ERP ) Enterprise Resource Planning (

ERP)Enterprise Resource Planning (

طاهره اسلامیالهام شجاعیماندانا فاطمیزهره عظیمی پارسا

تاریخچه ERP از اوايل دهه 1960 كه استفاده از كامپيوترها بطور گسترده در فرايندهای تجاری افزايش يافت از كامپيوترها برای اتوماتيک كردن وظايف ساده و معمولی تجاری استفاده ميشد . در دهه 1970 بعضی از مشاوران و برنامه نوسان كامپيوتر به فكر ارائه راهكار بهتری افتادند تا از اين طريق بتوانند نرم افزاری استانداردارائه كنند . در اواخر دهه 1980 ، فروشندگان سعی در يكپارچه سازی مجموعه نرم افزارهای خود كردند . از اوايل دهه 1990 ميلادی، ظهور نرم افزارهای يکپارچه ای تحت عنوان Enterprise Resource Planning (ERP) با هدف قراردادن سازمانهای بزرگ،توسعه بسيار زيادی پيدا کردند.

ERP (Enterprise Resource Planning ) • ERP را می توان به عنوان نرم افزار يکپارچه ای تعريف نمود که دارای اجزا و يا ماژولهايی برای برنامه ريزی، توليد، فروش، بازاريابی، توزيع، حسابداری، مديريت منابع انسانی، مديريت پروژه، مديريت موجودی، مديريت خدمات و نگهداری و تعميرات، مديريت حمل و نقل و بازرگانی الکترونيک است. • روشی برای برنامه ريزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نياز برای دريافت، توليد، ارسال و پاسخگويی به نيازهای مشتريان، در شرکتهای توليدی، توزيعی و خدماتی. • ERP يک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن يکپارچگی اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است.

سيستمهای ERPسيستمهای اطلاعاتی قابل تغيير و تنظيمی هستند که اطلاعات و فرايندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بين آنها يکپارچه می نمايد. ERPيک پايگاه داده، يک برنامه کاربردی و يک واسط يکپارچه در تمامی سازمان است. ERPسيستمهايی مبتنی بر کامپيوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده اند و هدف آنها تسهيل برنامه ريزی، توليد و پاسخگويی به موقع به مشتريان در محيطی يکپارچه است. يک راه حل سيستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد . ERPبه مثابه ستون فقرات اطلاعاتی يک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتی و فرآيندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتيبانی فرآيندهای داخلی سازمان است.

بهترین تعریف : • بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد. • ERP يک مجموعه يا يک Suitنرم فزاری است. • در تعريف ارائه شده برای ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهای مختلف برنامه از يكديگراست . • يكپارچگی ماژولها در سيستم ERP به معانی مختلفی می تواند باشد: • يكپارچگی از لحاظ امكان افزودن ماژولهای جديد • يكپارچگی از لحاظ پوشش دادن به تمامی فرايندهای مورد نياز در يك بخش سازمان • يكپارچگی از لحاظ عدم تكرار برخی از فرايندها و يا حتی بخش يا بخشهايی از يك فرايند • يكپاچرگی از لحاظ اطلاعاتی و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و....

آنچه كه می توان از اين تعريف بصورت كلی استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روی فرايندهايی است كه نرم افزار برای آنها پياده سازی می شود. سيستمهای ERP بر اساس بهترين فرايندهای موجود يا Best Practice ها در بخشهای مختلف صنعت طراحی شده اند. پياده سازی ERP در سازمان بستری يكپارچه برای تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهای مختلف فراهم می آورد. آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد، يکپارچگی و استاندارد بودن سيستم ERP است .

اجزای یک سیستم ERP • نرم افزار • فرایندهای کسب و کار کارآمد • کاربران • معمولترین سیستم عامل برای کاربری نرم افزارهای ERPسیستم عامل UNIXمی باشد.

تفاوت ERPو Management Information Systems) MIS) سيستم اطلاعات مديريت MIS))، اطلاعات مورد نياز برای تصميم گيری افراد ذيصلاح و مديران ارشد را بطور جداگانه از ساير زير سيستم های موجود در يك سازمان گردآوری می کند . ERPاين سيستم های منفرد از هم را بصورت يک مجموعه كامل در می آورد كه اين مجموعه از ماژول های نرم افزاری معادل با هر يک از سيستم های منفرد قبلی، تشكيل شده است. يكی از ويژگی هایERPاين است كه آنقدر انعطاف پذير هستند كه بتوان بعضی از ماژول ها را بدون نياز به داشتن كل مجموعه راه اندازی كرد. MISبه روش های جاری متكی است، در صورتی كه، ERP متمايل به طرح ريزی روشهای نوين و به كارگيری آنها می باشد.

