Strumenti per la gestione documentale

1. WORKSHOP 25 NOVEMBRE 2011 Strumenti per la gestione documentale L’esperienza dell’ASL di Brescia

2. IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE Dott.ssa Lucia Branca Vergano Ing. Ivan Campa

3. Il Manuale di gestioneche cosa è, a cosa serve • L’adozione del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è obbligatoria per tutti gli Enti • E’ stata disposta con dpcm 31 ottobre 2000, art. 3 e ripresa da diverse disposizioni normative successive • Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento di tale servizio

4. Il Manuale di gestionea cosa serve E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure interne che: stabiliscono le modalità concrete di ricezione, formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, trattamento e conservazione dei documenti analogici/cartacei e digitali definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative del soggetto produttore forniscono le informazioni necessarie ad una efficiente gestione dei flussi documentali.

5. Il Manuale di gestioneperché è divenuto indispensabile • Passaggio da un sistema di gestione informatica dei documenti, riconducibile al protocollo informatico (operazioni di registrazione, segnatura e classificazione) ad un sistema di gestione dei flussi documentali che rispondesse ai requisiti sanciti dal DPR 445/2000 (artt. 52 e 65 tra i quali: garanzia, sicurezza ed integrità del sistema; garanzia corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione; esistenza di un piano di fascicolazione per tutti i documenti; possibilità che vengano fornite informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato….) • Necessità di avere le idee chiare nel mondo cartaceo prima di passare a quello informatico/telematico • Consapevolezza che ogni progetto di dematerializzazione correlato e o conseguente all’adozione del Manuale integra una scelta organizzativa sui metodi di lavoro prima che tecnologica

6. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia L’iniziativa per l’elaborazione del Manuale e il coordinamento dei lavori sono stati gestiti dal Servizio Affari Generali e dall’ U.O. Innovazione e Sviluppo Tecnologico con la collaborazione esterna di esperti soprattutto per gli aspetti di natura archivistica. Indispensabile è stato il coinvolgimento e il diretto apporto di tutte le strutture aziendali (Direzioni, Dipartimenti, Servizi/U.O., DGD, Distretti Medicina Veterinaria)

7. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia L’attività di elaborazione del Manuale è iniziata nel giugno 2010 e si è conclusa nel giugno 2011 Nel mese di settembre 2011 la Soprintendenza ha approvato il Manuale Con Decreto DG n. 561 del 25 ottobre u.s. è stato adottato il Manuale dell’A.S.L. di Brescia

8. La gestione dei documenti dell’A.S.L. di Brescia Ai fini della gestione dei documenti, ed ai sensi di quanto disposto dall’art. 50, comma 4 del D.P.R. 445/2000, l’Azienda è individuata come un’unica Area Organizzativa Omogenea . E’ istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Tale Servizio è in capo al Dirigente Responsabile del Servizio Affari Generali. Per quanto attiene alla conservazione dei documenti aziendali, il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico opera d’intesa con il Responsabile della Conservazione dei documenti informatici, coincidente con il Dirigente Responsabile del Servizio Informativo Aziendale e Controllo di Gestione.

9. La gestione dei documenti dell’A.S.L. di Brescia Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato . Attualmente risultano attive:  circa n. 50 Unità di Protocollazione (Gruppi)  circa n. 350 utenti ad oggi abilitati  per una produzione totale di ca. 185.000 protocolli/anno (ca. 700 protocolli/giorno).

10. Attività che si sono rese necessarie per la redazione del Manuale Studio normativa di riferimento e ricognizione della situazione documentariaesistente-coinvolgimento degli operatori individuati quali referenti - attraverso: - Mappatura, suddivisa per macro assetti, dei procedimenti e della relativa documentazione; - Mappatura procedimenti analogici/cartacei e digitali; - Mappatura documenti non protocollati; - Mappatura documenti soggetti a registrazione particolare; - Mappatura documenti soggetti a trattazione particolare (lettere anonime, esposti telefonici…).

