ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA’

1. Corso di formazione specialistica ORGANIZZARE UN EVENTO DI SOLIDARIETA’ Docente: Piergiorgio Greco giornalista e responsabile Area Comunicazione Csv Pescara Pescara, 9 e 10 novembre 2010

2. LA LEZIONE DI IERI • Non tutto è evento • L’importanza di ideazione e progettazione • Prime decisioni: che cosa si fa, previsioni spese, budget Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 10 novembre 2010

3. LA LEZIONE DI OGGI • Fase intermedia • Fase esecutiva • Fase finale • Aspetti legali e assicurativi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 10 novembre 2010

4. LA FASE INTERMEDIA Si svolge immediatamente dopo quella preliminare e serve a: • Definire e approfondire i contenuti dell’evento e il calendario • Individuare i protagonisti • Impostare la comunicazione Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

5. LA FASE INTERMEDIA DEFINIRE E APPROFONDIRE I CONTENUTI DELL’EVENTO • Evento complesso: individuazione dei vari appuntamenti che compongono il programma • Evento semplice: approfondimento dei contenuti per individuare al meglio i protagonisti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

6. LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI • In questa fase si individuano con estrema precisione chi saranno i protagonisti dell’evento: relatori, attori, sportivi ecc. • Li si contattano • Li si invita FORMALMENTE, anche mediante stipula di un contratto se necessario Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

7. LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI Come arrivare ai protagonisti? • Ricerca su Google • Siti internet dove trovare email o recapiti diretti o segreterie • Contattando direttamente i loro enti, centralini dei rispettivi enti, email ecc. • Chiedendo a chi ha già invitato un’altra volta NB E’ opportuno contattare il relatore almeno tre mesi prima della data prevista per l’evento, per verificare la disponibilità Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

8. LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI E’ importante spiegare: • chi è l’ente organizzatore • titolo e tema dell’evento • il ruolo dell’interlocutore • le caratteristiche tecniche dell’intervento che si richiede. E’ importante consegnargli: • una lettera di richiesta partecipazione • le notizia logistiche dell’evento (apparecchiature disponibili) • il programma di massima al momento del contatto Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

9. LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE I PROTAGONISTI E’ importante infine: • richiedere una conferma scritta di partecipazione • chiedere un abstract dell’intervento al fine di consegnarlo ai partecipanti • concordare un eventuale gettone presenza • stabilire il cachet e firmare il contratto Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

10. LA FASE INTERMEDIA INDIVIDUARE IL MODERATORE Le sue principali funzioni sono: 1. Introdurre ai temi da trattare 2. Regolare il tempo degli interventi 3. Mitigare su eventuali posizioni di contrasto dei vari relatori Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

11. LA FASE INTERMEDIA ATTENZIONE Più sarà lunga e difficoltosa questa fase, meno sarà il tempo a disposizione per comunicare l’evento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

12. LA FASE INTERMEDIA IMPOSTARE LA COMUNICAZIONE Tre attività in questa fase: • definire la mailing invitati • impostare la grafica • prenotare le affissioni Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

13. LA FASE INTERMEDIA MAILING • È necessario individuare in maniera corretta il pubblico che si intende coinvolgere quale destinatario del messaggio di comunicazione. • La mailing list deve essere sempre aggiornata sia nei recapiti sia nel ruolo dei soggetti, è importante verificare il titolo (dottore, ecc.), il nome di battesimo e il cognome, la struttura di appartenenza e l’eventuale incarico (per esempio: direttore, coordinatore ecc.) l’indirizzo completo di codice d’avviamento postale, che costituisce un’informazione importante per velocizzare le operazioni di smistamento postale. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

14. LA FASE INTERMEDIA IDEARE LA LINEA GRAFICA La linea grafica serve a caratterizzare l’identità di un evento. Deve essere: 1. Coerente rispetto all’obiettivo comunicativo da raggiungere 2. Rappresentativa, unica e facilmente riconoscibile 3. Originalità dei formati per inviti 4. Ricognizione dei formati necessari per realizzare gli adattamenti: 70x100, 6x3, 100x140, mezza pagina di pubblicità, spalla, ecc. 5. Il grafico, in caso di pubblicità su quotidiani e riviste, deve interfacciarsi con la concessionaria della pubblicità Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