MISنگاه درون سازمانی دارد. اما، ERPمسائل درون و برون سازمانی را توأم با يكديگر پوشش می دهد. محصول MISاستاندارد، قابليت تغييرات بنيادی ندارد. اما، ERPدر جهت انطباق با نيازهای مشتری از انعطاف پذيری بالايی برخوردار است. می توان گفت كه ERPمشتری مدار و MISمحصول مدار است. روش های اجرايی در MIS درون سيستمی است. اما در ERPمی بينيم كه رويه ها از مراحل اجرا تفكيک شده اند . در اصطلاح Business Logic ازBusiness Processتفكيک شده است.

روند بهبود بخشیدن به عملکرد تجاری هدف اصلی و اولیه ERPآن است که فرآیند دریافت سفارش از مشتری و پردازش آن تا مرحله نهایی را بهبود بخشد . دقت کنید که ERPفرایند فروش را برعهده ندارد.

لیست کلی خصوصیات ERP ماژول مدار و بازModular & Open) ) انعطاف پذيری Flexibility)) فراگير بودنComprehensive)) فراشركتی Beyond the Company)) ارتباط ماژول‌ها با یکدیگر استفاده از اطلاعات در هر زمان و از هر مکان نمایش اطلاعات در قالب‌های مختلف(آمار عددی، نمودارهای خطی، چارتهای سه بعدی و....)

داشتن قابلیت Real-time کاربری آسان پیچیدگی در متد سفارش و نصب درصد موفقیتِ نامعلوم و هزینه بسیار بالا سرمایه گذاری بلند مدت و گرفتن نتیجه احتمالی بعد از چندین سال هزینه و ریسک بالای سفارشی کردن آموزش کارمندان و هزینه های آن شکست و یکی از علت‌هاوجود ماژول‌های متعدد

انعطاف پذيری Flexibility)) • سيستمهای ERP بايد قادر به پاسخگويی به نيازهای متغيير سازمانها و شركتهای استفاده كننده باشند . • فراگير بودن Comprehensive)) • سيستمهای ERP بايد ظايف سازمانی مختلفی را مورد پشتيبانيی قرار داده و متناسب با طيف وسيعی ازسازمانها مورد استفاده باشد. • فراشركتی Beyond the Company)) • اين سيستمهابايد بصورت online به سازمانهای ديگر و ساير شركای تجاری از جمله تامين كنندگان ومشتريان نيز متصل باشد .

ارتباط با ماژول‌های دیگر • تفاوتی که ERP با دیگر نرم افزارها دارد، تلاش برای بهم پیوستن و ایجاد رابطه تنگاتنگ میان این ماژول‌ها یا زیرمجموعه ها است. • امکان استفاده از اطلاعات در هر زمان و از هر مکان • استفاده از اطلاعات در هر زمان بدین معنا است که سیستم باید قابلیت گزارشگیری و نمایش اطلاعات را در هر زمان که مدیر به آن نیاز داشته باشد، در اختیار او قرار دهد. • و اما مکان , یعنی کنترل امنیت در ارسال اطلاعات است. • داشتن قابلیت Real Time • وجود قابلیت Real Timeبصورت صددرصد، بدلیل شرایط و عوامل دخیل در مدیریت و تجارت، تقریبا غیر ممکن است.

کاربری آسان • بدلیل عدم تخصص مدیران، جهت استفاده از کامپیوتر، طراحی برنامه یا در حقیقت طراحی GUI برنامه باید به گونه‌ای باشد که این افراد با کمترین مشکل بتوانند به استفاده ازنرم افزار اقدام نمایند. • پیچیدگی متد سفارش و نصب ERP • شرکت‌هایی که تصمیمی برای نصب و سفارش ERP دارند، معمولا دو راه پیش روی خویش دارند: • استفاده از یک نرم افزار ERPپیش ساخته و سفارشی کردن آن • ساخت و طراحی برنامه که خود دو زیر حالت دارد: • دادن سفارش ساخت و طراحی به یک شرکت نرم افزاری • ساخت و طراحی برنامه توسط پرسنل شرکت

