Guia Contable Básica para tu Negocio

1. Guia Contable Básica para tu Negocio Qué es lo que debes saber??

2. Requisitos para un Negocio Exitoso Tener por escrito un plan de negocios (Business Plan ) Es una herramienta administrativa muy importante que le ayudará a llevar a cabo su idea comercial y a responder las siguientes preguntas: • De qué se trata su negocio? Qué servicios o productos ofrecera? • Cómo financiará su empresa? • Será un negocio redituable? Generará ganancias?

3. Requisitos para un Negocio Exitoso • Tendrá suficientes fondos: tener capital de inversión, particularmente en los años de crecimiento. Las fuentes de financiamientos incluyen: ahorros personales, préstamos de amigos, familiares, bancos. • Ubicación: considere los datos demográficos de sus clientes, estacionamiento, tráfico y la ubicación de la competencia. • Mantenimiento de records comerciales: (bookkeeping), mantenga los recibos de ventas, de nomina, etc

4. Requisitos para un Negocio Exitoso • Regulaciones: obtenga los permisos de salud y del departmento de bomberos, y todas las licencias obligatorias. • Seguros: obtenga seguro contra daños a terceros y el seguro de los trabajadores (workers compensation) • Publicidad y promoción: desarrolle un plan de marketing e invierta en publicidad.

5. Primeros Pasos para Comenzar tu Propia Empresa • Tener experiencia en el tipo de negocio/industria o tener conocimiento de como es la dinámica del sector. • Saber si estas preparado para lanzarte solo • Sacar el número de identificación patronal (EIN)www.irs.gov • Decida la estructura legal: si decide ser una LLC, registrela en Wisconsin Department of Financial Institutions. Si decide ser una corporacion o sociedad consulte con un abogado o contador.

6. Primeros Pasos para Comenzar tu Propia Empresa • Sacar el número de permiso a las ventas si se requiere (seller permit) Wisconsin Department of Revenue • Abra una cuenta en el banco (business checking): seleccione su banco cuidadosamente. • Licencias: para comidas, para vender alcohol, para establecimientos de cuidados de niños, para remodelación de casas, etc • Seguros: sobre la propiedad, de riesgo, de mala practica, de error y omisión, de autos, bono de cumplimiento, para los empleados, de incapacidad, etc

7. Bookkeeping System – Sistema Contable • Chequera: se tiene que tener una chequera para el negocio separada de la personal. Los ingresos de dinero se deben depositar en la chequera del comercio y todos los gastos de la compania se seben pagar con la chequera comercial. • Recibos de pagos: mantenga un sumario en una planilla de los gastos mensuales.

8. Bookkeeping System – Sistema Contable • Sistema contable: trate de tener un sistema computarizado para ingresar la información contable diaria. Algunos programas contables: Quick Books, Peachtree, CSA, Great Plains, etc. • Establezca un sistema de “caja chica” (petty cash) para pagar gastos mínimos. Guarde la documentación o recibos de pagos de todos los gastos pagados en efectivo.

9. Bookkeeping System – Sistema Contable • Mantenga sus records: mantenga los records de sus libros y documentos contables al dia y disponibles para cualquier inspección por el Internal Revenue Service (IRS). • Clasifique sus cuentas: agrupe sus cuentas en 5 grupos: ingresos, gastos, bienes activos, deudas o pasivos y capital (inversión de los dueños a la compañía) Para los activos, registre la fecha de compra, costo, depreciación, etc.

10. Bookkeeping System – Sistema Contable • Archive su documentación:guarde en forma ordenada y en un lugar seguro los cheques cancelados, facturas pagadas, los formularios de depositos bancarios, recibos de compras y cualquier otro tipo de documentación contable que soporte las entradas en los libros contables. No se aceptan estimados y documentacion sin los originales.