15. LA FASE INTERMEDIA INVITI E MANIFESTI Il programma di un convegno è il suo primo strumento di comunicazione. • Titolo evento • Luogo di svolgimento • Data di svolgimento • Promotori • Partner/sponsor • Patrocini • Programma evento (solo nei manifesti) • Segreteria/contatti per informazioni • Sito internet di riferimento per approfondimenti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

16. LA FASE INTERMEDIA INVITI E MANIFESTI Due regole: • Le bozze vanno riguardate con la lente di ingrandimento per non dimenticare niente e per controllare che tutto sia esatto • L’addetto alla comunicazione deve dare il via libera alla stampa dei materiali, assumendosi dunque la responsabilità dei contenuti definitivi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

17. LA FASE INTERMEDIA INVITI E MANIFESTI Suggerimenti: • In caso di tempi lunghi di definizione del programma, diamo la precedenza alla realizzazione del manifesto, con titolo e sottotitolo, luogo, data • Fatevi dare dal grafico i file in un formato utile alla divulgazione via internet • Utilizzate i siti internet per aggiornamenti di programma Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

18. LA FASE INTERMEDIA AFFISSIONI Le affissioni possono essere: • Pubbliche: ogni comune ha un ufficio pubbliche affissioni • Private: ci sono agenzie ad hoc che fanno affissioni private, soprattutto sui grandi formati Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

19. FASE ESECUTIVA In questa fase, si curano: • Aspetti comunicativi • Aspetti logistici • Aspetti organizzativi • Svolgimento dell’evento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

20. FASE ESECUTIVA COMUNICAZIONE • fase preliminare: si è deciso quali strumenti si utilizzeranno, a seconda del budget a disposizione • fase intermedia: si è stabilita la linea grafica che si utilizzerà per l’evento • Fase esecutiva: si comunica l’evento • Regola: ogni strumento prescelto ha i suoi tempi. Ripassiamo i possibili strumenti e i tempi di esecuzione Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

21. FASE ESECUTIVA MANIFESTI • Manifesti 70x100: devono rimanere esposti almeno 10 giorni (compreso il giorno di svolgimento dell’evento • Questo vuol dire che bisogna consegnarli alle pubbliche affissioni almeno 2 giorni prima della data di uscita • Questo vuol dire che la tipografia ve li deve consegnare almeno 2 giorni prima della data di consegna alle pubbliche affissioni • Questo vuol dire che bisogna dare il file per la stampa almeno 5 giorni prima della riconsegna dei manifesti • In definitiva: il file dei manifesti DEFINITIVO deve essere consegnato alla tipografia almeno 20 giorni prima dello svolgimento dell’evento. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

22. FASE ESECUTIVA MANIFESTI I manifesti non servono solo alle pubbliche affissioni, ma sono utili anche per la propria sede, per la location, scuole, associazioni. Due regole: • prima si hanno a disposizione i manifesti, prima si possono utilizzare per una comunicazione ampia • Più sono essenziali le informazioni sul manifesto, meno tempo ci vuole per realizzarlo Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

23. FASE ESECUTIVA INVITI • Devono contenere programma dettagliato • Se postalizzati, devono arrivare ai destinatari 10 giorni prima • Devono essere imbucati almeno 2 giorni prima • Devono essere imbustati almeno 2 giorni prima che vengano imbucati • Devono essere ritirati almeno 1 giorni prima dell’imbustamento • Il file DEFINITIVO per la stampa deve essere consegnato alla tipografia almeno 5 giorni prima • In definitiva, il programma DEFINITIVO deve essere pronto almeno 20 giorni prima dell’evento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

24. FASE ESECUTIVA INVITI VIA MAIL • Il file del manifesto o dell’invito va fatto circolare via mail all’indirizzario che si è messo a punto • Appena il grafico l’ha terminato, ed è stato dato il via libera per la consegna alla tipografia, fatevelo mandare in formato jpeg o pdf, e cominciate sin da subito a inoltrarlo Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

25. FASE ESECUTIVA RECALL • È importante individuare un responsabile del recall, che può essere il responsabile della comunicazione, che a sua volta può creare una “pattuglia” addetta a richiamare le persone alle quali è stato inviato l’invito, per caldeggiare la partecipazione • Un recall fatto bene fa la reale differenza nella partecipazione del pubblico Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

26. FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA • Può essere il responsabile della comunicazione • Cura i rapporti con la stampa • Scrive i comunicati prima, durante e dopo l’evento • Convoca la conferenza stampa (regola: solo per grandi eventi!) Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

27. FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA • Predispone la cartellina stampa con comunicato, programma, eventuali immagini di edizioni precedenti su cd, approfondimenti e quanto si reputa necessario diffondere • Cura i social network come Facebook per la divulgazione dell’evento • Si occupa del servizio fotografico ed eventualmente delle riprese, da divulgare ai mezzi di stampa Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

28. FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA Se si stabilisce di non fare la conferenza stampa: • Un primo comunicato di annuncio dell’evento può essere mandato 2/3 settimane prima • Il comunicato ufficiale, con tutto il programma, almeno 4/5 giorni prima Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

29. FASE ESECUTIVA UFFICIO STAMPA Se si stabilisce di fare la conferenza stampa: Va svolta almeno 3 giorni prima dell’evento e, dunque, va convocata 2 giorni prima della stessa Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

30. FASE ESECUTIVA ASPETTI LOGISTICI • Location • Organizzazione logistica per i relatori Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

31. LA FASE ESECUTIVA LOCATION Il responsabile della logistica: • Insieme al coordinatore dell’evento, deve immaginare per bene come si svolgerà l’evento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno • Fa un sopralluogo almeno dieci giorni prima alla location, per verificare cosa c’è e cosa bisogna predisporre • chiede ai responsabili della struttura ospitante il permesso di esporre bandiere, striscioni e manifesti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

32. LA FASE ESECUTIVA LOCATION Il responsabile della logistica deve: • progettare come disporre i posti dei relatori (i cavalieri vanno scritti fronte-retro), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico • in caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei relatori con: acqua (meglio se bottiglia di vetro), tovaglia, materiale (programma interventi, fogli bianchi, penna) • Eventuali slides da proiettare • Pc portatile • realizzare il pannello retropalco con il titolo dell’evento • allestire l’eventuale pedana e palco. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

33. LA FASE ESECUTIVA LOCATION Il responsabile della logistica deve: • Verificare, se previsto, dove si svolgerà il buffet rispetto alla sala, e se ci sono problemi ed esigenze varie • Prendere contatti con chi si occuperà del servizio di registrazione audio-visiva dell’evento, qualora la sala non sia in grado (ditta specializzata o in house?) • Verificare con precisione chi si occupa dell’assistenza tecnica audiovisiva. Impianti di amplificazione, maxi schermi, videoproiettori collegati a pc • Dare indicazioni, mediante sopralluogo, a hostess e maggiordomi • Verificare a chi spetta la pulizia dei locali Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

34. LA FASE ESECUTIVA ACCOGLIENZA DEI PROTAGONISTI • Andare a prendere i protagonisti in stazione o in aeroporto, e riaccompagnarli alla partenza • Accompagnarli in hotel • Prevedere gli spostamenti tra hotel e location dell’evento • Organizzarsi per il vitto • Gli ospiti non devono mai rimanere soli! Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

35. FASE ESECUTIVA ASPETTI ORGANIZZATIVI • Segreteria • Altri aspetti Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

36. LA FASE ESECUTIVA SEGRETERIA La segreteria rappresenta il centro nevralgico dell’organizzazione: il nominativo esatto del responsabile/i, i suoi recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.) devono essere chiaramente specificati nei materiali promozionali e in particolare sugli inviti. In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che serviranno per il giorno dell’evento, vale a dire: • Cartelline • Cavalieri • Badge • Fogli presenze • Eventuali materiali da consegnare • Eventuali manifesti da appendere • Prevede punto di accoglienza Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

37. LA FASE ESECUTIVA ALTRI ASPETTI • Individuare chi si occuperà del servizio fotografico • Contattare le forze dell’ordine in caso di evento all’aperto • Predisporre un servizio d’ordine in caso di evento all’aperto • Predisporre badge identificativi per organizzatori • Organizzare eventuale banco libri • Predisporre una segnaletica che faciliti l’individuazione della location e le varie sezioni Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

38. LA FASE ESECUTIVA SVOLGIMENTO DELL’EVENTO I ruoli di ognuno: • Segreteria • Accoglienza (hostess e maggiordomi) • Responsabile tecnico/logistico • Responsabile audio/video • Onori di casa • Il maestro d’orchestra Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