11. Attività che si sono rese necessarie per la redazione del Manuale Analisi situazione riscontrata e individuazione tipologie documentarie (anche al fine di verificare la correttezza delle modalità di gestione ) Confronto con i Responsabili degli assetti dell’Ente -per chiarimenti integrazioni/approfondimenti -chek list modalità di gestione documenti (modulistica, verbali, registri …)

12. Attività che si sono rese necessarie per la redazione del Manuale CECK LIST INCONTRI CON ASSETTI AZIENDALI 1 – Gestione modulistica   2 -Gestione verbali in particolare di organismi istituzionali  3-Gestione Convenzioni (modalità di registrazione/data/numerazione) collocazione originali?  4 - Registri vari 5 - Utilizzo del protocollo riservato   6 - Documentazione sanitaria   7 - Certificazioni Sanitarie   8 - Fonogrammi?Viene protocollata eventuale denuncia telefonica?  9 -Verbali Ispezione e Sopralluogo 10 – Organismi in capo all’assetto

13. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Elaborazione Manuale nelle sezioni dedicatea: - Formazione, Ricezione e Registrazione dei documenti; - Casi particolari; - Gestione posta elettronica; - Assegnazione, Classificazione e Fascicolazione dei documenti; - Spedizione dei documenti destinati all’esterno e Scansione dei documenti cartacei; - Conservazione dei documenti; - Accessibilità sistema di protocollo e livelli di riservatezza

14. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Allegati • Glossario e Normativa di riferimento • Istituzione A.O.O.; Nomina Responsabile Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione documentale e degli archivi e del Responsabile della Conservazione dei documenti analogici e dei documenti informatici • Utenti abilitati all’accesso al protocollo; Linee guida di scrittura per la protocollazione • Titolario di classificazione e Piano di fascicolazione • Piano di Conservazione; Prontuario di scarto • Elenco caselle posta elettronica certificata (PEC); • Documenti esclusi dalla protocollazione e registrazioni particolari; • Registro di emergenza • Regolamento formalizzazione atti e Linee guida per la pubblicazione all’albo on-line • Trasmissioni telematiche.

15. Elaborazione del Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sono inoltre presenti quali Allegati : • Documento/Piano di organizzazione dell’Ente • Manuale Operativo dell’applicativo informatico; Istruzioni operative “Angolo del dipendente” • Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati • Piano di continuità operativa e “disaster recovery” • Regolamento sull’esercizio del diritto d’accesso • Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari

16. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 6 - Casi particolari Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Nel caso di produzione in serie di documenti-base che abbiano destinatari multipli e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti- base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento-base nel fascicolo. Il documento-base, ossia minuta/copia per atti, deve essere firmato in autografo o con firma digitale. Per quanto riguarda la protocollazione si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura “Destinatari diversi – vedi elenco”. Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione, dovrà essere obbligatoriamente riportata l’indicazione del nominativo del sottoscrittore, preceduto dall’abbreviazione “F.to”, e dalla seguente dicitura: “L’originale del documento è conservato presso (indicare la Struttura). La firma autografa/digitale è sostituita dall’indicazione del nome a norma dell’art. 3 comma 2, del D.Lgs. 39/1993”. (c.d. firma a stampa).

17. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 6 - Casi particolari Modelli pubblicati Ai sensi dell’art. 57 del CAD e dell’art. 6 del D.L. 13 maggio 2011, n. 70 (convertito con Legge 12 luglio 2011, n. 106), l’Azienda si impegna a rendere disponibili per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Non può essere richiesto l’uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati e, in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. Altri atti o documenti potranno essere richiesti solo se strettamente necessari e la loro mancanza non potrà costituire in ogni caso motivo di rigetto dell'istanza. Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito Internet o sulla rete Intranet dell’Azienda sono classificati secondo il Titolario di classificazione in uso.

18. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 6 - Casi particolari Trasmissioni telematiche I flussi documentali, indicati nell’ Allegato n. 16, sono trasmessi/ricevuti dall’Azienda con immissione diretta dei dati sul server dell’Ente destinatario, senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo. Anche laddove non vengano trasmessi con firma digitale e sistema di crittografia, tali documenti sono comunque sempre inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate e ad identificazione univoca, attivate con i singoli Enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione.

19. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 6 - Casi particolari Documentazione sanitaria finalizzata all’erogazione di specifici servizi La documentazione sanitaria o socio-sanitaria (impegnative, referti, ricette, piani terapeutici, ecc. ) presentata dall’utenza o rilasciata dall’Azienda al fine dell’erogazione diretta di servizi, di forniture e di certificazioni sanitarie, non viene protocollata in quanto registrata in appositi software gestionali, messi a disposizione nell’ambito del Sistema Informativo Socio Sanitario Lombardo (SISS). La documentazione, laddove non restituita all’utenza, viene conservata nel fascicolo/dossier sanitario. Il fascicolo e il dossier sanitario sono ad oggi definiti e disciplinati non da disposizioni normative primarie ma nei provvedimenti del Garante Privacy (Linee guida 19.07.2009)

