Исследование и анализ существующих учетных систем реформируемых объектов

1. Исследование и анализ существующих учетных систем реформируемых объектов 01.11.2011 г.

2. Содержание

3. Группы объектов реформирования, качественный и количественный состав персонала Раздел 1 Какие объекты подвергаются реформированию? С какими бухгалтерскими службами было проведено интервью, какие были проанкетированы? Каков численный состав объектов реформирования, включая состав бухгалтерских служб?

4. Объекты реформирования (ОР) по стадиям внедрения: Объем работ по сбору и анализу информации • ТИРАЖИРОВАНИЕ (анкетирование) • ПИЛОТ (интервью) • ИОГВ, ГО • 31 • ГО • 2 • ИОГВ • 5 • ГКУ, ККУ • 122 На стадии сбора информации были проведены интервью со всеми объектами реформирования, входящими в стадию «Пилот» На стадии сбора информации дополнительно было проведено интервью 3-х объектов ИОГВ и 4-х объектов ГКУ, ККУ, входящих в стадию «Тиражирование» Анализ количества отправленных и полученных анкет: • Не получены анкеты от следующих ОР: • Учреждения социальных служб, подведомственные Агентству по управлению социальными службами -, т.к. их функции по ведению бухгалтерского учета выведены на аутсорсинг • Учреждения, подведомственные Агентству по управлению государственными учреждениями ввиду большой загруженности по подготовке отчетности • Аппарат Законодательного собрания Пермского края (анкеты не отправлялись) • Избирательная комиссия (анкеты не отправлялись)

5. Количественный и качественный состав персонала ОР Численность персонала ОР: Образовательный состав персонала ОР: Объекты реформирования были сгруппированы по их роли в бюджетном процессе и подведомственной принадлежности ИОГВ, ГО ИОГВ, ГО ГКУ, ККУ Общая численность:6 034 человек 1 800 человек 4 234 человек ГКУ, ККУ Численность сотрудников бухгалтерских служб 118 человек 215 человек Средний возраст сотрудников бухгалтерских служб, полных лет: Большая часть сотрудников бухгалтерских служб имеет высшее образование, особенно в ИОГВ, ГО

6. Анализ трудозатрат на выполнение учетных и неучетных процессов Раздел 2 Какие функции выполняют бухгалтерские службы реформируемых объектов? Какое количество документов обрабатывается при выполнении учетных функций? По каким учетным процессам обрабатывается наибольшее количество документов? Каково распределение фонда рабочего времени на выполнение учетных и неучетных процессов?

7. Характеристика выполняемых бухгалтерскими службами процессов Количество обрабатываемых документов: • За 2010 год бухгалтерскими службами при выполнении учетных процессов было обработано 798,5 тыс. документов • 40 % обработанных документов в общем учетном процессе приходится на документы по учету денежных средств Структура обрабатываемых документов: от 17% до 50% рабочего времени сотрудников бухгалтерских служб приходится на выполнение неучетных функций

8. Перечень учетных и неучетных функций Необходимо согласование Перечня неучетных функций, подлежащих передаче в ОЦО ! • Составление и согласование бюджетной сметы • Планирование расходов бюджета, обоснование бюджетных ассигнований • Составление и утверждение бюджетной росписи, распределение бюджетных ассигнований, бюджетных обязательств по подведомственным распорядителям и получателям бюджетных средств • Доведение лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, субсидий и субвенций до подведомственных получателей бюджетных средств • Ведение реестра расходных обязательств, подлежащих исполнению в пределах утвержденных лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований • Контроль соблюдения условий выданных субвенций, межбюджетных субсидий и иных субсидий, установленных при их предоставлении. • Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство • Прочие неучетные функции

9. Распределение функциональных обязанностей и трудозатрат по учетным процессам Структура функциональных обязанностей по участкам учета и распределение трудозатрат по учетным функциям у РО идентична, за исключением ведения учета в качестве ГРБС группой ИОГВ, ГО ИОГВ, ГО ИОГВ, ГО ГКУ, ККУ ГКУ, ККУ Наибольший вес по распределению функциональных обязанностей в общем учетном процессе занимает учет денежных средств Ведение бюджетного учета и составление отчетности занимает большую часть времени в общем фонде времени выполнения учетных функций

10. Анализ организации учетного процесса реформируемых объектов Раздел 4 Каков уровень регламентации организационной и методологической составляющих учетной системы? Какие учетные процессы являются избыточными и дублируются?

