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档案与档案工作. 主讲人：段志强. 一、档案的概念和含义. 《 档案法 》 给国家档案下的定义是：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”.
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档案与档案工作 主讲人：段志强
《档案法》给国家档案下的定义是：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责和发展自己，必然需要一定的载体和手段，制发各种表达意图的文件便是其重要的手段之一。人们把日后需要查考利用的文件整理保存起来，就成为档案。这些档案都是伴随人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这只直接记录性，是档案与图书等其他文献的明显区别之一。1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录。国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责和发展自己，必然需要一定的载体和手段，制发各种表达意图的文件便是其重要的手段之一。人们把日后需要查考利用的文件整理保存起来，就成为档案。这些档案都是伴随人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。这只直接记录性，是档案与图书等其他文献的明显区别之一。 2、档案是由文件有条件的转化而来的。 档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。只有对国家和社会有保存价值的文件，在办理完毕偶，经有序整理，才能成为档案。
3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样 从横的方面看，只要有机关团体存在，有社会实践活动存在就要形成档案。从纵向来说，人的实践活动产生档案，是古往今来的一种必然和普遍的社会现象。 4、档案是直接的历史记录 档案是直接的历’史记录，或者说档案是历史的原始记录。档案不同于一般的历史遗物，他是以具体内容反映机关或人物特定活动的历史记录，有很强的记录性，所以具有较高的查考价值。它又不同于一般的信息资料，他是特地的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。
1、档案的形成者－－国家机构、社会组织和个人。1、档案的形成者－－国家机构、社会组织和个人。 2、档案的内容－－档案所记载的知识信息。 3、档案的形式－－档案的文种形式、载体形式、信息记录和表达形式。
本质属性： 原始记录性 一般属性： 档案是信息资源 档案是知识宝库 档案是文化财富
二、档案的种类 目前，在社会生活中广为流行、被普遍接受的档案分类方法，是以内容为标准，同事考虑较为明显的不同的产生、使用领域，将档案分为文书档案、科技档案和专门档案。
因产生和使用领域不同，可分成公务档案和私人档案。因产生和使用领域不同，可分成公务档案和私人档案。 按时间远近，可分为历史档案和现行档案 按政权性质和阶段不同，可分为建国后档案、革命历史档案和旧政权档案。 机关档案室：一般有文书、会计、基建、声像、专门档案 (一)文书档案 (二)科技档案 (三)专门档案
文书档案是由机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料。如发出或收到的命令、指示、请示、批复、报告、决议通知等。
全称为科学技术档案，是由生产技术应用与管理、基本建设、科研活动中产生和使用的图纸、图表、文字材料、计算材料等科技文件材料转化而成的档案资料，有些部门习惯称其为技术资料。科技档案是反映科学技术、经济建设真实面貌的原始记录，也是科学技术的重要存在形式之一。
指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如会计档案、工商档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案盒军事档案等等。习惯上，有些部门称之为业务档案。指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料。如会计档案、工商档案、教学档案、艺术档案、诉讼档案、审计档案、统计档案、专利档案、外交档案盒军事档案等等。习惯上，有些部门称之为业务档案。
三、档案工作的性质 (一)档案工作是一项管理性的工作 (二)档案工作是一项服务性的工作 (三)档案工作是一项政治性的工作 (四)档案工作是一项科学性的工作 (五)档案工作是一项文化性的工作
(一) 机关档案室工作（P11） 第一、对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 第二、负责管理本机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并为党和国家积累史料。 第三、负责对本系统和直属单位的挡案工作进行指导、监督与检查。 分为： 1．文书档案室 2．科技档案室 3．声像档案室 4．人事档案室 5．综合档案室 6．联合档案室 7．档案信息中心 (二) 档案馆工作 第一、接收与征集具有永久和长期保存价值的档案及有关资料，科学地进行管理； 第二、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； 第三、参与编修史志的工作。 分为： 1.综合性档案馆 2.专门性档案馆 四、档案工作的内容
