Teadusraamatukogude suveseminar Ühtne hindamismudel (Common Assessment Framework - CAF)

1. Teadusraamatukogude suveseminar Ühtne hindamismudel (Common Assessment Framework - CAF) ja enesehindamine Rauno Vinni, TJO Konsultatsioonid 28-08-2003

2. Ettekande eesmärk ja teemad • Eesmärk on tutvustada ühtset hindamismudelit (CAF) ja enesehindamisest. Lisaks käsitletakse enesehindamise ja kvaliteedijuhtimise problemaatikat ning praktilisi kogemusi. • Teemad: • CAF-i ja selle kriteeriumide tutvustus ning kvaliteedijuhtimise problemaatika avalikus sektoris • Enesehindamise olemus ja vajalikkus • Enesehindamise protsess • Enesehindamise kogemusi ja kriitilised edutegurid

3. Ühtne hindamismudel (Common Assessment Framework – CAF) • CAFmudel on raamistik – see koosneb omavahel seotud kriteeriumitest, mis mõjutavad avaliku organisatsiooni toimimise kvaliteeti. • CAF on sissejuhatav hindamismeetod avaliku sektori organisatsioonidele, kes soovivad juhtimise tulemuslikkuse hindamiseks kasutada lihtsat kuid efektiivset enesehindamise meetodit. • CAF toetub oma ülesehituselt EFQM (European Foundation for Quality Management) organisatsioonilise täiuslikkuse (Organizational Excellence) mudelile. • Mudeli põhiideeks on anda juhtimisinstrument kogu organisatsiooni analüüsimiseks ja arendamiseks.

4. CAF mudel

5. TQMi võtmeelemendid Kliendiorientatsioon; Tippjuhtkonna pühendumus ja eestvedamine; Planeerimine ja organiseerimine; Koolitus ja harimine; Kaasamine ja meeskonnatöö; Mõõtmine ja tagasiside; Kultuuri muutmine; Kvaliteedijuhtimise tehnikate ja tööriistade kasutamine. Organisatsiooniline täiuslikkus Kliendikesksus Eestvedamine ja eesmärgipärasus Protsessidele ja faktidele tuginemine Inimeste arendamine ja kaasamine Tulemustele orienteeritus Pidev õppimine, innovatsioon ja parendamine Partnerluse arendamine Vastutus ühiskonna ees Organisatsiooniline täiuslikkus ja TQM

6. Kvaliteedijuhtimise riskid AS-s • Klientide määratlemise probleemid ja mitmesuunalised vastutusmehhanismid • Poliitilised võimumängud ja erinevate gruppide mõjud (ebakindlus eesmärkide osas) • Tulemuslikkuse mõõtmise probleemid • Organisatsiooni- või halduskultuur • CAF võtab nimetatud probleeme arvesse!

7. CAF mudel • Võimaldajad kajastavad, mida organisatsioonis tulemuste saavutamiseks tehakse. • Tulemused näitavad, mida organisatsioon on tegelikult saavutanud. • Kriteeriumid jagunevad veel omakorda alakriteeriumideks, kokku on 27 alakriteeriumit. • CAF alakriteeriumidele antakse hinnangud 6-palli skaalal (0-5). Max. tulemus on 45 punkti.

8. Kriteeriumide struktuur - võimaldajad Allikas: EFQM

9. NÄIDE: 1. kriteerium: Eestvedamine Kuidas juhid aitavad kaasa organisatsiooni visiooni ja missiooni saavutamisele, kas nad loovadväärtusi pikaajalise edu saavutamiseks ning rakendavad neid läbi sobivate tegevuste ja käitumise kaudu; kas nad vastutavad organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamise eest ja tagavad selle toimimise?

10. 1. kriteeriumi alakriteeriumid Hinda, mida juhid teevad: • V1.1 - Organisatsioonile suuna andmiseks: visiooni, missiooni ja väärtuste arendamiseks ja nende allapoole kommunikeerimiseks • V1.2 – Organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamiseks ja rakendamiseks

11. Võimaldajate hindamine Hindamisskaala võimaldajate osas: 0 Tõendid tegevuste kohta puuduvad või on jutu tasandil 1 Tegevused on planeeritud (Planeerimine) 2 Tegevused on planeeritud ja täide viidud (Rakendamine) 3 Tegevused on planeeritud, täide viidud ja üle vaadatud (Kontrollimine) 4 Tegevused on planeeritud, täide viidud ja üle vaadatud tuginedes võrdlevanalüüsi andmetele ning vastavalt kohandatud (Toimimine) 5 Tegevused on planeeritud, täide viidud ja üle vaadatud tuginedes võrdlevanalüüsi andmetele, ning kohandatud ja täielikult integreeritud organisatsiooni

12. Tulemuste hindamine Hindamisskaala tulemuste osas: 0 Tulemusi ei mõõdeta 1 Tähtsamaid tulemusi mõõdetakse ning need näitavad negatiivseid või stabiilseid arengujooni. 2 Tulemused näitavad mõõdukat edasiminekut. 3 Tulemused näitavad märkimisväärset edasiminekut. 4 Saavutatud tulemused on suurepärased ja oleme saavutanud püstitatud eesmärgid. 5 Saavutatud tulemused on suurepärased, oleme saavutanud püstitatud eesmärgid ning võrdlus teiste organisatsioonidega toimivusega näitab positiivseid tulemusi.