استفاده از یک نرم افزار ERPپیش ساخته و سفارشی کردن آن • مزایا: • استفاده از تجربیات گذشته دیگران • سرعت در بکارگیری و عملیاتی کردن نرم افزار • استفاده از بسته های آموزشی چگونگی استفاده از نرم افزار • معایب : • هر شرکتی ساختار خاص خود را دارد • سفارشی کردن محصول ممکن است ناسازگاری‌هایی را در برنامه اصلی بوجود آورد • آسیب رساندن به امنیت برنامه • ممکن است برای کاربران سنگین باشد

ساخت و طراحی برنامه • دادن سفارش ساخت و طراحی به یک شرکت نرم افزاری • مزایا : • استفاده از تجربیات تخصصی یک گروه خبره • ساخت و طراحی در مدت زمانی کوتاه‌تر بدلیل وجود تیم‌های تخصصی برای انجام جداگانه وظایف • بهره گیری از متدها و تم‌های استاندارد موجود • معایب : • لزوم ارتباط با شرکت سفارش دهنده و آشنایی با روند کار در شرکت که بسیار زمان بر است • تست چند مرحله ای و اعمال اصلاحات بطور مکرر • نیاز به شبیه سازی وضعیت شرکت در محل طراحی نرم افزار • لزوم داشتن ارتباط تنگاتنگ با کاربران جهت جلب رضایت آنها در استفاده از نرم افزار جدید

ساخت و طراحی برنامه توسط پرسنل شرکت • مزایا : • آشنایی کامل طراحان با روند فعالیت و پروسه های اجرایی در شرکت • مدیریت واحد و هماهنگ که توسط مدیر اجرایی شرکت انجام می‌شود • دسترسی آسان به امکانات شرکت • حرکت قدم به قدم و امکان انجام تست‌ها بصورتی ساده تر • زمینه سازی برای کابران جهت استفاده از نرم افزار جدید • طراحی و تغییر کلیه موارد بر اساس نیازهای شرکت • آشنایی به کلیه جزئیات کار و اطمینان از امنیت برنامه • معایب : • زمان طراحی و برنامه نویسی بسیار بالا است • تجربه کادر برنامه نویسی به قدر کافی نیست • امکان تقاضا از شرکت‌های حرفه ای نرم افزاری برای پشتیبانی و رفع اشکال وجود ندارد • تعداد افراد متخصص به اندازه کافی وجود ندارد • درصد موفقیت، نامعلوم و هزینه بسیار بالا

مدت انجام یک پروژه ERP درشرکتهای کوچک پروژه ممکن است حدود شش ماه یا کمتر بطول انجامد . درشرکتهای بزرگتر و آنهایی که تمایل دارند این پروژه را بطور کاملتر به اجرا گذارند , متناسب با بسته نرم افزاریERPوجود دارد ، اجرای این پروژه بطور میانگین بین یک تا سه سال بطول میانجامد .

مزیتهای ERP یکپارچه سازی اطلاعات یکپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید کاهش موجودی انبار استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت ، صرفه جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری

بكارگيری ERP برای يک كسب و كار • از بعد كسب و كار: • افزايش رضايت مشتری • استاندارد شدن فرآيندهای كاری • توليد و بهبود ارتباطات درون و برون سازمانی • با استفاده از سيستم های پشتيبان تصميم و رويه های What-if ، امكانات برنامه ريزی پويا را در اختيار مديران قرار می دهد • با يكپارچه سازی اطلاعات و قراردادن آنها در اختيار سطوح مختلف سازمان از طريق e-Commerceو e-Businessبستر مناسب برای ورود به عرصه های رقابت بين المللی را ايجاد می كند.

از بعد فناوری اطلاعات: • عدم يكپارچگی • جزيره ای و ناكارآمد بودن • هزينه های متعدد نگهداری و پشتيبانی از سيستم های موجود رابرطرف می سازد.

