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会议管理艺术

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  1. 会议管理艺术

  2. 目录 第一部分:会议及会议产业 第二部分:会议市场和销售 第三部分:会议与会展

  3. 目录 第一部分:会议及会议产业 1.旅行及旅行社的历史发展与会议 2.国际会议组织 3.国际会议定义 4.国际会议分类 5.国际会议名称 6.国际会议名称解析 7.国际会议种类 8.现代会议产业 9.现代会议产业的重要意义

  4. 目录 第二部分:会议市场和销售 1,国际会议市场的效益 2,会议市场现状 3,会议的服务商 4,会议管理专业人才的素质

  5. 目录 第三部分:会议与会展 1. 会议策划和营销的主要工作2. 国际会议规模 3. 国际经济和会议市场预期4. 国际会议的会期 5. 国际会议偏好的月份 6. 国际会议对会议场所的偏好 7. 目的地管理 8. 国际会议的专业媒体 9. 全球会议和展览协会 10.国际奖励旅游展 11. 会展服务业 12.会展服务业带动文化创意产业

  6. 第一部分:会议及会议产业 1.旅行及旅行社的历史发展与会议 2.国际会议组织 3.国际会议定义 4.国际会议分类 5.国际会议名称 6.国际会议名称解析 7.国际会议种类 8.现代会议产业 9.现代会议产业的重要意义

  7. 1. 旅行及旅行社的历史发展与会议 世界旅行社的产生 起源于托马斯·库克创办世界上第一家组织团体旅游和散客旅 游的旅行社。1841年7月5日,托马斯·库克利用包租火 车的方式组织了世界上第一次团体火车旅行。旅游团共570 人,他们以每人1先令的票价从莱斯特乘车来到拉夫巴罗 参加禁酒大会,从而使托马斯·库克名声大振。1865年, 托马斯·库克父子公司Thomas Cook & Son (又名通济隆旅行社)正式成立。

  8. 1.旅行及旅行社的历史发展与会议 国际大会与会议协会(InternationalCongressandConventionAssociation)简称ICCA,成立于1963年,发起人是几家旅行社。 总部设在阿姆斯特丹,是世界上最具权威性的会议业协会组织,成员遍及欧、美、亚85个国家和地区。每年在全世界各地举办年会,在国际会议业界具有重要影响力和知名度 协会根据成员不同的业务范围分为9类,包括会议旅游及目的地管理公司(旅行社)、航空公司、专业会议组织者、会议观光局、会议饭店、会展中心、会议设施的技术支持等。多年来的市场调研和积累,使ICCA每年都要向会员提供库存丰富的CD-ROM,会员从中可获得全球约2000名国际会议主办者即将主办的30000个大、中、小不等的会议档案;ICCA还以展台为窗口,将其名下的会员全力推介给会议买家,为买卖双方日后的沟通和卖家发掘潜在的客户提供了可能。

  9. 2. 国际会议组织 国际协会联合会 比利时 布鲁塞尔 国际大会与会议组织 荷兰 阿姆斯特丹 国际专业会议组织者协会 瑞士 苏黎世 会议专业者国际组织 美国 达拉斯 专业会议管理协会 加拿大 渥太华 国际奖励旅游管理者协会 美国 芝加哥

  10. 3.国际会议定义

  11. ICCA定义国际会议的分类标准有以下三个: (1)与会人数的多少;(2)与会者的身份和职业;(3) 会议目的。若以主办单位来区分,国际会议可分为企业会 议及非企业会议,企业会议包括大型跨国企业集团召开的 全球年会,或者同业间的全球会议;非企业会议则包括国 际政府组织的会议以及国际非政府组织的会议。 美国会议专业管理协会(PCMA)将会议市场区分为S、M、 E、R、F等五类,即社交性质(Social)、军事性质 (Military)、教育性质(Educational)、宗教性质 (Religious)以及联谊性质(Fraternal)。 4.国际会议分类

  12. 会议形式分会议和研讨会两种。 会议包括: 会议(meeting)、集会(assembly)、会议(conference)、 大会(congress)、大会(convention)、以及讨论会 (colloquium)等六种 研讨会有: 演讲(lecture)、座谈(panel discussion)、研究会 (seminar)、论坛(forum)、专题研讨会(symposium)、以 及讲习会(workshop)等六种 5.国际会议名称

  13. 6.国际会议名称解析

  14. 6.国际会议名称解析

  15. 7.国际会议种类 国际会议有三种: 第一种是政府间会议,英文是Inter-Governmental Organizations’ Meetings, 简写为IGO Meetings, 第二种是非政府组织会议,也就是国际协会会议或 社团会议,英文是International Non- Governmental Organizations’ Meetings, 简写为 NGO Meetings, 第三种是公司商务会议和会奖活动,比如我们熟知的 财富论坛、微软技术大会,IBM全球销售大会,美运 通董事会等,英文是Meetings & Events, 简写为ME

