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Sistema de Trilhas de Auditoria. Público-Alvo. Gestores das Unidades Pagadoras, dos Órgãos, da Administração Pública Federal. Trilhas de Auditoria de Pessoal.
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Sistema de Trilhas de Auditoria
Público-Alvo Gestores das Unidades Pagadoras, dos Órgãos, da Administração Pública Federal
Trilhas de Auditoria de Pessoal As Trilhas de Auditoria de Pessoal representam uma ferramenta/mecanismo que viabiliza a coleta de evidências por dados pré-existentes (cruzamento de informações contidas nas bases de dados da Previdência Social e do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos - SIAPE) que demonstram situações de inconsistências cadastrais e/ou de pagamentos que se revelam incompatíveis com o ordenamento legal.
Situação Anterior • Falta de uma ferramenta que permita a automatização/integração de todas as ações e áreas envolvidas no processo de avaliação e regularização das inconsistências apontadas pelas Trilhas de Auditoria de Pessoal. Atualmente, o recebimento de justificativas por parte dos Gestores das UPAGs, em relação às inconsistências enviadas pela CGU, é feito por meio de planilhas Excel.
Situação Anterior • A emissão de análises sobre as justificativas informadas pelos Gestores das UPAGs são realizadas por meio de um sistema existente apenas na Intranet da CGU, isto é, de uso restrito aos servidores das Unidades de Controle Interno (UCI) da CGU (esse sistema foi utilizado como referência para definição do novo sistema). As UPAGs não tinham acesso a esse sistema. As informações prestadas pelas UPAGs eram inseridas no sistema por servidores da CGU; • Falta de informações gerenciais padronizadas, consolidadas e atualizadas. • Morosidade na obtenção do potencial retorno financeiro ao erário resultante da execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal.
Novidade: Sistema Trilhas de Auditoria A novidade agora é a disponibilização de um sistema WEB, que vem para aprimorar e agilizar a comunicação entre os Gestores das UPAGs e os Auditores da CGU, permitindo que todo o processo de apresentação de justificativas e providências adotadas em relação às possíveis inconsistências apresentadas pelas Trilhas de Auditoria de Pessoal seja mais célere, além de permitir a produção de informações gerenciais de forma mais rápida e eficiente..
Benefícios para os Gestores das UPAGs Permitir o acompanhamento e o monitoramento mais eficientes das providências a cargo das Unidades Pagadoras (UPAGs), dos Órgãos, com vistas a analisar e regularizar as possíveis inconsistências apontadas pelas Trilhas de Auditoria de Pessoal.
Benefícios para a CGU O sistema facilitará os trabalhos dos Gestores e Auditores da CGU, permitindo um acompanhamento e monitoramento mais eficientes tanto das providências a cargo das UPAGs quanto das análises dos auditores da CGU sobre as respostas informadas pelos gestores.
Disponibilização do Sistema em Produção • O sistema entrará em produção no dia 10/09/14. • Para que possa haver acompanhamento efetivo das ocorrências Cadastrais e de Pagamentos, as trilhas serão geradas a cada semestre e os Gestores das UPAGs terão o prazo de 90 (noventa) dias para apresentar as justificativas para todas as possíveis inconsistências apresentadas, a partir da sua disponibilização no Sistema. • Após esse prazo, a CGU emitirá Relatório de Auditoria consolidando os resultados e, se for o caso, emissão de recomendação, caso haja providências pendentes.
Informações sobre o Sistema Informações sobre o Sistema de Trilhas de Auditoria, assim como seu link de acesso e manuais disponíveis, podem ser consultadas no Portal da CGU, por meio da Seção: Controle Interno http://www.cgu.gov.br/ControleInterno/
Acesso ao Sistema Somente os Gestores das UPAGs previamente autorizados e cadastrados, poderão registrar seus posicionamentos (justificativas) sobre as possíveis inconsistências encontradas durante a execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal.
Acesso ao Sistema Se você, servidor de UPAG, ainda não possui cadastro, no Sistema, solicite o seu cadastramento por intermédio da seção: “Ainda não sou Cadastrado no Sistema”. Procedimento: Envio de e-mail para:stadf@cgu.gov.br, com as informações solicitadas. O e-mail deve ser enviado pelos Gestores das Unidades de Recursos Humanos, que deveram designar servidores de sua unidade para ter acesso ao Sistema.
