Finančno poročanje - ugotovitve po pregledu prvih zahtevkov

1. Finančno poročanje- ugotovitve po pregledu prvih zahtevkov Vanja Jereb Jelena Tabaković

2. 1. ZLAGANJE DOKUMENTOV • s preglednostjo zahtevka je omogočen lažji in hitrejši pregled le-tega • dokumenti naj bodo zloženi v fasciklih • dokazil ni potrebno v nedogled kopirati in prilagati k vsakemu obrazcu – zadostuje ustrezna oznaka, kje se dokazilo nahaja • predlagamo zlaganjepo dejavnostih: • v vsebinskem delu vsa dokazila o izobraževanjih, delavnicah ipd. • v finančnem delu pa računi z ustreznimi oznakami, kje so dokazila

3. 2. Evidenca opravljenega dela Obrazec št. 6 Podatki o opravljenem delu morajo biti konkretni V kolikor so navedene aktivnosti posplošene, vas bomo pozvali k dodatnim obrazložitvam Načelo gospodarnosti – v kolikor eno delo opravlja več oseb brez posebne dodane vrednosti, so upravičeni stroški le za eno osebo BOLNIŠKA – je upravičen strošek; ure se vnesejo glede na delež dela na projektu – npr. 20% od 8 ur = 1,60h v časovnici

4. PRAZNIKI – velja enako kot za bolniško odsotnost – vnesejo se ure glede na delež dela na projektu DOPUST – je upravičen strošek v primeru najmanj 50% dela na projektuINnajmanj 6 mesecev dela na projektu; ure se vnesejo glede na delež dela na projektu – npr. 70% od 8 ur = 5,60h v časovnici

5. 3. Obračun str. dela zaposlenega Obrazec št. 7 zneski se morajo ujemati s plačilno listo oziroma z individualnim REK obrazcem, RAZEN: če je v plačilni listi obračunana prehrana in prevoz na delo tudi za tiste dni, ko je bila izplačana dnevnica (gre za neupravičen strošek) če je v plačilni listi izplačana prehrana za čas dopusta če je razlika zaradi zaokroževanja Excela pri izračunu 16,1% prispevkov delodajalca – v kolikor ugotovite to razliko, upoštevajte pravilni znesek v seznamu računov in NE spreminjajte formul v obrazcu št. 7 število opravljenih ur se mora ujemati z evidenco opravljenega dela glede na način obračunavanja, ki ga uporabljate v organizaciji, uporabljajte ustrezno tabelo za izračun upravičenih stroškov (drugo tabelo lahko izbrišete – za boljšo preglednost) Prevoz na delo – poleg cene prosimo za navedbo, za kakšen način obračuna gre (npr. mesečna vozovnica z vlak, primestni promet, ipd.)

6. 4. Seznam računov Obrazec št. 8 natančnost pri vnosu podatkov zaradi prenosa v sistem ISARR izpolnjuje se VSE STOLPCE v obrazcu (tudi, če DDV ni obračunan na računu ipd.) za avtorske in podjemne pogodbe se kot izdajatelja listine vnaša fizično osebo, s katero je pogodba sklenjena oziroma, kateri je znesek pogodbe tudi plačan predpona “SI” se uporablja VEDNO – ne gre za zahtevo za davčne (ne)zavezance, temveč za zahtevo informacijskega sistema ISARR Pri stroških dela je osnova za vnašanje podatkov obrazec št. 7 – Obračun stroškov dela zaposlenega

7. 5. Rekapitulacija izdatkov Obrazec št. 9 Stolpec A: zneski iz pogodbe o sofinanciranju spremembe glede na prejeta soglasja ali spremembe v okviru 18% (brez soglasja) - navedejo se nove vrednosti posameznih kategorij stroškov Stolpec C = vnašajo se podatki preteklihizplačil s strani MJU (upoštevati je potrebno tudi nižanja s strani MJU v okviru posameznih kategorij) Dosledno vnašanje opomb, ki olajšajo spremljanje in pregledovanje zahtevkov

8. 6. Službene poti Poročila o opravljeni službeni poti: morajo vsebovati navezavo na projekt podpisana morajo biti s strani potujočih Načelo gospodarnosti: 2 zaposlena se odpravita na isti dogodek vsak s svojim vozilom!!! Obrazložitev naj bo v poročilu o opravljeni službeni poti, saj vas bomo v vsakem primeru pozvali k obrazložitvi ali je res potrebno, da se določenega dogodka udeleži več zaposlenih? paziti na DDV na priloženih računih za parkirnino, prenočišče,… V primeru izplačanih dnevnic, prehrana in prevoz na delo za ta dan ne smeta biti obračunana na plačilni listi (v kolikor sta, gre za neupravičen strošek)

9. 7. IKT oprema se uveljavljav 2. in 4. zahtevku pri upravičenih stroških upoštevati dejansko realizacijo do predložitve predmetnega zahtevka (9%) predložiti tudi podpisano dobavnico ali izjavo o prevzemu blaga oprema mora biti označena z ESS nalepkami (kontrola na kraju samem oziroma pregled na terenu)

10. 8. Avtorske in podjemne pogodbe obvezna dokazila: Zavod za zaposlovanje: obvestilo o potrebi dela obvestilo o sklenitvi dela Poročila o opravljenem delu s strani izvajalca Dokazilo o opravljenem delu kot npr. članek, prevod, časovnica za vodenje projekta, prezentacija, ipd. V primeru razdelitve dela na več faz, je le-te potrebno ovrednotiti zaradi pravilnega obračunavanja pri izstavljenih računih

11. 9. Neupravičeni stroški Stroški, ki niso predvideni v vlogi oziroma za katere niste pridobili soglasja skrbnika pogodbe DDV na vseh računih, kjer je obračunan, npr.: študentsko delo računi za parkirnino, prenočišča, ipd. avtorsko delo s strani davčnega zavezanca,.. Računi, ki niso plačani v upravičenem obdobju zahtevka - primer: delo je opravljeno, dokazila predložena, plačilo pa ni v obdobju upravičenosti

12. 10. RAZNO dokazilo o plačilu = bančni izpiski z začetnim končnim stanjem na računu (druge transakcije so lahko prekrite) v kolikor določenih stroškov ne uveljavljate kljub temu, da so lahko upravičeni, izpolnjujte opombe - primer: na potnem nalogu sta obračunani dnevnica in kilometrina, uveljavljate pa samo kilometrino

13. Hvala za pozornost.