Tribunal de Contas do Mato Grosso do Sul

1. Tribunal de Contas do Mato Grosso do Sul O NOVO TRIBUNAL

2. APRESENTAÇÃO: QUALIDADE NAS COMPRAS PÚBLICAS COM BASE NA LEI 8.666/93 Primeira parte: • Objetivo do Seminário • Material • Sumário • Introdução Segunda parte: • Qualidade • Controle • Apresentação pesquisa Terceira parte: • Gestão de compras • Evolução da gestão de compras Quarta parte: • Qualidade nas compras públicas • Qualidade com base na Lei 8.666/93 • Considerações finais EXECUÇÃO FINANCEIRA E NBCASP Primeira parte: • Objetivo do Seminário • Material • Sumário • Introdução Segunda parte: • Construção das NBCASP Terceira parte: • Análise das normas • Considerações Finais

3. OBJETIVOS • Contribuir para o aperfeiçoamento dos servidores do TCMS, no exercício de suas atividades, em especial, as relacionadas à gestão de compras e contratos. • Por meio da abordagem de questões fundamentais relacionadas às licitações e aos contratos, com ênfase nos conceitos de gestão, possibilitar aos servidores uma melhor execução de suas atividades.

4. MATERIAL Qualidade nas compras públicas: Impresso: • Slides • Artigo Qualidade nas Licitações • Manual de Gestão de Contratos Arquivos: Manual de Constatações de auditoria da Marinha( MACAUD) Execução financeira e NBCASP: Impresso: • Slides • Livro NBCASP Comentadas

5. SUMÁRIO : Qualidade nas compras públicas • Introdução • Gestão • Qualidade • Controle • Gestão de compras • PDCA, padronização, benchmarking, kaizen, sistema de informações • Evolução da gestão de compras • Qualidade nas compras públicas • Qualidade com base na Lei 8.666/93 • Considerações finais

6. Introdução Ao Cidadão “Nascido cidadão de um Estado Livre..., por frágil que seja a influência de minha voz nos negócios públicos, basta-me o direito de votar para me impor o dever de me instruir no tocante a isso: feliz, todas as vezes que medito sobre os governos, de achar sempre, em minhas pesquisas, novas razões para amar o de meu país.” Do Contrato Social (1762), Jean-Jacques Rousseau

7. Conceitos • Gestão • PDCA • Padronização • Mapeamento de processos • Benchmarking • kaizen • BSC

8. Conceitos

9. Para satisfazer nossos acionistas e clientes, em que processos de negócio devemos nos sobressair? PERSPECTIVA FINANCEIRA Para ser bem-sucedido financeiramente, como devemos nos mostrar para os nossos acionistas? OBJETIVOS MEDIDAS METAS INICIATIVAS PERSPECTIVAS DE PROCESSO INTERNO PERSPECTIVA DO CLIENTE cartões com placares mantidos de maneira equilibrada OBJETIVOS MEDIDAS METAS INICIATIVAS APRENDIZAGEM e PERSPECTIVA DE CRESCIMENTO OBJETIVOS MEDIDAS METAS INICIATIVAS Para cumprir nosso ponto de vista, como sustentaremos nossa capacidade para mudar e melhorar? Balanced Scorecard, conceito & prática OBJETIVOS MEDIDAS METAS INICIATIVAS Para atingir nosso ponto de vista, como sustentaremos nossa capacidade para mudar e melhorar? Condutores de Performance - Olve, Roy e Wetter – 2001 BSC de Robert Kaplan e David P. Norton

10. Gestão • “as contribuições públicas são onerosas na proporção que se afastam da sua fonte. Não é só pela quantidade dos impostos que se deve medir esta carga, senão pelo caminho que deve percorrer para voltar às mãos donde saíram. Quando esta circulação é rápida e bem estabelecida, pague-se pouco ou muito não importa: o povo é sempre rico e as finanças vão sempre bem. Pelo contrário, por pouco que o povo dê, quando este pouco não volta para ele, dando sempre esgota-se logo. O Estado nunca é rico e o povo é sempre miserável.’’ • J.J. Rosseau (O Contrato Social)