Acesso ao Sistema • Inicialmente será dado uma carga de Usuários Externos; • A carga de Usuários Externos tem como origem os usuários cadastrados por meio do Formulário Eletrônico divulgado no Comunica Web do Siape (não esta mais disponível); • Ficará a cargo dos Gestores das Unidades de Recursos Humanos a manutenção da relação de servidores que devem ter acesso ao sistema. Qualquer alteração deve ser solicitada/comunicada por meio do e-mail: stadf@cgu.gov.br
Acesso ao Sistema • Os Usuários que já realizaram seu cadastro por meio do Formulário Eletrônico, a partir da disponibilização do Sistema em produção, deverão realizar o seguinte procedimento: • Clicar no link: “Recuperar Senha”, da seção: “JÁ SOU CADASTRADO”
Acesso ao Sistema • Informar seu CPF e clicar no botão: Enviar • Usuário receberá um e-mail do destinatário: nao-responder.sta@cgu.gov.br, informando uma Senha Temporária que deverá ser alterada no seu Primeiro Acesso ao Sistema.
Acesso ao Sistema • Novos cadastros receberão um e-mail do destinatário: nao-responder.sta@cgu.gov.br, informando uma Senha Temporária que deverá ser alterada no seu Primeiro Acesso ao Sistema.
Login no Sistema O Sistema deverá ser acessado através do seguinte link: https://trilhasauditoria.cgu.gov.br/trilhaauditoria Por padrão, a opção “Usuário Externo” já vem selecionada. O usuário deverá informar o seu CPF no campo “USUÁRIO” e sua senha no campo “SENHA” e clicar no botão “Enviar” ou acionar a tecla “Enter” para acessar o Sistema.
Login no Sistema • Caso seja seu Primeiro Acesso, inicialmente deve ser informada a Senha Temporária que foi enviada para seu e-mail e o Sistema lhe direcionará para um Tela de Alteração de Senha.
Login no Sistema Durante o processo de Login, o Sistema validará os dados informados. Se a autenticação for negativa, o Sistema exibirá a seguinte mensagem de erro “Usuário e/ou senha inválidos”. Caso a autenticação seja positiva, o Sistema exibirá sua Página Inicial, conforme exibido no próximo slide.
Visão Geral do Sistema O Sistema é composto pelos seguintes PERFIS DE USUÁRIO: • Usuários Interno – pertencentes as Unidades de Controle Interno (UCI) da CGU: • Administrador; • Gestor CGU; • Auditor CGU. • Usuários Externo – pertencentes às UPAGs dos Órgãos • Gestor UPAG; • Gestor UPAG Consulta.
Visão Geral do Sistema Administrador Esse perfil será concedido para servidores específicos da DP/SFC/CGU - que terão o papel de gerenciar/executar todas as funcionalidades do sistema, exceto a de “Justificar Inconsistências” que é uma funcionalidade específica do Perfil Gestor UPAG. O papel principal desse perfil será executar ações relacionadas a cadastros (parametrizações) e concessão de acessos.
Visão Geral do Sistema Gestor CGU Servidores da CGU que exercem funções e/ou cargos comissionados (chefes, coordenadores e diretores). Esse tipo de usuário terá permissões mais amplas que o Perfil Auditor CGU, como por exemplo: Aprovar/Reprovar Solicitações de Alteração de Justificativas e acesso a todas as informações relacionadas às respectivas UCIs sob sua supervisão.
Visão Geral do Sistema Auditor CGU Servidores da CGU que atuam diretamente nas Análises das Justificativas informadas (concluídas) pelos Gestores das UPAGs, de acordo com sua UCI de atuação.
Visão Geral do Sistema Gestor UPAG Receberam esse perfil, os servidores lotados nas UPAGs dos Órgãos Jurisdicionados à CGU e Órgãos Vinculados às CISET (Setoriais do Controle Interno) que aderirem ao uso do Sistema. Usuários com este perfil atuaram diretamente na Emissão de Justificativas, no Acompanhamento e Monitoramento da regularização das Inconsistências detectadas para sua Unidade, e se necessário, na Solicitação de Alteração de Justificativas.
Visão Geral do Sistema Gestor UPAG Consulta Esse perfil que será concedido aos servidores lotados nas UPAGs dos Órgãos Jurisdicionados à CGU e órgãos vinculados às CISET (Setoriais do Controle Interno) que aderirem ao uso do Sistema. A diferença entre esse perfil e o perfil Gestor UPAG é que os usuários com esse perfil poderão apenas consultar as inconsistências e suas respectivas justificativas. Não poderão emitir ou solicitar alteração de justificativas. Este perfil também poderá ser utilizado pelas Auditorias Internas de órgãos da Administração Indireta.
Visão Geral do Sistema Cada usuário será associado a um tipo de Perfil e terá permissões específicas (acessos) dentro do sistema. A visibilidade das inconsistências dependerá da vinculação de cada usuário a sua respectiva UPAG de atuação. Observação: Alguns usuários poderão estar associado a mais de uma UPAG, de acordo com sua função/papel dentro de seu Órgão.
Visão Geral do Sistema Vinculação de UPAGs x UCI • As inconsistências são geradas por Órgãos/UPAGs; • É importante frisar que existe uma vinculação entre UPAG e UCI. Cada UCI pode atuar em uma ou em várias UPAGs; • As informações disponíveis nos filtros e na geração de consultas/relatórios estarão diretamente associadas às UPAGs de atuação de cada usuário.