(一)档案收集工作 (二)档案整理工作 (三)档案鉴定工作 (四)档案保管工作 (五)档案统计工作 (六)档案利用工作 补充：检索和编研工作
1、国家档案全宗（P24） 国家档案全宗又称国家全部档案。指归国家所有的、由国家统一管理的、对国家和社会有保存价值的一切档案财富的总和。它包括我国各个历史时期的国家机构、社会组织和某些个人形成的各种内容和各种形式的档案。 2、革命历史档案（P24） 是指1949年10月1日之前，由中国共产党所领导的军队、政权、企事业单位、社团等组织及个人形成的全部归国家所有的档案。 五、档案工作几个专门术语
3、全宗 全宗是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。 在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个机关或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。全宗是档案馆、室对档案进行日常管理的基本单位。 4、立档单位 立档单位的定义是与全宗相对应的，用一句话去概括：其档案能够构成档案全宗的机关、社会组织或者个人即称为立档单位。 确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案构不构成全宗，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件有三： 第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文； 第二，是会计单位或经济核 算单位，自己可以编造预算或财 务计划； 第三，设有管理人事的机构 或人员，并有一定的人事任免权。
(1)档案管理的“九防”防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。(1)档案管理的“九防”防光、防尘、防水、防火、防盗、防有害气体、防害虫、防潮水、防辐射、防磁。 (2)档案保管的物质条件（1）库房选址（2）装具和设备 (3)库房保管的物质条件正常的库房：温度14—24度，湿度45%-60%；底片库13-15度，湿度35—45%。
档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。档案统计工作是以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项业务工作，包括档案的基本登记和综合统计两部分。基本任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和统计分析，提供统计资料，实行统计监督。 (1)档案统计工作体系我国档案工作的统计体系基本上分为四个层次：1．全国2．专业系统3．地方4．档案馆、室(包括各专门档案室)档案工作情况统计。(2)档案统计的内容1．档案数量的统计。2．档案业务管理工作质量的统计。3．档案开发利用工作情况的统计。4．档案工作条件的统计。3)《全国档案事业统计年报制度》主要内容和填写注意事项1．填报范围2．主要内容3．注意事项(1)统计数据要真实(2)统计数据要准确(3)填写要符合要求
（1）档案利用工作的含义、意义和要求 含义：档案利用工作，是档案部门通过一定的方式与方法，将档案工作信息直接或者间接地提供给利用者，为利用者服务的一项业务工作。 档案利用工作的意义和要求a.提供利用是档案工作的根本日的b.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响 （2）档案利用的途径与方式： 档案利用的基本途径，主要包括：一是提供档案原件。二是提供档案复制品。三是提供档案信息加工品。 利用效果登记簿 查阅档案登记簿 • 主要有以下十种方式 • 开设阅览室 • 档案外借 • 制发档案复制本 • 出具档案证明 • 提供咨询服务 • 印发档案目录 • 编写档案参考资料 • 举办档案展览 创建爱国主义教育基地 • 档案信息上网 • 电子档案利用
几种常见检索工具的编写方法： （1）大事记 a.就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料 b.大事记的体例和结构 大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，将大事条目按时问顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。 1）题名 2）编辑说明 3）序言 4）目录 5）正文 6）按语和注释 7）附录 c.大事记正文：1）大事记述；2）大事时间 d.大事记的编写要求 1）观点正确，用材真实；2）大事突出，要事不漏，小事不要；3）系统条理，简明扼要；4）大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；5）收集材料尽量广泛，所用材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；6）材料来源一般注明出处；7）建立大事记录制度。