11. Pensamentos: • Para que a administração tenha sucesso, é necessário capacidade de prever, orientar e controlar as suas necessidades. • A falta de planejamento, leva a administração a comprar em caráter de urgência, sem observar os princípios constitucionais, (art. 37 da Constituição Federal), legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Este último foi incluído no artigo por força da Emenda Constitucional nº 19, de 04.06.98, que não faz parte dos princípios básicos previstos no art. 3º da Lei nº 8.666, de 21.06.94.

12. Solução ? • Os governos devem buscar formas de gestão que possibilitem a criação e a adaptação de conhecimentos e técnicas que fortaleçam sua gerência econômico-financeira, adequando-se a novas tecnologias, otimizando a utilização dos recursos disponíveis, acelerando e diminuindo as perdas durante esta circulação. Algumas ferramentas: • Planejamento estratégico, Controle Interno; • Gestão de materiais, Gestão de custos, Gestão de Compras; • Gestão da qualidade total, Gestão de Recursos Humanos, “Preparar Pregoeiros”, Capacitação; • Avaliação de desempenho(BSC).

13. O Processo de Planejamento • Quem não tem Estadistas, não tem estratégias; • Quem não tem estratégias, não tem planejamento; • Quem não tem planejamento, está condenado a repetir os erros do passado. Alexandre Garcia 14/05/2001

14. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO “Solução errada para problema certo traz alguma informação; solução certa para problema errado é um desastre.” Peter Drucker

15. Ciclo de Controle do PDCA (Plan, Do, Check e Action) PLANEJAR (definir objetivo, meta e método) AÇÃO CORRETIVA Objetivo Meta A P Método C D Treinar CHECAR DESENVOLVER (treinar e implantar) Implantar

16. PDCA na Gestão

18. Qualidade na gestão

19. Princípios básicos LIMPE

20. Características da administração pública

21. Troca de paradigma(Mudança dos valores da administração)

22. Troca de paradigma(Mudança dos valores da administração) RESULTADO: Alto Custo, Baixa Efetividade RESULTADO: Baixo Custo, Alta Efetividade

23. Fatos a considerarna nova administraçãopública • • Escassez de recursos • Planejamento sistemático • Transparência de informações • Controle aberto à sociedade • Responsabilização • Agilidade no fluxo de informações • Terceirização de serviços públicos • Organizações sociais e contratos de gestão NECESSIDADE DE GESTÃO

24. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO “Má informação é, muitas vezes, pior do que nenhuma. Não raro é preferível deixar de se ter um dado do que tê-lo errado, principalmente se nele a gente acreditar” Eliseu Martins

25. OS DEZ MANDAMENTOS DA RESPONSABILIDADE FISCAL: I-Não terás crédito orçamentário com finalidade imprecisa nem dotação ilimitada (Art. 5º, § 4º); II - Não farás investimento que não conste do Plano Plurianual (Art. 5º, § 5º); III - Não criarás nem aumentarás despesa sem que haja recursos para o seu custeio (Art. 17, § 1º); IV - Não deixarás de prever e arrecadar os tributos de tua competência (Art. 11); V - Não aumentarás a despesa com pessoal nos últimos seis meses do teu mandato (Art. 21, II, Parágrafo Único);

26. OS DEZ MANDAMENTOS DA • RESPONSABILIDADE FISCAL: • VI -Não aumentarás a despesa com a seguridade social sem • que a sua fonte de custeio esteja assegurada (Art. 24); • VII - Não utilizarás recursos recebidos por transferência para finalidade diversa da que foi pactuada (Art. 25, § 2º); • VIII - Não assumirás obrigação para com fornecedores, • para pagamento, a posteriori, de bens e serviços (Art. 37,IV); • IX - Não realizarás operação de ARO (Antecipação da • Receita Orçamentária), sem que tenhas liquidado a • anterior (Art. 38, IV, “a”); • X -Não utilizarás receita proveniente de alienação de bens • para o financiamento de despesas correntes (Art. 44). 26

27. Conceitos Qualidade: O termo qualidade vem do latim qualitate, e é utilizado em situações bem distintas. Por exemplo, quando se fala da qualidade de vida das pessoas de um país ou região, quando se fala da qualidade da água que se bebe ou do ar que se respira, quando se fala da qualidade do serviço prestado por uma determinada empresa, ou ainda quando se fala da qualidade de um produto no geral. Como o termo tem diversas utilizações, o seu significado nem sempre é de definição clara e objetiva.

28. Qualidade • No que diz respeito aos produtos e/ou serviços vendidos no mercado, há várias definições para qualidade: "conformidade com as exigências dos clientes", "relação custo/benefício", "adequação ao uso", "valor agregado, que produtos similares não possuem"; "fazer certo à primeira vez"; "produtos e/ou serviços com efetividade". Enfim, o termo é geralmente empregado para significar "excelência" de um produto ou serviço.

29. Qualidade • De acordo com CROSBY (1994), qualidade não custa, mas é, sim, um investimento com retorno assegurado. Na verdade o que custa e causa vultosos prejuízos às empresas é a "não qualidade", ou seja, a falta de um nível de qualidade aceitável. Para não correr o risco de passar a idéia de que a qualidade acarreta à empresa um custo adicional desnecessário, seria mais conveniente utilizar a expressão "custos da não qualidade".

30. Custos da não qualidade

31. Elementos de Custos

32. Elementos de custos

33. Elementos de custos

34. Elementos de custos

35. Custos ou desperdícios • Para FEIGENBAUM (1994), os custos operacionais da qualidade são "os custos associados à definição/planejamento, criação e controle da qualidade, assim como à avaliação e realimentação da conformidade com exigência em requisitos de desempenho, confiabilidade, segurança; e também custos associados às conseqüências provenientes de falhas, em atendimento a essas exigências, tanto internamente à empresa quanto nas mãos dos clientes." • De um modo geral, pode-se definir Custos da Qualidade como quaisquer despesas de fabricação ou de serviço que excedam aquelas despesas que teriam ocorrido caso o produto (ou serviço) tivesse sido fabricado (ou prestado) com perfeição logo na primeira vez (MATTOS, 1998).

36. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO: Decálogo do Desperdício (segundo Paulo Jacobsen) 1º Lei - Onde há consumo de recursos, há sempre paralelamente uma “indústria do desperdício”que traz para alguém algum tipo de benefício ou vantagem.

37. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO: 2º Lei - Quanto mais lucrativo um negócio, tanto maior a despreocupação com a produtividade e tanto maior o desperdício. 3º Lei - Se um negócio vai bem, o controle de custos não vai bem.

38. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO: 4º Lei - Os custos dependem muito mais da disponibilidade ou oferta de recursos, do que algo intrínseco ao bem ou ao serviço produzido. 5º Lei - Um recurso adicionado a uma atividade é um recurso subtraído a outra. Milagre ninguém pode fazer.

39. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO: 6º Lei - Quanto mais uma atividade consome recursos , tanto mais valor tendemos dar a ela. 7º Lei - Quanto mais inútil é uma atividade, tanto mais tenderão seus responsáveis a aplicar recursos nela para justifica-la.

40. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO: 8º Lei - A quantidade de recursos consumidos sempre tenderá a ser igual à quantidade de recursos disponíveis. 9º Lei - Os custos de hoje são decisões de ontem, mas (ainda é tempo) decisões de amanhã serão custos de depois de amanhã.

