El PROTOCOLO O

1. El PROTOCOLOO REGISTRO NOTARIAL

2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS • FUERO REAL DE ESPAÑA Autorizaba al Escribano a conservar los originales de los Instrumentos que autorizaba. • LA PRAGMÁTICA DE ALCALÁ DE 1,503. Se dio el CARTAE, facultaba al Escribano para reproducir fielmente el Instrumento autorizado por él (antecedente de lo que hoy conocemos como Testimonio conocido también como Primer Testimonio, Copia simple Legalizada, Testimonio Especial).

3. ETIMOLOGÍA: • Se deriva de PROTOS que significa: Primero en su línea. Y de la voz latina COLLIUM o COLLATO que significa comparación o cotejo.

4. Definición de Protocolo o Registro Notarial • Es la colección ordenada de las Escrituras Matrices, Actas de Protocolización, Razón de Legalización de Firmas, Trascripción Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento, y documentos que el Notario registra de conformidad con la ley, en tomos durante un año. • LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del Código de Notariado y 962 del Código Civil

5. ¿Quiénes pueden cartular? • Los notarios. • El Escribano de Gobierno. • Agentes Diplomáticos cuando sean notarios. • Agentes Consulares cuando sean notarios • LECTURA OBLIGATORIA: Art. 6 numeral 2) Código de Notariado

6. Apertura del Protocolo o Registro Notarial • Se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la primera línea de la primera hoja. Art. 12. C. Not. NO ES NECESARIA RAZÓN ALGUNA POR APERTURA • Se pagará en la Tesorería del Organismo Judicial por derecho de apertura de Protocolo Q50.00. Art. 11 de C. de Notariado- • Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se comprarán en la S.A.T. en lotes no menores de 55 hojas incluyendo la comisión, y se vende únicamente al propio notario solicitante o por encargo de otro notario. Art. 9 del C. Not.

7. La tarifa específica es del valor de Q 1.00 por cada hoja y se vende exclusivamente a los Notarios. • El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja a que se refiere es a hojas de papel bond tamaño carta o tamaño oficio, respetando las 25 líneas y el margen izquierdo de 40 Mm. • LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y 12 del Código de Notariado; 6 del Dto. 37-92 Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolo; 30 del Dto. 737-92 Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

8. Contenido del Protocolo o Registro Notarial • Escrituras Matrices, • Actas de Protocolación, • Razón de Legalización de Firmas, • Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Común Cerrado, • Razón de Cierre del Protocolo, • Índice, • Atestados.

9. Formalidades • Se facciona en Papel Sellado Especial para Protocolo, las Escrituras Matrices, Actas de Protocolización. Razones de Legalización de Firmas y documentos que el Notario registra. Artículo 9. del Código de Notariado. • En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes: • Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas; • Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las firmas;

10. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras; • En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades, se expresarán con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en letras; • Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente; • La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para a intercalación de documentos que se protocolen; o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie; y

11. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el instrumento. Artículo 13 del Código de Notariado • Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los instrumentos en el extranjero. Art. 30 del Dto. 737-92 Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolo • Art. 14 del Código de Notariado: Serán nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final del documento y antes de las firmas, las enmendaduras de palabras son prohibidas.

12. Formas de corregir errores en el Instrumento Público antes de ser autorizado por el Notario • Entrerrenglonaduras conocido también con el nombre de “Entre Líneas”. • Adición. • Testado. • Excedido:

13. Entrerrenglonaduras conocido también con el nombre de “Entre Líneas”: Se utiliza cuando omitimos consignar un dato o una oración en el Instrumento Público que autorizará el Notario. Y se salvarán al final del documento antes de las firmas. Violeta Ejemplo 1: María Solares Monzón, … • Entrerrenglonaduras: Violeta, Léase. • Entre Líneas: Violeta, Léase. • Adición: Se utiliza cuando omitimos consignar un dato o una oración en el Instrumento Público que autorizará el Notario y se producirá únicamente en las líneas 1 y 26 de la Hoja de Papel Sellado Especial para Protocolo. Ejemplo: Adición: Violeta, Léase.

