4. Model Proses Analisis Bisnis

1. 4. Model Proses Analisis Bisnis Lecture Note: Mulyati, SE., M.T.I Mulyati, SE., M.T.I

2. Pendahuluan • Perlu adanya kerangka kerja untuk menentukan teknik yang paling tepat untuk digunakan pada situasi tertentu. • Model Proses Analisis Bisnis adalah kerangka kerja yang menyediakan teknik pemodelan standar yang dapat digunakan. Mulyati, SE., M.T.I

3. Pendekatan Problem-Solving • Analis Bisnis diharuskan untuk memeriksa seluruh area bisnis dan melakukan pendekatan kreatif untuk mengembangkan ide solusi. • Creative problem-solving diperlukan bagi organisasi untuk mengembangkan ide inovatif untuk merespon perubahan dalam lingkungan bisnis. Mulyati, SE., M.T.I

4. Model Creative Problem-Solving Isaksen & Treffinger (1985) Memahami problem dan mengembangkan solusi kreatif dengan penekanan pada investigasi dan analisis Mulyati, SE., M.T.I

5. Tahap 1: Mess Finding • Investigasi masalah yang berkaitan dengan situasi masalah yang kompleks dan banyak isu/pertimbangan  “mess” • Membantu memperoleh pemahaman situasi yang lengkap sebelum mengajukan pilihan dan solusi. • Tool yang dapat digunakan (Chapter 7): • Rich Picture • Mind Map Mulyati, SE., M.T.I

6. Tahap 2: Data Finding • Menganalisis pilihan, pertimbangan, pengetahuan dan ide yang muncul di Tahap 1 untuk mengidentifikasi dimana data dan informasi dapat diperoleh. • Teknik yang digunakan (Chapter 5): • Kuesioner • Sampling Aktifitas Mulyati, SE., M.T.I

7. Tahap 3: Problem Finding • Menggunakan hasil Tahap 1 dan 2 untuk membantu mengungkapkan akar permasalahan yang sebenarnya. • Menemukan masalah yang tepat (bukan symptom/gejala) adalah bagian yang penting dalam analisis bisnis. Mulyati, SE., M.T.I

8. Tahap 4: Idea Finding • Menghasilkan ide-ide yang luas. • Teknik yang digunakan: • Brainstorming • Assumption Reversal, asumsi terhadap situasi di-list dan di-reverse • Random Words/Pictures, menggunakan kata/gambar untuk menghasilkan ide berbeda terhadap situasi Mulyati, SE., M.T.I

9. Tahap 5: Solution Finding • Melakukan evaluasi terhadap ide-ide yang telah dihasilkan sebelumnya. • Fokus pada ide yang dapat menyediakan solusi terhadap problem. • Penting untuk membuat kriteria yang berguna membantu proses evaluasi. Mulyati, SE., M.T.I

10. Tahap 6: Acceptance Finding • Berkaitan dengan pengelolaan implementasi solusi yang penting untuk kesuksesan sebuah proyek perubahan namun sulit dilakukan (Chapter 13). • Perlu adanya business case/kasus bisnis yang kuat (Chapter 12) untuk mendapat persetujuan dan rekomendasi. Mulyati, SE., M.T.I

11. Model Proses Analisis Bisnis Mulyati, SE., M.T.I

12. # Investigasi Situasi • Prosedur • Mempelajari materi latar belakang: dokumen inisiasi proyek, term of reference • Melakukan investigasi awal dengan stakeholder kunci • Mendokumentasikan hasil investigasi menggunakan laporan pertemuan ditambah diagram seperti rich picture atau mind map Mulyati, SE., M.T.I

13. # Investigasi Situasi • Input/Masukan • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Output/Keluaran • Tinjauan situasi bisnis saat ini, termasuk laporan pertemuan dan diagram (rich picture, mind map, fishbone) Mulyati, SE., M.T.I

14. # Investigasi Situasi • Teknik • Teknik investigasi seperti wawancara, observasi, workshop • Investigasi kuantitatif seperti kuesioner, sampling, analisis dokumen • Diagram-diagram rich picture, mind map, spaghetti, fishbone Mulyati, SE., M.T.I

15. # Pertimbangan Perspektif • Tujuan • Mengumpulkan sudut pandang stakeholder terhadap sistem bisnis yang diinvestigasi untuk kemudian dianalisis dan dikembangkan menjadi model aktifitas bisnis. Mulyati, SE., M.T.I

16. # Pertimbangan Perspektif • Prosedur • Identifikasi stakeholder kunci yang sudut pandangnya penting dalam proyek analisis bisnis • Investigasi value, belief dan prioritas mereka • Mengembangkan dan menganalisis sudut pandang stakeholder • Membangun model konseptual dari aktifitas untuk memenuhi sudut pandang stakeholder • Menyelesaikan konflik di antara sudut pandang stakeholder • Mensintesis model konseptual menjadi satu pandangan sistem bisnis yang diinginkan Mulyati, SE., M.T.I

17. # Pertimbangan Perspektif • Input/Masukan • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Stakeholder yang diidentifikasi • Output/Keluaran • Sudut pandang stakeholder • Model aktifitas bisnis berdasar sudut pandang stakeholder • Satu model aktifitas bisnis yang disetujui Mulyati, SE., M.T.I

18. # Pertimbangan Perspektif • Teknik • Teknik investigasi dan negosiasi • Identifikasi dan analisis stakeholder • Analisis sudut pandang stakeholder • Pemodelan aktifitas bisnis Mulyati, SE., M.T.I

