Raamatukogud avastamas tasakaalus tulemuskaarti

1. Raamatukogud avastamas tasakaalus tulemuskaarti Prof. Aira Lepik Tallinna Pedagoogikaülikool Teadusraamatukogude suveseminar 28.-29. august 2003, Vihterpalu, Pedase

2. Kava • Tasakaalus tulemuskaart – mis see on? • Kuidas ja miks rakendada tasakaalus tulemuskaarti? • Tasakaalus tulemuskaardi käsitlusi raamatukogunduses. • Tasakaalus tulemuskaardi rakendusi raamatukogunduses. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

3. Balanced Scorecard • Esmakordselt tutvustasid Robert S. KAPLAN ja David P. NORTON tasakaalus tulemuskaardi kontseptsiooni 1992. aastal ajakirjas Harvard Business Review; • Kaplan ja Norton monograafiliste käsitluste autoritena – • The Balanced Scorecard: From Strategy to Action (1996) – ilmunud 2003 eesti keeles; • The Strategy-Focused Organization. How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment (2000); • Strategy Maps (ilmub 2003 detsembris). Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

4. Tasakaalus tulemuskaardi alused Tasakaalus tulemuskaardi juured on organisatsioonide tulemuslikkuse mõõtmises: • Juhtimisarvestusesse mitterahaliste näitajate kaasamise vajadus; • Peter Drucker: juhtimine eesmärkide kaudu, st ühtsete eesmärkide püstitamine organisatsioonis tippjuhtkonnast töötajateni; • Tõdemus, et organisatsiooni töö toimib lihtsate põhjus-tagajärg-seoste abil; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

5. Tasakaalus tulemuskaart • Uuring tasakaalus tulemuskaarti kasutanud firmadest Eestis, et saada enam teavet meetodi rakendamise ja saavutatud tulemuste kohta (Ernst&Young 2002) – vt Director, 2003, Nr. 2; • Süstematiseeritud teave Marko Rillo kodulehel – vt http//www.rillo.ee/bsc; • Eesti Kvaliteediühingu, HeiVäl Consulting Groupi ning TTÜ organisatsiooni ja juhtimise õppetooli initsiatiivid; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

6. Tasakaalus tulemuskaart • Tasakaalus tulemuskaart on unikaalne organisatsiooni poolt kehtestatud tasakaalustatud mõõdikute süsteem eesmärkide täitmise mõõtmiseks ja strateegia rakendamiseks kõigil tasanditel; • Tasakaalus tulemuskaardi põhialus on organisatsiooni põhiliste näitajate omavahelise ja kriitiliste edutegurite vahelise seose leidmine ühtse eesmärgi saavutamiseks; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

7. Tasakaalus tulemuskaart Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

8. Tasakaalus tulemuskaart • … võimaldab tasakaalustatult mõõta ja hinnata organisatsiooni tegevuse tulemusi ja strateegiliste eesmärkide saavutamist 4 valdkonnas: • Finantsid – mida ootavad meilt meie omanikud ja rahastajad? • Kliendid – millist toodet/teenust ootavad meilt meie sise- ja väliskliendid? • Protsessid – mida peame tegema hästi, et huvipoolte ootusi ja vajadusi rahuldada? • Personal ja areng – mis valdkondades peaksime arenema, et säilitada oma eelised konkurentide ees? Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

9. Kuidas rakendada? • Lähtuvalt organisatsiooni visioonist, missioonist ja strateegilistest eesmärkidest koostatakse tippjuhtkonna tasandil tulemuskaart, mis koosneb kriitilistest eduteguritest ja mõõdikutest, mille alusel neid kriitlisi edutegureid hinnatakse; • Oluliseks elemendiks on sihtväärtused ehk numbrilised väärtused mõõdikutele, mida organisatsioon püüab täita; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

10. Kuidas rakendada? • Olenevalt organisatsiooni komplekssusest koostatakse tulemuskaardid kas töötajatele või vahepealsetele juhtimistasanditele; • Koostatakse nn strateegiakaart, mis näitab, kuidas kõik kriitilised edutegurid on omavahel seotud ja välistab üksteisele vastutöötavaid eesmärke; • Kehtestatakse mõõtmisperiood jälgimiseks, kas valitud mõõdikud on ka tegelikult mõõdetavad ja kas neist ka kasu on; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

