Upozornenie!

1. Upozornenie! Informácie uvedené v tejto prezentácii slúžia ako podporný materiál na štúdium a svojím rozsahom nezodpovedajú požadovaným vedomostiam na skúšku z predmetu OMP.

2. Informácie v práci manažéra • Obsah prednášky: • Význam informácií pre prácu manažéra. • Funkcie informácii v riadiacom procese. • Klasifikácia informácií a ich zdroje. • Informačný systém a jeho úloha v riadení.

3. Význam informácií pre prácu manažéra Informácia je každé oznámenie medzi prvkami vo vnútri systému i systémami navzájom o tom, že nastal, nastáva, alebo má nastať určitý stav (alebo množina stavov) ako prejav zmeny. Práca s informáciami predstavuje z hľadiska obsahu i času podstatnú časť v činnosti manažéra. Ich význam vyplýva z ich nevyhnutnosti rozhodovať sa pri realizácii v podstate každej funkcie manažmentu.

4. Za informáciupovažujeme len také oznámenie prijaté príjemcom, ktoré znižuje jeho neznalosť o informovanom jave, na základe ktorého mení svoje správanie, alebo konanie. V tejto súvislosti je potrebné rozlišovať pojmy údaj a informácia. Pojem údaj chápeme v určitom zmysle širšie ako informáciu. Údaj je také oznámenie, ktoré neznižuje entropiu (usporiadanosť) systému. Informácie môžeme získať vhodným spracovaním údajov. V tomto zmysle každá informácia je údajom, ale nie každý údaj je informáciou. V záujme skvalitnenia práce manažéra s informáciami je potrebné uviesť najdôležitejšie vlastnosti informácií – syntaktické, sémantické a pragmatické.

5. Z hľadiska syntaktického ide o spôsob vyjadrenia informácie. Syntaktický aspekt informácie nachádza svoj prejav vo vnútri samotnej informácie, a to v usporiadanosti znakov a vzťahov medzi znakmi nezávisle od vzťahu k odrážanému objektu, nezávisle na jej zmysle a vzťahu k príjemcovi. Vyjadruje kvantitatívnu stránku – množstvo informácie. Pre meranie množstva informácie vyjadrenej signálmi bola definovaná jednotka 1 bit (binary digit) odvodená z miery neurčitosti dvoch rovnako pravdepodobných javov. Vyjadruje také množstvo informácie, na základe ktorej vieme, že jeden znak, ktorý môže nadobudnúť hodnoty 0 alebo 1, niektorú z nich nadobudol.

6. Kvalitatívna stránka informácie je vyjadrená sémantickým a pragmatickým aspektom informácie. Sémantický aspekt informácie sa prejavuje už vo vzťahu k odrážanému objektu, vyjadruje jej zmysel, vnútorný obsah, no abstrahuje od vzťahu k príjemcovi (abstrahuje od užitočnosti informácie pre príjemcu). Pragmatický aspekt informácie sa prejavuje vo vzťahu k príjemcovi (systému). Vyjadruje užitočnosť, dôležitosť informácie pre príjemcu, poradie dôležitosti, prioritu prijímaných informácií z hľadiska riešenia daného rozhodovacieho problému.

7. Informácie v riadiacom procese plnia nasledovné funkcie: zabezpečujú nevyhnutnú podmienku pre poznanie existujúceho stavu riadeného systému, sú prostriedkom pre tvorbu plánov, príkazov sú podkladom pre kontrolu a operatívne riadenie, sú zdrojomzvyšovania poznatkov o spoločnosti a okolí, sú zdrojom zvyšovania vedomostí, sú nástrojomorganizácie a koordinácie činnosti riadeného kolektívu, sú predmetomkomunikácie v systéme.

8. Klasifikácia informácií a ich zdroje Z hľadiska dosahu ich použitia: strategické informácie taktické informácie operatívne informácie Z hľadiska obsahu: ekonomické informácie mimoekonomické informácie Z hľadiska vzťahu k cieľu podniku: informácie slúžiace na určenie cieľa informácie potrebné k realizácii cieľa informácie zabezpečujúce vyhodnotenie (kontrolu) realizácie cieľa

9. Z hľadiska stupňa agregovanosti: prvotné (pôvodné) informácie druhotné (odvodené) informácie Z hľadiska vzťahu k prítomnosti: informácie typu ex post informácie typu ex ante Z hľadiska stupňa dôležitosti: základné informácie doplnkové informácie Podľa stupňa záväznosti: informácie normatívne informácie fakultatívne

10. Z hľadiska spôsobu vyjadrenia: verbálne informácie číselné informácie grafické informácie zmiešané informácie a pod.

11. Z praktického hľadiska je dôležité poznať zdroje manažérskych informácií najmä ich pôvod (miesto vzniku) a formu prezentácie. Podľa pôvodu zdroja informácií poznáme informácie externé a interné. Externé (vonkajšie) informáciesú tie, ktoré získava podnikateľský subjekt, zo svojho okolia ako napr. informácie z vládnych orgánov, orgánov štátnej správy, z prieskumu trhu, vedecko-výskumnej základne a pod.

