Dématérialisation de la commande publique

1. Dématérialisation de la commande publique Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

2. Dématérialisation : définition • La dématérialisation a pour but de gérer de façon électronique les flux de données ou de documents métier (notes, factures, brochures, catalogues, contenus techniques, etc.) transitant au sein l'entreprise ou échangés avec ses partenaires (clients, fournisseurs, etc... ). • Ce sont aussi les processus qui peuvent s'y rattacher, tels que la constitution d'un contrat, une commande ou encore le suivi d'une garantie de produit par exemple. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

3. Définition des notions • La notion de télé-services  comprend un  service à valeur ajoutée proposée par l'administration aux usagers et aux partenaires . Elle permet d'intégrer un bouquet de services allant au-delà de la formalité administrative à  accomplir comme le suivi de dossier personnalisé, les simulations et les calculs en ligne. • La télé-procédure est une démarche administrative entièrement dématérialisée : de la saisie des informations à l'envoi électronique. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

4. Les concepts • Le concept de dématérialisation englobe deux réalités : • la numérisation et l'analyse de documents papier qui traitent les flux entrants dans le système d'information ; • la dématérialisation à la source qui évite à l'entreprise d'avoir à produire des documents papier. • Ces deux technologies sont encore complémentaires lorsque l’on souhaite aboutir à une dématérialisation complète du processus de commande publique. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

5. Constat dans le secteur public local • Depuis 2005, les collectivités territoriales sont maintenant organisées pour permettre aux entreprises de télécharger les dossiers de consultation. • Parallèlement, les collectivités constatent une augmentation exponentielle des téléchargements par les entreprises. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

6. Constat dans le secteur public local (suite) • S’agissant des réponses électroniques, le constat est plus nuancé. S’il y a respect de la réglementation pour les procédures formalisées, la dématérialisation des procédures adaptées est encore trop peu répandue. • Or, la revalorisation des seuils, notamment pour les travaux, offre la possibilité aux collectivités d’ initier presque exclusivement des procédures adaptées pour cette catégorie d’achat. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

7. Constat dans le secteur public local (suite) • Par ailleurs, la réflexion interne concernant la signature électronique reste encore à initier dans bien des collectivités de taille petite ou moyenne. • Parallèlement, la très grande majorité des collectivités n’imposent pas la réponse électronique. Elles constatent alors une certaine frilosité des entreprises à répondre électroniquement. • Or, les mêmes entreprises répondent électroniquement pour d’autres donneurs d’ordre lorsque ceux-ci l’imposent ! Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

8. Les questions juridiques qui persistent • D'un point de vue juridique, la valeur d’un document signé puis scanné persiste. • La possibilité pour une plate-forme d’être habilitée comme organe de publication des annonces n’existe toujours pas. • Chaque étape nouvelle exige la signature préalable d’une convention locale (ou d’avenants à la convention existante) avec les acteurs concernés ce qui constitue un frein à l’initiative, ces conventions étant souvent tri-partites. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

9. Les questions techniquesqui persistent • Les formats de transmission aux administrations de contrôle (Préfecture) ou des finances (comptables publics) sont imposés par l’État et obligent à des développement d’interfaces souvent coûteux pour les collectivités qui ont développé elles-mêmes leur plate-forme. • La transmission des plans uniquement par la voie électronique constitue encore et pour longtemps un handicap de lecture pour la réponse des entreprises. S’il demeure une pièce papier, il est certain qu’il s’agira des plans. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

10. Les questions techniquesqui persistent (suite) • La question de l’archivage avance lentement. Or, le nombre d’offres augmente très rapidement sous l’effet de l’obligation de remise d’offres dématérialisées dans certains domaines comme l’informatique. Pour la sauvegarde des informations, il devient urgent que des standards soient définis. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

11. Les questions techniquesqui persistent (suite) • Certains progiciels de comptabilité exigent le retour d’information du numéro d’engagement comptable systématiquement. • De ce fait, le déploiement entièrement automatisé de la carte achat en niveau 1 (stade identique à la carte bleue d’un particulier) est aujourd’hui techniquement délicat. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

12. Les avantages de la démarche • La réduction des coûts liés aux frais administratifs, aux ressources humaines et à l'affranchissement des envois est réelle et vérifiée budgétairement. • Après les premières réflexions négatives, les entreprises concèdent aujourd’hui que les gains sont partagés. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

13. Les avantages de la démarche(suite) • Toutefois, la dématérialisation est avant tout considérée comme un moyen de fluidifier les processus métier principalement pour les collectivités ayant un large territoire à gérer (Communautés de Communes, Départements et Régions). • Dans ce cadre, la carte achat revêt un intérêt tout particulier que les collectivités ne vont pas manquer de mettre en œuvre lorsque tous les obstacles juridiques et techniques auront été levés. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

14. Enjeux pour les collectivités • Poursuivre la réduction des coûts indirects (frais de publication, frais postaux, papier), • Réduire la durée de traitement d’un achat public, • Mettre les collectivités en position de réduire fortement les délais de paiement dans la perspective de la nouvelle directive européenne à venir sur les délais de paiement. • Fluidifier les achats des équipes sur le terrain tout en garantissant une procédure d’achat efficiente notamment lorsque la procédure inclut la carte achat. Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales

15. Que peut apporter l’A.A.C.T. ? • Un réseau fort de 665 collectivités dont certaines ont déjà largement déployé la carte achat • Des experts dans les domaines de l’achat : acheteurs, juristes, économistes, techniciens et qualiticiens qui œuvrent au plan national à toutes les démarches concernant l’achat public • Sa connaissance du domaine de la carte achat par l’implication dans cette démarche de modernisation depuis 2004, date de la première conférence de l’AACT sur ce sujet • Une banque de données de dossiers de consultation dont certains traitent de la carte achat • Une écoute permanente grâce à un secrétariat comprenant deux personnes • Pour une cotisation modeste adaptée à la taille de la collectivité adhérente Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales