Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

1. Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Genova, 28 febbraio 2008

2. Alcune definizioni Le fasi tipiche della smaterializzazione La conservazione sostitutiva La fattura elettronica Conclusioni e referenze Sommario

3. Alcune definizioni: l’ambito normativo, la conservazione sostitutiva e la fattura elettronica

4. L’impulso: la normativa L 489/1994 Le scritture contabili e i documenti di cui all’art. 2220cc, le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie possono essere registrati su supporti di immagini. L 59/1997 Decreto Bassanini Riconosce la formazione, l’archiviazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici di atti dati e documenti DPR 513/1997 Attuativo della legge 59/97. DL 39/1993 Istituzione dell’AIPA L 537/1993 Possibilità di conservare ed esibire documenti per finalità amministrative e probatorie anche mediante supporti ottici. L 241/1990 Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. Testo Unico 445/2000 Abroga la L 537/93 e indica le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Del. AIPA 42/ 2001 Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico DPCM 8/02/1999 Regole tecniche sul documento informatico e la firma digitale Del AIPA 24/1998 Regole tecniche per l’uso di supporti ottici. Del CNIPA11/2004 Conservazione Sostitutiva DM_23/01/2004 Ministero delle finanze D.LG. 52/2004 Fatturazione elettronica Circolare agenzia entrate 19 ottobre 2005 Codice Amministrazione digitale 01/01/06 Circolare 36/E Agenzia Entrate 06/12/06 Risoluzione 161 Agenzzia Entrate Risoluzione 298 Agenzia delle Entrate. D. Lgs. 10/2002 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche. DPR 137/2003 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche

5. Conservazione sostitutivaè un processo disciplinato per leggeche permette di conservare documenti in formato digitale consentendo di distruggere l’originale cartaceoo di non procedere con la stampa dello stesso Archiviazione elettronicasi intende la memorizzazione di un documento nativamente digitale o diventato tale previa scansione Ottimizzare i processi aziendali Eliminare la carta Ridurre i rischi di non conformità + Efficienza Archiviazione e Conservazione Archiviare: Ordinare sistematicamente atti e documenti Conservare: Mantenere il valore intatto nel tempo senza alterazioni

6. E’ una fattura prodotta in formato elettronico (pdf) priva dei requisiti richiesti dalla normativa affinché il documento abbia rilevanza fiscale: non è un documento statico non modificabile non è emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica E’ un documento informatico rilevante ai fini tributari che risponde ai requisiti di staticità e non modificabilità e viene emesso, al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità con l’apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica Risparmio dei costi di stampa, che vengono ribaltati sul destinatario Gestione del processo in modalità digitale in tutte le sue fasi Fattura Telematica e Fattura Elettronica Fattura telematica: Documento elettronico senza valenza fiscale Fattura elettronica: Documento informatico con valenza fiscale

7. Le fasi tipiche della dematerializzazione della fattura

8. Le fasi: archiviazione elettronica Archiviazioneelettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo

9. Le fasi: conservazione sostitutiva Archiviazioneelettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva

10. Le fasi: delivery telematico delle fatture Archiviazioneelettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva Pubblicazione sul portale Fattura Telematica (normale PDF) Inoltro o notifica tramite email Fattura Telematica(link o normale PDF) Invio tramite stampa Fatture cartaceetradizionali

11. Le fasi: fattura elettronica Archiviazioneelettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva Pubblicazione sul portale Fattura Telematica (normale PDF) Inoltro o notifica tramite email Fattura Telematica(link o normale PDF) Invio tramite stampa Fatture cartaceetradizionali Flusso di fattura elettronica Fattura Elettronica con Firma digitale

12. Connessione con il ciclo passivo Archiviazioneelettronica Emissione fattura Elaborazione Ciclo attivo Conservazione sostitutiva Ricezione fatture Elaborazione Ciclo passivo

