Czarna Białostocka 6.11.2009 r.

1. Czarna Białostocka 6.11.2009 r. Konkurs ofert organizacji pozarządowych 2010

2. Omówienie elementów formularza Formularze do pobrania są dostępne na stronie internetowej www.czarnabialostocka.pl w zakładce „Inne” Oferta realizacji zadania publicznego Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego

3. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku należy: • Dokładnie zapoznać się z treścią ogłoszenia, oraz wytycznymi tam zawartymi • Dokumenty wymagane: - Aktualny statut, o ile nie znajduje się w bazie urzędu, (jeśli jest to wystarczy oświadczenie) - aktualny odpis KRS ważny od momentu wydania 6 m-cy (nie dotyczy jednostek organizacyjnych) - sprawozdanie merytoryczne i finansowe organizacji za rok 2008 - oświadczenie partnera lub/i wolontariusza (o ile dotyczy) - streszczenie oferty (m.in.uzasadnienie zakwalifikowania do wybranego zadania)

4. Ocena formalna • Wniosek złożony w terminie • Wniosek złożony na właściwym formularzu (dostępny w GCI, oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego). • Kompletność wniosku (uzupełnione wszystkie rubryki). • Złożenie sprawozdania merytorycznego i finansowego za poprzedni rok (2008). • Harmonogram działań oferty. • Statut / oświadczenie o aktualności i dostępności w bazie Urzędu. • Kopia wypisu z KRS (max. 6 m-cy od daty wydania) • Oświadczenie partnera/wolontariusza o współpracy (jeśli dotyczy) • Sprawozdanie z realizacji poprzedniej oferty (jeśli dotyczy). • Wkład własny (min. 20%) – rzeczowy, lub osobowy, lub finansowy, • Kwota wnioskowana niższa niż kwota przewidziana w danym rodzaju zadania. • Zgodność ofert z zadaniem przedstawionym w ogłoszeniu o konkursie • Streszczenie projektu (obejmujące m.in.. Uzasadnienie wyboru zadania)

5. Ogólne zasady wypełniania oferty: • Przeczytaj uważnie ogłoszenie o konkursie • Należy wypełnić maszynowo, komputerowo lub odręcznie pismem czytelnym, • Wszystkie rubryki muszą być wypełnione zgodnie ze wskazówkami podanymi w samym formularzu, nie wypełnienie jakiejkolwiek rubryki powoduje odrzucenie oferty ze względów formalnych, • Wstawić „Brak”, „Nie dotyczy” w rubrykach, które nie będą wypełniane

6. OFERTA ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ*/ PODMIOTU*/JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ* REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO ...................................................... (rodzaj zadania) w okresie od ............. do .................. Obejmuje czas związany z etapem przygotowawczym, realizacją, rozliczeniem finansowym i obsługą księgową projektu. składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.) Formularz do konkursu ofert ………………… Data i miejsce złożenia oferty ……………. (pieczęć organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/jednostki organizacyjnej)

7. W FORMIE POWIERZENIA WYKONYWANIA ZADANIA* WSPIERANIA WYKONANIA ZADANIA* PRZEZ Urząd Miejski w Czarnej Białostockiej......................................................... (nazwa organu zlecającego) WRAZ Z WNIOSKIEM O PRZYZNANIE DOTACJI ZE ŚRODKÓW PUBLICZNYCH W KWOCIE ................................. Należy podać kwotę dotacji, o jaką podmiot się ubiega a nie koszt całkowity zadania. Kwota dotacji nie może stanowić 100% całkowitej wartości projektu

8. I. Dane na temat organizacji pozarządowej*/ podmiotu*/ jednostki organizacyjnej* 1) pełna nazwa Należy podać pełną nazwę oferenta ubiegającego się o dofinansowanie na realizację zadania……………….. 2) forma prawnaNależy podać status prawny oferenta ( tj. stowarzyszenie fundacja itp....................................................... 3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym rejestrze* ważny max. 6 m-cy od dnia wydania (dokument wskazuje osoby uprawnione do podpisywania umów) 4) data wpisu , rejestracji lub utworzenia (dzień/miesiąc/rok) ....................................................................................................... 5) nr NIP ............................... nr REGON........................................ 6) dokładny adres: miejscowość .................... ul. ....................................... gmina............................... powiat................................................................................ województwo....................................................................