  16. 8.现代会议产业 现代会议产业的发展,主要的驱动力来自于市场经济的发展,工业与贸易 活动的发展,科学技术和生产力的发展以及专业协会的建立。 现代会议产业是现代服务业的重要组成部分,现代服务业20%的就业机会 来自会议及活动产业会议策划与管理也是一种生意行为。利用会议的连带 效应为交通运输业、餐饮业、旅游业、酒店业、广告业、印刷业,旅游商 品业,娱乐业,创意产业等相关行业带来效益。形成生产(服务)性的行 为而产生利润。

  17. 9.现代会议产业的重要意义 Conferences 专业会议 Meetings 会议 Events 活动

  18. 第二部分:会议市场和销售 1,国际会议市场的效益 2,会议市场现状 3,会议的服务商 4,会议管理专业人才的素质

  19. (1)带动消费 促进就业 国际会议能够带动相关产业的发展,促进就业和消费。国外相关统计指出,会议旅客的消费是一般观光客的2至3倍。 美国作为世界最大的国际会议主办国,其航空客运量的22.4%、饭店入住率的33.8%来自国际会议及奖励旅游;香港每年的会展人均消费额为度假消费的3倍;去新加坡的游客一般只逗留3.7天、消费710新元,而会议客人则逗留7.7天,消费达1700新元。一位世界会展业巨头如此评说国际会议的重要性,“如果在一个城市开一次国际会议,就好比有一架飞机在城市上空撒钱。” 举行国际会议还可增加就业机会,据统计,全球举行国际会议最多的欧洲,每增加20位出席会议代表就可创造一个全职的就业机会。 1. 国际会议市场的效益

  20. (2)提高知名度 会议产业产生的非经济效益往往高于经济效益,且难以用金钱衡量。国际会议是最大、最有特色、最有意义的城市广告,它能够向与会人员展示城市的风采和形象,提升城市形象,提高城市在国内外的知名度和美誉。法国首都巴黎,由于平均每年承办400多个国际大型会议,因此享有“国际会议之都”的美誉。 (3)提升知识 国际会议能够提供最新信息,促进学术、科技、文化以及产业的交流。会议演讲者在会中发表该行业最先进知识,人们在会展上大饱眼福,更重要的是获取信息、知识和财富,有助提升当地知识。 1. 国际会议市场的效益

  21. 2. 国际会议市场现状 国际协会约75%的总部在欧洲和北美,总部在欧洲的 全球性国际协会一般在全球各地轮流开会,但总部在 北美的协会更愿意在美国或加拿大召开会议。 在欧洲和北美的协会的大部分会员也都在欧洲和北 美,因此事实上这些协会是不太愿意长途跋涉到一 个遥远的目的地来开会的,还是会选择靠近会员的地 方作为会议举办地,这给中国吸引国际会议带来地理 上的不利。而实际上,美国因为科技发达、幅员辽阔、 专业人员人多势众,往往协会自成一体,与总部设在 欧洲的国际协会分庭抗礼。

  22. 2. 国际会议市场现状 近几年,由于经济全球化和经济危机的原因,也因 为新兴国家新经济体的逐渐形成,总部在北美或欧 洲的协会开始愿意在本洲以外的国家召开会议。 这一方面可以吸收会员,扩大协会的发展,一方面 是寻找市场的需要,这给中国吸引国际会议带来了 有利的环境。因为幅员辽阔,人口众多的中国和亚 洲将成为科技发达、专业人员众多,金融投资积极 和消费市场庞大的引领世界经济发展的中心。经济 全球化使得美洲,欧洲和亚洲在经济发展上相互融 合,你中有我,我中有你的国际经济发展形式使协 会也相互学习,相互交流。

  23. 3.会议的服务商 1.会议策划 (Planer) 2.会议主办 (Organizer) 3.会议承办(PCO) 4.目的地接待(DMC) 5.会议场地 ( Venue) 6.饭店住宿(Accommodation) 7.餐饮及主题宴会 (Food & beverage) 8.场地搭建,设备提供 ( Production) 9.交通运输业(Transportation) 10.旅游业(Sightseeing) 11.公关公司( Public Relations) 12.印刷业(Publishing) 13.礼品商(Gift design) 14.娱乐业(Entertainment) 15.广告业(Advertising)(包括网络媒体) 16.创意产业 ( Creativity)