19. # Analisis Kebutuhan • Tujuan • Mencari tahu perbedaan antara situasi saat ini dan yang diinginkan serta mengidentifikasi peluang untuk perubahan bisnis dengan menganalisis perbedaan tersebut (“gap”). Mulyati, SE., M.T.I

20. # Analisis Kebutuhan • Prosedur • Memeriksa aktifitas dalam model aktifitas bisnis • Mempertimbangkan seberapa baik aktifitas dijalankan dan didukung oleh sistem informasi organisasi • Identifikasi kejadian bisnis penting untuk di-handle dalam sistem bisnis dan mengembangkannya sebagai model proses bisnis • Mengembangkan model proses bisnis “yang akan datang” untuk kejadian bisnis penting • Menganalisis gap antara situasi saat ini dan yang diinginkan untuk digunakan sebagai dasar identifikasi perbaikan sistem yang potensial. Mulyati, SE., M.T.I

21. # Analisis Kebutuhan • Input/Masukan • Model aktifitas bisnis yang disetujui • Pandangan terhadap sistem bisnis saat ini • Tujuan dan strategi bisnis • Output/Keluaran • Analisis aktifitas, termasuk identifikasi kelemahan • Model proses bisnis “yang ada” dan “yang akan datang” • Daftar perbaikan sistem bisnis yang potensial Mulyati, SE., M.T.I

22. # Analisis Kebutuhan • Teknik • Analisis gap/kesenjangan • Analisis aktifitas • Pemodelan proses bisnis Mulyati, SE., M.T.I

23. # Evaluasi Pilihan • Tujuan • Mengumpulkan berbagai perubahan potensial ke dalam aksi/tindakan perbaikan yang menjadi dasar dalam mengembangkan pilihan-pilihan untuk dipresentasikan kepada manajer bisnis sebagai pertimbangan. Mulyati, SE., M.T.I

24. # Evaluasi Pilihan • Prosedur • Identifikasi berbagai pilihan-pilihan bisnis • Mencari pilihan yang dapat diterima untuk dibuatkan daftar singkatnya • Mengembangkan dan mendokumentasikan setiap pilihan secara detil; pertimbangkan kelayakan bisnis, teknis dan finansial • Mengembangkan kasus bisnis; termasuk pilihan dan rekomendasi untuk manajer bisnis Mulyati, SE., M.T.I

25. # Evaluasi Pilihan • Input/Masukan • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Daftar perbaikan potensial untuk sistem bisnis • Output/Keluaran • Daftar singkat pilihan-pilihan bisnis • Kasus bisnis; termasuk pilihan, kelayakan dan rekomendasi Mulyati, SE., M.T.I

26. # Evaluasi Pilihan • Teknik • Identifikasi pilihan bisnis • Analisis cost/benefit; termasuk kuantifikasi biaya dan manfaat serta teknik penilaian investasi • Analisis dampak • Analisis resiko Mulyati, SE., M.T.I

27. # Penentuan Kebutuhan • Tujuan • Menghasilkan dokumen kebutuhan yang menjelaskan kebutuhan-kebutuhan bisnis untuk sistem bisnis yang baru; teknik pemodelan dibutuhkan untuk menggambarkan proses dan kebutuhan data secara diagramatika. Mulyati, SE., M.T.I

28. # Penentuan Kebutuhan • Prosedur • Pengumpulan kebutuhan • Analisis kebutuhan bisnis untuk sistem bisnis baru • Dokumentasi dan mengelola kebutuhan • Validasi kebutuhan yang terdokumentasi • Dokumentasi kebutuhan • Model proses bisnis • Katalog kebutuhan bisnis • Model TI untuk pemrosesan dan data • Daftar istilah Mulyati, SE., M.T.I

29. # Penentuan Kebutuhan • Input/Masukan • Pilihan yang dipilih untuk revisi sistem bisnis • Term of reference atau dokumen inisiasi proyek • Tujuan dan strategi bisnis • Output/Keluaran • Model proses “yang akan datang” • Job definition • Struktur organisasi yang direvisi • Validasi dokumen kebutuhan (katalog kebutuhan, model proses bisnis dan kebutuhan sistem, daftar istilah) Mulyati, SE., M.T.I

30. # Penentuan Kebutuhan • Teknik • Pemodelan proses bisnis • Job design • Teknik investigasi • Analisis dan validasi kebutuhan • Dokumentasi dan manajemen kebutuhan • Teknik pemodelan sistem TI Mulyati, SE., M.T.I

31. Model Proses Analisis Bisnis (extended) Mulyati, SE., M.T.I

32. # Menjalankan Perubahan • Prosedur • Menentukan siklus hidup dan pendekatan yang akan dijalankan • Mengembangkan solusi perubahan bisnis • Merencanakan implementasi • Pertimbangkan lingkungan untuk perubahan • Pertimbangkan budaya organisasi • Tentukan pendekatan pembelajaran • Meninjau ulang manfaat yang diramalkan • Identifikasi aksi/tindakan dibutuhkan untuk mencapai manfaat Mulyati, SE., M.T.I

33. # Menjalankan Perubahan • Input/Masukan • Proses perubahan bisnis dan desain organisasi • Solusi perangkat lunak TI • Kasus bisnis • Output/Keluaran • Rencana perubahan bisnis • Rencana komunikasi • Pendekatan dan materi pelatihan • Revisi job roles dan deskripsinya • Dokumen review paska implementasi • Rencana realisasi manfaat Mulyati, SE., M.T.I

34. # Menjalankan Perubahan • Teknik • Analisis kekuatan/dampak stakeholder • Analisis budaya • Analisis 7-S McKinsey • Model adopsi berbasis pertimbangan Mulyati, SE., M.T.I