41. Gerenciamento de Custos no Setor Público PARA REFLEXÃO: 10º Lei - Assim como todos nós carregamos em potencial todo bem e todo mal de que se é capaz, também trazemos a produtividade e o desperdício em doses generosas. A escolha é nossa.

42. Importância dos controles • Controle Externo • Controle Interno

43. Importância dos controles • No Estado Democrático de Direito, como é o caso brasileiro,é imprescindível que os atos de índole financeira da Administração sejam controlados por um órgão externo à própria Administração e dotado de autonomia e garantias para o desempenho de suas funções.

44. Controle interno • afirma Justa (2007) que um bom Sistema de Controle Interno é fundamental para que a Administração Pública atinja seus objetivos de eficiência, eficácia e economicidade. • Especialistas em controles internos na área pública afirmam que grande parte dos gastos públicos excessivos: ... é fruto, dentre outros, da ausência de planejamento adequado, da burocracia excessiva, de um foco distorcido do objetivo do Poder Público, de interesses pessoais sobrepondo-se aos interesses públicos, de conflitos interpessoais e políticos dentro da instituição, do recrutamento e treinamento inadequado dos servidores, de meios informatizados obsoletos. É possível resumir todas as causas levantadas como a ausência de um sistema de controle interno efetivo. (CAVALHEIRO E FLORES, 2007, p.13).

45. Controle interno • Blaschek e Davis (2006) afirmam que os inúmeros casos de fraudes atuais colocam em cheque os controles internos da Administração Pública Brasileira, concluindo em sua pesquisa que os Sistemas de Controles Internos da supracitada Administração continuam focados nos aspectos formais e legais, atuando preponderantemente em atividades de correição, quando poderiam também agregar valor às organizações, as quais necessitam enfrentar um ambiente de riscos e incertezas. • Afirmam também ser necessária a incorporação de gerenciamento de riscos e utilização mais intensa de tecnologia da informação como suporte.

46. Controle interno • Para Cavalheiro e Flores (2007) não basta a Constituição prever a organização do sistema de controle interno, como também não bastam as exigências prescritas nas legislações infraconstitucionais. É necessária a criação de uma lei municipal que trate da organização dos controles e o disciplinamento da atuação de uma Unidade de Controle Interno. • Porém para buscar o bom funcionamento do sistema de controle interno seria necessário entender a finalidade dos controles internos, visualizando a Administração como um todo.

47. Bresser Pereira e Spink (1998) • o processo de tomada de decisões não pode prescindir de um sistema de medição de desempenho, o qual se caracteriza como poderoso instrumento gerencial no contexto da Reforma Administrativa, que prepara o país para um estágio onde se exigirá a prestação de contas sobre o desempenho dos burocratas.

48. Controle • Silva (2000) demonstra que existem divergências entre as posições dos órgãos de controle e os administradores, pois os primeiros tendem a ser perfeccionistas e formalistas, apegados aos processos administrativos e transações; enquanto os demais se preocupam com o planejamento estratégico e buscam soluções funcionais e pragmáticas, no contexto operacional, as quais nem sempre são ideais. • Por outro lado, o órgão de controle externo será classificado de omisso se resolve não interferir, sob o pretexto de garantir a discricionariedade do agente público.

49. Controle Interno • Segundo o American Institute of Certified Public Accountants (1949, p.13): Controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos coordenados e medidas adotadas dentro de uma organização para proteger seu ativo, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas.

50. Controle Interno Com relação ao conceito de controles internos, Franco e Marra (1992, p.207) os definem da seguinte forma: Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio [...] são, portanto, meios de controle interno todos os registros, livros, fichas, mapas, boletins, papéis, formulários, pedidos, notas, faturas, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos, e demais instrumentos de organização administrativa, que formam o sistema de vigilância, fiscalização e verificação utilizados pelos administradores para exercer o controle sobre todos os fatos ocorridos na empresa e sobre todos os atos praticados por aqueles que exercem funções direta ou indiretamente relacionadas com a organização, o patrimônio e o funcionamento da empresa.