هزینه هایی که ERP به همراه دارد هزینه های آموزش هزینه یکپارچگی و تست نرم افزارها سفارشی کردن نرم افزارها Customization) ) تبدیل داده ها (Data Conversion) مدت زمان بازگشت سرمایه ROI)) تیمهای مشاوره امکان از دست دادن کارکنان نخبه تیم های پیاده سازی

عوامل موفقیت ERP برنرویدر و کوچ « وابستگی به سیستم عامل» ، « بهبود فرآیند» ، « محل بازار فروشنده » ،« نیازهای مشتری و تأمین کننده »، « بین المللی بودن نرم افزار» ،« انعطاف ایجاد شده در سازمان»، « رضایت مشتری ایجاد شده » ، « نکات راهنما از سازمان کنترل کننده» ، « قابلیت انعطاف و انطباق نرم افزار» ، « ظرفیت خلاقیت افزوده شده » ، « زمان پیاده سازی کوتاه» و «پشتیبانی خوب » جیانگ « حمایت مدیریت ارشد» ، « مدیریت پروژه موثر » ، « مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری»، « تناسب سخت افزار و نرم افزار» ، «آ موزش » و «انگیزش کاربران »

فول هونو و دلگادو « چشم انداز و برنامه تجاری»، « مدیریت تغییر » ، « مدیریت ارتباطات » ، « ترکیب، مهارت و دستمزد تیم پیاده ساز» ، « حمایت مدیریت ارشد» ، « مدیریت پروژه » و « انتخاب و تحلیل سیستم و پیاده سازی تکنیکی » آرنولدیا « حمایت مدیریت ارشد»، «مدیریت پروژه مناسب»، « تعریف نیازمندی های سازمان و ذی نفعان »، » آموزش مرتب و اثربخش کارکنان » ،« بهبود فرآیندها» ،« مدیریت تغییرات سازمانی» و« تعریف دقیق اهداف پروژه»

سقوط ERP • نکته مهمی که در اجرا و پیاده سازی یک سیستمERPباید مد نظر قرار گیرد آن است که آیا این مجموعه نرم افزاری با وضع موجود شرکت خریدار نرم افزار ، تطابق دارد یا نه ؟ • دو راه حل : • تغییرفرایندهای موجود مطابق با سیستم ERP • تغییرات در مسئولیتها ، نحوه کار ، وظایف پرسنل و روشهای انجام کار و ... به عبارتی لازم است فرآیند مهندسی مجدد(Reengineering)درسطح شرکت اجرا شود. • تغییر بسته نرم افزاری موجود بر اساس شرایط خاص آن شرکت • احتمال بروز مشکلات (BUGS) در نرم افزار • اشکالات خاصی را در بروزرسانی نرم افزار (UPGRADING)در نسخه های بعدی ایجاد خواهد کرد

مقاومت در برابر تغيير (82%) مهارتهای ناكافی تيم پروژه(44%) حمايت و پشتيبانی ناكافی(72%) حوزه فعاليت نامشخص(44%) انتظارات غير واقعی(65%) عدم وجود برنامه مشخص مديريت تغيير(43%) مديريت ضعيف پروژه (54%) عدم وجود يک نگرش فرآيندی به مسئله(41%) جالب توجه نبودن عامل تغيير(46%) عدم وجود انسجام در جنبه فناوری اطلاعات مسئله(36% )

افراد تیم در پروژههای ERP انتخاب افراد مناسب و شايسته از داخل شركت نمايندگانی از شركت فروشنده نرم افزار برای شروع فرآيند راه اندازی پروژه به خدمت گرفته خواهند شد . مديريت پروژه نقش مشاور مدير پروژه قهرمان پروژه Champion) ) كميته راهبری نماينده ای از فروشنده بسته نرم افزاری تحليلگر بسته نرم افزاری .......................

سازمان‌دهی پروژههای ERP روش انفجاری Big-Bang Approach)) ‌سازمان‌ همه سیستم‌های قدیمی خود را یکباره کنار می‌گذارد و یک سیستم‌ واحد را در کل سازمان نصب می‌کند. راهبرد فرانشیزPilot Approach)) معمولا این روش پیاده‌سازی با نمایش یا پیاده‌سازی آزمایشی در یک بخش صبور و پذيراتر از سازمان آغاز می‌شود. روش تغییر سریعPhased Approach)) تمرکز اصلی پیاده‌سازی در این روش بر چند فرآیند کلیدی است که تعداد آنها اندک خواهد بود.