14. Testado:Se utiliza cuando se consigna una palabra o frase de manera errónea y se debe omitir o quitar dicho error en el Instrumento Público que autorizará el notario. Ejemplo: María…, Testado: María, omítase • Excedido:Se utiliza cuando se consigna una letra, palabra o frase fuera de los margen derecho o izquierdo de la Hoja de Papel Sellado Especial para Protocolo del Instrumento Público que autorizará el notario Ejemplo: Andrea, Léase. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 14 del Código de Notariado, 3 del Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado Especial para Protocolos; y 159 de la Ley del Organismo Judicial.

15. Cierre del Protocolo o Registro Notarial • El Protocolo o Registro Notarial se cerrará el 31 de diciembre de cada año o antes si el notario dejara de cartular. • El Cierre lo hará el propio notario, después del último Instrumento Público autorizado o cancelado Protocolo o Registro Notarial y se realiza mediante una Razón Notarial. • LECTURA OBLIGATORIA: Art. 12 del Código de Notariado

16. Razón de cierre contendrá: • Fecha. • Número total de Instrumentos Públicos autorizados durante un año, detallados así: 2.1 Número de Escritura Matrices, 2.2 Número de Actas de Protocolación, 2.3 Número de Razón de Legalización de Firmas, 2.4 Número de Trascripciones de Actas Notariales de Otorgamiento de Testamento Común Cerrado, 2.5 Número de Instrumentos Cancelados, 2.6 Folios de que se compone, 2.7 Observaciones si las hubiere y 2.8 Firma del notario. Art. 12 del C. de Not.

17. ÍNDICE • Definición: • Es el documento público notarial, redactado en papel bond, contentivo de los datos relevantes que contribuyen a la facil identificación y búsqueda de los instrumentos públicos protocolares, autorizados durante un año.

18. EL ÍNDICE se distribuirá en 5 columnas que contendrán: • Número de orden del Instrumento. • Lugar y fecha de otorgamiento. • Los nombres de los otorgantes. • Objeto del Instrumento. • Folio en que principia. LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 15 y 16 del Código de Notariado

20. Ejemplo de Razón de Cierre • Usted como notario, procede a cerrar el Registro Notarial a su cargo habiendo autorizado al 31 de diciembre de 2009, cuyos datos son: • Una Escritura pública de compraventa de bien inmueble urbano, • Protocolizó el acta notarial de matrimonio de los señores: José Arturo Torres Tiul y JullissaMonroy Ortega, que autorizó el día 15-5-2009, en la ciudad de Guatemala.

21. Tomó Razón del acta de legalización de firmas que autorizó en un Certificado de Propiedad de vehículo de los señores Carlos Antonio Pérez López y Daniel de Jesús García Solares, de fecha 20 de octubre de 2009 • Transcribió el Acta Notarial de Otorgamiento de Testamento Común Cerrado del señor Federico Méndez López. • Canceló una Escritura Pública de arrendamiento por no haberla firmado los comparecientes.

22. Modelo de Razón de Cierre • Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve, procedo a cerrar el Protocolo a mi cargo, habiendo autorizado a la presente fecha cuatro instrumentos públicos y cancelado uno, los que se detallan así: Una Escritura Matriz, un Acta de Protocolación, una Razón de Legalización de Firmas, una Transcripción del Acta Notarial de Testamento Común Cerrado, y un Instrumento Público cancelado, el cual se compone de treinta folios.

23. Modelo de Índice Índice del Protocolo del Notario Bonerge Mejía, año 2009 31 de diciembre del 2009 Firma del notario

24. Impuestos a cubrir en el Índice: • Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en cada hoja. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 5 numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos.

25. ATESTADOS • Definición: Conjunto sistematizado de documentos originales o reproducción de los mismos, que tienen relación con los Instrumentos Públicos autorizados por el Notario durante un año y van al final del último tomo del protocolo, inmediatamente después del Índice. Art. 17 del C. de Not.