11. Kuidas rakendada? • Seotakse tasakaalus tulemuskaardi mõõdikutega motivatsioonisüsteem (tulemustasu, edutamiskriteeriumid vms); • Seotakse tasakaalus tulemuskaardiga eelarvestamise protsess (määrates eesmärke tuleb arvestada ressurssidega); • Luuakse IT tugi andmete kogumiseks ja salvestamiseks, kasutatakse võimalusel spetsiaalseid tasakaalus tulemuskaardi tarkvarasid; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

12. Tasakaalus tulemuskaart • Tasakaalus tulemuskaardi fookuses on organisatsiooni strateegia, mis ühendab organisatsiooni põhilised tegevusnäitajad omavahel, seob nad kriitiliste edutegurite kaudu ühtse eesmärgi teenistusse ning mõõdab neid tasakaalustatult; • SEEGA – kas meie põhitegevused on tasakaalustatult edukad? Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

13. Tasakaalus tulemuskaart • Probleeme tasakaalus tulemuskaardi rakendamisega mõõtmis- ja juhtimistasanditel: • Isoleeritus väliskeskkonnast – tuua väliskeskkond tulemuskaardile 5. elemendina? • Põhjus-tagajärg seoste sidumatus – hoida strateegia ja selle komponentide vahelised seosed lihtsatena, et ei tekiks deformatsioone; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

14. Tasakaalus tulemuskaart • Probleeme tasakaalus tulemuskaardi rakendamisega mõõtmis- ja juhtimistasanditel: • Personali ja arendustegevuse seostamine – personal on ressurss, arendus on protsess, leida mõõdikud iseseisvatena. Vaatamata sellele sedastab Rillo, et “tasakaalus tulemuskaardi näol on tegemist parima võimaliku meetodiga organisatsiooni strateegia rakendamiseks”.  Rillo, M. (2003). Taevas tasakaalus tulemuskaardi kohal pole sugugi pilvitu. Director, 2 (19), 34-35. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

15. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus • Intervjueeritud 411 raamatukogudirektorit Taanis, jaanuar 2002 (Pors 2002) • The proportion of respondents that claim they have a comprehensive knowledge about the topics and issues (in %) • Management by objectives 38,2 • User surveys 34,4 • Development of competences 26,7 • Strategic planning 23,5 • Management based on contracts 21,2 • Value-based management 17,4 • Performance related fee-structure 16,5 • Benchmarking 14,4 • Knowledge management 10 • Management information system 6,4 • Balanced scorecard 4,1 • Image and Branding 3,7 Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

16. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus Broady-Preston, J., Preston, H. (1999). Demostrating quality in academic libraries. New Library World, (100) 1148, 124-129. • Teadusraamatukogu kvaliteedi demonstreerimiseks soovitavad Broady-Preston ja Preston kasutada muude võimaluste kõrval tasakaalustatud arvestuskaarti. Iga arvestuskaardi aspekti puhul on oluline määratleda: • Eesmärgid (objectives); • Mõõted, näitajad (measures); • Sihid, sihttulemused (targets); • Algatused, tegevuskavad (initiatives); Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

17. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus • Sellisel juhul pole tegemist mitte strateegilise planeerimisega, millest on huvitatud eelkõige raamatukogu juhtkond, vaid pigem kogu raamatukogu hõlmava kommunikatsiooni-, informatsiooni- ja õppesüsteemiga. Selline lähenemisviis lükkab ümber ka raamatukoguringkondades levinud arvamuse, et tulemuslikkuse analüüs, mõõtmine ja hindamine on eelkõige raamatukogu tegevuse kontrollimiseks (Broady-Preston, Preston 1999). Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

18. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus • Tasakaalustatud arvestuskaardi metoodika on seega jätkuv tsükliline protsess raamatukogu sisemiste protsesside ja väljundite tasakaalustamiseks: • Sisemised protsessid – diagnostiline mõõtühik; • Väljundid – strateegiline mõõtühik; • Kontroll – tulemuslikkuse meetrika või metaandmed; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

19. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus Ceynowa, K. (2000). Managing academic information provision with the balanced scorecard: a project of the German Research Association. Performance Measurement and Metrics, 1 (3), 157-164. • Ceynowa käsitleb integreeritud raamatukogu tegevuse auditi vajalikkust teadusraamatukogude tegevuse tulemuslikkuse analüüsimisel ja hindamisel ning esitab tasakaalus tulemuskaardi kasutamise eelistena: • Tasakaaldus tulemuskaart aitab rõhutada raamatukogu olemuslikku eesmärki; • Tasakaalus tulemuskaart teavitab raamatukogu kasutajaid ja töötajaid tulemusnäitajatest ning neid mõjutavatest teguritest. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

20. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus Poll, R. (2001). Performance, Processes and Costs: Managing Sevice Quality with the Balanced Scorecard. Library Trends, 49 (4), 709-717. • Poll rõhutab tasakaalustatud arvestuskaardi metoodika tugevusena: • Finants- ja mittefinantsandmete integratsiooni; • Väliste (kasutajad, rahastajad) ja sisemiste perspektiivide (protsessid, personal) integratsiooni; • Sisend- ja väljundandmete integratsiooni; • Põhjuste ja tulemuste seoseid; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

21. R. Poll´i seisukohti Kokkuvõtteks pakub Poll ülikooliraamatukogudele põhiandmete loetelu, mille analüüs ja tasakaalustamine on olulised (Poll 2001): • Sisend: informatsiooni ettevalmistamise kulud: • komplekteerimiskulu per capita; • kulutused komplekteerimiskuludest elektroonilistele teavikutele; • raamatukogu kogukulud per capita; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

22. R. Poll´i seisukohti Kokkuvõtteks pakub Poll ülikooliraamatukogudele põhiandmete loetelu, mille analüüs ja tasakaalustamine on olulised (Poll 2001): • Teenused: mida on raamatukogul pakkuda? • lahtiolekuajad; • laenutuses koheselt kättesaadavad teavikud; • kasutaja töökohtadest arvutitöökohtade protsent; • soetatud IKT vahendid töötaja kohta aastas; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

23. R. Poll´i seisukohti Kokkuvõtteks pakub Poll ülikooliraamatukogudele põhiandmete loetelu, mille analüüs ja tasakaalustamine on olulised (Poll 2001): • Kasutus: kuidas on teenused aktsepteeritud? • läbimurre turule; • teavikuid per capita; • kasutajate rahulolu määr; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

24. Tasakaalus tulemuskaart ja raamatukogundus • Lepik, A. (2001).Tasakaalustatud arvestuskaardi metoodika. Raamatukogu, 2, 30-32. • Käsitlusi raamatukogunduse õppetooli seminaridel (2000, 2001) ja seminaril Rahvusraamatukogus 2001; • Käsitlus infoteaduse magistriõppe õppekavas aine “Infotegevuse tulemuslikkuse hindamine & kvaliteet” (SIK 7001) raames; Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

25. Tasakaalus tulemuskaardi rakendusi raamatukogunduses • Austraaliast: • National Library of Australia, Canberra (2002) • Through the Balanced Scorecard the Library is better able to: • Focus on implementation of strategic directions; • Focus on achieving longer term objectives; • Link strategic directions with the budget process; • Measure achievement of strategic direction. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

26. Tasakaalus tulemuskaardi rakendusi raamatukogunduses • Austraaliast: • Deakin University Library, Victoria (2002) • The Library has successfully adopted and applied the Balanced Scorecard to a service environment. The extent to which the Balańced Scorecard will continue to influence the management planning process will be depent on staff support and continuing tangible improvement of planning and operational processes. The Balanced Scorecard is a tool for monitoring all facets of the Library´s work and service delivery. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

27. Tasakaalus tulemuskaardi rakendusi raamatukogunduses • Austraaliast: • Bond University Library (2002) • The framework of the Balanced Scorecard has provided the Bond University Library with a way of articulating the what, why, how and how well, aspects of its strategic plan and how this plan complements and supports the University´s Strategic Plan. • The BSC provides a balanced performance management system to track progress against the strategic plans and identify emerging issues. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

28. Tasakaalus tulemuskaardi rakendusi raamatukogunduses • Saksamaalt: • Das DFG-Projekt “Integratives Controlling mit der Balanced Scorecard für wissenschaftliche Bibliotheken” (1999-2001): Münster, Bremen, München; • Entwicklung eines strategisch orientierten Kennzahlensysstems zur Leistungsevaluation wissenschaftlicher Informationsversorgung; • Ceynova, K. (2001). Bibliothekscontrolling mit der Balanced Scorecard. Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie, 1 (48), 11-43. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

29. Tasakaalus tulemuskaardi rakendusi raamatukogunduses • Ameerika Ühendriikidest: • University of Florida, George A. Smathers Libraries (2002); • University of Virginia Libraries (2002) – põhjalik analüüs teostatust http//www.lib.virginia.edu/bsc • Balanced Scorecard Interest Group of the American Society for Public Administration and the national Academy of Public Administration; • From Values to Metrics: Using a BSC to Create a “Culture of Assessment”. Prof. Aira Lepik, Tallinna Pedagoogikaülikool

30. Tänan kuulamast! Küsimused: aira@tpu.ee