PENJARA LIMBANG

1. ANUGERAH INOVASI JABATAN PENJARA MALAYSIA "CENTRAL MAIL BOX" @ PETI SURAT BERPUSAT PENJARA LIMBANG 1

2. Penjara Limbang Kedua - Merupakan kesinambungan kepada Penjara Limbang Pertama yang eranya bermula dalam tahun 1964. Penjara Limbang Pertama – Era sebelum tahun 1964 PENGENALAN PENJARA LIMBANG Penjara Limbang Ketiga - Bermula dalam era globalisasi, tinta sejarah 12 Disember 2005 penjara secara rasmi memulakan pengoperasiannya dan ianya merupakan projek di bawah Rancangan Malaysia Kelapan (2001 – 2005). Ia merupakan projek di bawah Rancangan Malaysia Kelapan (2001 – 2005) yang menelan belanja RM84 juta. 2

3. 1. TAJUK INOVASI • CENTRAL MAIL BOX” @ PETI SURAT BERPUSAT 2. TUJUAN INOVASI • Mengelakkan berlakunya kehilangan dan keciciran surat dan memo yang hendak dihantar oleh Bahagian Pentadbiran, Penjara Limbang. • Melicinkan proses pendaftaran dan penghantaran surat dan memo yang keluar • Menjimatkan masa bagi pemproses surat-menyurat keluar dari pejabat. • Mengelakkan surat dan memo yang MUSTAHAK / PENTING dan SEGERA terlewat untuk diproses dan dihantar serta dipos.

4. 3. KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN Surat dan memo yang diterima daripada unit-unit di Penjara Limbang. Diletakkan dan disimpan begitu sahaja di dalam dan atas tray surat atau atas meja pegawai yang bertanggungjawab Foto 2: Surat dan memo yang hendak dipos hanya diletakkan dan disimpan di dalam dan atas tray dan meja pegawai yang bertanggungjawab

5. Foto 4 : Rekod surat tersebut ke dalam Buku Daftar Keluar Surat Diletakkan dan disimpan begitu sahaja di dalam dan atas tray surat atau atas meja pegawai yang bertanggungjawab Foto 3 : Terima memo dan surat hendak dipos dan dihantar keluar daripada setiap unit di Penjara Limbang

6. Foto 5 : Surat atau Memo dimasukkan ke dalam sampul surat oleh pegawai bertanggungjawab Foto 6 : Mencetak dan melekat alamat penerima yang lengkap dan jelas serta setem pada sampul surat 6

7. Tindakan Mula Terima memo / surat hendak dipos oleh Unit Pentadbiran Kakitangan setiap Unit Rekod ke dalam Buku Daftar Keluar Surat Masukkan ke dalam sampul surat Pegawai Bertanggungjawab Mencetak alamat penerima yang lengkap dan jelas Letakkan setem/pos laju sebelum dihantar Surat dihantar/dipos secara serahan tangan/ Pejabat Pos Tamat Carta Aliran 1: Prosedur dan Tindakan Menghantar & Mengepos Keluar Surat & Dokumen Jabatan oleh Unit Pentadbiran Sebelum Inovasi 7

8. 8 4. MASALAH-MASALAH YANG DIHADAPI Punca masalah ini timbul adalah seperti berikut:- • Proses pendaftaran surat dan memo lambat. • Proses penghantaran tersebut menjadi lambat. • Surat dan memo selalu hilang dan tidak dihantar

9. 9 5. MASALAH UTAMA BERDASARKAN KONSEP “SMART”

10. 10 6. INOVASI YANG TELAH DILAKSANAKAN Mencipta Peti Surat Berpusat atau “Central Mail Box” Ukuran 126cm (panjang) X 42.5cm (tinggi) X 51 cm(lebar) Diperbuat daripada “fiberglass” lut sinar Kos pembuatan = RM500.00.