26. Principales Atestados • Recibo de pago de apertura de protocolo. • Constancia de testimonios especiales. • Copias de avisos trimestrales. • Copias de avisos a los Registros. • Copias de avisos de cambio de matrículas fiscales, catastrales. • Copias de los recibos o formularios de la SAT, donde compramos hojas de papel sellado especial de Protocolos. • Copia al carbón del Acta de Inventario. • Aviso de los Instrumentos públicos cancelados. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 17 y 37 literal c) del Código de Notariado; 563 C.P.C y M.

27. EMPASTADO • El notario mandará a empastar el Protocolo dentro de los treinta días siguientes a su cierre. • Es atribución del Director del Archivo General de Protocolos: Cuidar que los índices, testimonios especiales y avisos notariales sean empastados, con la separación debida. • LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 18 y 81 numeral 6) Código de Notariado.

28. DEPÓSITO: • El notario es depositario del Protocolo y responsable de su conservación. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 19 del Código de Notariado

29. Existen cinco (5) tipos de depósito • Cuando el notario deba ausentarse de la República por más de un año. • Cuando el notario deba ausentarse por menos de un año. • Inhabilitación. • Voluntario . • Fallecimiento. LECTURA OBLIGATORIA:Arts. 23 al 27 del Código de Notariado.

30. 1. Cuando el notario deba ausentarse de la República por más de un año • Se entregará en calidad de depósito al Director Archivo General de Protocolos en la ciudad capital y en los departamentos al Juez de Primera Instancia quien lo remitirá al Archivo General de Protocolos.

31. 2.Cuando el notario deba ausentarse por menos de un año • Se depositará en otro notario el Registro Notarial, debiendo presentar copia del aviso firmado por ambos notarios para poder salir del país.

32. 3. Inhabilitado • Por cualquier causa de la inhabilitación el Notario debe entregar el Protocolo a su cargo, al Director Archivo General de Protocolos en la capital y al Juez de Primera Instancia en los Departamentos. El Juez tiene 8 días para hacer la entrega de dicho Protocolo al Director del Archivo General de Protocolos

33. 4. Voluntario • Cuando el notario que así lo deseare, entregará el Protocolo a su cargo al Director del Archivo General de Protocolos.

34. 5. Fallecimiento del notario • Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga en su poder el Protocolo de un notario fallecido, deberá entregarlo al Director del Archivo General de Protocolos en la Capital y en los departamentos al Juez de Primera Instancia y en una Cabecera Municipal al Alcalde Municipal quienes lo remitirán al Director del Archivo General de Protocolos. • LECTURA OBLIGATORIA:Arts. 23 al 27 del Código de Notariado.

35. GARANTÍAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN EL PROTOCOLO • Permanencia Documental de las Relaciones Jurídicas. • Garantía de Ejecutoriedad de los derechos. • Autenticidad de los Derechos. • Publicidad de los derechos. • Principio de seguridad.

36. 1. Permanencia Documental de las Relaciones Jurídicas • Constituye la garantía que el Estado concede para la permanencia documental (Instrumentos Públicos autorizados) que todos los hechos y actos en que intervenga el notario, tengan validez o la Fe Pública otorgada en el Instrumento Público.

37. 2. Garantía de Ejecutoriedad de los derechos • Consiste en que los interesados tendrán a su disposición y en cualquier momento una prueba fehaciente de los derechos y relaciones jurídicas incorporadas en el Instrumento Público, en la que es requisito indispensable, tener un título para poder ejercitar o ejercer un derecho; ejemplo: un reconocimiento de deuda.

38. 3. Autenticidad de los Derechos • Las normas legislativas establecen la forma y el resguardo de los Instrumentos Públicos, evitando con esto una posible suplantación de los Instrumentos públicos autorizados, en virtud de que los mismos, guardarán el orden correlativo y de fecha.