39. LA FASE ESECUTIVA SEGRETERIA Il giorno dell’evento la segreteria: • Arriverà almeno due ore prima dell’evento • si posizionerà in un locale idoneo, possibilmente in prossimità della sala che si è deciso di utilizzare per l’evento, già preventivamente individuato • predisporrà l’occorrente per la registrazione dei partecipanti • metterà a punto un sistema che faciliti le iscrizioni per snellire le attese • consegnerà a tutti i partecipanti un kit contenente il programma, il badge porta nome, ecc. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

40. LA FASE ESECUTIVA ACCOGLIENZA Hostess e maggiordomi devono: • Accogliere gli ospiti e farli posizionare nei posti previsti • Condurre le autorità dal presidente o dai membri del direttivo o dai relatori • Fare in modo che nella platea non ci siano “buchi” e che soprattutto le prime file siano saturate • Dare indicazioni su: toilettes e uscite di emergenza • Provare a risolvere eventuali problemi del pubblico • Essere eleganti e riconoscibili • Conoscere a memoria il programma della giornata • Sapere dove devono posizionarsi prima e durante l’evento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

41. LA FASE ESECUTIVA RESPONSABILE LOGISTICO • Deve garantire lo svolgimento lineare dell’evento da un punto di vista logistico • Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

42. LA FASE ESECUTIVA RESPONSABILE AUDIO VIDEO • Deve garantire lo svolgimento lineare dell’evento da un punto di vista dell’audio e del video • Deve risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

43. LA FASE ESECUTIVA ONORI DI CASA È importantissimo che gli organizzatori dell’evento intrattengono relazioni dirette con relatori, attori, pubblico, autorità: l’evento non ha valore in sé, ma in quanto espressione del vostro modo di intendere le cose. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

44. LA FASE ESECUTIVA IL MAESTRO D’ORCHESTRA • Deve dirigere il tutto, cerando di non coinvolgersi con aspetti particolari • Deve fare in modo che, nel complesso, tutto prosegua per il meglio • Deve far rispettare gli orari per non appesantire troppo l’evento Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

45. LA FASE CONCLUSIVA La fase conclusiva serve a: • Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati • Archiviare i materiali prodotti • Realizzare gli atti (se previsti) mediante coordinamento editoriale e grafico di tutti gli interventi dei partecipanti e la conseguente stampa • verificare le spese sostenute e dell’organizzazione in generale • stesura e invio delle lettere di ringraziamento • Relazione finale L’entità delle presenze registrate, l’interesse suscitato nel pubblico, l’adesione dei relatori, gli articoli apparsi sui giornali, la quantità dei materiali distribuiti, i consensi dei partecipanti, sono i fattori che determinano la buona riuscita di un evento, oltre, naturalmente, a un corretto funzionamento di tutti gli aspetti organizzativi. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

46. ASPETTI LEGALI 1. Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è regolata dal testo unico in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo n. 196/2003) 2. Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie di contratti, come l’affitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la prenotazione delle camere d’albergo e dei servizi di catering, gli ingaggi e i gettoni di presenza. Dal momento che i contratti sono impegni finanziari vincolanti, prima di apporre la vostra firma esaminateli con attenzione e chiedete il parere di un esperto. 3. Diritti d’autore: nel caso in cui l’evento comporti la realizzazione di un’iniziativa culturale musicale è opportuno verificare la necessità di pagamento dei diritti d’autore. Per informazioni chiamare all’Agenzia di zona della Società Italiana Autori Editori (S.I.A.E.). Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

47. ASPETTI ASSICURATIVI Nel caso in cui l’organizzazione sia a carico dell’ente e vi partecipino soggetti non coperti di assicurazione, sarà opportuno stipulare una polizza assicurativa che copra gli eventuali rischi di danneggiamento o di infortunio dei partecipanti a causa dell’evento (responsabilità civile verso terzi). L’assicurazione deve coprire tutte le attività svolte, gli eventuali pranzi e cene e gli intrattenimenti. Per ulteriori informazioni rivolgetevi a un esperto in materia legale o assicurativa. Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 9 novembre 2010

48. I MIEI RECAPITI Piergiorgio Greco 335 1709639 comunicazione@csvpescara.it Organizzare un evento di solidarietà Pescara, 10 novembre 2010

49. GRAZIE! Organizzare i contenuti del sito Internet Pescara, 10 novembre 2010