  24. 4.会议管理专业人才的素质 会议管理人才可分为三个层次: 第一是专业的会议组织者,如会议公司;包括策划、 现场管理、招展招商人才 第二是场馆管理人才; 第三是相关的服务性企业翻译、物流、广告、旅游、 饭店和搭建人才等 会议人才也可按会议核心人才、会议辅助性人 才与会议支持性人才来分类。

  25. 4.会议管理专业人才的素质 高度综合性和极强实践性。 基本素质(素质比学历证书更重要) -很强的活动能力 -组织能力 -语言表达能力 -沟通能力 -思维活跃 -知识面广

  26. 第三部分:会议与会展 1. 会议策划和营销的主要工作2. 国际会议规模 3. 国际经济和会议市场预期4. 国际会议的会期 5. 国际会议偏好的月份 6. 国际会议对会议场所的偏好 7. 目的地管理 8. 国际会议的专业媒体 9. 全球会议和展览协会 10.国际奖励旅游展 11. 会展服务业 12.会展服务业带动文化创意产业

  27. 1.会议策划和营销的主要工作 1.会议、展览、节事活动、场馆租赁和奖励旅游等项目的市场调研 2.会议的立项、主题、招揽赞助商(含招商、招展)、预算和运营管理等方案的策划 3.会展项目的销售 4.会展的现场运营管理,(包含会议注册服务,讲演嘉宾邀请,会场设计与搭建等。

  28. 2.国际会议规模 会议规模以500人以下的居多,一般不超过1000人。 500人以下的会议占到了69%,这说明大部分国际 协会的会议规模都不大,2000人以上的会议只占了 6%,而真正5000人以上的特大型会议少之又少。 会议的管理理念是越是高端的越是小型的。

  29. 3. 国际经济和会议市场预期 美国高盛公司报告: Goldman & Sachs report:

  30. 3. 国际经济和会议市场预期 中国世界各国国际会议产业位置为第九

  31. 3. 国际经济和会议市场预期 中国在亚洲各国及地区国际会议产业的位置 为第二 北京在世界城市及地区国际会议产业的位置 为第十 北京在亚洲城市及地区国际会议产业的位置 为第二

  32. 4. 国际会议的会期 平均会议期在缩短,平均会期从2000 年的4.3 天到 2009 年的3.8 天。 平均会议注册费增长: 从2008 年的平均每人$514 美金 到2009 年的$590美金。

  33. 5.国际会议偏好的月份 一般我们都会认为最受会议欢迎的月份应该是10月、 9月和5月,但ICCA的统计表明最受欢迎的月份是9 月份,其次是6月,然后才是10月和5月,7月紧随 其后。不少国际会议更倾向于在8月欧美假期前举办。

  34. 6.国际会议对会议场所的偏好 2003年至2007年这5年来,绝大部分会议在会议中 心和酒店举办,会议中心和酒店加起来的比例一直 维持在75%左右,但从2005年开始,酒店的比例略 高于会议中心,这与会议规模变小有关。这里的“其 他场所”是指城堡、游轮等。值得注意的是,大学承 接国际协会会议的比例占到了15%左右,而且这个 数值连续五年保持不变,这说明每年在大学召开的 国际会议数量非常稳定。

  35. 7.目的地管理 • 目的地管理者协会(ADME) • (Association of Destination Management Executives ) • 做出以下解释: • 目的地管理公司就是 • 一个具有高度职业素养 • 的服务公司。公司不论 • 对当地情况还是对当地 • 专业知识以及当地资源 • 都具有广泛深入的了解, • 公司专门致力于节事、 • 活动、旅行、交通和 • 演出筹备的设计与执行工作。

  36. 8. 国际会议的专业媒体 • Corporate Meetings & Incentives • Association Meetings • Convene (Magazine for PCMA) • Meetings & Incentive Travel Magazine • One + (Magazine for MPI) • Business Travel News • I&MI (Incentives & Meetings International) • CIM - Conference & Incentive Management • MICE.net • Association Meetings International • CEI ASIA • TW • Mix

  37. 9.全球会议和展览协会 SITE 国际奖励旅游管理者协会 IAPCO 国际专业会议组织者协会 MPI 会议策划者国际联盟 UIA 国际协会联盟 BIE 国际展览局 UFI 国际展览联盟 MPI 会议策划者国际联盟 IAEM 国际展览管理协会 TSEA 贸易展览参展协会 ICCA 国际大会及会议协会 .