9. 7) tel……………..…………….., faks……….……………………., e-mail:………………………, http:/…………………….………. 8) nazwa banku i numer rachunku. Należy podać dane rachunku bankowego oferenta 9) Nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania publicznego. Należy podać dane osoby lub osób wraz z podaniem funkcji, jaką pełnią w organizacji, które zgodnie z postanowieniem statutu lub innego aktu wewnętrznego są upoważnione do reprezentowania oferenta 10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki bezpośrednio wykonywającej zadanie, o którym mowa w ofercie. Należy podać nazwę, adres i telefon kontaktowy placówki (jednostki organizacyjne), która bezpośrednio będzie wykonywała zadania, na które wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie.

10. 11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu kontaktowego). Należy podać dane osoby upoważnione do kontaktów w prawach dotyczących wyjaśnień i uzupełnień składanych do oferty 12) przedmiot działalności statutowej:Należy podać przedmiot działalności statutowej określony w statucie lub w innym akcie wewnętrznym z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatna pożytku publicznego. Podział ten powinien wynikać ze statutu. a) działalność statutowa nieodpłatna ze statutu b) działalność statutowa odpłatna ze statutu

11. 13) jeżeli organizacja pozarządowa*/ podmiot*/ jednostka organizacyjna*/ prowadzi działalność gospodarczą: Należy wypełnić w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej podając przedmiot tej działalności )określonym w statucie lub w innym akcie wewnętrznym) oraz numer wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku organizacji, które mają zapis o możliwości prowadzenia działalności gospodarczej w statucie lub inny akcie wewnętrznym, ale takiej działalności nie podjęły i tym samym nie miały obowiązku rejestracji w rejestrze przedsiębiorstw należy wpisać „nie dotyczy”. a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców,b) przedmiot działalności gospodarczej

12. II. Opis zadania • Nazwa zadania Należy podać nazwę zadania, termin (np. 1 -14 lipiec) i czas realizowania zadania (np. 14 dni, cały roku) 2. Miejsce wykonania zadania Należy określić miejsce wykonania zadania ( np. siedziba organizacji, plac, boisko łącznie z podaniem ulicy) • Cel zadania Ocena merytoryczna 0-5 (dostępność dla osób spoza organizacji) Należy określić cele zadania, bezpośrednich adresatów zadania oraz zidentyfikować i opisać problem społeczny na jaki ono odpowiada.

13. 4. Szczegółowy opis zadania /spójny z kosztorysem/ Ocena merytoryczna: innowacyjność, cykliczność, sposoby upowszechniania informacji o gminie Należy szczegółowo opisać zadanie. Podać jakie działania będą podjęte przy realizowaniu zadania. Uwzględniając informacje o ich innowacyjnym, nowatorskim lub modelowym charakterze lub wykazać cykliczny charakter zadania lub jego części. Należy liczbowo określić skalę działań podejmowanych przy realizacji zadania. Użyte miary muszą być adekwatne dla danego zadania i spójne z kosztorysem oferty tzn. że musi istnieć logiczna spójność pomiędzy opisywanymi w tym punkcie działaniami, jakie zostaną podjęte w ramach zadania, a poszczególnymi kosztami znajdującymi w kosztorysie oferty. 5.Harmonogram planowanych działań z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia / wraz z liczbowym określeniem skali działań planowanych przy realizacji zadania / należy użyć miar adekwatnych dla danego zadania, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresów/ Należy opisać w kolejności działania jakie wnioskodawca zamierza podjąć przy realizacji zadania z terminem ich podjęcia i zakończenia. Lp. Rodzaj działań Rozpoczęcie realizacji Zakończenie realizacji Skala przedsięwzięcia: 1. Opracowanie i Luty 2007 Marzec 2007 100szt. druk plakatu 2. Prowadzenie zajęć Styczeń 2007 Grudzień 2007 16 zajęć dla 20 os. grupy świetlicowych 3. Rekrutacja Kwiecień 2007 Kwiecień 2007 r 1 wyjazd dla 20 os. grupy uczestników wyjazdu

14. 6. Zakładane rezultaty realizacji zadania. .Należy opisać jakie są zakładane rezultaty realizacji, czy oraz w jakim stopniu realizacja zadania zmieni sytuację adresatów, przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzenia jego negatywnej sytuacji.Wskazane jest aby zakładane rezultaty były mierzalne, np. w ramach realizacji zadania 20 zawodników podniesie swoje umiejętności sportowe.