13. La Conservazione Sostitutiva

14. Cosa può essere conservato? • La legge prevede l’obbligo di conservazione di alcune tipologie di documenti • Documenti amministrativi e contabili • Fatture, Libro giornale, Libro inventari, Registri Iva, Ordini, Contrattualistica, Libri sociali, Bilanci, Relazione dei sindaci e dei revisori, Relazione sulla gestione, DDT, Corrispondenza, Telegrammi • Documenti del personale • Cedolini paga, Cedolini riepilogo, Fogli presenza, Contratti, CUD, Modello 770, Modello 730

15. Conservazione sostitutiva: il processo Processo di conservazione digitale dei documenti analogici (es: contratti, fatture passive…) Avviene previa memorizzazione della relativa immagine Delibera CNIPA19/02/2004 Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione

16. Conservazione sostitutiva: il processo Processo di conservazione digitale dei documenti informatici (es: fatture attive) Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico Delibera CNIPA19/02/2004 Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione

17. Conservazione sostitutiva: il processo complessivo Certification Authority TimestampAuthority Responsabile conservazione Web Documenti cartacei Esibizione documento Scansione e indicizzazione Firma e Marcatura Temporale Acquisizione lotti Scanner Verifica e rinnovo lotti Archivio a norma Produzione documenti digitali Generazione supporti Documenti elettronici Smartcard HSM Verifica Workflow di conservazione Archiviazione supporti Documenti informatici Operatoreconservazione

18. Il ruolo di Responsabile della Conservazione Funzione principale Appone la marca temporale Sottoscrive elettronicamente il documento informatico memorizzato Funzioni complementari Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) Organizza il contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato Archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: la descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti, l’indicazione delle copie di sicurezza gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o eventuali persone delegate Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi di gestione, nelle eventuali diverse versioni Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nell’apposizione del riferimento temporale Verifica, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati Provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

19. Il Responsabile della Conservazione: deleghe • “Il responsabile del procedimento può delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate” • Il processo può essere affidato, sia da parte di privati che da parte delle Pubbliche Amministrazioni, ad altri soggetti pubblici o privati Delibera CNIPA19/02/2004

20. Delega ad un soggetto terzo: l’outsourcing • I processi di conservazione e/o di fatturazione elettronica possono essere delegati a una terza parte (outsourcer) • L’outsourcer può assumersi il ruolo di responsabile della conservazione (garantisce la conformità del processo) • Nel caso di delega delle attività di fatturazione attiva, la circostanza deve essere annotata in fattura • Resta ferma la responsabilità del cedente/prestatore in caso di violazioni connesse all’emissione della fattura (DPR 633/1972, art. 21) Cliente Outsourcer Fornitori Clienti

21. Soluzione IT Soluzione IT Soluzione IT Soluzione IT Operatore dellaConservazione I possibili modelli di implementazione e delega Cliente Outsourcer Soluzione in-house Responsabiledella Conservazione Soluzione in-house con operatori inoutsourcing Operatore dellaConservazione Responsabiledella Conservazione Soluzione in hosting Responsabiledella Conservazione Operatore dellaConservazione Soluzione in full outsourcing Responsabiledella Conservazione Operatore dellaConservazione

22. Apposizione su ciascuna fattura di: • Riferimento temporale • Firma elettronica • Emissione verso il cliente • Mediante sistemi EDI (Electronic Data Interchange) predisposti per trasmettere i flussi di fatturazione sotto forma di informazioni strutturate Fattura elettronica • Documento informatico con rilevanza fiscale • Predisposto in forma elettronica con garanzia di: • Attestazione della data • Autenticità dell’origine • Integrità del contenuto • Conservato sostitutivamente

23. Tradizionale:All’atto della consegna o spedizione all’altra parte Elettronica:All’atto della sua trasmissione per via elettronica • canali postali • fax • email • portale • altri canali telematici • email • portale • altri canali telematici Ricezione:Acquisizione e contabilizzazione, conservazione sostitutiva senza necessità di stampare li documento Ricezione:Stampa e trattamento tradizionale, oppure archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva (previa stampa e scansione) Previo accordo tra le parti Emissione di fatture elettroniche Emissione di una fattura

