Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado

1. Solução de Protocolo Único e Gestão de Documentos do Estado Secretaria de Gestão Pública UTIC – Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação

2. O que é ?Sistema Informatizado de Gestão Integrada e Arquivística dos Documentos Públicos

3. Objetivos: > Integração dos órgãos e informações (e-gov) > Transparência das ações administrativas > Integração dos arquivos e protocolos > Solução Web > Normalização e automatização dos procedimentos para avaliação, preservação e eliminação de documentos

4. Benefícios Gerais ao Estado e ao Cidadão: - Organização de Documentos (Planos de Classificação e tabelas de Temporalidade) - Preservação do patrimônio documental de cada Secretaria - Acesso do cidadão à tramitação dos processos de seu interesse via Internet - Padronização e Informatização de Termos Técnicos - Auxílio na Liberação de Espaço Físico dos Documentos

5. Solução Sistêmica Treinamento, Suporte e Atendimento de 1º Nível Desenvolvimento e Manutenção Sistema de Protocolo Único Gestão do Projeto Gestão de Documentos Normas, Padrões e Novas Funcionalidades

6. Planejamento para Implantação do Projeto em Setembro 2008 em 7 Secretarias Instituição do Grupo Técnico de Protocolo Único Projeto Designado à Secretaria de Gestão Início das Implantações nas Primeiras Secretarias Formalização às Primeiras Secretarias Adequação Técnica para Suportar a Solução (Secretarias) Novas Implantações e Funcionalidades Conclusão das Implantações Agosto 2007 Novembro 2007 Junho 2008 Abril 2004 Junho 2008 Setembro 2008 Novembro 2008 2011 Linha do Tempo

7. Implantação da Solução:Primeiras Secretarias • Casa Civil • Comunicação • Fazenda • Gestão Pública • Meio Ambiente • Procuradoria Geral do Estado • Relações Institucionais

8. Implantação do SPdoc na Secretaria de Gestão em 01 de Setembro de 2008 > 2000 Documentos em Andamento – Recadastrados e Classificados conforme “Plano de Classificação Atividade-MEIO” > Período de Re-cadastramento e classificação 18/08 à 29/08 > 6 pessoas para re-cadastramento e Classificação dos Documentos > Recadastramento com Base nas Informações do Sistema Legado – SEM manipulação dos efetivos Documentos > 40 Usuários Treinados e Cadastrados no Sistema > Gestora - Iara Lopes da Silva (Protocolo/SGP)

9. Premissas para Adesão à Solução • Designar Gestor da Solução na Secretaria • Migrar os Dados do Sistema Atual de Protocolo para a nova Solução • Adaptar os Sistemas Integrados com o Sistema de Protocolo Atual da Secretaria para se integrar a nova Solução • Envolver as Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos (CADA) das Secretarias na Elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade • Disponibilizar equipes de Protocolo e Arquivo para treinamento, análise e validação da Solução

10. Cadê o Sistema ?? HOMOLOGAÇÃO --- http://10.200.240.54/Gdoc/Publico/Login.aspx Acesso Condicionado à IP´s e Usuários PRODUÇÃO --- http://10.200.50.11/SPDOC/Publico/Login.aspx Acesso Intragov

11. Aldo Fábio Garda – Coordenador UTIC aldogarda@sp.gov.brEduardo Soler – Gerente do Projeto jesoler@sp.gov.br Obrigado ! UTIC – Unidade de Tecnologia da Informação e Comunicação