會議運作與公文寫作

1. 會議運作與公文寫作 葉俊偉

2. 上半場：會議運作 • 會議的規劃要點 • 會議召開前的準備 • 會議進行中的注意事項 • 會議的危機處理 • 會議的後續跟催 • 相關事項：參考議程與會議記錄內容

3. 一、會議的規劃要點 • 人事時地物 + 流程，缺一不可 • 誰來開會？誰來主持？誰發通知？誰做紀錄？ • 討論什麼？ • 什麼時間召開？有沒有預備時間？ • 在哪裡開會？場地適不適當？ • 要準備哪些東西？ • 流程怎麼走？

4. 二、會議召開前的準備 • 針對人事時地物 + 流程，做最佳規劃 • 調查開會最佳時間、地點 • 事先發通知、會議內容、相關資料給參加人員 • 邀請來賓及重要人物列席 • 事先設計會議流程、模擬會議進行流程

5. 二、會議召開前的準備 • 針對人事時地物 + 流程，做最佳規劃 • 事先準備物品：會議手冊資料、場地佈置、座位表、名牌、會議名稱紅布條、飲料、餐點、報到處、簽到表、記錄、音響設備、錄音、錄影、攝影、停車位、交通指揮、指標、事務機器、休息區、用餐區、廁所、住宿、交通車、醫藥箱、捐款箱、票箱、選票、封條、新聞稿

6. 二、會議召開前的準備 • 針對人事時地物 + 流程，做最佳規劃 • 慎重考慮主席及記錄人選 • 安排工作人員，擬定： • 任務編組(各組名稱、任務方向) • 工作分配表(單項工作由那些組或個人負責完成) • 工作流程表(某一時間點，該做何事，由誰負責)

7. 三、會議進行中的注意事項 • 把握重點，言簡意賅，留存記錄 • 張貼會議流程； • 主席熟悉議事規則； • 主席了解會議內容與目的； • 主席保持中立、讓出席人充分發言、限制發言時間、主席減少論述、頭腦清晰、擅於歸納、能引導發言回到主題；

8. 三、會議進行中的注意事項 • 把握重點，言簡意賅，留存記錄 • 發言充分後，結束發言； • 使程序能依議程進行，而不混淆(如主席致詞談及工作報告內容、表決中再容許發言，而改變表決內容)、時間掌控很嚴謹、能引導各種發言放在合適的議程內(如自由發言、臨時動議)、中場休息的決定； • 記錄人員記下重點（錄音、錄影）

9. 四、會議的危機處理 • 權宜問題：位階較高，不需附議或表決，應立即處理 • 秩序問題：位階較低，不需附議或表決，應立即處理，但若同時有權宜問題時，應以權宜問題處理為優先

10. 四、會議的危機處理 • 權宜問題：會場發生緊急狀況，足以影響全體、個人生命安全或權利者 • 地震、火災、空襲 • 會場內有人吵鬧，妨礙出席人聽聞 • 表決會員除名或停權，不准答辯 • 不公平待遇(例如只准特定對象發言) • 主席不中立或強立導引議題方向

11. 四、會議的危機處理 • 秩序問題：對會議程序進行有所阻礙時提出 • 主席未按議程進行(跳過不提、先後混淆)。 • 討論離題(叉開話題、又提新動議)。 • 發言冗長，不遵守發言時間限制 • 主席不擅主持會議

12. 四、會議的危機處理 • 表決： • 常見表決方式有舉手、站立、投票、唱名、正反兩面分立等五種方式 • 主席先詢問「有無異議」，如無異議，不經表決，即為認可(記錄要寫：無異議認可)。如有異議，仍須討論及表決(鼓掌而不計票，是否算通過)

13. 四、會議的危機處理 • 表決： • 表決以多數決為主，特定比例才算通過，要依法令或內規規定之 • 正反同票時，主席才參與投票 • 重行表決：對結果有疑問(如人數不足)，提出「權宜問題」，經主席認可再次表決，但一次為限

14. 五、會議的後續跟催 • 會後公布紀錄： • 記錄人員將重點依會議議程寫下來 • 將草稿請與會者提出修正意見 • 修正草稿後儘快公告會議記錄給所有與會者(上網、貼公佈欄) • 保存好錄音、錄影、攝影資料以供查詢 • 準備下次開會，再行確認內容正確度

15. 五、會議的後續跟催 • 追蹤會議結論執行成果： • 團體負責人依會議結論召開工作會議等，執行並追蹤實施結果 • 下次會議中報告會議結論執行情形，接受檢討

16. 六、相關事項：參考議程 • 會議開始：由主席報告出席人數並宣佈開會 • 宣讀上次會議紀錄（無則從略） • 報告上次決議案執行情形(無則從略) • 主席報告 • 其他報告（如有其他各種報告，應將報告之事項或報告人，一一列舉，無則從略） • 對上次決議案之執行，檢討利弊得失，及其改進方法

17. 六、相關事項：參考議程 • 討論事項 • 上次會議遺留事項(如前會未完成之事項，或指定之事項，須於本次會議討論者，應一一列舉，無則從略) • 本次會議預定討論之事項(應一一列舉) • 臨時動議 • 選舉(如有必要，必項得移於討論事項之前) • 臨時動議，主席結論，散會

18. 六、相關事項：會議記錄內容 • 會議名稱及會次：第幾屆、某某年、某某年度、第幾次會、第幾次臨時會 • 會議時間：日期、開始至結束時間 • 會議地點：某場所某會議室 • 出席人姓名及人數、列席人姓名、請假人姓名（含簽到記錄）

19. 六、相關事項：會議記錄內容 • 主席姓名、紀錄姓名 • 報告事項 • 選舉事項，選舉方法，票數及結果（無則從略） • 討論事項，表決方法及結果 • 其他重要事項

20. 六、相關事項：會議記錄內容 • 會議紀錄內容應忠於實際情形 • 簽到單要保存，應由主席及紀錄分別簽名 • 資料要彙整、要保存

21. 上半場結束

22. 下半場：公文寫作 • 常用公文的寫作與說明 • 如何寫出簡單易懂的公文 • 寫作練習

23. 一、常用公文的寫作與說明 • 社團辦理活動申請表（學輔款、學生會） • 活動計畫書 • 活動實施計畫表 • 活動流程表 • 活動工作人員職掌表 • 學輔經費活動支出預算表 • 學生會活動經費支出預算表

24. 一、常用公文的寫作與說明 • 勞務費申請表 • 活動成果回報表（學輔款、學生會） • 學期活動成果報告表 • 活動成果檢討記錄表 • 個人領據 • 學輔經費活動支出明細表（核銷用） • 黏貼憑證用紙

25. 一、常用公文的寫作與說明 • 學生會活動經費運用表（核銷用） • 學生自治會黏貼憑證用紙 • 活動成果（四格相片） • 社團汽機車通行申請書

26. 二、如何寫出簡單易懂的公文 • 規劃…進行…控制…回饋 • 掌握人事時地物加流程的觀念 • 我手寫我口 • 抄吧 • 別用火星文，減少錯別字 • 跑公文要時間，所以一定要提早作業

27. 三、寫作練習 • 會議規劃：請以你所代表的社團為例，針對近期較為大型的會議（會議人數必須超過10人），撰寫一份會議企畫書；內容必須將本次授課的注意重點都放進去 • 公文寫作：請以你所代表的社團為例，針對近期要辦理的重要活動，撰寫一份申請的公文，並且列出後續所應該注意的事項

28. 報告到此結束