AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

1. AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

2. AKAUNTABILITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN Fungsi, Tanggungjawab dan Akauntabiliti terhadap Pengurusan Kewangan dalam Organisasi Peruntukan undang-undang dan peraturan kewangan Perakaunan Kawalan auditan

3. Fungsi, Tanggungjawab dan Akauntabiliti terhadap Pengurusan Kewangan dalam Organisasi Huraian Fungsi, tanggungjawab dan akauntabiliti terhadap pengurusan kewangan Ciri-ciri akauntabiliti Penyediaan anggaran belanjawan Penyelenggaraan Buku Vot Penyelenggaraan Buku Wang Tunai

4. 1. PENGENALAN Skop Pengurusan Kewangan ¤ Perancangan / Belanjawan ¤ Perlaksanaan ¤ Laporan ¤ Kawalan / Penilaian

5. 1. PENGENALAN Tanggungjawab ¤ Bermaksud menjalankan tugas-tugas yang diarahkan mengikut peraturan- peraturan yang disedia/ditetapkan

6. 1. PENGENALAN Akauntabiliti ¤ Konsep: Pegawai perlu bertanggungjawab ke atas tanggungjawab yang diberikan dan bersedia menghadapi implikasi keputusannya

7. 1. PENGENALAN Akauntabiliti ¤ Ahmad Sarji : Obligasi seseorang memberi jawapan dan penjelasan mengenai tindakan dan prestasinya

8. 1. PENGENALAN Ciri-ciri Akauntabiliti : 1. Hubungan tanggungjawab – perlu ada hubungan 2 pihak 2. Bilamana hubungan dibentuk – melalui peruntukan-peruntukan peraturan-peraturan dan prinsip-prinsip diterima umum 3. Garis sempadan tanggungjawab – melalui jadual tugas khas 4. Penurunan Had Kuasa – ada surat perwakilan / perlantikan

9. 2. PERUNTUKAN UNDANG- UNDANG DAN PERATURAN Tanggungjawab dan akauntabiliti Pegawai Pengawal tertakluk kepada peruntukan undang-undang dan peraturan : 1. Perlembagaan Persekutuan (Bahagian 7, perkara 96 – 99) 2. Akta Prosedur Kewangan 1957 (APK) (Disemak 1972) 3. Akta Pendidikan 1996 4. Arahan Perbendaharaan (AP)

10. 2. PERUNTUKAN UNDANG- UNDANG DAN PERATURAN 5. Pekeliling / Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan 6. Arahan Amanah 7. Buku Panduan Kewangan dan Perakaunan Sekolah 8. Peruntukan dan peraturan lain yang dikeluarkan oleh kerajaan dari semasa ke semasa

11. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.1 PERLANTIKAN PEGAWAI PENGAWAL Pegawai yang boleh dilantik atas nama jawatannya oleh Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri mengikut tiap-tiap maksud perbelanjaan yang diperuntukkan di dalam anggaran perbelanjaan tahunan yang dibentangfkan di hadapan Badan Perundangan menurut Perkara 99 Perlembagaan Persekutuan /Perlembagaan Negeri. [Sek. 151(1) dan (5) Akta Prosedur Kewangan (APK)]

12. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 3.2.1 Tertakluk kepada apa-apa arahan yang diberi oleh pihak berkuasa kewangan, untuk: 3.2.1.1 Mengawal perbelanjaan yang dibenarkan di bawah maksud perbelanjaan yang dibenarkan, dan

13. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 3.2.1.2 Menjadi Ketua Pegawai Perakaunan mengenai: (a) semua wang awam yang dipungut, diterima atau dibelanjakan, dan (b) semua stor awam yang telah diterima, dipegang atau dilupuskan, oleh atau kerana jabatan atau perkhidmatan yang maksud perbelanjaannya diperuntukkan. [Sek. 15A(1) APK].

14. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 3.2.1.3 Penyimpanan buku-buku tertentu dan penyerahan akaun-akaun tertentu sebagaimana yang ditentukan APK / arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan .

15. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 3.2.1.4 Menetapkan orang yang menguruskan wang awam atau barang-barang awam adalah seorang ‘pegawai perakaunan’ dan boleh terpakai bagi Ketua Jabatan atau bagi pegawai bawahannya yang paling rendah (AP 9).

16. Pihak Berkuasa Kewangan Perbendaharaan jika berhubung dengan Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan atau Pegawai Utama yang mengetahui hal ehwal kewangan negeri jika berhubung dengan Kumpulan Wang Disatukan bagi sesebuah negeri.

17. PEGAWAI PERAKAUNAN Pegawai awam yang dipertanggungjawabkan dengan tugas: (a) Pungutan, penerimaan, atau perakaunan untuk atau yang sebenarnya memungut, menerima atau mengambil kira apa-apa wang awam, (b) Pembelanjaan atau yang sebenarnya membelanjakan apa-apa wang awam, (c) Penerimaan, jagaan, pelupusan mengambil kira stor awam atau yang sebenarnya menerima, memegang atau melupuskan stor awam

18. WANG AWAM Semua hasil pinjaman amanah, wang bon debentur apa sahaja sekuriti yang dikumpul atau diterima oleh atau kerana Persekutuan/Negeri Termasuk: wang tunai cek kiriman wang wang pos setem yang diterima dan/atau dipegang oleh pegawai awam atas jawatan rasmi mereka (AP). Tidak termasuk: zakat fitrah baitulmal hasil-hasil muslim yang sama (APK).

19. STOR AWAM Harta Barang kepunyaan / milik atau di bawah kawalan Persekutuan / Negeri (APK).

20. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 3.2.2 Menandatangani mengesahkan tentang betulnya dan kewajaran caj yang ditunjukkan di dalam bahagian penyata- penyata yang dikehendaki di bawah Seksyen 16 APK tertakluk kepada penjelasan atau kelayakan tertentu sebagaimana yang difikirkannya perlu [ Sek. 15A(3) APK ]

21. Seksyen 16 APK Penyata di bawah Seksyen 16 APK: Penyata penuh dan tertentu Akaun Hasil Disatukan mengikut maksud dan pecahan anggaran yang dibentangkan kepada Badan Perundangan termasuk pecahan bahagian yang tidak termasuk dalam anggaran yang dibentangkan Penyata penuh dan tertentu Akaun Pinjaman Disatukan yang menunjukkan penerimaan dan perbelanjaan wang pinjaman; Penyata penerimaan dan perbelanjaan wang Akaun Amanah Disatukan; Penyata akaun kumpulan wang yang diwujudkan oleh Perlembagaan Persekutuan oleh atau Perlembagaan Persekutuan atau oleh atau di bawah Seksyen 10 APK dan tidak dimasuk akaun dalam Akaun Amanah Disatukan; Penyata aset dan liabiliti Persekutuan/Negeri setakat mana yang boleh.

22. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.2 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL 3.2.3 Melaporkan secara bertulis kepada Suruhanjaya Perkhidmatan yang berkaitan dan pihak berkuasa kewangan tiap-tiap kejadian kemungkinan surcaj di bawah Seksyen 18 APK yang timbul atau berlaku di bawah kawalannya.

23. 3. PEGAWAI PENGAWAL 3.3 KUASA PEGAWAI PENGAWAL Tertakluk kepada mana-mana undang bertulis dan apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa kewangan di bawah Seksyen 4 APK : Pegawai Pengawal boleh menetapkan had kuasa dan tugas yang diberi atau dikenakan ke atasnya boleh dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh mana-mana pegawai perakaunan di bawah kawalannya, dan memberi arahan-arahan tertentu sebagaimana yang perlu untuk menjamin perjalanan atau perlaksanaan sempurna kuasa dan tugas-tugasnya. [ Sek. 15(2)APK ]

24. 4. ANGGARAN BELANJAWAN 4.1 PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN Badan Perundangan menjalankan pengawalan atas perbelanjaan Kerajaan melalui peruntukan: Perlembagaan Undang-undang

25. 4. ANGGARAN BELANJAWAN di mana : “Segala hasil daripada apa-apa punca juapun [segala cukai dan kadar yang boleh dikenakan mengikut kuasa yang diberikan oleh badan perundangan (Perkara 39) Perlembagaan Persekutuan ] hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan, dan tiada apa-apa pembayaran [ Perbelanjaaan Perkara 39 Perlembagaan Persekutuan ] boleh dibuat daripada Kumpulan Wang Disatukan kecuali apabila peruntukan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud yang tertentu telah dibenarkan oleh undang-undang” . [ Perkara 97 Perlembagaan Persekutuan dan Sek. 13 APK ]

26. 4. ANGGARAN BELANJAWAN Anggaran Perbelanjaan ¤ Tanggungan ¤ Mengurus ¤ Pembangunan Anggaran Hasil [ AP29 ] Anggaran Belanjawan Akaun Amanah

27. 4. ANGGARAN BELANJAWAN 4.2 KAWALAN BELANJAWAN Penurunan kuasa berbelanja melalui waran peruntukan [ AP94 ] Jika Pegawai Pengawal mengeluarkan waran peruntukan atau waran peruntukan kecil maka kawalan sepenuhnya bagi peruntukan itu berpindah kepada pemegang waran itu [ AP94b ]

28. 4. ANGGARAN BELANJAWAN KAWALAN PERBELANJAAN : Kawalan Peruntukan Pegawai Pengawal dikehendaki mengawal perbelanjaan berkenaan dengan sesuatu perkhidmatan yang diperuntukkan supaya peruntukan tidak melebihi perbelanjaan. Jika berlaku lebih belanja bagi sesuatu program dan aktiviti maka laporan lengkap perlu dibuat oleh Pegawai Pengawal kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan yang boleh menggunakan budibicara membenarkan amaun tersebut dipertanggungkan kepada akaun pendahuluan diri pegawai atas nama jawatan sementara menunggu keputusan mengenai penyelesaian [ AP 54 ] . Perbelanjaan darurat [ AP55 ] .

29. 4. ANGGARAN BELANJAWAN KAWALAN PERBELANJAAN : (ii) Pengurusan Perbelanjaan Pengawasan atas perbelanjaan [ AP57 ] . Pembayaran yang memerlukan kebenaran khas [ AP58a ] . Pembayaran bagi barang-barang dan perkhidmatan yang dibekal dengan suci hati tidak boleh ditahan [ AP59 ] .

30. 5. PERAKAUNAN 5.1 PENYELENGGARAAN BUKU VOT [AP95 & PEK. PERB. BIL.8/1987] Peruntukan perlu ada sebelum membuat komitmen / tanggungan. Setiap urusniaga waran (terima, tambah, tarik) tanggungan, bil, baucar dan resit (yang relevan) dikemaskini ke buku vot. Pegawai yang memperakui baucar perlu menandatangani ringkas di buku vot.

31. 5. PERAKAUNAN 5.2 PEROLEHAN Patuhi had nilai perolehan, kuasa dan tanggungjawab Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga [ Surat Pek. Perb. Bil.2/99 ] . # Pembelian terus ¤ Bekalan / Perkhidmatan * < RM10,000 – mana-mana pembekal * RM10,000 – RM50,000 – pembekal bumiputra yang berdaftar ¤ Kerja * < RM20,000 – pembekal yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan kelas F * > RM20,000 - <RM100,000 – perolehan secara pusingan / undian / sebutharga

32. 5. PERAKAUNAN # Sebutharga ¤ Bekalan / Perkhidmatan * > RM50,000 – < RM100,000 ¤ Kerja * > RM20,000 - < RM200,000 – kontraktor berdaftar PKK ¤ Kerja * >RM20,000 - <RM200,000 – kerja kecil, undian/pusingan – kontraktor kelas F berdaftar dengan PKK # Tender – perolehan >RM200,000 Pengecualian peraturan perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

33. 5. PERAKAUNAN 5.3 TERIMAAN Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal terimaan dan menyimpan wang awam [ AP53 ]: Memungut dengan sewajarnya segala wang awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahannya Menyimpan dengan selamat serta bertanggungjawab sekiranya akaun di bawah kuasa mereka didapati tidak betul Perwakilan kewajipan ini hendaklah dibuat dengan arahan bertulis. Semua pemungut berkewajipan memastikan bahawa semua akaun mereka adalah betul [ AP80b ] Kebenaran bertulis untuk menerima wang [ AP69 ]

34. 5. PERAKAUNAN Resit ¤ Dua pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit [ AP70a ] ¤ Dikeluarkan serta merta kecuali terimaan melalui potongan gaji [ AP60 ] ¤ dilarang meminda resit [ AP62 ] ¤ pembayar diberitahu sepenuhnya meminta resit bayarannya [ AP61 ] ¤ simpan resit di tempat berkunci dan selamat [ AP68 ] ¤ wang awam tidak boleh digunakan [ AP85 ]

35. 5. PERAKAUNAN Memasukkan pungutan ke Bank Perbendaharaan ¤ Menyediakan penyata pemungut dan memasukkan wang ke bank [ AP79 ] ¤ Masukkan wang ke bank apabila : [ AP78 ] # Pungutan tunai > RM500.00 # Jumlah pungutan >RM2000.00 # Hari akhir kerja bulanan. ¤ Pungutan dicaj kepada hasil / amanah / maksud yang betul ¤ Setiap penyata pemungut yang diterima Perbendaharaan hendaklah diperolehi resit akuan terimaan daripadanya [AP79d]

36. 5. PERAKAUNAN Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan akaun belum terima (ABT) [ AP 89A ] Pekeliling: Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1986 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 Laporan ABT disediakan tiap-tiap tiga bulan sekali iaitu baki akhir Mac, Jun, September dan Disember. Dilaporkan dlam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun [ Rujukan Surat Bahagian Kewangan : KP1602/621/B/Jld.10/(16) bertarikh 16 September 1998 ] Bertanggungjawab menyediakan Penyata Pengesahan dan Penyesuaian Akaun Hasil seperti dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara Bilangan 2 Tahun 1986.

37. 5. PERAKAUNAN 5.4 BAYARAN Pegawai Pengawal perlu memastikan bil-bil yang sempurna dibayar dengan seberapa cepat yang boleh [ AP 56c ] Ketua Jabatan dan Ketua Pejabat hendaklah: ¤ meminta supaya semua bil disampaikan tidak lewat daripada bulan yang berikutan dengan bulan barang- barang dibeli atau perkhidmatan dilaksanakan [ AP 103a ] ¤ memastikan bil dibayar dengan segera – tidak lewat dari sebulan dari tarikh ia disampaikan [ AP103a ] Bil-bil tertunggak tahun-tahun lalu dan perlu dibayar dalam tahun semasa memerlukan kelulusan khas Akauntan Kementerian Pendidikan atau Perbendharaan [ AP 58a ]

38. 5. PERAKAUNAN Permohonan pembayaran di bawah Peruntukan AP 58a perlu dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak lewat daripada 31 Jun tahun semasa. Jika kelulusan tidak dapat diberi oleh Perbendaharaan tetapi bil yang dikemukakan dengan sempurnanya dan dibekalkan dengan suci hati, maka bil tersebut akan dibayar dengan segera dan akan dipertanggungkan kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri atas nama pegawai yang terlibat [ AP 59 ] .

39. 5. PERAKAUNAN Pegawai Pengawal bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan [ AP 92a(i) ] Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan perbelanjaan berkala kepada Bahagian Kewangan mengikut format yang diperlukan untuk dikemukakan kepada Perbendaharaan [ AP 92a(ii) ] Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggarakan buku vot [ AP 95a ] Penyata penyesuaian buku vot perlu disediakan pada tiap- tiap bulan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987.

40. 5. PERAKAUNAN 5.5 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI Semua resit dicatatkan dalam buku tunai [ AP72 ] Buku tunai diselenggara mengikut susunan urusan berlaku [ AP144 ] Penyata pemungut dicatat dlam buku tunai [ AP79b ] Pemindaan atau pemadaman dlam buku tunai tidak dibenarkan [ AP147 ] Kemukakan buku tunai untuk auditan tunai [ AP145 ]

41. 5. PERAKAUNAN 5.6 PENYELENGGARAAN AKAUN AMANAH AWAM Perbelanjaan dan terimaan perlu mengikut arahan amanah yang diluluskan Perbendaharaan Menyediakan Penyata Penyesuaian Bulanan Akaun Amanah [ AP143b ] dan/atau Penyata Terimaan dan Bayaran Tahunan Akaun Amanah dan kemukakan kepada Audit Negara sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya (dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak lewat 28 Februari)

42. 5. PERAKAUNAN 5.7 PENYELENGGARAAN AKAUN AMANAH KERAJAAN Menyelenggara daftar perseorangan/individu Mengambil tindakan memindahkan baki perseorangan apabila pegawai bertukar Penyata penyesuaian amanah perlu disediakan baki PTJ dengan baki pejabat pembayar [ AP143b ] Baki akaun perseorangan dengan baki akaun kawalan

43. 5. PERAKAUNAN 5.8 PENYELENGGARAAN AKAUN DEPOSIT Akaun deposit hendaklah dibuka mengikut jenis deposit yang diterima Jika banyak bilangan deposit yang sama jenis diterima, maka rekod kecil bagi tiap-tiap deposit perlu diselenggarakan [ AP156 ] MenyediaKAN Penyata Penyesuaian Akaun Deposit dan Penyata Pengesahan Baki Akaun Deposit Tahunan dan dikemukakan kepada Akauntan Negara Malaysia.