11. Анализ уровня регламентации методологической и организационной составляющих учетной системы Документы, регламентирующие организационную составляющую учетной системы Уровень регламентации организационной и методологической составляющих учетной системы группы ИОГВ, ГО достаточно высок Документы, раскрывающие методологическую составляющую учетной системы Для формирования выводов относительно уровня регламентации по ГКУ и ККУ требуется дополнительный запрос информации, т.к. представленной информации недостаточно !

12. Анализ учетных процессов на предмет избыточности и дублирования Избыточность и дублирование функций обусловлено разнородностью и слабой интеграцией программных комплексов Примеры Потери рабочего времени Дублирующий ввод данных • Ввод данных по кадровому учету, МТО и пр. при наличии этих данных в смежных программных комплексах других подразделений (у кадровиков, экономистов и пр.) ≈15 – 30% от рабочего времени работника Сверка данных из различных программных комплексов • При переносе данных из одной системы в другую работники бухгалтерий тратят значительное время на проверку корректности переноса данных (например, после переноса данных из «1С» в «Баланс предприятия») Формирование отчетов вручную • Формирование отчетов вручную в Excel (управленческая отчетность, форма 14 и пр.) Резерв сокращения трудоемкости учетных функций при внедрении единой информационной системы и необходимых интерфейсов составит 10-25% !

13. Анализ функций, не связанных с ведением учета Структура неучетных функций группы ИОГВ Структура неучетных функций группы ГКУ,ККУ • Наиболее трудоемкие неучетные функции ИОГВ, ГО: • 1. Функции, связанных с исполнением бюджета получателем средств бюджета: • Открытие (принятие) лимитов бюджетных обязательств и бюджетных ассигнований, субсидий и субвенций • Контроль целевого расходования средств, в том числе разноска платежей по КБК • 2. Функции, связанные с обеспечением исполнения бюджетного процесса - формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство. Наиболее трудоемкие неучетные функции ГКУ, ККУ: 1. Функции, связанные с обеспечением исполнения бюджетного процесса - формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство. 2. Исполнение бюджета получателем средств бюджета -Контроль целевого расходования средств ! Объем неучетных функций ГКУ, КУ значительно превышает объем неучетных функций ИОГВ, ГО

14. Анализ функций, не связанных с ведением учета группы объектов ГКУ, ККУ Распределение фонда рабочего времени на выполнение учетных и неучетных функций Сотрудники бухгалтерских служб ГГКУ, ККУ тратят значительное время на выполнение функций, не связанных с ведением учета (от 17 до 50% рабочего времени) ! Формирование заявок и реестров на оплату и их передача в казначейство – основная неучетная функция всех ГКУ, ККУ (от 9% до 25% всего фонда рабочего времени) Доля прочих функций в общем объеме неучетных функций Учреждения занятости • Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (8%) • Начисление пособия по безработице и выдача справок (12%) Учреждения лесного хозяйства • Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (4%) • Подготовка прочей отчетности (6%) Учреждения безопасности • Материально – техническое обеспечение и Госзакупки (9%) • Подготовка прочей отчетности (8%)

15. Анализ программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами Раздел 5 Каков состав и количество программных продуктов, используемых бухгалтерскими службами? Какие существуют интерфейсы и процедуры консолидации между программными продуктами?

