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Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

GESTIÓN DE PROYECTOS. Zaragoza, 24 de Octubre de 2007. ÍNDICE. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos

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  1. GESTIÓN DE PROYECTOS Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

  2. ÍNDICE • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  3. Introducción a la gestión de proyectos 1.1. Definición de proyecto 1.2. Gestión de proyectos 1.2.1. Definición y conceptos generales 1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto 1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

  4. 1.1. Definición de proyecto ¿Qué es un Proyecto? Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos. Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad en la gestión de proyectos”

  5. 1.2. Gestión de proyectos 1.2.1. Definición y conceptos generales Gestión de Proyectos ¿CONTROLAR PRESUPUESTOS? ¿GESTIONAR MATERIALES? ¿CONSEGUIR PERSONAS? ¿CREAR CRONOGRAMAS? • Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.

  6. CALIDAD Objetivo Requisitos ALCANCE Gestión de riesgos COSTE TIEMPO 1.2. Gestión de proyectos 1.2.1. Definición y conceptos generales Gestión de Proyectos PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando: Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad Las necesidades o requisitos identificados Los intereses de las partes implicadas

  7. 1.2. Gestión de proyectos 1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto • Fase inicial . Diseño • Fases intermedias . Ejecución • Fase final. Nivel de coste y personal Tiempo

  8. 1.2. Gestión de proyectos 1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto FASES PREVIAS • Planificación y selección de ideas • Priorización de ideas (criterios) (Estudio de viabilidad técnica-económica) (*) FASES PROYECTO • Diseño del proyecto • Planificación (recursos/medios…) • Fase de información, consenso • Fase de ejecución • Fase de seguimiento y revisión • Difusión y comunicación ¿Y vosotros? ¿Qué ciclos de vida tienen vuestros proyectos?

  9. ÍNDICE • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  10. 2. Presentación del caso de trabajo CASO : Ruta de compras

  11. 2. Presentación del caso de trabajo D.1 CASO : Ruta de compras Antecedentes Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmente causada por motivos laborales. Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares. Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios.

  12. ÍNDICE • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  13. 3. La gestión de proyectos Sec. 1: Diseño del proyecto 1.1 Análisis de los requisitos del proyecto 1.2 Definición del alcance 1.3 Definición de los objetivos 1.4 Identificación y segregación de tareas 1.5 Gestión de riesgos

  14. REQUISITOS DE APROVISIONAMIENTO REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS REQUISITOS DEL SERVICIO REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO REQUISITOS COMERCIALES REQUISITOS DE LA JUNTA REQUISITOS DEL PROYECTO REQUISITOS DE MARKETING REQUISITOS DE LOS CLIENTES/POBLACIÓN 3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto F.06

  15. 3.1.2. Definición del alcance F.07 • Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con éxito. • Alcance del Proyecto:Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las características y funciones especificadas. • Procesos • Lugar • Participantes

  16. 3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto F.07 • Para garantizar el éxito del proyectolos objetivos deben ser: • Specific * específico: definición • Measurable * medible: control • Assignable * asignable: responsabilidades • Realist * realista: recursos • Time related *relacionado con tiempo: plazos

  17. 1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo 2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a: Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo 3.1.4. Identificación y segregación de tareas

  18. 3.1.4. Estructura del proyecto • Flujo depaquetes de trabajosencillo para simplificar al máximo la gestión y minimizar los interfaces del equipo de trabajo. • Suficientemente elaborado y completopara describir todas y cada una de las tareas del Proyecto. • Actividades: • Sencillas • Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos • Completas: gestión autónoma • Asignadas a un responsable único • Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)

  19. ADQUISICIÓN MATERIALES/SERVICIOS 3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo Paquetes de trabajo DISEÑO DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN RECURSOS/COSTES/PLAZOS INFORMACIÓN, CONSENSO PRUEBA PILOTO PREPARACIÓN DEL MATERIAL EJECUCIÓN DIFUSIÓN SEGUIMIENTO Y CIERRE

  20. ¿ A qué llamamos riesgo? • Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desvíe significativamente del resultado esperado. 3.1.5. El riesgo E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos más. Desde ahora queda prohibido resolver problemas. • Esa desviación puede ser tanto positiva como negativa. Efectos positivos  oportunidades Efectos negativos  amenazas

  21. 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos F.09 • Identificación y caracterización de riesgos. • Cuantificación de riesgos. • Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas) • Supervisión y Control de los riesgos. • Herramientas: • Cuantificar riesgos • Matrices de priorización. • Árbol de decisión • Check list • DAFO

  22. 3.1.5. Tipos de riesgos • Aceptables y no aceptables • Evitables e inevitables • A corto y largo plazo • Positivos y negativos • Gestionables y no gestionables • Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o previsibles)

  23. 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos F.09 “Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo” El control y prevención de los riesgos consiste en: • Descripción del riesgo y objetivos afectados • Definir Acciones (Plan de acción) -Preventivas (para evitar que suceda) -Correctivas (para subsanar lo sucedido) “Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

  24. 3. La gestión de proyectos • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  25. 3. La gestión de proyectos Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo 2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables 2.2 Reuniones de trabajo 2.3 Conflictos

  26. 3.2.1. Equipos de trabajo • Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo. • Implica que los participantes basen sus relaciones en, • la confianza, • la identificación con los objetivos de la asociación, • una metodología activa para resolver los problemas de una manera creativa.