12. Interné (vnútorné) informácie sú tie, ktoré vznikajú priamo v podniku. K týmto patria najmä: informácie získané neustálym sledovaním a hodnotením stavu a pohybu hospodárskych prostriedkov (ich zdrojov) a výsledkov (účtovníctvo), informácie slúžiace na meranie, hodnotenie a kontrolu hospodárskej činnosti vo vnútri organizácie (informácie z odboru rozpočtovania), informácie získané vyčísľovaním a hodnotením jednotlivých zložiek ceny výkonov a skúmaním ich vývoja (informácie z odboru kalkulácie),

13. informácie o stave a vývoji hromadných sociálno-ekonomických javov, získané pomocou štatistických metód v organizáciách (informácie z odboru štatistiky), operatívne záznamy o sociálno-ekonomických skutočnostiach (informácie z odboru operatívnej evidencie), informácie, ktoré sa nachádzajú vo zvlášť organizovanej evidencii podľa charakteru a potrieb organizácie.

14. Z hľadiska formy prezentácie informácií môžeme zdroje informácií rozčleniť na: literárne zdroje – knihy, odborné a vedecké časopisy, legislatívne normy, spravodaje a pod. spisové zdroje – programy, koncepcie, plány, normy, výkazy, štatistika, prvotné doklady, atď. auditívne zdroje – konferencie, semináre, školenia, prednášky, porady, atď. vizuálne zdroje – grafy, schémy, projekty, fotografie a pod. audiovizuálne zdroje – videozáznamy, filmy, DVD, atď. počítačové zdroje – informácie zaznamenané na rôznych počítačových médiách.

15. Informačný systém a jeho parametre V odbornej literatúre sa stretávame s pojmom informačný systém v dvojakom význame. V užšom – programovo-technickom chápaní – na označenie systému programov pre prácu s údajmi. V širšom chápaní rozumieme pod informačným systémom systém pre zabezpečovanie informácií potrebných pre riadenie. V prvom prípade je hlavnou úlohou systému spracovanie údajov, ktoré v podniku vznikli. Nerieši otázky pre koho a pre aké rozhodnutia budú tieto údaje slúžiť. V druhom prípade ide nielen o spracovanie údajov, ale aj o zber, prenos, uchovanie, výber a distribúciu údajov pre potreby riadiaceho subjektu. Informačný systém nemožno teda stotožňovať resp. redukovať len na systém spracovania údajov.

16. Informačný systém podniku zabezpečuje zber, prenos, ukladanie, výber, spracúvanie, distribúciu a prezentáciu informácii pre potrebu rozhodovania tak, aby riadiaci zamestnanci a manažéri mohli vykonávať svoje riadiace funkcie vo všetkých zložkách riadiaceho systému Tvoria ho tieto základné podsystémy: a) podsystém zberu údajov – zber údajov pomocou rozličných zariadení a prostriedkov zberu na príslušné pamäťové médium a kontrolu správnosti údajov b) podsystém prenosu údajov – predstavuje fyzický alebo elektronický presun zaznamenaných údajov do miesta ich uchovania, prípadne spracovania

17. c ) podsystém pamätania a uchovávania údajov – zabezpečuje pamätanie a uchovávanie údajov, ktoré vstúpili do systému a budú sa spracovávať. Pamätanie a uchovávanie údajov sa musí riešiť tak, aby bol umožnený ich výber a ďalšie spracúvanie. d) podsystém výberu údajov – rieši výber údajov z príslušného pamäťového média pre potreby ďalšieho spracovania.

18. e) podsystém spracovávania údajov – zabezpečuje funkčné spracovanie údajov, vytýčené cieľom spracovania. Spracovanie údajov zahŕňa aktualizáciu údajov, ich agregáciu a výpočty, ktoré treba urobiť, aby sa dosiahol požadovaný výsledok. Výsledkom spracovania údajov sú výstupné informácie. f) podsystém prezentácie a distribúcie informácií – zabezpečuje prezentáciu informácií vo vhodnej forme a distribúciu na príslušné riadiace miesta v určených termínoch.

19. Odporúčana literatúra: Stračár, V. a kol.: Organizácia manažérskej práce. EU v Bratislave, Bratislava 1994. ISBN 80-225-0502-1.