24. Fatturazione elettronica: il processo complessivo Certification Authority Web Sistema documentale Generazione flussi digitali Produzione fattura Firma digitale e Riferimento temporale Multidelivery ERP Conservazione sostitutiva Smartcard HSM Workflow fatturazione elettronica Archiviazione supporti Responsabile Conservazione

25. Fattura elettronica e conservazione sostitutiva • L’emissione delle fatture elettroniche richiede necessariamente da parte dell’emittente la conservazione sostitutiva delle stesse • Il destinatario, se ha concordato la ricezione della fattura elettronica, è tenuto alla conservazione sostitutiva • Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma • Le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma cartacea o analogica possono essere archiviate in forma elettronica previa stampa e scansione D.Lgs 52/2004

26. Conclusioni e referenze

27. Composizione avviso di spedizione Riconciliazione DDT/Notifica ricezione merci Composizione fattura Archiviazione fatture Archiviazione Estratti conto Consegna fornitore Ordine Fatturazione Pagamento Incasso cliente Composizione ordine Riconciliazione ordine/conferma d’ordine Archiviazione fatture Composizione ordine di pagamento Archiviazione estratti conto Obiettivo : gestione integrata digitale del ciclo dell’ordine Eliminazione dei documenti cartaceii documenti del ciclo dell’ordine sono prodotti scambiati e conservati in formato digitale Eliminazione delle attività manuali di routine L’utilizzo di formati standard per la produzione di documenti informatici consente l’interoperabilità tra i sistemi dei diversi attori del ciclo dell’ordine, eliminando gran parte delle attività manuali.

28. Alcune referenze Comdata nella conservazione sostitutiva

29. Grazie Fabio Chinaglia Direttore Marketing ComdataTech f.chinaglia@comdata.it Comdata Direzione Generale Via Giovanni Giolitti, 14/B - 10123 Torino Tel: +39 011.507.1000 Fax: +39 011.507.1001 email: sales@comdata.it Direzione Commerciale - Nord Via Bisceglie, 76 – 20152 Milano Tel: +39 02.415.7994 / 02.410032 Fax: +39 02.415.49559 e mail: sales@comdata.it Direzione Commerciale – Centro Sud Via Benedetto Croce, 6 – 00142 Roma Tel: +39 06.549.18200 Fax: +39 06.549.18210 email: sales@comdata.it

30. Appendice:I benefici della smaterializzazione dei documenti amministrativa secondo l’osservatorio del Politecnico di Milano

31. Fattura elettronica: benefici riscontrati Fonte: Osservatorio MIP ‘Fatturazione Elettronica: Benefici non solo sulla carta’

32. Analisi comparativa: fattura tradizionale e elettronica Costo medio fattura tradizionale: 8,4€ Costo medio fattura elettronica: 4,6€ Risparmio: 55% Fonte: METEL

33. Analisi comparativa per grado d’integrazione

34. Da metà 2008 nei rapporti business to government (B2G) … … successivamente anche nei rapporti business to business (B2B) La finanziaria 2008 Fatturazione elettronica Facoltà Obbligo DDL FINANZIARIA 2008 Art. 5, co. 41- 46 A.S. 1678/2007

35. Obbligo Emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture esclusivamente in formato elettronico Verso chi? Amministrazioni statali, anche ad ordinamento autonomo, e enti pubblici nazionali Cosa? Fatture, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili Accettare fatture emesse e trasmesse in forma cartacea Divieti Procedere a pagamenti, anche parziali, sino a invio in forma elettronica Finanziaria 2008: le novità Aziende Amministrazioni

36. Il contesto europeo COM(2005)229 del 01.06.2005: i2010 - quadro strategico della Commissione europea che definisce gli orientamenti strategici di massima per la società dell'informazione ed i media Invito a dotarsi di un quadro normativo, organizzativo e tecnologico atto a gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti In Danimarca: obbligo fatturazione elettronica nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni dal 1/2/2005