  27. 3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo • Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto. • Funciones (quién hace qué) • Responsabilidades (quién decide qué) Pueden ser asignadas a personas internas o externas • Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo. • Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.

  28. 3.2.1. El consenso de objetivos • El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjuntoy la satisfacción de los individuos. • Todo ello orientado a los objetivos.

  29. 3.2.2. Reuniones de proyecto Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información. Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y dinámica. Reuniones eficaces: • Reuniones no muy largas • Llegar con los temas preparados • Ceñirse al orden del día • Puntualidad • Talante adecuado Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables

  30. 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto ¿Qué es un conflicto? • Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de difícil salida. • “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya satisfacción simultánea resulta incompatible”. Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN • El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas • Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.

  31. Enfrentar el conflicto Ofrecer alternativas Negociar las soluciones No ser negativo Ser asertivos No amenazar Escuchar Prever las consecuencias 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto Cómo reaccionar ante una situación de conflicto Habilidades para resolver conflictos

  32. 3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto ¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto? • Cada conflicto implica dos aspectos:

  33. 3. La gestión de proyectos • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  34. 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma F.08 • Planificación requerida para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos: • Definición de actividades • Secuenciación de las actividades: identificar y definir las interrelaciones. • Estimación de la duración • Desarrollo del cronograma • Control del cronograma Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificación y por debajo del presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!

  35. 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma TAREAS DEL PROYECTO 1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible. 2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos. 3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..) TIEMPO DE EJECUCIÓN

  36. 3.3.3. Planificación del aprovisionamiento F.10 • Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto; • Planificar las adquisiciones: qué, cuándo • Búsqueda y selección de proveedores Comparativa de proveedores y servicios • Contratos y gestión de la relación con el proveedor • Evaluación del servicio prestado

  37. 3. La gestión de proyectos • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  38. 3. La gestión de proyectos Sec. 4:Presupuesto y financiación 4.1 Gestión de costes. Presupuesto. 4.2 Financiación

  39. 3.4.1. Gestión de costes F.11 • Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado. • Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos • Estimación de costes • Presupuesto • Planificación tesorería • Control del presupuesto y tesorería Planificación del Aprovisionamiento Riesgos Costes financieros (Tesorería) Provisiones contingencias Costes subvencionables Costes no subvencionables “Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

  40. COSTES FINANCIEROS COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES PROVISIONES CONTINGENCIAS Y CRONOGRAMA COSTE FINAL PROYECTO PRESUP. DE PROYECTO COSTE OBJETIVO PROYECTO • Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste objetivo del Proyecto 3.4.3. Elaboración del presupuesto PROVISIONES CONTINGENCIAS RIESGOS • Presupuesto interno : dedicación del personal • Presupuesto externo : servicios externos contratados

  41. 3.4.4. Control de costes

  42. 3.4.5. Financiación Presupuesto propio Financiación regional 2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo 2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía 2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES Innoempresa: - hasta 17 de Noviembre, max 50% - Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido Financiación nacional Financiación europea Esponsors Financiación bancaria

  43. 3. La gestión de proyectos • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  44. 3. La gestión de proyectos Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto 5.1 Gestión de cambios 5.2 Cierre del proyecto

  45. 3.5.1. Control de cambios F.12 F.13 El control de cambios debe: • Asegurarque loscambios seanbeneficiosos • Detectar los factoresque ocasionan los cambios • Determinarcuándose produce un cambio • Gestionar los cambiosreales cuándo ocurren Los cambios pueden ser; En el alcance En los plazos En los costes En los riesgos Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como negativas El control de cambios se identifica en: • Los estados de revisión de los formatos del proyecto • Un archivo ordenado de todos los registros • Un Histórico del proyecto (de cambios) • Reuniones de seguimiento. Actas de reunión

  46. 3.5.2. Cierre del proyecto El cierre del proyecto tiene como objeto principal: • Analizareconómicamente el resultado del Proyecto Recursos iniciales –Recursos consumidos • Diagnosticarla actividad desarrollada Identificar desviaciones y las causas • Corregirlas actuaciones inadecuadas OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua

  47. 3.5.2. Informe de cierre Contiene:información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones. Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mínimas. Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) ¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que… • Estimaciónen el presupuesto inicial excesivamente conservadora • Se exijan sobre-esfuerzosal personal • Ahorro en materiales, equipos, etc.

  48. 3.5.2. Análisis del proyecto Motivos del fracaso de un proyecto

  49. 3. La gestión de proyectos • INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS • PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO • GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación

  50. 3.6.1. Difusión y comunicación • Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto: • Planificación de las comunicaciones: • QUIÉN necesita la información • QUÉ tipo de información • CUÁNDO la va a necesitar • CÓMO le será enviada • Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

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