11. Record Keeping – Por cuánto tiempo retener o guardar la información? • Bank Statements 6 years • Record relating to revenue 6 years • Employee expense reports 6 years • Cancelled checks 4 years • Copies of tax returns para siempre • Tax and legal notices para siempre Financial reports para siempre • Record relating to expenses 4 years • W-2s para siempre

12. Tipos de Estructuras Legales • Diferentes entidades legales disponibles. • Principales ventajas y desventajas de cada estructura. • Principales consecuencias impositivas. • Criterios para seleccionar cada tipo de entidades.

13. Tipos de Estructuras Legales • Sole Proprietorship = Empresa Unipersonal o Unico Dueño • Partnerships = Sociedades Limitadas • Corporation = Corporación (S-Corporation and C-Corporation) • Limited Liability Company (LLC) = Sociedad de Responsabilidad Limitada

14. Empresa Unipersonal o Unico Dueño/aSole Proprietorship VENTAJAS • Es muy fácil, económica y rápida de registrar • Puede usarse para comenzar y luego siempre puedes cambiar de estructura legal • Preparación del Formulario de Impuestos my simple (Schedule C in 1040) Anexo C • Un solo nivel de impuestos • Puede emplear a la esposo/a y deducir 100% el seguro médico • Puede elegir ser una LLC • Muy fácil descontinuar el negocio

15. Empresa Unipersonal o Unico Dueño/aSole Proprietorship DESVENTAJAS • No escudo corporativo : desprotección legal sin límites por deudas, pérdidas y pasivos del negocio sino se lo registro como LLC. • Un solo dueño/a (limitación para conseguir más capital) • Dueño tiene que pagar trimestralmente impuestos por el FICA and Medicare sobre el ingreso neto ganado. • El negocio termina si el dueño queda incapacitado o muere. No se puede vender el negocio

16. Sociedad de Responsabilidad Limitada Limited Liability Company • Escudo corporativo: Al ser una entidad legal separada de los dueños, significa que frente a un juicio o deuda, los miembros serán solo responsables por el capital que aporto a la compañía. • Es sencilla de armar y registrar: “Artículos de Organización” • Este tipo de negocio no paga impuestos especiales. Las ganancias o pérdidas de la compañía se reportan en los impuestos (taxes) personales de los miembros, por lo tanto no hay duplicación impositiva como ocurre en la corporación C. • Taxabilidad es transferida a los miembros (dueños/as). • Estructura legal que más se usa: único dueño (single member) o una sociedad (Partnership Form 1065 or S-Corp 1120S) • Costo: alrededor de $130. Renovación annual: $25

17. Sociedades or Partnerships • Dos o más socios. • Tener un socio puede significar más capital para invertir, una persona con quien compartir la toma de decisiones, una mano más para trabajar • El ingreso de la sociedad es taxado en el formulario de impuestos de cada socio (Form1040) a través del formulario K-1 • Se puede elegir ser LLC.

18. Sociedades or Partnerships DESVENTAJAS • Los dueños o socios serán responsables por las deudas o juicio de la compañía y deberán responder con sus bienes personales (sino se registro como LLC) • Preparación anual de los impuestos de la sociedad (Form 1065). Otro gasto extra, es costoso. • Toma de decisiones es compartida entre los socios. • Los socios deben hacer sus pagos de impuestos estimados trimestralmente. • Los socios no son considerados empleados de la sociedad. • Los socios se pagan un “pago garantizado”

19. Corporaciones or Corporations VENTAJAS • Puede ser vista como una empresa más seria que las otras. • Escudo corporativo para los dueños: Tu patrimonio personal estará separado del patrimonio de la empresa. Frente a un juicio, demanda o deuda, la corporación deberá pagar con su propio capital (excepto que sea un fraude) • Fácil transferencia de acciones . • Habilidad de conseguir dinero de inversión más fácilmente. • Unlimited Life (vida comercial perpetua) • Uno o más dueños. • Se utiliza cuando hay varios socios, especialmente socios capitalistas (los que invierten dinero en la empresa pero no necesariamente trabajan en ella.)