44. 5. PERAKAUNAN 5.9 PENYELENGGARAAN DAFTAR Daftar anak kunci [ AP 134 ] Daftar mel [ AP71] Daftar Bil [ AP103a ] Daftar bayaran [ AP98a ] Daftar borang hasil [ AP67 ] Daftar Akaun Belum Terima Daftar cek tak laku

45. 5. PERAKAUNAN 5.10 PENGURUSAN STOR [PEK PERB. BIL.2/1991] Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas penyelenggaraan harta awam yang berada di bawah kawalannya Pegawai Pengawal bertanggungjawab sendiri jika berlaku kerugian berhubung terimaan dan perbelanjaan yang dikawal olehnya [ AP 9167.1 ] Tatacara yang sedang berkuatkuasa adalah Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991

46. 5. PERAKAUNAN 5.11 KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA Pegawai Pengawal bertanggungjawab ke atas kehilangan dan hapuskira wang awam yang berada di bawah kawalannya Melaporkan kehilangan kepada polis [ AP315a ] Pelarasan kewangan sementara mengenai kehilangan [ AP322 ] Bila Pegawai Pengawal boleh menghapuskira / melupuskan barang-barang [ AP326 ]

47. 5. PERAKAUNAN 5.12 LAPORAN Penyata penyesuaian buku vot/flimsi [ AP143b, PEK. PERB. BIL.8/1987 ] Penyata Penyesuaian terimaan/hasil [ ANM Bil. 2/1986 ] Penyata Penyesuaian amanah [ AP143b ] Penyata Perbelanjaan bulanan/tahunan Laporan akaun belum terima [ AP89a ] Sijil Panjar Laporan kehilangan wang awam [ AP316, AP317 ] Laporan tindakan surcaj. 5.13 PEMUSNAHAN DOKUMEN KEWANGAN [ AP150 ]

48. 6. KAWALAN/AUDITAN Pegawai Pengawal bertanggungjawab secara langsung kepada Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara [ AP301 ]. Pegawai Pengawal mesti melaporkan dengan segera kepada Ketua Setiaudsahan Perbendaharaan jika pematuhan kepada arahan dari Menteri memerlukan penyimpanan dari prosedur kewangan [ AP302 ]. Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan salah laku atau ketidakcekapan pegawai di bawah kawalannya yang telah atau mungkin menyebabkan kerugian kewangan kepada kerajaan. Jika tidak boleh menyebabkan Pegawai Pengawal itu sendiri disurcaj bersama-sama [ AP303 ]

49. 6. KAWALAN/AUDITAN Pegawai Pengawal hendaklah mengambil langkah untuk mematuhi keputusan Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara [ AP304b ]. Peringkat Auditan # Pre-audit ¤ Pejabat perakaunan # Post-audit ¤ Audit dalam ¤ Ketua Audit Negara

50. 7. SURCAJ Sek. 18 APK 1957 boleh dikenakan kepada mana-mana orang yang sedang dan telah berkhidmat dengan kerajaan jika: Gagal memungut apa-apa wang yang terhutang kepada kerajaan Bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran yang tidak sepatutnya atau tidak disahkan Bertanggungjawab tentang apa-apa kekurangan atau kebinasaan apa-apa wang awam, setem, sekuriti,stor atau harta-harta kerajaan yang lain. Sedang atau telah menjadi seorang pegawai perakaunan gagal atau telah gagal menyimpan akaun-akaun atau rekod-rekod yang sempurna Telah gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab atas kelewatan dalam pembayaran wang awam kepada pihak penerima.

51. 7. SURCAJ Surcaj yang boleh dikenakan bagi kegagalan (a) hingga (c) adalah maksima tidak lebih daripada jumlah kehilangan atau amaun yang kurang darinya tertakluk kepad amaun disyor oleh Perbendaharaan dan diputuskan oleh Lembaga Tatatertib. Kegagalan (d) dan (e) tertaskluk kepada amaun disyor oleh Perbendaharaan dan diputuskan oleh Lembaga Tatatertib.