（2）组织沿革（P196） 是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制情况的一种编研材料。 （3）全宗指南（P197） a.概念： 是以文章的叙述形式介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。 b.内容： 第一、立档单位和全宗的历史概况；第二、全宗内档案内容和成分的介绍；第三、全宗指南的辅助材料。 （4）统计数字汇集 （5）专题概要 （6）会议简介 （7）图集 （8）手册 （9）年鉴
六、档案的作用 秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。 明内阁大学士邱濬说档案的作用:“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。 郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗，盛赞档案作用之的重要。前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。
总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。 波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，恩格斯认为它是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可靠的资料。我们说，档案具有记录历史的作用，也是这个意思。
1、单位工作查考的依据。 档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。现代档案――原则与技术》认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。档案是过去工作和历史情况的真实记录，是可以作为单位工作提供查考的依据。
2、生产建设的丰富资料 档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。有些档案，尤其科技档案，直接来源于生产建设和科研部门，记载和反映了生产建设和科研活动的情况，、成果、经验和教训。
3、科学研究的基础和条件 无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。
4、政治斗争的必要手段 档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。我国现存的大量档案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。
5、宣传教育的生动素材 档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长，具有强烈的说服力和感染力。
对档案的作用进行定性分析，可将其概况为凭证作用和参考作用两个最基本的方面。 1、档案是历史的真凭实据 档案之所以有凭证作用，是由它的形成规律和自身特点决定的。 2、档案是第一手的参考资料
档案的收集 • 档案的整理 • 档案的鉴定 • 档案的保管 • 档案的编目 • 档案的编研 • 档案的利用 • 档案的统计 一、档案工作的基本内容
二、档案工作的基本原则 《档案法》第五条从法律的高度对我国档案工作的基本原则做了规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便也社会各方面的利用。”它的基本含义包括以下三个方面： （一）档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。这一原则概况为以下三点：
1、国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。1、国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。 2、全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。 所谓统一，就是全国范围内实行统一的业务指导、监督和检查。 所谓分级负责，就是地方各级档案行政管理机关，按照全国统一的规定和要求，结合本地区实际，在本地区党委、政府的领导和人大常委会的监督下，具体指导、监督和检查本地区的档案工作。 所谓分专业负责，就是中央和地方专业主管机关档案部门，按照全国档案工作的统一规定，在国家和地方档案行政管理机关的指导下，根据本专业、本系统的特点，负责本系统下属单位档案工作的管理。 3、实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理 党、政档案和党、政档案工作的统一管理，是我国档案工作的特点之一。
（二）维护档案的完整和安全，是档案管理的基本要求。（二）维护档案的完整和安全，是档案管理的基本要求。 维护档案完整，一方面数量上要保证齐全，质量上维护档案的有机联系。 维护档案安全，一方面物质上保证档案不遭人为或自然的损坏，延长其寿命。另一方面保证档案信息的安全，即不丢失、不被盗、不泄密。
（三）便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的。（三）便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的。 为各级领导决策服务，为各部门开展工作服务，为社会各界和人民群众服务，是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构的设置，一切档案制度的建立，一切档案业务的开展，都要服从、服务于这个总目标。因此，方便为社会各方面的利用，是检验大难工作的主要标准。
