안양대학교 전자결재 사용자 교육

1. 안양대학교 전자결재 사용자 교육 안양대학교 e-Solution Partner

2. 1 2 3 4 5 6 전자결재 소개 - 신 사무관리규정 이해 기안하기 결재하기 발송하기 수신/접수하기 문서관리 소개 안양대학교

3. 10 11 12 7 8 9 업무일지 위원회 일정관리 게시판 주소록관리, 조직검색 규정집 안양대학교

4. 신 사무관리규정 이해 신 사무관리규정 도입을 통한 변화 1. 전자결재 소개 • 전자결재 및 전자문서유통사업 관련 표준 • 사무관리규정 • 문서처리 전과정 정보화 • 행정기관의 전자문서시스템 규격(개정) • 자료관시스템 규격(자료관 기록관리시스템)(제정) • 기록보존시스템 규격(기록보존소 기록관리시스템)(제정) • 행정기관 간 전자문서유통 • 행정기관간 전자문서유통 표준(개정) • 행정정보시스템 연계 • 전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계 표준(제정) • 외부기관과의 결재문서 유통 • 기안문과 시행문의 통합 • 결재 및 접수시 편철 • 접수부서에서 별도의 결재 프로세스 없음 • 문자서명의 권장 • 전자문서가 결재문서의 원본(출력물이 아님) 안양대학교 e-Solution Partner

5. 기안작성 ~ 문서발송 문서수신 ~ 공람처리 1. 결재업무 흐름 기안작성 수신 공람 접수 결재 선람/공람 발송의뢰 발송 안양대학교 e-Solution Partner

6. 기안작성화면 설명 • 기안작성 • [기안작성] 초기화면에서 원하는 서식을 선택하여 기안작성 화면으로 이동 • 서식분류 • 공용양식 : 일반공문, 품의서 등과 같이 공통적으로 사용 • 부서양식 : 부서 내에서 사용하는 서식 2. 기안하기 • 기안자가 기안문을 작성, 결재선 지정, 문서기안의 기능을 처리합니다. 기안 양식 선택 안양대학교 e-Solution Partner

7. 기안작성화면 –문서정보 입력 설명 • 기안작성 • 문서정보 입력 • 제목 -공개구분(부서공유, 전사공유) -게시판 게시 -수신자 -파일첨부 -주소 -긴급결재 -보안결재 2. 기안하기 문서정보 입력 안양대학교 e-Solution Partner

8. 기안작성화면 –문서정보 입력 –수신자 입력 설명 • 기안한 문서를 수신할 수신자를 지정함. • 수신자 지정, 수신자 목록에서 지정 • 수신자 지정 -외부수신, 부서수신 2. 기안하기 안양대학교 e-Solution Partner

9. 기안작성화면 –문서정보 입력 –파일첨부 설명 • 기안시 관련 문서를 첨부할 수 있음. • [파일첨부]버튼을 선택하면 파일 첨부 다이얼로그 상자가 나옴. • 선택된 파일 정보는 기안기 위에 표시됨. • 첨부위치에 따라 ‘로컬 PC’,’문서대장’을 선택하여 첨부할 수 있음. 2. 기안하기 안양대학교 e-Solution Partner

10. 기안작성화면 - 결재선 지정 결재유형 • 기안 • 검토 • 결재 • 전결 • 대결 • 순차협조 • 병렬협조 • 사후보고 • 추산확인 • 순차협조(미기재) 2. 기안하기 결재선 지정 안양대학교 e-Solution Partner

11. 기안작성화면 - 기록물철 선택 설명 • 기안시 결재가 완료된 후 관리되어질 문서철을 선택 • 결재가 완료되면 선택된 문서철로 자동으로 들어가 관리됨. • 행자부 인증 표준 공문서(일반기안문)는 정부기록물 보존소의 기록물관리 표준에 입각한 기록물 분류기준표의 코드를 준수 해야하기 때문에 기록물철 선택창이 나옴. 2. 기안하기 안양대학교 e-Solution Partner

12. 기안작성화면 - 요지입력 설명 • 결재문서의 요약 정보를 입력 • [요지]버튼을 클릭하면 내용을 입력할 수 있는 화면이 나타남. • 작성요령은 한글과 동일 • 작성후 [확인]버튼을 누르면 요약 정보가 등록 • 작성된 내용은 결재시 팝업창으로 표시됨. 2. 기안하기 안양대학교 e-Solution Partner

13. 기안작성화면 - 공람자 지정 설명 • 결재가 완료된 후 결재선에 포함되지 않은 사용자를 공람자로 지정할 수 있음. • 지정된 공람자는 결재가 완료되면 ‘공람문서’목록에서 해당 결재문서를 열람하여 공람할 수 있음. 2. 기안하기 안양대학교 e-Solution Partner

14. 기안작성화면 - 임시저장, 기안올림 설명 • 임시저장 • 미완성된 문서를 바로 결재를 올리지 않고 임시 저장 후 추후에 기안을 올릴 수 있는 기능 • 저장문서함에 문서가 저장됨 • 기안올림 • 작성이 완료된 문서를 기안 • [결재올림]버튼을 선택 2. 기안하기 임시저장 결재올림 안양대학교 e-Solution Partner

15. 결재하기 – 결재할 문서 설명 • 결재기능 -기안자가 기안한 문서에 대해 결재권자가 결재(승인) 하기 위한 기능 • 의견첨부, 문서의 수정, 반려, 보류 기능 제공 • 문서요지가 있을 경우 요지 정보가 팝업됨 3. 결재하기 안양대학교 e-Solution Partner