  38. 9.全球会议和展览协会 国际大会及会议协会: 国际大会及会议协会创建于 1963年,是全球国际会议 最主要的机构组织之一, 是国际会议活动在操作执行, 运输及住宿等专业组织成员 的协会。它在全球拥有76个 成员国家,成为会议业全球化 的组织.作为会议产业的领导组织,

  39. 9.全球会议和展览协会 为会员提供以下服务: 1.参展成员的技巧及沟通 2.为成员间交流信息提供便利 3.为成员最大限度地发展商业机会 4.结合会议产业所代表的专业协会类别,根据客户的要求提高并促进专业水准. 5.拥有自己的会议资料库,为会员提供10年之内将要举行的国际会议的信息,为专业竞标提供机会。 国际大会及会议协会:

  40. 9.全球会议和展览协会 国际奖励旅游管理者协会 成立于1973年美国芝加哥, 是唯一一家为在全球发展 奖励旅游而成立的非营利的 国际协会.会员来自90个国家, 在34个国家和地区建有分会. 全球共有2200多个会员. SITE集合了全球会议, 大型活动和奖励旅游的领导者, 目的是发展会奖旅游,创造社会价值。

  41. SITE中国分会

  42. 9.全球会议和展览协会 会议专业管理者国际联盟 MPI是为建立一个强大 的会议产业服务队伍 提供培训的协会。 它为会员提供一个专业 教育机会和发展的平台。 使他们具备较高的会议策划 和管理的专业素质,从而使会议策划者国际联盟 在全球不断发展的会议产业中,在会议和大型活 动的管理中永远成为专业的领导者。

  43. 10.国际奖励旅游展 ITE CIBTM IMEX GIBTM EIBTM IT&ME IT&CM AIME AIBTM IMEX AMERICA

  44. 11. 会展服务业 会展促进旅游创新 1)会展旅游的组团规模大, 为会展举办地带来更多的 现实游客和潜在旅游消费者. 成功的会议可以派生出更多 的研讨会和论坛及其他的大, 中,小型商业活动。

  45. 11. 会展服务业 会展促进旅游创新 2)会展旅游游客的需求档次高,消费能力强.需要不 同于普通旅游的高档旅游新产品。使会展旅游服务 的利润率普遍高于传统旅游服务. 3)会展客人的逗留时间长,举办时间多在旅游淡季或 平季.能够弥补传统旅游的淡平季消费,提高饭店会议 设施及展场的使用率. 4)会展的举办成为举办城市的最佳旅游宣传方式,利 于提高城市的知名度和旅游形象.

  46. 11. 会展服务业 会展业的变化: 近年来,由于形势的变化, 行业的需要,会议业和 展览业发生了有机的结合。 越来越多的公司会议与 奖励旅游结合起来。如: 企业的会奖旅游项目里含有 企业培训会,市场推广会, 公关活动,新产品发布等。国际会议、研讨会、论坛等会务活 动也同时举办小型展览,为大会主题做支持,为协会和企业作 宣传。会议业和展览业越来越分不开,逐渐形成一个相互支持 的结合体。会中有展,展中有会,相互补充,使展览和会议迅 速发展。

  47. 11. 会展服务业 会展业的影响力: 会展经济成为一个新型的产业。 以会展业为支撑,通过举办 各种形式的展览会、博览会 和国际会议,提供信息交流 的平台,促进贸易的达成, 并利用会展业的连带效应促进交通运输业、 餐饮业、旅游业、酒店业、广告业、印刷业, 旅游商品业,娱乐业,创意产业等其他行业的 发展。

  48. 12.会展服务业带动文化创意产业 创意产业的定义: 根据英国等西方发达国家 以及日韩和港台通常所 采用的定义,创意产业 是“那些依个人创意、 技能和天才,通过挖掘 和开发智力财产以创造财富 和就业机会的活动”。根据这个定义, 创意产业包括广告、建筑、美术和古董交易、手工艺、设计、 时尚、电影、互动休闲软件、音乐、表演艺术、出版、软件, 以及电视、广播等诸多部门。 发达国家的创意产业 可以定义 为具有自主知识产权的创意性内容密集型产业,

  49. 12.会展服务业带动文化创意产业 会展带动创意产业的产品和服务: 1、广告,消费者研究,客户市场 营销计划管理,消费者品味与 反应识别,广告创作,促销, 公关策划,媒体规划,购买与 评估,广告资料生产 2、搭建设计,计划审批,信息制作。 3、艺术与绘画、雕塑、纸制作品、 其它艺术设计、(如大量生产的陶制、玻璃制品、 包装材料等)、金属制品、书籍、装订、 签名、地图等零售

  50. 会展带动创意产业的产品和服务: 4、工艺 礼品设计、珠宝设计 5、设计 设计咨询 (服务包括:品牌识别、 企业形象、信息设计、 新产品开发等), 室内设计与环境设计。 6、时尚设计 服装设计 12.会展服务业带动文化创意产业