（一）、档案工作组织和制度建设的必要性 1、依法建立档案工作的具体体现。加强档案工作的组织与制度建设，是档案法律法规在本单位档案工作中的具体体现。各单位要从依法管理的高度，重视并搞好档案工作的组织与制度建设，在档案法律框架内建立与完善档案工作。 也即是说，这项工作是法律规定的，不是愿意做或者不愿意做的问题。 三、单位档案工作的组织和制度建设
2、科学组织档案工作的必然要求。单位档案工作的发展，需要领导的支持和各个方面的共同努力才能实现，没有统一组织和协调管理，仅靠档案部门是做不好档案工作的。这种客观规律性决定了档案工作组织的重要性。 3、档案工作规范化管理的基本保证。单位建立档案工作，必须加强档案规章制度建设，在制度的约束下，有章可循的开展工作，这是由档案形成的特点和档案业务工作的性质所决定的。
（二）、档案工作组织与制度建设的主要任务 1、构建档案管理体系。 （1）确定档案工作管理体制。即明确档案工作的组织原则、管理方式、工作职责等。 （2）明确档案工作的领导。即制定本单位主管档案工作的领导，明确其在档案工作中的职责。 （3）设立工作机构。包括档案机构的形式、主要职责和管理权限等。 （4）配备档案工作人员。即根据本单位档案工作实际配备专兼职档案人员，并明确他们的职责。 （5）建立档案工作网络。逐级明确本单位分管领导及各部门档案工作负责人，形成覆盖全部职能活动的档案层级管理网，从组织上保证工作开展。
2、明确档案机构监督和指导职责。 （1）对单位内部档案工作的指导和监督。做好文件材料的收集、整理和归档工作。 （2）对所属机构档案工作的监督和指导。要监督所属机构建立、健全档案网络，配备档案人员，建立档案工作制度，指导他们规范开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。 3、建立档案工作制度。 建立和健全档案工作制度是一个单位做好档案工作的基本保障。 （1）档案工作纳入本单位管理制度体系。 （2）根据需要建立各项档案工作制度，并实施。
四、档案工作的监督和指导 （一）单位内部档案工作的监督和指导 1、宣传贯彻《档案法》等法律、法规和国家有关方针政策，提高本单位各级领导和工作人员档案意识。 2、及时了解各部门职责和每年开展的主要工作，预先掌握可能形成的文件材料，保证归档材料质量。 3、监督、指导文书和业务部门做好日常文件的收集、积累工作，确保归档文件材料齐全完整。 4、监督、指导文书和业务部门进行规范整理。 5、组织对单位内部各部门档案人员的业务培训。
（二）对所属机构档案工作的监督和指导 1、制定本系统、本专业档案工作规划和计划，统筹安排档案工作，并组织实施。 2、依据档案法律法规，经市档案局同意，制定本系统、本专业档案的具体办法。 3、监督所属机构建立档案工作，健全档案网络，并督促所属机构领导给予人、财、物的支持。 4、监督所属机构档案部门建立健全各种制度，检查档案工作制度的落实情况。 5、指导所属机构档案业务开展。 6、组织对所属机构档案人员的业务培训。
一、领导体系和网络制度建设 1、成立本单位档案工作领导小组，小组组长一般由主要领导或分管领导担任。副组长由分管领导担任，成员由档案室负责人，各科室负责人担任。 XXX档案工作领导小组 组 长：xxx 副组长：xxx 成 员：xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
4、建立健全各项档案工作制度 （1）各单位要根据工作实际，建立健全各项档案工作制度。 （2）制度内容要有实际操作性 （3）档案工作制度要颁布实施并上墙 （4）制定的档案工作制度不得和档案法律法规相冲突 （5）档案工作制度不能和本单位其他制度割裂开来，它是本单位工作制度的有机组成部分，要和其他制度同制定、同颁布、同落实。
档 案 库 房 管 理 制 度 立 卷 归 档 制 度 档 案 统 计 制 度 重 大 活 动 档 案 登 记 制 度 档 案 保 管 制 度 档 案 利 用 制 度 档 案 鉴 定 销 毁 制 度 档 案 保 密 制 度 档 案 设 备 维 护 制 度
二、档案室硬件建设 （一）独立档案库房设置要求 1、档案工作人员办公室、阅览室和库房三分开的原则，为保护档案的安全和档案工作人员的身体健康，档案库房应该是独立的，禁止档案工作人员在库房内办公。 2、库房面积充足，档案库房必须能容纳单位全部档案，并留有充足的余地。 3、档案库房要使用大而宽敞的房间，避免使用小单间。 4、档案库房应设置在一楼，避免因为承重问题造成不应该的后果。而且在容量不足时可以安装密集架。 5、库房设置要做到透风、防水、防火安全，不能设置在漏雨、漏水或电路不安全的地方。 6、新建办公楼规划档案库房，要提前通知档案管理部门。
（二）档案库房九防 1、防火，是档案保管最重要的条件。库房内严禁吸烟或者带火种进入，电路以及电器设备，要严格按照防火的要求设置。此外，档案库房要配备灭火器，并放置在库房外门口。 2、防水，除了库房设置的要求外，档案工作人员要注意经常进行安全检查，特别是夏天多雨季节，防止库房漏雨和窗户进水。有条件的单位要在库房内安装吸湿机。纸质档案库房湿度要保持在45%-60%左右。 3、防盗，档案库房要安装防盗门和防盗窗。 4、防高温，对于纸质档案库房来说，最适宜的温度是20-24摄氏度。为了保持库房温度适合，要在库房内安装空调，并配备温度湿度表。