13. Enesehindamine • Järjekindel ja struktureeritud lähenemine organisatsiooni tegevuste parendamisele, vahend oluliste tegevuste osas suundumuste järjepidevuse ja konsensuse saavutamiseks. • Süstemaatiline ja regulaarne organisatsiooni tegevuste ja tulemuste ülevaatus vastavalt mingile täiusliku organisatsiooni mudelile;

14. Enesehindamise olemus • Enesehindamine on organisatsiooni “tervise kontrollimise” vahend, mis aitab anda vastused küsimustele: • kus me oleme? • kuidas me jõudsime sinna, kus me oleme? • kuhu me tahame jõuda? • kuidas me tahame sinna jõuda? • Võimaldab organisatsioonil selgelt välja tuua oma tugevad küljed ja valdkonnad, kus on võimalik teha parendusi. Enesehindamine lõpeb parendustegevuste planeerimisega, mille arengut jälgitakse.

15. Enesehindamine kui abivahend organisatsiooni arendamisel Arengu- vajaduse tunne tamine

16. Enesehindamise protsess: CAF Enesehindamise planeerimise etapid • Tippjuhtkonna pühendumise saavutamine ja CAFi kasutamise/enesehindamise läbiviimise eesmärkide kokkuleppimine. Tegevuste planeerimine. • “CAF projekti” juhi/eestvedaja määramine. • Hindamismeeskonna moodustamine. • Hindamismeeskonna teavitamine nende tegevuse eesmärkidest.

17. Enesehindamise protsess (2) Enesehindamise läbiviimise etapid • Individuaalne hindamine • Konsensuskoosolek Tulemuste kasutamine • Parenduseesmärkide prioritiseerimine • Parendusettepanekute elluviimise plaani koostamine ja tegevuste elluviimine • Planeeritud tegevuste jälgimine ja enesehindamise kordamine

18. Asutusesisese ajakava näide 1. nädal Projektijuhi määramine, eesmärkide kokkuleppimine 2. nädal Meeskondade moodustamine ja ettevalmistamine, informatsiooni ja dokumentide kogumine. Sissejuhatav koosolek. 3. nädal Individuaalne hindamine 4. nädal Konsensuskoosolek 5. nädal Raporti mustandi kirjutamine (ja osalistele edastamine) 6. nädal Raporti ülevaatus ja lõpetamine, kokkulepe tegevuste planeerimise osas

19. Kriitilised edutegurid enesehindamise läbiviimisel • Juhtkonna toetus • Hindamismeeskondade valimine • Hindamismeeskondade teavitamine/koolitamine • Realistlikud eesmärgid enesehindamisele • Ajakava koostamine ja täitmine • Konsensuskoosoleku läbiviimine • Parendusvaldkondade prioritiseerimine • Numbrite/skooride asemel sisulistele tulemustele keskendumine

20. Kogemusi CAFi kasutamisel CAFi probleemseid aspekte: • Organisatsiooni enda toimimise kvaliteedi (mikro- ja meso-kvaliteet) asemel vaadatakse vaid poliitikate kvaliteeti, seetõttu peetakse probleemiks suhteid poliitikutega. • CAF-is kasutatav “keel” ja mõisted on arusaamatud ja harjumatud (CAF sisaldab mõistete seletusi) • Avalikus sektoris on hindamise takistuseks tulemuste ajaloo puudumine ja mõõdikute väljaarendamise keerukus. • Kergesti võib takerduda detailidesse - vajalik on mõista erinevate hinnangute sügavamat tagapõhja • Teistkordne enesehindamine on andnud paremaid tulemusi ja on hinnatud kasulikumaks kui esimene!

21. Enesehindamisprotsessi kasulikkus • Hindamine faktide, mitte subjektiivse arvamuse põhjal • Vahend aja jooksul saavutatud edusammude mõõtmiseks • Põhjalik ja struktureeritud lähtealus parendustegevuseks ettevõttes • Instrument, tegemaks kindlaks, kas parendustoimingud hõlmavad kõige tähtsamaid valdkondi • Vahend erinevate kvaliteedialaste initsiatiivide põimimiseks ettevõtte igapäevaellu Allikas: EFQM

22. Enesehindamisprotsessi kasulikkus (2) • Vahend töötajate motivatsiooni suurendamiseks • Abivahend töötajate koolitamisel TQMi põhimõtete teadliku järgimise vaimus • Meetod, mida saab rakendada kõikidel ettevõtte tasanditel • Võimalus edukate meetodite levitamiseks ja kogemusevahetuseks ettevõtte erinevate sfääride vahel • Vahend ettevõttesiseseks ja -väliseks võrdlevaks hindamiseks • Benchmarking (võrdlevanalüüs) kvaliteediauhinna võitjatega Allikas: EFQM

23. SUUR TÄNU JA EDUKAT ARENDAMIST!