39. 4. Publicidad de los derechos • Todos los Instrumentos Públicos pueden ser revisados por los interesados u otra persona, a excepción de los testamentos y las donaciones por causas de muerte

40. 5. Principio de seguridad • Principio constitucional que el Estado otorgan a los actos jurídicos e Instrumentos Públicos autorizados. LECTURA OBLIGATORIA:Art. 2 de la Constitución Política de la República de Guatemala

41. REPOSICIÓN DEL PROTOCOLO • Causas: • Pérdida • Destrucción. • Deterioro. LECTURA OBLIGATORIA:Art. 90 Código de Notariado.

42. ¿Quiénes pueden presentar la denuncia de Pérdida, Destrucción o Deterioro al Protocolo? • El Propio notario. Dará aviso al juez de Primera Instancia de su domicilio para los efectos de la reposición. • Cualquier persona: Que según el Código Procesal Penal, pueden denunciar un delito público, tienen el derecho de poner de conocimiento del Juez, el hecho que haga necesaria la reposición del Protocolo. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 del Código de Notariado.

43. Primer Paso para la Reposición del Protocolo • El Juez de Primera Instancia, instruirá la AVERIGUACIÓN que corresponde, terminada la investigación, resolverá declarando procedente la reposición del Protocolo. LECTURA OBLIGATORIA: Art. 91 del Código de Notariado.

44. Primer Procedimiento de Reposición del Protocolo • Declarado procedente la reposición del Protocolo. • El Juez de Primera Instancia, pedirá al Director del Archivo General de Protocolos, las copias de los TESTIMONIOS ESPECIALES enviados por el notario, correspondientes al Protocolo que se deba reponerse, con loscualesse tendrá por repuesto el Protocolo.

45. Segundo Procedimiento de Reposición del Protocolo • En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios Especiales en el Archivo General de Protocolos. • El Juez pedirá las copias que existan en los Registros Públicos, ejemplo: Registro General de la Propiedad. Si no fuere posible la presentación de los Testimonios o Copias Simples Legalizadas de las Escrituras que hubieren sido registradas, el Juez pedirá a) Certificación de las partidas en el Registro donde se inscribió; o b) duplicados que en él existan. Con loscualesse tendrá por repuesto el Protocolo

46. Tercer Procedimiento de Reposición del Protocolo • De existir el Índice del Protocolo o Registro Notarial que trata de reponerse, el Juez citará a través de un aviso con la nómina de los otorgantes • Aviso que se publicará por tres veces en el Diario Oficial y por tres veces en otro de mayor circulación. • Previniendo a los citados a presentar los Testimonios o Copias Simple Legalizadas que tengan en su poder. • Con loscualesse tendrá por repuesto el Protocolo

47. Cuarto Procedimiento de Reposición del Protocolo • Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el Juez citará de nuevo a los interesados, para consignar en Acta los puntos de tales escrituras contenían. Con loscualesse tendrá por repuesto el Protocolo. • En caso de desacuerdo de los otorgantes o su no fuere posible su comparecencia, los interesados harán efectivos sus derechos en la vía ordinaria.

48. Quedará repuesto el Protocolo con: • Copias de los Testimonios, • Copias de las Copias Simples Legalizadas. • Certificaciones de las Partidas del Registro donde se inscribieron. • Duplicados existentes en los Registros. • Certificación del Acta donde constan los puntos en se hallan de acuerdo los otorgantes. • Certificación de la Sentencia del Juicio Ordinario.

49. Errores en el Protocolo • Cuando el notario incurre en los errores siguientes: • Alterar la numeración cardinal de los Instrumentos. • Alterar la foliación o el orden del número de serie. • Dejar una pagina en blanco o inutilización de una hoja o varias hojas.

50. LA RAZÓN EXTRAPROTOCOLARIA • El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia Civil, en el cual hará constar el error cometido y en vista de las razones expuestas por el notario, se levantará para el efecto un acta. • La Certificación del acta se agregará entre los comprobantes del Protocolo. • Se pone una razón marginal, con la aclaración, LA RAZÓN EXTRAPROTOCOLARIA • LECTURA OBLIGATORIA Art. 77 numeral 1) literal e) y 96 Código de Notariado, 1578 del Código Civil.