16. 결재하기 - 결재현황보기 설명 • 결재현황보기 -결재진행 중인 문서의 결재 상태를 보기 위한 기능 • [결재현황]버튼을 통해 결재문서의 현재 결재현황 정보를 확인 할 수 있음. • 첨부의견내용을 확인 할 수 있음. 3. 결재하기 안양대학교 e-Solution Partner

17. 결재하기 – 의견추가, 반송, 보류 설명 • 의견첨부 • 기안된 문서에 자신의 의견을 첨부하기 위한 기능 • 반려 • 결재권자가 기안된 문서를 기안자에게 반려하기 위한 기능 • 반려사유 입력 보류 - 결재권자가 기안된 문서를 보류처리 • 보류사유 입력 3. 결재하기 안양대학교 e-Solution Partner

18. 결재하기 – 결재 설명 • 결재 • 결재자가 기안된 문서를 검토 후 기안내용의 시행에 무리가 없다고 판단할 경우 결재처리를 수행하기 위한 기능 • 사용자는 결재시 비밀번호를 입력하게 할 수도 있고 비밀번호 검증 없이 결재 처리를 할 수 도 있음 3. 결재하기 결재확인 창 안양대학교 e-Solution Partner

19. 발송하기 설명 • 문서발송 - 결재처리가 완료된 문서를 기관 내/외부로 발송하기 위한 기능 -기안자가 발송하거나 발송의뢰 기능을 통해 지정된 발송자가 수행 -내부발송, 외부발송 4. 발송하기 수신자 리스트 안양대학교 e-Solution Partner

20. 수신/접수하기 설명 • 문서수신 -결재처리가 완료되어 발송된 문서를 수신하기 위한 기능 -내부 수신은 사용자가 속한 기관 내의 다른 부서에서 발송한 문서를 수신하는 경우에 해당 • 접수하기 -수신된 문서를 접수하는 기능 -수신확인, 편철, 재발송요청, 재배부, 접수, 배부, 이송, 담당자지정 5. 수신/접수하기 수신확인 편철 접수 안양대학교 e-Solution Partner

21. 순차공람, 병렬공람 설명 • 순차공람 -접수처리된 문서를 [순차공람]버튼을 선택하면 기안시 결재선 지정하는 방식과 동일하게 순차공람자를 지정 • 병렬공람 -순차공람자 지정 후 순서에 상관없는 병렬 공람자를 지정할 경우 [병렬공람]버튼을 선택하여 공람자 지정 5. 수신/접수하기-순차공람, 병렬공람 순차공람 지정 병렬공람 지정 안양대학교 e-Solution Partner

22. 문서관리 설명 • 문서관리 -기록물관리법에 의한 기록물관리대장 지원 -결재가 완료된 문서는 문서철에 자동 등록되며, 내용확인, 결재정보, 문서저장 지원 -문서철은 부서별로 생성 여러 개의 문서철을 생성 6. 문서관리 소개 기록물 등록대장 안양대학교 e-Solution Partner

23. 업무일지 설명 • 업무일지 • 모든 행정업무의 목적 및 내용, 진행절차 등을 요약/정리하여 실무자가 업무수행에 지침이 되도록 하는 절차서 • 대학행정업무의 표준화와 효율성 제공 • 행정업무 내용 및 절차를 정리/기록/보존 • 부서이동 시 업무 인수인계 근거로 활용 7. 업무일지 세부절차 추가 안양대학교 e-Solution Partner

24. 위원회 설명 • 위원회 • 위원회 관리를 전산화하여 효율적으로 위원회를 관리 할 수 있도록 제공 • 공지사항 및 메일발송을 이용하여 효율적으로 공지사항에 대한 정보를 전달 할 수 있도록 제공. • 회의록 작성 기능을 제공하여 전자결재 기능과 동일하게 결재 프로세스를 제공. 8. 위원회 위원회 명단 안양대학교 e-Solution Partner

25. 일정관리 설명 • 일정관리 -개인/부서/전체 일정을 일간, 주간, 월간으로 구분해서 관리할 수 있도록 함. -일정종류와 적용대상에 따른 다양한 일정 등록 -달력을 통해 사용자가 편리하게 일정기간 설정 -일/주/월별로 반복되는 일정지정으로 손쉬운 일정등록 9. 일정관리 일정등록화면 안양대학교 e-Solution Partner

26. 게시판 설명 • 게시판 • 사용자간의 정보전달 및 공유 등의 커뮤니케이션을 강화하기 위한 기능 • 트리형식의 게시판 제공 • 즐겨찾기 추가 기능 10. 게시판 게시 작성화면 안양대학교 e-Solution Partner

27. 주소록관리, 조직검색 설명 • 주소록관리 -내부, 외부 지인들의 연락처를 그룹으로 관리하는 주소록 기능 -주소록 공유 기능 • 조직검색 -트리형태의 조직도 제공 -부서, 이름, 보직 검색 제공 11. 주소록관리, 조직검색 주소록 화면 조직검색 안양대학교 e-Solution Partner

28. 규정집 설명 • 규정집 -대학 규정을 전산화 하여 효율적으로 규정을 관리 할 수 있도록 제공. 12. 규정집 규정내용 안양대학교 e-Solution Partner

29. Q & A 질의·응답 안양대학교 e-Solution Partner