نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية والجمعيات الاهلية

1. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية والجمعيات الاهلية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر دكتوراة وماجستير فى ادارة الاعمال دبلوما فى الاقتصاد الاسلامى دبلوما فى ادارة المنظمات غير الحكومية كلية الاقتصاد والعلوم السياسية جامعة القاهرة اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

2. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر تشتمل الدراسة على الاقسام الاربعة الاتية : • القسم الاول : ما هى المنظمات غير الحكومية – تعريفها – مراحل تطورها - شروطها – سماتها – فئاتها – مجالاتها . (4) • القسم الثانى : القيادة فى المنظمات غير الحكومية – مجلس الادارة – المدير التنفيذى . (10) • القسم الثالث : المسئوليات الادارية العشر لمجلس الادارة . (17) • القسم الرابع : المسئوليات الادارية العشر للمدير التنفيذى . (48) اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

3. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر • - " يجب الا يخالجك الشك فى ان مجموعة صغيرة مؤمنة بعمل ما يمكنها تغيير العالم , فقد اثبت الواقع انة لابديل عن ذلك " . (مرجريت ميد) • - أصبح المبدأ القائل بأن " الادارة الناجحة تحدد فاعلية المنظمة " هو مبدأ اكثر قبولا فى الوقت الحاضر . (ريتشارد انجرام) اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

4. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر القسم الاول • ما هى المنظمات غير الحكومية ؟ وما هى مراحل تطورها ؟ • ما هى المعايير المشترط توافرها فى المنظمة لتصبح غير حكومية ؟ • ما هى سمات المنظمات غير الحكومية ؟ • ما هى فئات المنظمات غير الحكومية ؟ • ما هى مجالات عمل المنظمات غير الحكومية ؟ اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

5. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر اولا : ما هى المنظمات غير الحكومية ؟ تتعدد وتتباين التعاريف واهمها : (هى منظمات تطوعية خاصة , تم تأسيسها للمساهمة فى خدمة المجتمع , وغالبا غير هادفة للربح , وعملها خيرى بعيدا عن السياسة , وتقوم على اهداف محددة تمثل احتياجات مؤسسيها) . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

6. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هى مراحل تطور المنظمات غير الحكومية ؟ تطورت حركة المنظمات غير الحكومية عبر اجيال متتالية كالاتى : 1 – جيل الاغاثة والرعاية . (Relief and Welfare) 2 - جيل الخدمات . ( Service Provision) 3 – جيل التنمية . ( Development) 4 – جيل التمكين . ( Empowerment) 5 – جيل المساندة وكسب التأييد . ( Advocacy) اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

7. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هى المعايير المشترط توافرها فى المنظمة لتصبح غير حكومية ؟ • غير حكومية اى غير مرتبطة بالحكومة هيكليا مثل الوزارات والهيئات والمؤسسات الحكومية . • لا تهدف الى الربح بالمعنى العام . • تمويلها من المنح والهبات . • لها هيكل رسمى يتسم بالدوام الى حد ما . • ادارة ذاتية اى ذاتية الحكم تحكم نفسها بنفسها . • قائمة اساسا على التطوع سواء فى تأسيسها او نشاطها . • عدم الاشتغال بالسياسة . • التجرد , اى عدم وجود مصالح ذاتية للعاملين فيها . • عدم التمييز بين الفئات المستهدفة من الخدمة , والاحتياج الى الخدمة هو الشرط الوحيد . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

8. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هى سمات المنظمات غير الحكومية ؟ • العمل تطوعى . • ليست بديلا عن الحكومة , اى لا تستطيع ان تحكم ولكن يمكنها الضغط على الحكومة . • تقدم خدماتها لعموم الناس ولكن لا تطبق مبدأ المساواة الصارمة مثل الحكومة . • منظمات ربط او وصل بين مكونات المجتمع ( الدولة – السوق – الافراد ) . هناك فرق بين المنظمات غير الحكومية والمجتمع المدنى حيث انها (جزء) من المجتمع المدنى (الكل) الذى يضم الاحزاب السياسية \ النقابات العمالية \ الاتحادات المهنية \ الجمعيات الاهلية . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

9. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هى فئات المنظمات غير الحكومية ؟ هناك ثلاث فئات من المنظمات غير الحكومية طبقا لمعيار العلاقة مع المستفيدين كالاتى : • الاولى لتقديم منافع عامة وتمول من خلال صناديق خاصة او جهات مانحة تقدم خدمات اجتماعية واقتصادية لا تستطيع الدولة انجازها . • الثانية منظمات المنفعة المتبادلة وتقدم خدمات اجتماعية ولكن لاعضائها فقط (النوادى \ اتحادات التجارة\ وما شابة ذلك) وتميل للقطاع الهادف للربح (الخاص) مقارنة بالقطاع الخيرى . • الثالثة هى جماعات الضغط او منظمات العمل السياسى ولكن لا تقدم الخدمات بنفسها وانما تعمل على اقناع الحكومة للقيام بها . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

10. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هى اهم مجالات عمل المنظمات غير الحكومية ؟ اهم المجالات هى : الرفاهية الاجتماعية\ الصحة والضمان الاجتماعى\ الحقوق الثقافية\ الحقوق السياسية\ الحقوق التعليمية\ الحقوق الدينية\ الحقوق البيئية\ الحقوق المدنية\ الحقوق الاقتصادية\ حقوق الانسان\ البنية الاساسية\ تنمية موارد بشرية\ توليد دخل\ نقل تكنولوجيا\ تقديم الدعم المالى\ مساعدات فنية تشغيلية\ علمية ...........وغيرها . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

11. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر القسم الثانى • ما هو تعريف القيادة وما هى اهميتها فى المنظمات غير الحكومية ؟ • ما هو دور مجلس الادارة فى قيادة المنظمة ؟ وما هو دور المدير التنفيذى فى القيادة ؟ وما هو تعريف كل من الوظيفتين ؟ • ما هى السمات الشخصية والقدرات والمهارات المطلوب توافرها فى القيادة الناجحة ؟ اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

12. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هو تعريف القيادة وما هى اهميتها فى المنظمات غير الحكومية ؟ تتعدد التعريفات واهمها : (هى القدرة على التوجية والتنسيق والرقابة على الاخرين (المرؤسين) بقصد تحقيق الهدف العام للمنظمة , وذلك عن طريق التأثير والنفوذ الذى يجعل (المرؤسين) يتبعون قائدهم عن رضا واقتناع , او باستعمال السلطة الرسمية عند الضرورة ) . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

13. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما اهمية القيادة الواعية فى المنظمات غير الحكومية ؟ • القيادة الواعية الفعالة تعد العنصر الحيوى فى ادارة المنظمات غير الحكومية . • القيادة الواعية الفعالة هى التى تعمل على البحث والاستمرار فى احداث التغيير والتطوير مما يؤدى الى نجاح المنظمة . • القيادة الواعية الفعالة تمتلك القدرة على التوجية والتنسيق مما يمكنها من تحقيق الاهداف العامة للمنظمة . • القيادة الواعية الفعالة ولانهم قدوة , فهى تملك التأثير على الاخرين لاتباعهم عن رضا واقتناع . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

14. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هو دور مجلس الادارة فى قيادة المنظمة ؟ وما هو دور المدير التنفيذى فى القيادة ؟ وما هو تعريف كل من الوظيفتين ؟ • تعتبر القيادة فى المنظمة غير الحكومية هى محصلة للشراكة بين كل من مجلس الادارة والمدير التنفيذى معا , وذلك سعيا نحو الوفاء بمسئوليات الادارة وانجاح المنظمة . • يجب ان يكون معلوما , ان عملية جمع العديد من الافراد تحت مظلة قيادة واحدة واعية وفعالة , غالبا ما تكون على نفس درجة اهمية وضع الخطة الاستراتيجية للمنظمة ذاتها . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

15. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر يعرف مجلس ادارة المنظمة غير الحكومية بأنة : (هم مجموعة متطوعة من الافراد تتمتع بالشرعية نظرا لانتخابهم من الجمعية العمومية لتولى مسئولية ادارة المنظمة) . ويعرف المدير التنفيذى للمنظمة بأنة : (هو ذلك الشخص المعين من قبل مجلس ادارة المنظمة لتولى مهمة تنفيذ الاهداف والخطط والبرامج والسياسات الموضوعة من قبل المجلس , وذلك من خلال المتابعة المستمرة لسير العمل والعاملين والتقييم الدورى للنتائج المحققة) . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

16. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ما هى السمات الشخصية والقدرات والمهارات المطلوب توافرها فى القيادة الناجحة ؟ العنصر القيادى سواء كان رئيس او عضو مجلس ادارة المنظمة , او كان المدير التنفيذى للمنظمة , لكى يكون قيادة كفؤة وفعالة يجب ان يتسم بالصفات الاتية : اولا : السمات الشخصية : • ان يكون واقعيا وموضوعيا وذو عقيدة راسخة متحليا بالقيم الاخلاقية • لة اهداف محددة ورؤية مستقبلية واضحة . • صاحب شخصية قوية جذابة وحضور طاغ . • التواضع , الثقة , المرونة , الشجاعة , الامانة , النزاهة , الايمان الراسخ بالصالح العام . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

17. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ثانيا : القدرات والمهارات : • القدرة على التعبير عن قيم المنظمة وتوضيحها والدفاع عن رسالتها والحفاظ عليها والمعرفة الجيدة بطبيعة العمل الاهلى . • القدرة على تجنيد العناصر المناسبة للمنظمة , كذلك تفهم احتياجات جمهور المنظمة المستهدف ومعرفة كيفية اشباعها . • القدرة على الاقناع والتأثير فى الغير , والاستماع والرغبة فى الاتصال مع الاخريين , وكذلك تعبئة الموارد اللازمة لعمل المنظمة وتنميتها . • القدرة على ادارة الذات والوقت بكفاءة , والتعلم واستيعاب الافكار الجيدة , وكذلك الابتكار من اجل مواجهة الخيارات الحرجة . • القدرة على الاشراف والتطوير والتدريب المستمر , وكذلك ادارة الصراعات وحلها داخل المنظمة , وتوقع الازمات وتفاديها . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

18. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر القسم الثالث المسئوليات الادارية العشر لمجلس الادارة اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

19. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر هناك سؤالين هامين هما : • أولا: ماهى اولى خطوات تحقيق الادارة الناجحة فى المنظمات غير الحكومية والجمعيات الاهلية غير الهادفة للربح ؟ • ثانيا: ماهى المسئوليات العشر الاساسية لمجالس الادارة فى المنظمات غير الحكومية والجمعيات الاهلية غير الهادفة للربح ؟ اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

20. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر اولا: ماهى اولى خطوات تحقيق الادارة الناجحة فى المنظمات غير الحكومية والجمعيات الاهلية غير الهادفة للربح ؟ اولى خطوات تحقيق الادارة الناجحة هى ازالة الغموض المحيط بها , ووصولا الى هذة الغاية يجب ادراك الحقائق الخمسة التالية: • 1- التماثل. • 2- التفاوت. • 3- النموذج المثالى. • 4- التغير. • 5- الاتفاق. اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

21. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر • 1- التماثل : تتماثل مسئوليات مجالس الادارة فى كل المنظمات , بالرغم من شعورنا بأن منظمتنا دون غيرها لها سمات خاصة ومتميزة . • 2- التفاوت : يتفاوت مستوى وطريقة اداء مجالس الادارة واعضائها من منظمة لأخرى نتيجة للعديد من العوامل . (أعداد العضوية – حجم الميزانية – أعداد العاملين – حداثة المنظمة او قدمها) • 3- النموذج المثالى : لايوجد نموذج مثالى لحجم او تشكيل مجلس ادارة يصلح لكل الظروف , بينما توجد اشكال وسياسات وممارسات معينة تكون افضل من غيرها . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

22. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر • 4 - التغير : تتعرض كل المنظمات غير الحكومية لعمليات تغير فى الشكل والمضمون بمرور الوقت . - ( وهذا يستدعى مراجعة دورية لتصحيح المسار) . - ( كما يتطلب ذلك عمل فحص دقيق للهيكل الادارى والتنظيمى ككل ) . - ( كما يحتاج هذا دائما الى التجديد مع تطورة بمرور الوقت ) • 5- الاتفاق : تصل مجالس الادارة واعضائها الى قمة الاداء عندما يحدث اتفاق فيما بينهم وبين بعض , وكذلك فيما بينهم وبين العاملين , وكما ينبغى ان يكون , وان تكون القضايا والمسئوليات والاهداف للمنظمة محددة بوضوح . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

23. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئوليات الادارية العشر الاساسية لمجالس الادارة فى المنظمات غير الحكومية  ثانيا : ماهى المسئوليات الادارية العشر لمجالس الادارة فى المنظمات غير الحكومية والجمعيات الاهلية ؟ يلاحظ الاتى : • - ان هذة المسئوليات الادارية العشر لمجالس الادارة يمكن تطويعها بحيث تضاف الى اللائحة التنفيذية لاى منظمة باعتبارها وصفا وظيفيا لاعضاء مجلس الادارة . • - ان هذة المسئوليات الادارية العشر لمجالس الادارة يمكن استخدامها كمعيار يتم على اساسة مراجعة اداء مجالس الادارة , والتأكد من مصداقيتة بصورة دورية . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

24. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية الاولى : تحديد رسالة المنظمة واغراضها :  1 - يجب على مجلس الادارة العمل على ان يدرك من لة صلة مباشرة او غير مباشرة بالمنظمة الاسباب التى تبرر وجودها,وما الذى تسعى الى تحقيقة وبوضوح,وهو مايعرف ”بتحديد رسالة المنظمة" . 2 - رسالة المنظمة تتراوح ما بين فقرة واحدة الى صفحة كاملة , ويجب ان تتضمن رسالة المنظمة الاهداف التى تسعى الى تحقيقها , والطرق التى تستخدمها , والفئة الاساسية التى تخدمها فى المجتمع . 3 - يجب ان تكون الرسالة واضحة وغير مبهمة مثل : • - خدمة المجتمع المحلى بكافة انواعة !! • - التنمية الاقتصادية والوعى البيئى !! • - العمل على زيادة رفاهية المجتمع المحلى !! اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

25. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر •  تشجيع التنمية الاجتماعية والاقتصادية !! • تحسين تكنولوجيا الانتاج !! • منظمة انمائية او تنموية غير حكومية !! • خلق وتعزيز فرص العمل !! • زيادة الامن الغذائى !! • تحسين نوعية حياة المجتمعات المحلية !! • زيادة رفاهية المواطن !!! … الخ . و يلاحظ ان الاهداف المذكورة سابقا هى :  • اهداف عامة تفتقر الى اطار زمنى لتحقيقها .  • صعوبة قياس التقدم فى تحقيق هذة الاهداف .   • الخلط بين خطة العمل وبين الاهداف والغايات . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

26. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر 4 - يجب ان تجيب الرسالة على الاتى : من نحن ؟ وماذا نقدم ؟ ولماذا نقدم ؟ ولمن نقدم ؟ وكيف نقدم ؟ واين نقدم ؟ 5 - ان الصياغة الجيدة لرسالة المنظمة يمكن ان تستخدم كأساس للتخطيط التنظيمى والاستراتيجى للمنظمة , وكأساس لاتخاذ القرار .  6 - ان رسالة المنظمة من شأنها ارساء القاعدة التى يمكن الاعتماد عليها عند وضع الاستراتيجيات والتخطيط الاستراتيجى للمنظمة , وعند التخطيط المرحلى للمنظمة .  7 - ان على مجلس ادارة المنظمة مسئولية القيام بمراجعة دورية لهذة الرسالة من حيث ملائمتها ودقتها ومصداقيتها وتعديلها ان لزم الامر لذلك . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

27. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية الثانية : اختيار المدير التنفيذى: • ان اختيار مجلس الادارة للمدير التنفيذى الجيد والفعال لة التأثير الاكبر على معدل نمو المنظمة ودرجة فاعليتها . •   لكى يتولى المدير التنفيذى مهامة على الوجة الاكمل , لابد لمجلس الادارة ان يوفر لة مناخا سليما , ودون تدخل من مجلس الادارة فى واجباته واختصاصاتة كما يحدث فى كثير من الاحيان . • المدير التنفيذى يتولى تنفيذ سياسات مجلس الادارة بمهارة , كما يجب عدم الخلط بين واجبات كل منهما خاصة ان احدهما معين والأخر منتخب , كما يجب تحديد الاولويات لة بكل بدقة على المدى الطويل , وما هو مطالب بتحقيقة خلال مدة عام على الاقل .  • يجب اعطاء المدير التنفيذى سلطة الاشراف واختيار الطاقم الادارى والتنفيذى المعاون لة دون تدخل من مجلس الادارة , ولكن تتم متابعة اعمالة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

28. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية الثالثة : دعم المدير التنفيذى ومراجعة أدائة :  • يحتاج المدير التنفيذى دائما الى دعم معنوى ومادى من مجلس ادارة المنظمة , وذلك لاهمية وخطورة وظيفتة فى انجاح اعمال المنظمة او افشالها .  • يجب تحديد الاختصاصات سواء للمدير التنفيذى او للمجلس واعضائة بوضوح تام دون تداخل , والالتزام بها يبعد كافة الصراعات المتكررة بين الوظيفتين . • يجب ان تتم عملية المراجعة وتقييم الأداء للمدير التنفيذى طبقا للأهداف الموضوعة لة وهى المعيار الاساسى لقياس الأداء , وتتم من خلال جلسات المناقشة غير الرسمية او الودية المتكررة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

29. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر 4 - يجب ان يكون الهدف الأساسى من عملية تقييم الأداء للمدير التنفيذى هو مساعدتة على أداء اعمالة بمزيد من الفاعلية , وليس الهدف زيادة مرتبة او تجديد عقدة . 5 - توجد علاقة طردية بين مستوى الأداء للمدير التنفيذى ومستوى معاونة مجلس الأدارة لة ومساندتة , وبالتالى لايمكن تقييم كل منهما على حدة او بشكل مستقل . 6 - من الأفضل الاستعانة بطرف ثالث يتفق علية من خارج المنظمة للقيام بعملية التقييم لضمان الموضوعية والحيادية , ولتحديد المعوقات التنظيمية ووضع التوصيات للطرفين , وكما يحدث فى الدول المتقدمة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

30. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية الرابعة : اجراء عملية التخطيط الاستراتيجى للمنظمة بطريقة فعالة : التخطيط الاستراتيجى هو ترجمة رسالة المنظمة الى اهداف ومهام يمكن انجازها ووضع معايير لها . والسؤال : * من الذى يجب علية اجراء التخطيط الاستراتيجى ؟ * وكيف يمكن ان يشترك اعضاء مجلس الادارة – المتطوعون والمشغولون دائما – فى هذة العملية اشتراكا فعليا ؟ اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

31. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر تختلف الاجابات ولكنها تتفق بشكل عام على عدد من المبادىء هى : 1 – مجلس الادارة هو المسئول اساسيا عن عملية التخطيط للمنظمة .  2- يجب ان يشترك اعضاء مجلس الادارة اشتراكا نشطا فى عملية التخطيط الاستراتيجى للمنظمة , وذلك حتى يتولد لديهم الاحساس بتبنى الخطة , وكذلك الاستعداد لتنفيذ مابها من اهداف , بما فى ذلك توفير الموارد اللازمة . 3- ان علينا الا نتوقع من اعضاء مجلس الادارة المتطوعون العمل طوال الوقت فى البرامج التى تقوم بها المنظمة وما يتصل بها من شئون مالية وادارية , لذا عندما يكون لدى المنظمة عاملون متخصصون فانة يكون من الافضل تكليفهم بالقيام بعملية التخطيط والتنسيق لها , على ان تناقش وتعتمد من مجلس ادارة المنظمة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

32. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر 4 - على الجهاز الادارى والتنفيذى بالمنظمة ان يشارك مجلس الادارة الحماس والمسئولية عن المنظمة وانشطتها ورسالتها , ربما اكثر منهم لانهم يتحملون مسئولية التنفيذ. 5 - من المفروض الا يكون لأعضاء مجلس الادارة اية مصالح شخصية فى المنظمة . 6 - يجب على مجلس الادارة ان ينخرطوا بشكل نشط فى عملية التخطيط , كما قد يحدث التخطيط على مراحل مختلفة داخل كل منظمة وفقا لحجمها وتركيبها . ويمكن ان يكون التخطيط : • اجراء يومي . • او قصير المدى ( تلبية لاحتياج او لاحتياجات طارئة ) . • او تخطيط طويل المدى ( 3 او 5 سنوات مثلا) . • او تخطيط استراتيجى (وهو التخطيط الشامل للمستقبل) , ويجب ان يصر مجلس الادارة على هذا النوع من التخطيط . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

33. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر 7 – يجب على مجلس ادارة المنظمة فى عملية التخطيط لها ان يهتم بدراسة الامور الاتية : • هل رسالة المنظمة فى حاجة الى تنقيح او تعديل ؟ • هل الافتراضات التى تتضمنتها الخطة حول المنظمة والمناخ المحيط بها شاملة ومقبولة ؟ هل هناك عوامل رئيسية ناقصة ؟ • ما هى معدلات فعالية التكلفة بالنسبة لكل برنامج حالى من خدمات وبرامج المنظمة ؟ ما هى البرامج والانشطة التى يجب ان تستمر , وما هى البرامج التى يجب ان تتوقف او تعدل ؟ • كيف يمكن ان تصل خدمات وبرامج المنظمة الى المزيد من الافراد؟ وما هى المبادرات المقترحة لتحقيق ذلك ؟ وهل لها موارد كافية ام لا حتى يمكن تنفيذها ؟ • ما هى الطاقة البشرية اللازمة لتنفيذ البرامج والخدمات المقترحة ؟ وكيفية تدبير اجورها ؟ اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

34. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر • هل حان الوقت لاجراء مراجعة شاملة للهيكل التنظيمى للمؤسسة ؟ • هل يجب على مجلس الادارة تقييم دورة , وعضويتة , وتنظيمة , ومستوى ادائة كجزء من او كمقدمة لعملية التخطيط ذاتها ؟ وكيف يجب عمل ذلك ؟ • بالنظر الى الاتجاهات الحالية للدخل والمصروفات , ما هى التوقعات المحتملة فى هذا المجال ؟ • هل لدى المنظمة خطة طموحة بالفعل لجمع الاموال وتدبيرها ؟ وهل الادوار واضحة فى هذا الشأن ؟ 8 – يجب ان يكون معلوما , ان عملية جمع العديد من الافراد تحت مظلة قيادة واحدة و جيدة غالبا ما تكون على نفس درجة اهمية الخطة ذاتها 9 - معظم الخطط طويلة المدى او الخطط الاستراتيجية يجب ان تحتوى على مزيج من العناصر التالية : اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

35. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر • ا – بيان بالرسالة والاهداف . • ب – افتراضات حول المستقبل ( غالبا ماتتعلق بالظروف الداخلية والخارجية) . • ج – البرامج والخدمات الجديدة . • د – استراتيجيات تطوير العضوية والمحافظة عليها (اذا كانت مناسبة) • ر– فريق العاملين ( الحالى والمتوقع) . • ز – مجلس الادارة (حجمة , دوافع الأختيار , تشكيل اللجان , وغير ذلك من بنود اللائحة الداخلية) . • س – التوقعات المالية ( الدخل والمنصرف) للفترة القادمة , (3 سنوات مثلا ) . • ص – استراتيجيات جمع الأموال . • م – الهيكل التنظيمى الحالى والمقترح للعاملين . • ن – البيانات الخاصة بالمستفيدين او الفئات المستهدفة . • ل – العلاقات العامة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

36. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية الخامسة : توفير الموارد اللازمة : ويلاحظ الاتى :  1 - يتوقف نجاح اى منظمة على توافر الموارد اللازمة لتحقيق اهدافها , وهذا من اهم واجبات مجلس الادارة .  2 - ان العمل على توافر الموارد اللازمة هو ذاتة العمل على تحقيق الاستمرارية للمنظمة والاستدامة لها . 3 – ان موارد المنظمة ليست هى الموارد المالية فقط ولكن هناك موارد اخرى لا تقل اهمية مثل : • الموارد البشرية : ( متطوعون \ موظفون ) . • الموارد المادية : ( مقر \ مبانى \ سيارات \ اجهزة ) . • الموارد التقنية : ( خبرة المنظمة التراكمية فى برامج وانشطة معينة). اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

37. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر • الموارد المعلوماتية : ( قاعدة البيانات المتاحة عن المجتمع المحلى \ المستفيدين والفئات المستهدفة \ جهات الدعم والتمويل ) . • الموارد التنظيمية : ( النظم \ اللوائح الداخلية \ ادلة التشغيل ) . • الموارد المالية : (سيولة وودائع فى البنك \ منح \ تبرعات \ عوائد انشطة \ اعانات \ عوائد خدمات ) . • الشرعية : ( الاشهار القانونى الذى يخول للمنظمة الحق فى العمل \ تلقى التمويل ) . • القبول : ( السمعة الطيبة والمصداقية التى تتمتع بها المنظمة ) . • عنصر الزمن : (التواجد الزمنى للمنظمة فى الماضى , وما حققتة خلال هذا الزمن ) . • نمط القيادة والحكم الداخلى بالمنظمة ( علاقة العاملين ببعضهم \ العلاقة بالمستفيدين \ نمط الادارة داخل المنظمة) اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

38. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر 4 - الموارد المالية للمنظمة تأتى اهمها من البنود الاتية : - اشتراكات الأعضاء (رسوم العضوية) . - عائدات البرامج والخدمات والأنشطة بالمنظمة . - المنح والهبات من اعضائها ومن غيرهم . - المنح من مؤسسات التمويل (Donors). - الدعم الحكومى .  5 – ان جمع الاموال بطريقة فعالة يعد احد المعايير الاساسية لقياس مدى قدرة مجلس الادارة والتزامة وتأثيرة , ويتحمل مجلس الادارة فقط المسئولية الكاملة عن هذا المجال , وعلية مراجعة خطة جمع الاموال . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

39. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية السادسة : ادارة الموارد بفاعلية : 1 - ان احد الجوانب الهامة من مهام مجلس الادارة هو حماية اصول المنظمة والعمل على حسن ادارة العائد منها .  2 - ان القيادة التى تستطيع استثمار الاموال مطلوبة اليوم اكثر من اى وقت مضى , وعلي ذلك يجب ان يدعم مجلس الادارة قيام الانشطة التى تدر عائدات ويمكنها ان تتطور وتنمو .  3 - الدولة بدورها تعفى المنظمات الاهلية من الضرائب لأنها تلبى احتياجات جماهيرية . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

40. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ويمارس مجلس الادارة هذة المسئولية (ادارة الموارد بفاعلية) من خلال الأتى : • الموازنة التقديرية والتصديق عليها . • متابعة عمليات تنفيذ الموازنة التقديرية . • القوائم المالية والميزانيات الربع والنصف سنوية والسنوية • الاستعانة بمراقب حسابات خارجى . • متابعة فائض الميزانية والمنح وكذلك مراقبة المصروفات . • يضع سياسة واستراتيجية الاستثمار . • يراقب اداء كبار الموظفيين ومراقبة توزيع السلطات بالنسبة للقرارات المالية . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

41. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية السابعة : تحديد ومتابعة وتقوية برامج وخدمات المنظمة : • على مجلس الادارة للمنظمة ان يتأكد باستمرار ما اذا كانت الخدمات والبرامج الحالية والمقترحة تتفق مع رسالتها واهدافها .  • فى ظل قلة الموارد وكثرة الاحتياجات فان على مجلس الادارة اتخاذ القرار بشأن ترتيب هذة الاحتياجات وفقا لللأولوية . • ان ما تقدمة المنظمة لأعضائها وللجماعات المستهدفة من خدماتها هو الذى يحدد مدى نجاحها كمؤسسة اجتماعية .  • يجب ان يكون لمجلس الادارة النظرة الثاقبة عند قيامة بمتابعة انشطة المنظمة للتأكد من وجود توازن بين مسئولياته عن ضمان الجودة وفاعلية التكلفة من جهة وبين مسئولية فريق العاملين عن التنفيذ من جهة أخرى .  • يجب على اعضاء مجلس الادارة وكذلك العاملين بالمنظمة متابعة مدى رضاء الفئة المستهدفة عن البرامج والخدمات التى تقدمها لهم المنظمة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

42. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية الثامنة : تحسين الصورة العامة للمنظمة : • يجب على مجلس الادارة تحسين صورة المنظمة أمام الجمهور المتمثل فى جهات التمويل – الأجهزة الحكومية – المستفيدين .  • يجب على مجلس الادارة تقديم انجازات المنظمة وما قدمه من خدمات للمستفيدين سواء من خلال التقارير السنوية او التصريحات الصحفية او حملات الاتصال بالجماهير والاجهزة الحكومية.  • يجب تحديد من هو المتحدث الرسمى للمنظمة سواء كان من اعضاء المجلس او الجهاز التنفيذى او احد المتطوعين للقيام بهذا الدور الحيوى. اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

43. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية التاسعة : ضمان التكامل بين النواحى القانونية والأخلاقية , ومراعاة الالتزام بالمسئوليات : 1 - ان تخاذل مجلس الادارة فى القيام بواجباتة بجدية وكما ينبغى , يؤدى الى فشل فى الحفاظ على الرقابة المناسبة , قد يؤدى الى حدوث مخالفات واختلاسات الى غير ذلك من المشاكل التى تضعف من ثقة الجماهير فى المنظمة .  2 - ان تفانى مجلس الادارة فى الجدية والتمسك بالمعايير القانونية والاخلاقية يمكنة ذلك من حماية المنظمة من المساءلة القانونية وينمى المناخ الامن والاخلاقى للعمل ويعين المنظمة على أداء رسالتها على نحو أكمل . 3 - ان احد علامات الادارة الناجحة لأى منظمة هو قدرتها على تجنب احالة قضايا شئون العاملين الى المحاكم , الا اذا استدعت الضرورة القصوى ذلك وبعيدا عن قصور وتقصير فى واجبات مجلس الادارة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

44. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر  4 - بالرغم من وجود قوانين ولوائح ومعايير تحكم عمل المنظمات غير الربحية الا ان بعض المنظمات لا تلتزم بالحد الأدنى من الالتزام بحدود مسئولياتها .  5 - تعد عمليات تصارع المصالح بين اعضاء مجلس الادارة بعضهم وبعض وكذلك بين المجلس والعاملين فى المنظمة من الأمور الكثيرة والخطيرة غير المقبولة وتهدد وجود المنظمة ذاتها . 6 – ان المدير التنفيذى الناجح هو الذى يعرف متى يستشير اعضاء مجلس الادارة ويسألهم الرأى فيما قد ينشأ من خلافات يصعب معالجتها بمعرفة الجهاز الادارى بالمنظمة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

45. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر 7 - ضرورة تحليل طبيعة العلاقة بين اعضاء مجلس الادارة بعضهم ببعض , وكذلك العاملين بالمنظمة بعضهم ببعض , او العلاقة بين المدير التنفيذى ذاتة ورئيس مجلس الادارة , او بعض اعضاء المجلس , وذلك من وقت لاخر لسرعة تصويبها اذا انحرفت . و يوجد خمسة نماذج لهذة العلاقة نجملها فى (Cs5) مرتبة من الافضل الى الاسوأ : • - التعاون . (Co-Operation) • - التنسيق . (Co-Ordination) • - المنافسة . (Competition) • - الصراع .(Conflict) • - المواجهة .(Confrontation) اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

46. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر  8 – هناك عدد من الانشطة التى يعد مجلس الادارة مسئولا عنها مسئولية كاملة ولا يمكن تفويضها لغيرة , من بينها الاتى : • - التقيد بالقوانين والنظم الرسمية التى وضعت من اجل المنظمات غير الحكومية فى الدولة . • - الاحتفاظ بسجلات تفصيلية عن الموارد , الدخل , الاصول , المصروفات , السجلات القانونية المختلفة . • - اعداد ومراجعة وتنقيح التقارير الدورية والسنوية والرسمية التى تطلبها الجهات الحكومية المعنية عن المنظمة . • - اتباع اللوائح والقوانين المنظمة لعمليات جمع الاموال . • - التقيد بالبنود والشروط الموضوعة فى اللوائح الداخلية للمنظمة والنظام الاساسى لها , او تعديلها اذا لزم الامر طبقا للقانون . • - الرد على ملاحظات الجهة الادارية او الجهات الرقابية المختلفة . • - العمل على توسيع قاعدة العضوية فى المنظمة,واكتساب اعضاء جدد • - اعتماد التقرير المالى السنوى والحسابات الختامية والميزانية العمومية للمنظمة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

47. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر المسئولية العاشرة : اختيارالاعضاء للجمعية العمومية , وتوجية اعضاء مجلس الادارة الجدد , وتقييم مستوى اداء مجلس الادارة على فترات دورية وعلى نحو شامل : - كثير من المنظمات لا تعمل وفقا لمعايير محددة ومتفق عليها وذلك : • - عند اختيار وقبول اعضاء جدد . • - عند انتخاب اعضاء مجلس الادارة . • - عند تحديد مسئوليات عضو مجلس الادارة . • - عند انتخاب اللجان الداخلية . حيث قد يتم تنفيذ ما سبق بناء على الأهواء والمصالح الشخصية . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

48. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر واخيرا , يوصى John w.Nason فى بحوثة وكتاباتة على ضرورة مراجعة المجلس لنفسة كل 3 او 5 سنوات وتقييم كيفية وفاء المجلس لمسئولياتة بشكل ملائم وفاعلية اللجان المشكلة والاجتماعات , وكذلك تقييم الاداء على وجة العموم , وتصحيح ما قد يحدث من انحراف . وهذا لا يحدث فى الواقع . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

49. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر القسم الرابع المسئوليات الادارية العشر للمدير التنفيذى اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر

50. نحو ادارة افضل فى المنظمات غير الحكومية اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر ان الدور الذى يقوم بة المدير التنفيذى يتنوع ويختلف من منظمة لاخرى طبقا للاتى : • طبيعة شخصية هذا المدير . • طبيعة الاهداف المطلوب تحقيقها فى المنظمة . • التوقعات المطلوبة والمرجوة منة . اعداد د. ماجد عبد الفتاح عامر