15. III. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania 1. Całkowity koszt zadania (tylko i wyłącznie koszt finansowy)........................... Całkowita wartość projektu ……………………………………………. (koszty finansowe + wartość wkładu niefinansowego) • Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów TYLKO KOSZTY FINANSOWE , KTÓRE BĘDĄ POTWIERDZONE FAKTURĄ/RACHUNKIEM!

16. W ramach dotacji możliwe jest finansowanie: 1. Kosztów osobowych: - Koszty związane z obsługą projektu do 15% dotacji (koordynator, obsługa księgowa) 2. Kosztów rzeczowych np.: - artykuły spożywcze - wydruk ulotek - sprzęt sportowy - zakup usług transportowych (rozliczenie na podstawie faktury za wynajem autokaru, bilety transportu publicznego – NIE UWZGLĘDNIANA BĘDZIE FAKTURA ZA PALIWO i Podróż SAMOCHODEM PRYWATNYM) W przypadku zakupu usługi uzasadnionej realizacją projektu należy w budżecie dokonać zapisu „zakup usługi”) 3. Kosztów administracyjnych: - opłaty za telefon, energię, itp. (na podstawie rachunków) Koszty traktowane jako wkład własny finansowy jedynie na podstawie rachunków opatrzonych opisem części wydatku związanego z realizacją projektu.

17. Przykłady wyliczania kosztów: • Koszty wynajmu: Najlepiej gdy w danej jednostce jest dokument regulujący warunki i ceny wynajmu pomieszczeń. Wówczas zgodnie z zapisami Zarządzenia (w zależności jak to jest sprecyzowane) określamy koszt tego wynajmu, np. 2 dni x 5 godz. x 25,00 zł/godzina = 250,00 zł • Wkład własny w postaci sprzętu komputerowego, rzutnika – Niedopuszczalne jest wskazywanie wartości sprzętu posiadanego przez organizację i wykorzystywanego do projektu jako wkład własny. Należy oszacować ewentualne koszty wynajmu sprzętu na okres wykorzystywania w projekcie np.2 dni. laptop – 2 dni x 8 godz. x 30,00 zł = 480,00 zł - Wynagrodzenie trenera: Podobnie trener np. 3 dni x 3 godz. x 20,00 zł/ godz. = 180,00 zł.

18. Wkład własny niefinansowy Szczególnie, gdy nie wnosimy własnego wkładu finansowego) ważnym jest staranne udokumentowanie wysokości wkładu niefinansowego, tak aby bez zastrzeżeń można było udowodnić jego kalkulację. Jeśli na etapie oceny formalnej okaże się, iż oferent nie wniósł wymaganego wkładu własnego (taka oferta zostanie odrzucona!!!!!!!!!!)

19. 3. Uwagi mogące mieć znaczenie przy ocenie kosztów.

20. IV. Przewidywane źródła finansowania zadania: 1. Należy określić z jakiego źródła i w jakiej wysokości (wnioskowana kwota dotacji, środki własne, środki z innych źródeł oraz wpłaty i opłaty adresatów) będzie finansowy koszt realizacji zadania. TYLKO KOSZTY FINANSOWE , KTÓRE BĘDĄ POTWIERDZONE FAKTURĄ/RACHUNKIEM!

21. 2. Informacja o uzyskanych przez organizacje od sponsorów, środkach prywatnych lub publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych.* Ocena merytoryczna 0-15 Należy uszczegółowić informacje zawarte w tabeli pkt 1(źródło finansowania). Należy podać uzyskane przez organizację od sponsorów, środków prywatnych i publicznych, których kwota została uwzględniona w ramach środków własnych. 3. Rzeczowy/np. lokal, sprzęt, materiały/oraz osobowy/np. wolontariusze/ wkład własny w realizację zadania z orientacyjną wyceną. (0-5) (0-5) Należy określić rzeczowy wkład własny w realizację zadania z orientacyjną ale REALNĄ wyceną, czyli tzw. wkładem pozafinansowym (np. świadczenia wolontariusz, sprzęt organizacji/partnera wykorzystywany do realizacji projektu itp).

