes • methods • finances • money • organisation • organization • stratégies • policy Il faut harmoniser ces effortspour arriver au but. There is need to harmonize these efforts to achieve. erpatraining Paris 29-01-2003 2

  3. Du support From Hardware au „record“ to Software 1996 Groupe de travail pour l‘archivage des SUPPORTS électroniques de l‘AAS 2000 Rebaptisé en Groupe de travail pour l‘archivage des DOCUMENTS électroniques d‘ Une perception en transition: An altered perception: Des produits d‘informations physiques aux processus générateurs d‘informations à sécuriser pour la postérité From written materials to the processes generating informations of enduring value for posteriority erpatraining Paris 29-01-2003 3 erpatraining Paris 29-01-2003 3

  4. Qu‘est-ce que c‘est qu‘un „record “? What is a „record“? Akte Vorgang Dossier Business Presen-tation RECORD Information Geschäft Transaction reliable Context Content Process Knowledge Document Structure authentic Aktivität (Meta-)Données Formats Supports Un problème de terminologie A problem of terminology ...et de traditions administratives ...and of administrative traditions Avant d‘avoir résolu ces problèmes,il n‘est pas possible de construire des systèmes satisfaisants. Without having resolved these problems, it is not possible to develop satisfying recordkeeping systems. erpatraining Paris 29-01-2003 4

  5. Un futur pour le concept des „trois ages“ dans le monde informatisé? A Future for the Lifecycle Concept in the Era of Information? • Adaptations discrètes ou „big bang“? • Adaptation of traditional practices or „big bang“? • Approches alternatives: • New approaches: • „Non-custodial Preservation“ • „Records Continuum“ Are they applicable? Under which circumstances? Sont-elles applicables? En quelles circonstances? • Conséquences sur le plan organisationnel? • Organizational Implications? erpatraining Paris 29-01-2003 5

  6. Intervenir: Quand et comment? Moment and Methods of Archival Interventions Il faut définir ce que les archivistes veulent lors de la conceptions de nouveaux systèmes. Archivists must define what they want to preserve for a lng time while new systems are designed. Pour cela, les archivistes doivent emprunter des méthodes pratiquées par des disciplines voisines comme This means that archivists have to integrate methods of neighbouring disciplinessuch as • Data and Process Modelling • Project Management • Strategical Information Planning Cette tâche est énormément ambitieuse. That‘s an enormously ambitious task. erpatraining Paris 29-01-2003 6

  7. Acquérir de nouvelles connaissances Acquisition of new knowledge • Trouver un language commun avec des partenaires multiples • Find a common language with multiple partners • Assimiler des méthodes et des techniques valables • Assimilate valable methods and techniques Archivi-stiquetraditionelle NICT La synthèse réussie sera le résultat d‘un processus laborieux et créatif. The successful synthesis will be the outcome of a endurant and creative process. Cf. Mihaly Csikszentmilhalyi: Creativity; flow and the psychology of discocvery and invention (New York 1993). erpatraining Paris 29-01-2003 7

  8. Le cycle d‘apprentissage The Cycle of Learning Connaître Savoir quels défis existent Comprendre Réfléchir sur les connexions Découvrir les points critiques Evaluer ce qui est réalisable Tirer des conséquences Appliquer Trouver des solutions Faire des projets-pilotes Evaluer les résultats Apprendre de ce qu‘on a fait Maîtriser Devenir compétent Eliminer l‘impraticable Standardiser Optimiser erpatraining Paris 29-01-2003 8

  9. L‘expérience Suisse The Swiss Experience • Point de départ • L‘étude de stratégie globale • Concrétisation de la stratégie • Starting Point • The Corporate Policy Study • Concretization of the Policy erpatraining Paris 29-01-2003 9

  10. Une vision A Vision sans conséquences immédiates without immediate impacts Il faut transformer un retard de 20 ans en une avance de deux ans. A backlog of 20 years has to be transformed into an advantage of two years. (Président de l‘Association des archivistes Suisses, 1987) (Président de l‘Association des archivistes Suisses, 1987) erpatraining Paris 29-01-2003 10

  11. Le cadre politique et culturel Political and cultural environment • 28 règlements juridiques • 28 legal rules • traditions d‘archivage hétérogènes • Heterogeneous traditions of archiving • peu de personnel • Scarcity of staff • formation „on the job“ • Professional training mostly the job • beaucoup d‘autonomie • Autonomous archives directors • et risque d‘être oubliés • Risks of getting forgotten erpatraining Paris 29-01-2003 11