Visão Geral do Sistema Vinculação de UPAGs x UCI
Visão Geral do Sistema As Principais FUNCIONALIDADES do Sistema de Trilhas de Auditorias envolvem: • Justificar Inconsistências: O Sistema permite que os Gestores das UPAGs registrem as JUSTIFICATIVAS para as inconsistências encontradas pela CGU, por meio da execução das Trilhas de Auditoria de Pessoal. É possível pesquisar as inconsistências por diversos filtros, definir uma justificativa e anexar documentos que justifiquem a regularização da inconsistência apontada. • Analisar Justificativas: O Sistema permite a ANÁLISE das Justificativas apresentadas pelas UPAGs para as inconsistências. Será possível definir se a Justificativa da UPAG foi aceita ou não por meio do uso de pareceres e o registro de uma Justificativa para a conclusão da análise em questão. • Solicitar Alteração de Justificativa: O Sistema permite que o Gestor UPAG faça uma Solicitação de Alteração de uma Justificativa, que por algum motivo específico precise ser alterada, podendo essa solicitação ser aprovada ou não pelo Gestor da CGU.
Visão Geral do Sistema • Analisar Solicitação de Alteração: O Sistema permite que o Gestor CGU analise e posteriormente aprove ou reprove uma Solicitação de Alteração de Justificativa, encaminhada por um usuário que tenha o perfil Gestor UPAG. • Emitir Relatórios: O Sistema permite a emissão de relatórios de acordo com parâmetros/filtros informados. • Exportar Resultados de Pesquisas/Consultas: O Sistema permite a exportação dos resultados das pesquisas/consultas realizadas no sistema para um formato compatível com Planilha Eletrônica Excel (formato CSV). • Impressão de relatórios: O Sistema permite a impressão de todos os relatórios e consultas contidos no sistema.
Menu do Sistema O MENU do Sistema é composto pelas seguintes opções: • Cadastro - apresentado apenas para os Administradores do Sistema, possuindo Submenus relacionados a todos os cadastros e parametrizações existentes no sistema, como por exemplo: Cadastro de Trilhas, Usuários, Pareceres e Vinculação de UPAGs e UCI. • Inconsistência – Essa opção possui os seguintes submenus: • Justificar: apresentado apenas para os Gestores UPAGs; • Analisar Justificativa: apresentado para todos os perfis, exceto para os Gestores UPAGs; • Analisar Solicitação de Alteração: apresentado apenas para os Gestores CGU.
Menu do Sistema • Relatórios: apresentado para todos os perfis do sistema, possuindo um total de 4 opções de relatórios. Perceba que cada relatório exibirá somente as informações de acordo com o acesso concedido para cada usuário, isto é, os relatórios serão gerados com base na(s) sua (s) UPAG(s) de atuação, associadas durante o processo de cadastramento de usuários.
Menu do Sistema • Pergunta e Respostas Frequentes: conjunto de perguntas e respostas com o objetivo de esclarecer dúvidas relacionadas ao sistema, conforme exibido no próximo slide.
Menu do Sistema • Meu Perfil: Disponibiliza os submenus “Ver Meu Perfil” e “Alterar Senha”. • Ver Meu Perfil - essa funcionalidade permite ao usuário visualizar os dados do seu perfil, conforme figura exibida no próximo slide; • Alterar Senha – essa funcionalidade permite ao usuário alterar sua senha de acesso ao Sistema, conforme figura exibida nos próximos slides. • Página Inicial: Essa opção retorna a página inicial do sistema quando acionada.
Visão do Ciclo de Vida das Inconsistências Cada INCONSISTÊNCIA poderá se enquadrar nas seguintes SITUAÇÕES de acordo com o fluxo de execução do sistema:
Visão do Ciclo de Vida das Inconsistências Fluxo – Visão do Ciclo de Vida das Inconsistências
Detalhamento das Principais Funcionalidades do Sistema • A seguir serão apresentadas as principais funcionalidades do sistema que serão utilizadas pelo Perfil: Gestor UPAG, dentre elas: • Justificar Inconsistências; • Emitir Relatórios. Obs.: O sistema permite que seja feito Justificativas de Inconsistências em Lote, ver mais detalhes no Manual do Sistema (Usuário Externo), disponível na Tela de Login do Sistema e no Portal da CGU.
Justificar Inconsistências A funcionalidade “Justificar Inconsistências” pode ser acessada através do Menu Inconsistência Justificar. Essa funcionalidade permite que as seguintes ações sejam executadas: • Pesquisar Inconsistências; • Justificar Inconsistência; • Detalhar Inconsistência; • Solicitar Alteração de Justificativa.