16. Используемые объектами реформирования программные продукты Информационные системы объектов реформирования представляют собой набор разнородных локальных программных комплексов Схема ИС бухгалтерии объекта реформирования (на примере Министерства образования) АРМ Кадры СЭД Баланс предприятия (основные средства) Консультант + ИАС+ Налогоплательщик Парус. (З/п) Учетные системы 1С Финансово-казначейские системы СКБ Контур СКИФ Системы консолидации отчетности СЭД-УФК ПУ5 Специализированные системы (учет кадров, клиент-банк) АРМ ПБС АЦК-финансы ВТБ 24. Партнер Системы проверки и сдачи отчетности Клиент-банк Урал ФД Информационно-справочные системы Ручной перенос данных Обмен файлами

17. Виды программных продуктов для решения частных задач ! В настоящее время бухгалтерскими службами реформируемых объектов используется около 30 программных продуктов Примеры используемых программных продуктов для решения типовых задач • Большое количество локальных программных комплексов, ориентированных на решение частных задач • Различные настройки программных комплексов даже в случае одинаковой программной платформы • Большое количество интерфейсов между программными комплексами • Дублирование информации в различных программных комплексах • Перенос данных неавтоматизированным образом • Отсутствие единой НСИ • Высокие затраты на разработку и сопровождение программных комплексов • Дополнительные расходы на разработку и сопровождение интерфейсов обмена данными • Отсутствие прослеживаемости движения учетных данных • Отсутствие прозрачности

18. Риски создания ОЦО и способы их снижения Раздел 6 Каковы риски передачи функций из объектов реформирования в ОЦО? К каким последствиям они могут привести? Каким образом они могут быть снижены?

19. Риски централизации учетных функций • Разнородный состав и настройки ПО • Наличие «отраслевой» специфики • Изменение привычного содержания деятельности работников бухгалтерий при переходе в ОЦО  КАЧЕСТВА • Территориальная распределенность объектов реформирования от г.Перми и друг от друга • Возникновение дополнительных функций по передаче и приемке документов, информации, ее сортировке в ОЦО • Неравномерный объем работ по периодам • Неконтролируемый рост объемов работ  ОПЕРАТИВНОСТИ НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА • Возникновение затрат на управление ОЦО • Возникновение затрат на передачу документов и информации из ОР в ОЦО • Увеличение общей численности занятых бюджетным учетом по некоторым ОР (нецелесообразность передачи ставок)  ЗАТРАТ • Переживания персонала в связи с вероятностью их сокращения • Негативное восприятие изменений персоналом, переводимым в ОЦО • Негативное восприятие решения о передачи функций в ОЦО руководством объектов реформирования СОЦИАЛЬНАЯ НАПРЯЖЕННОСТЬ

20. Риски передачи учетных функций из Казенных учреждений НЕДОСТИЖЕНИЕ ОБЩИХ ЦЕЛЕЙ ПРОЕКТА, УХУДШЕНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ Кроме того, в настоящее время продолжается процесс укрупнения КУ, в том числе, укрупнение бухгалтерий КУ !

21. Способы снижения рисков Обеспечить требуемый уровень качества услуг • Унификация и стандартизация методов и процедур учета, требований к качеству услуг • Создание единой ИС ОЦО • Разработка и внедрение эффективных механизмов обучения персонала • Стимулирование персонала на качественное выполнение работ • Внедрение механизмов контроля качества • Внедрение механизмов оценки удовлетворенности Заказчиков качеством услуг Обеспечить своевременность оказания услуг, оперативность взаимодействия ОЦО с ОР • Внедрение механизмов электронного обмена первичными документами и информацией • Четкая регламентация сроков предоставления документов • Создание в структуре ОЦО ответственных за взаимодействие с клиентами, закрепление за ними ОР • Специализация персонала • Повышение квалификации персонала Обеспечить требуемый уровень эффективности учетной системы • Рациональная организация труда работников ОЦО • На этапе разработки ТЭО более детально оценить возможные эффекты от передачи учетных функций из Казенных учреждений в ОЦО • Реализацию решения отложить до момента завершения их укрупнения и создания единой ИС ОЦО Не допустить рост социальной напряженности • Внутренний PR проекта по централизации учетных функций • Сохранение заработной платы персонала переходящего в ОЦО, создание предпосылок для роста оплаты труда • Преимущественное сохранение рабочих мест в регионах