سازمان های ایرانی و استفاده از ERP • در دنیا در حال حاضر شرکت های بزرگی همچون SAP ، Oracle، J.D.Edwards ، PeopleSoft ، Bann، Lawson و QAD و .... از اصلی ترین تولید کنندگان و صادرکنندگان نرم افزارERPدر جهان هستند. • در زمینه تولید نرم افزارهای ERP در ایران شرکت های در حال انجام فعالیت هستند، فعالیتی که برخی کارشناسان معتقداند راه به جای نمی برد، چرا که : • طراحی و راه اندازی نرم افزاری های ERPنیازمند سرمایه گذاری در حد کلان است و کشور ایران توان ساخت ERP را به دلیل این که نتوانسته نرم افزارهای یکپارچه را تولید کند، ندارد . • عدم وجود ارتباط میان برنامه نویسان و طراحان با کاربران غیر حرفه ای است. • برنامه نویسان، خودشان کار طراحی GUI را بعهده می‌گیرند. • ، برنامه نویسان جزء افرادی هستند که زیر خط فقر زندگی می‌کنند!!

با وجود استقبال فراوان شرکت ها برای راه اندازی این سیستم هنوز استفاده از نرم افزار ERPبه طور گسترده در کشور پیاده نشده است. مٍثال: شركت ایران خودرو یكی از ماژول های مالی نسخه R/3را از شركت SAPخریداری كرده است كه این نسخه مربوط به سال 2000 و در واقع ارتقای نسخه دهه70 این شركت بوده كه به ایران خودرو فروخته شده است كه این نسخه كاملابه دور از تكنولوژی های نوین و زیرساخت های جدید و مطرح دنیا است. با توجه به پیچیدگی وظایف وزارت بازرگانی و بر اساس سند چشم انداز فناوری اطلاعات و ارتباطات وزارت بازرگانی، مدیران ارشد این سازمان انتخاب ERP را به صورت نظام مند در برنامه های این حوزه قرار دادند. از سال 1386 ، پروژه انتخاب ERP با متدولوژی ( روش شناسی) شرکت TEC از کشور کانادا با مشارکت شرکت خدمات انفورماتیک راهبر آغاز گردید. این پروژه با صرف هزینه و زمان قابل ملاحظه ای، در نهایت نتوانست به انتخاب ERP مناسب برای این سازمان منجر گردد.

نرم افزار های Open Sourceدر زمینه ERP Wavelet بزرگترین نرم افزار Open Sourceجنوب شرقی آسیا است Compiere دیگر محصول Open Sourceاست که از مرورگر Mozillaو دیگر محصولات Open Sourceدر نرم افزار خود استفاده می‌کند. ERP5 زبان برنامه نویسی استفاده شده در این نرم افزار، زبان برنامه نویسی Pythonاست SAP بزرگترین محصول نرم افزاری مربوط به تجارت در جهان بشمار می‌رود. . قابليتی كه این نرم افزاردارد آن است كه در شركتهای چند مليتی نيز ميتواند براحتی مورد استفاده قرار گيرد .

سازندگان مطرح نرم افزارهای ERP Wavelet Enterprise Management Portal سازنده محصول Wavelet است که مرکز آن در حال حاضر در کشور مالزی قرار دارد. SAP AG این شرکت برزگترین شرکت اروپایی طراحی محصولات ERP است. توسط پنج مهندس سابق شرکت IBMدر سال ۱۹۷۲ در آلمان تاسیس شدسومین شرکت بزرگ نرم افزاری در جهان است. همچنین نرم افزار SAPبزرگترین محصول نرم افزاری مربوط به تجارت در جهان بشمار می‌رود. Oracle Corporation بعد از بانک داده Oracle ، مشهورترین محصول این شرکت نرم افزار ERP آن است که از خود بانک اطلاعاتی Oracle استفاده کرده است.

Microsoft Business Division که همان بخش تجاری مایکروسافت است. تمامی نرم افزارهایی که قبلا طراحی و روانه بازار نموده بود، بصورت یک مجموعه در آورده و بنام ERP به دنیای علم و تجارت تقدیم کرده است. محصولاتی که Microsoft در نرم افزار ERP خود استفاده نموده، از معجونی از برنامه های زیر استفاده نموده است Word، Access، Excel، Outlook، PowerPoint، FrontPage، Project و ... PeopleSoft با بكارگيری منابع مورد نياز از جمله 500 ميليون دلار هزينه و حدود 2000 نفر از پرسنل مورد نياز توانسته است در حال حاضر نسخه 8 از نرم افزار خود را با بيش از 150 نرم افزار كاربردی مبتنی بر اينترنت ، به بازار عرضه نمايد.

END

ERP ) Enterprise Resource Planning (