  12. Initiatives locales Local Initiatives • Archives Fédérales • Gestion des dossiers (GEVER) • Conservation à long terme (ARELDA) • National Archives • Records Management (GEVER) • Long-Term Preservation (ARELDA) • Canton de Zoug • Description d‘archives (STAR) • Gestion des dossiers (Konsul) • Canton of Zug • Archival Description (STAR) • Records Management (Konsul) • Canton de Bâle-Ville • Gestion d‘archives (scopeArchive) • Gestion des dossiers (scopeDossier) • Canton of Basel-Stadt • Archives Management (scopeArchive) • Records Management (scopeDossier) • Ecole Polytechnique de Zurich: • Numérisation et gestion d‘images • School of Polytechnics Zurich: • Digitzation and Management of Images Aucune d‘elle est une réponse pour tous les problèmes abordés. None of them is a definite answer to all the problems discussed. erpatraining Paris 29-01-2003 12

  13. Premières tentatives communes First Corporate Steps Une journée de travail de l‘AAS aboutit à la création du... 1995 Workshop on Electronic Records Groupe de travail „Archivage des supports électroniques“ 1996 Working Group on Electronic records getting started Qui discute les conclusions de l‘Etudes CIA (1997) et mêne au... 1997 Discussion of the ICA Studies on Electronic Records Programme d‘action „Archiver à l‘ère de l‘information. 1999-2000 Program of Action „Archivieren im Informationszeitalter“ Une enquête concernant les stratégies individuelles 2000 Enquiry about existing individual policies ... Qui a montré que la majorité des archivistes n‘ont pas appris à réfléchir et agir d‘une façon stratégique. Archivists not being trained in strategical ways of thinking. erpatraining Paris 29-01-2003 13

  14. Il n‘y aura pas de solution„out of the box“ dans les prochaines années. The „out-of-the-box“ solution will not be available soon. Très souvent, les problèmes de conservation électronique à long terme sont encore énormément sous-estimés. Quite often, the problems of long-term preservation are still enormously underestimated. erpatraining Paris 29-01-2003 14

  15. Que fairesi les directeurs s‘en foutent? What to do if the Directorsprefer to be absent? • Un problème psychologique • A psychological problem • Faire travailler les dynamiques de groupes • Push group dynamics • Trouver un cadre organisationnel pouvant servir de catalyseur • Find an organizational framework to accelerate erpatraining Paris 29-01-2003 15

  16. L‘aventure d‘une stratégie globale The adventure of a Corporate Strategy a démarré avec une étude de faisabilité en automne 2000. was initiated by a feasibility study in autumn 2000. erpatraining Paris 29-01-2003 16

  17. Contenu du rapport long Content of the Report • Resumé • Position initiale • Aperçu internatonal • Travaux en cours ou accomplis en Suisse • Discussion des objectifs • Perspectives • Recommendations • Summary • Starting Point • Internatinal Review • Current or accomplished Activities in Switzerland • Discussion of objectives • Perspectives • Recommendations La discussion des objectifs communs a été la tâche cruciale de ce projet. Finding a consensus about objectives has been the most crucial task of this project. erpatraining Paris 29-01-2003 17

  18. Scénarios Scenarios Portal Top-down Subito Direttissima pour préparer des pistes vers la vision d‘un service d‘archives en 2015 in order to prepare the ways to the vision of an archival service in 2015 erpatraining Paris 29-01-2003 18

  19. „Direttissima“ Scénario dans le contexte d‘une cyberadministration The „Direttissima“ Scenario in an eGovernment Context Un exemple fictif A fictive example ADMINISTRATION( A ) A2C Process Front Office Office 1 CITIZEN( C ) guichet virtuel Office 2 Records Capturing Process Office 4 Office 3 Recordkeeping System A2A Process Back Office Long-Term Preservation Process Cf. Barbara Reed: http://rcrg.dstc.edu.au/publications/brermac.html erpatraining Paris 29-01-2003 20

  20. Recommendations Recommendations Il y a plusieurs chemins qui conduisent à Rome. Un seul chemin ne suffit pas. A merge of different initiatives and instruments will be the critical factor of success. erpatraining Paris 29-01-2003 20

  21. Exemple 1: Vers un centre de compétence Example 1: Towards a center of competence initié par la conférence des directeurs d‘archives Initiated by the Conference of Archivists Based on a convention between federation and cantons basé sur une convention administrative Intended to be scalable in case of success avec l‘intention d‘un élargissement en cas de succès erpatraining Paris 29-01-2003 22

  22. Exemple 2: Une alliance d‘utilisateurs de logiciel Example 1: An alliance of Software Users scopeDossier Internet Query Module (OAIS access functions) scopeArchive User Group Interface for Data Transfer to the Archives System following the ISO 14‘371 Standard (OAIS), ingest & data management functions scopeArchive erpatraining Paris 29-01-2003 23