20. Corporaciones or Corporations DESVENTAJAS • Es más costosa de registrar. Seguramente necesitaras contador y abogado que te ayuden a armar toda la documentación necesaria • Necesitas nombrar directores quienes deben elegir las autoridades del negocio, deben realizar reuniones de directorio periódicamente, llevar actas. • Doble Taxation (si es una C-Corporation) : duplicación impositiva: a nivel de la companía y personal. • Preparación del Impuesto de la compañía anualmente (costoso) vencimiento Marzo 15. • Preparación y pago de impuestos de nómina o salarial

21. Cómo Decidir cual Estructura Legal es Conveniente • Protección Legal • Consideraciones y Consecuencias Impositivas • Inversión/Capital • Número de socios/dueños En términos generales debes considerar: • Cómo te afectará impositivamente las diferentes estructuras legales que puedes elegir? • Que tan fáciles o difíciles son los tramites iniciales? Y luego los tramites regulares que debes cumplir? • Que tipo de protección frente a demandas o deudas te ofrece cada estructura? Es el tipo de protección que te deja más seguro?

22. 10 Cosas que Debes Hacer en Tu Negocio • Tome un curso de contabilidad básica • Consulte y elija un contador familiar con su industria. • Determine que programa de contabilidad necesita • Al principio, registre usted mismo su contabilidad • Fije políticas de inventarios y controles internos • Reconcilie la cuenta del banco mensualmente • Mantenga al día su planilla de control de flujo de caja • Contrate una companía de payroll para el pago de salarios y declaración de los impuestos de nómina. • Prepare estados financieros mensualmente • Retenga los records del negocio separados de los personales.

23. 10 Cosas que No Debes Hacer en Tu Negocio • No delegue la capacidad de firmar cheques ni órdenes de compra. • No use el dinero retenido en impuestos a las ventas y de salarios para otros fines. • No mezcle sus bienes personales con los del negocio • No sea optimista en la proyecciones de venta ni demasiado conservador con el cálculo de los gastos. • No confie en un acuerdo oral para ningún tipo de operación comercial. • No pague una factura de compra si no concuerda con la orden de compra. • No delegue su relación con sus proveedores. • No deje para último momento la búsqueda de préstamos or créditos. • No espere en buscar consejo a última hora de su contador y abogado ante una situación financiera importante y delicada e • No se deje llevar por lo que dicen los demás…….

24. ESTADOS FINANCIEROS • BALANCE GENERAL: ME INDICA CUANTO VALE EL NEGOCIO EN UN DETERMINADO MOMENTO. • ESTADOS DE RESULTADOS: ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS: ME INDICA SI EL NEGOCIO ES RENTABLE O NO. • FLUJO DE CAJA: PREDICEN LAS PROYECIONES DE CAJA O EFECTIVO EN EL FUTURO.

25. EL BALANCE GENERALBALANCE SHEET • ACTIVOS (assets): son todos los bienes que el negocio posee o que le deben. • PASIVOS (liabilities): son las obligaciones a pagar o deudas del negocio. • PATRIMONIO NETO (Owner equity, Capital): el capital aportado a la empresay las ganancias retenidas.

26. ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS • Muestra la actividad financiera sobre un período de tiempo, mensual, trimestral, anual. • Registro de los ingresos (dinero generado por las ventas de productos y/o servicios) • Registro de los gastos: son los costos de los recursos usados en el proceso para generar u obtener los ingresos: seguros, publicidad, renta, impuestos, salarios, costo de la mercaderia, etc.

27. Referencias: • Internal Revenue Service: www.irs.gov • Wisconsin Department of Financial Institutions: www.wdfi.org • Wisconsin Department of Revenue: www.revenue.wi.gov • Small Business Administration: www.sba.gov/smallbusinessplanner • Libro: Tu Propia Empresa by Alexandra Arata www.hispanic-resources.com