22. V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania 1.Partnerzy biorący udział w realizacji zadania /ze szczególnym uwzględnieniem administracji publicznej/. Ocena merytoryczna 0-5 Należy podać informacje czy oferent przewiduje i w jakim zakresie aktywny udział partnerów przy realizacji zadania ze szczegółowym uwzględnieniem administracji publicznej. Należy wymienić nazwy tych partnerów i zakres działań. Do oferty należy również dołączyć umowę z partnerem lub oświadczenie partnera.

23. 2. Zasoby kadrowe – przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania /informacje o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadań oraz o kwalifikacjach wolontariuszy/.Ocena merytoryczna 0-5pktNależy podać posiadane zasoby kadrowe, które są konieczne z punktu widzenia realizacji zadania np. ogólna liczba osób pracujących przy realizacji zadania w tym wolontariusze oraz inne informacje o zasobach kadrowych, w tym o kwalifikacjach osób zatrudnionych przy realizacji zadania oraz o kwalifikacjach wolontariuszy. 3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań podobnego rodzaju /ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną/. Ocena merytoryczna 0-5pkt. Należy podać informacje czy oferent i placówka bezpośrednio wykonująca zadania oraz partnerzy posiadający doświadczenie w realizacji zadań podobnego rodzaju.

24. 4. Informacja o tym, czy oferent przewiduje korzystanie przy wykonaniu zadania z podwykonawców /określenie rodzaju podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania/.Należy podać informacje czy oferent przewiduje korzystanie przy wykonaniu zadania z podwykonawców. Należy podać nazwę, adres oraz rodzaj podwykonawców wraz ze wskazaniem zakresu, w jakim będą uczestniczyć w realizacji zadania.

25. PODWYKONAWSTWO • Podwykonawstwo polega na zatrudnieniu podmiotu wykonującego daną działalność zawodowo lub jako przedsiębiorca na swój rachunek i niebezpieczeństwo. Podwykonawca zazwyczaj jest odpowiedzialny za dany odcinek czy rodzaj prac. • Nie w każdej sytuacji zatem podwykonawcą będzie osoba, która wykonuje dla wykonawcy pewne prace na podstawie umowy zlecenia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 21 lipca 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 691/08). Pewną podpowiedzią, jak ocenić, czy osoba współpracująca z wykonawcą jest podwykonawcą może być to, czy czynności realizowane przez inne niż wykonawca osoby są czynnościami pomocniczymi do realizacji zamówienia, czy też stanowią faktyczne wykonywanie części zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 20 listopada 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 1243/08).

26. Podstawą rozliczenia wniosku jest właściwe wydatkowanie i udokumentowanie poniesionych wydatków: • Zapis § 10 umowy – przyznane środki finansowe Zleceniodawca jest zobowiązany wykorzystać w terminie 14 dni od dnia wskazanego jako termin końcowy wykonania zadania. • Dotyczy to tylko: • - FV płatnych przelewem (z terminem płatności np. 14 dni) • - zaliczka na podatek dochodowy od umów o dzieło i umów zlecenie powinny być odprowadzone do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (żeby wydatek został uznany za zgodny z zapisami umowy podatek należy odprowadzić do 14 Dokumenty: • FV • Rachunki • Dokumenty o równoważnej wartości dowodowej • Wystawione na organizację realizującą zadanie. • (ale nie paragony) Opisy FV, rachunków: Wydatek dotyczy poz. …….zestawienia kosztów realizacji zadania ………….Opłacono ze środków dotacji Urzędu Miejskiego w Czarnej Białostockiej nr umowy z dnia w wysokości …………..

27. Opisy FV, rachunków: Wydatek dotyczy poz. …….zestawienia kosztów realizacji zadania pt.…………. Opłacono ze środków dotacji Urzędu Miejskiego w Czarnej Białostockiej nr umowy……. z dnia……….. w wysokości …………..