  23. Exemple 3: Le projet ARELDA Example 1: The ARELDA Project avec l‘intention d‘élargissement en cas de succès A comprehensive research project for the long-term preservation of different data objects (esp. RDBMS Applications) Archives Fédérales Un projet de recherche pour la conservation à long terme de données de multiples formats Experimental Prototyping in a real administrative environment , based on the ISO 14‘371 Standard (OAIS), complete functionality avec l‘intention de réaliser un système opérationnel ou de s‘établir comme centre de compétence erpatraining Paris 29-01-2003 24

  24. Exemple 4: Un standard eCH pour le Records Management Example 4: The Standardization Platform eCH Association eCH Working out standards in the Context of eGovernment Une plate-forme pour la standardisation des données et des processus dans le contexte de la cyberadministration A Records Management or Recordkeeping Standard will be based on ISO 15489, MOReq, GEVER/ELAK/DOMEA and further preliminary work Les concepts ELAK, GEVER et DOMEA sont en train d‘être élargis dans la direction de process- et knowledge-management. Intended to be scalable in the direction of process and knowledge management erpatraining Paris 29-01-2003 25

  25. Conclusions Conclusions • Leçons apprises • Lessons Learned • Que peut-on généraliser de l‘exemple Suisse? • What is generalizable of the Swiss case? erpatraining Paris 29-01-2003 26

  26. Mise en placede la stratégie Implementation of the Policy Approches complémentaires: Complementary approachs • Renforcer la coopération • Intensify cooperation • Définir des processus • Define processes • Progresser dans le domaine pratique (expériences techniques) • Progress in practice (application of technology) erpatraining Paris 29-01-2003 21

  27. Un monde en transition A World in Change 1800 Mechanisiation Steam Engine 1850 Mobilisation Railway ENERGIE Electrification El. Light, Telephone 1900 Motorisation Automobile INFORMATION 1950 Informatisation Computer 2000 ? Software Poussées de modernisation selon N. Kondratiev Phases of modernisation following N. Kondratiev erpatraining Paris 29-01-2003 27

  28. Une tradition documentaire menacée Towards a Future without Past? Jamais, on a eu des possibilités aussi vastes de produire et de communiquer des informations. Simultatnément, le risque d‘une perte de mémoire collective est plus grande que jamais. erpatraining Paris 29-01-2003 28

  29. Constatations Constatations • La majorité des archivistes n‘est pas encore prête à remplir les nouvelles tâches du 21e siècle. • The majority of archivists is not yet prepared to cope with recording problems of the 21st century.. • Les administrations ne s‘adaptent que très lentement aux défis de l‘ère de l‘information. • The administrations don‘t get accustomed to the requirements of the information age very quickly. • Il faut être très habile pour s‘établir comme partenaires bienvenus „à la table des gestionnaires d‘informations“. • It is not an easy task for archivists to become a wellcomed player at the electronic recordkeeping table . • La solidarité de la communauté internatio-nale des archivistes est indispensable. • Therefore the solidarity among the professional workers of the archival community is indispensible. • Des mesures parallèles doivent se compléter. • And parallel activities have to complement each other. erpatraining Paris 29-01-2003 29

  30. Hypothèses Hypothesis • La standardisation des processus deviendra de plus en plus importante. • La standardization of processes will become more important than today. • Les procédures d‘évaluation et de tri seront au centre de ces processus. • Appraising processes will be in the centre of these processes. • Un accord international sur les notions de „record“, „information object“, etc. sera crucial. • La standardization of processes will be crucial. • On n‘arrivera à des solutions sophistiquées que par étapes. • La standardization of processes will become a crucial aspect of records management and archival practice. • Une certaine perte d‘informations de valeur à long terme sera inévitable. • A certain loss of information will be inevitable. • Il ne faut plus craindre de commettre des erreurs. • Some loss of information will be inevitable. • Quant à la conservation à long terme, il faut considérer les lois de l‘utilisation décroissante et de l‘entropie croissante sur l‘axe chronologique. • Long-term preservation will need to be aware of the rules of decreasing use and increasing entropy in the course of time. erpatraining Paris 29-01-2003 30

  31. Priorités Priorities To be discussed in the practical session A discuter dans la session pratique erpatraining Paris 29-01-2003 31

  32. Une tâche fascinante An amazing Task. Le profil professionnel des archivistes est en train de se transformer profondément. The profile of archivists is going to change fundamentally. Je vous souhaite un bon séjour et me remercie de votre attention. I wish you a good meeting and thank you for your attention. erpatraining Paris 29-01-2003 32

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