11. 11 6. INOVASI YANG TELAH DILAKSANAKAN Ruang-ruang yang dibahagikan kepada surat dan memo untuk Pos Laju, Ibu Pejabat Penjara Malaysia (IPPM), Ibu Pejabat Penjara Sarawak (IPPS), Surat Banduan, Serahan Tangan, Luar Sarawak dan Dalam Sarawak. Diletak di Unit Pentadbiran, Penjara Limbang Mula beroperasi penggunaanya berkuatkuasa pada 24 April 2009 Kos pembuatan = RM500.00.

12. Foto 8: Surat dan memo yang telah siap berserta alamat penerima dan bersampul surat Foto 9: Surat dimasukkan dalam “Central Mail Box” 12 6. INOVASI YANG TELAH DILAKSANAKAN Setiap unit hendaklah memasukkan memo dan surat dalam sampul dan alamat pada sampul yang disediakan oleh setiap unit sendiri diletakkan dalam ruangan yang disediakan untuk dihantar dalam Peti Surat Berpusat

13. Foto 12 : Salinan rekod surat keluar yang telah dihantar dan dipos secara berkomputer Foto 11: Daftar dalam komputer dan salinan rekod disimpan dalam fail 13 6. INOVASI YANG TELAH DILAKSANAKAN Pegawai yang bertanggungjawab membuat pendaftaran surat hanya melaksanakan kerja-kerja pendaftaran keluar/masuk surat secara dimasukkan dalam komputer dan meletakkan setem sahaja

14. Mula Tindakan Surat dihantar dan dipos siap alamat penerima & bersampul surat disediakan Kakitangan setiap Unit Masuk ke dalam “Central Mail Box” Daftar dalam Fail Rekod Surat Keluar Menyediakan setem / pos laju sebelum dihantar Pegawai Bertanggungjawab Surat dihantar/dipos secara serahan tangan/ Pejabat Pos Tamat Carta Aliran 2: Prosedur dan Tindakan Menghantar & Mengepos Keluar Surat & Dokumen Jabatan oleh Unit Pentadbiran Selepas Inovasi 14

15. Pegawai Bertanggungjawab bagi mengurus dan menyelia “Central Mail Box”. Foto 13: Pegawai Bertanggungjawab bagi mengurus dan menyelia “Central Mail Box” di Unit Pentadbiran, Penjara Limbang Foto 17 dan Foto 18: Tatacara Panduan untuk Memasukkan Surat Dipos Ke Dalam “Central Mail Box” bagi kakitangan Penjara Limbang 15 6. INOVASI YANG TELAH DILAKSANAKAN Ciri-ciri amalan 5S

16. 16 7. FAEDAH-FAEDAH DARI INOVASI 7.1 Pengurangan Kos Operasi • Tidak melibatkan dalam pengurangan kos operasi • Kos pembuatan = RM500.00 (ini bergantung kepada harga pasaran material yang digunakan tersebut mengikut kawasan) 7.2 Penjimatan Masa • Sebanyak 7 minit 30 saat bagi 1 keping surat dalam sehari.

17. 17 • FAEDAH-FAEDAH DARI INOVASI 7.3 Peningkatan Hasil Kerja • Pencapaian 100% mutu hasil kerja bagi pegawai bertanggungjawab. • Pencapaian sebanyak 89% kepada tindakan urusan keluar surat untuk dihantar adalah cepat dan cekap telah membuktikan bahawa proses pendaftaran surat-menyurat menjadi lebih efektif 7.4 Peningkatan Dalam Tahap Kepuasan Hati Pelanggan • Pencapaian sebanyak 93% berpuas hati terhadap perkhidmatan ”Central Mail Box” yang disediakan.

18. 18 7. FAEDAH-FAEDAH DARI INOVASI 7.5 Peningkatan Hasil Kerja • Dapat meningkatkan kemudahan urusan mel jabatan dan demi menjaga keselamatan serta rahsia dokumen kerajaan dengan selamat. • Mengatasi masalah aduan maklumbalas pelanggan yang diterima berhubungkait dengan proses pengeluaran surat dihantar dan dipos. • Dapat menambahbaik kualiti semua surat yang keluar dari pejabat yang lebih bersistematik. • Memenuhi nilai dan etika dalam perkhidmatan awam iaitu menetapi Tonggak 12 – Nikmat Mencipta.

19. SEKIAN TERIMA KASIH