20. CARTELLA CLINICA, FSE (fascicolo sanitario elettronico) DOSSIER SANITARIO CARTELLA CLINICA:fascicolo che, per ogni episodio di ricovero, consta di una pluralità di documenti recanti informazioni relative alla persona assistita e alle attività clinico-assistenziali poste in essere da personale a ciò abilitato. (D.M. 380/2000, Linee Guida Regione Lombardia 2007, Linee Guida Regione Lombardia Cartella Clinica Elettronica 2009, art. 92 cod privacy,). FSE: fascicolo contenente dati sanitari originati da diversi titolari del trattamento operanti più frequentemente, ma non esclusivamente, in un medesimo ambito territoriale (ASL, MMG, PLS, Farmacia,…) Linee Guida Garante Privacy 16 luglio 2009. Si tratta della condivisione informatica da parte di distinti organismi o professionisti di dati e documenti sanitari al fine di offrire al paziente in miglior processo di cura (=finalità di prevenzione, dignosi, cura e riabilitazione) DOSSIER SANITARIO:fascicolo contenente dati sanitari originati da un unico titolare del trattamento (ASL, A.O.,….) al cui interno operino più professionisti. Linee Guida Garante Privacy 16 luglio 2009.

21. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 6 - Casi particolari Documentazione di organismi aventi sede presso l’Azienda ma afferenti ad altri Enti La documentazione prodotta nell’ambito dell’attività di Commissioni, Comitati, Collegi, Tavoli di lavoro o Uffici afferenti istituzionalmente ad altri Enti o Amministrazioni, ma che hanno sede per avvalimento presso l’ASL, non rientra nel patrimonio documentale aziendale e viene gestita secondo le modalità stabilite dagli Enti di rispettiva appartenenza. (es. Corso di Laurea in Assistenza Sanitaria)

22. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 7 - Gestione della posta elettronica secondo il CAD ed in particolare: • nelle comunicazioni interne (art. 47 c. 3 del CAD) • nelle comunicazioni verso l’esterno – soggetti pubblici e privati (artt. 21 comma 2, 23-ter e 47 c. 1 e 2 del CAD) • nelle comunicazioni ricevute da cittadini/soggetti privati (art. 65 comma 1 del CAD e art. 38 comma 3 del DPR 445/2000) • nelle comunicazioni ricevute da altre PP.AA. (art. 47 c. 1 e 2 del CAD)

23. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 8 – Assegnazione e classificazione dei documenti L’assegnazione è adempimento obbligatorio. Importanza dell’assegnazione nell’individuazione dei soggetti responsabili del procedimento. La responsabilità include la corretta gestione e conservazione del documento stesso. L’assegnazione è effettuata attraverso l’applicativo di protocollo. Il Dirigente Responsabile di struttura è individuato come pienamente responsabile della gestione dei documenti di propria competenza.

24. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 8 – Fascicolazione dei documenti Con l’introduzione del nuovo applicativo di protocollo verrà avviatala sperimentazione graduale del processo di fascicolazione in baseal Piano di fascicolazione “fascicolare vuol dire attribuire a ciascun documento un indice desunto da una struttura di voci (piano di classificazione) e associarlo ad una definita unità archivistica generalmente identificato con il termine di fascicolo”

25. Il Manuale di gestionedell’A.S.L. di Brescia Sezione 12 – Conservazione dei documenti – Archivi Secondo il Codice dei Beni culturali (D.Lgs. 42/2004): - gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono beni culturali e soggetti quindi alle disposizioni in materia di tutela e valorizzazione; - è un preciso obbligo degli Enti garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di loro appartenenza, nonché di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli. - La vigilanza sui beni culturali spetta al Ministero per i beni e le attività culturali che la esercita anche per il tramite delle Soprintendenze archivistiche. Nell’ottica di garantire una buona conservazione e messa in sicurezza del proprio patrimonio documentale, l’ A.S.L. di Brescia sta approntando il riordino degli archivi, attualmente dislocati in più locali della Sede aziendale, mediante l’allestimento di un nuovo unico archivio per il quale è già stata richiesta una valutazione di idoneità alla Soprintendenza.

26. Strumenti finanziari Art. 57 – Dlgs 235/2010 “DigitPA e le altre amministrazioni pubbliche interessate provvedono all’attuazione del presente decreto legislativo con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica”. Art. 43 – bis D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e ss.mm.ii. (….sportello unico per le attività produttive…) “all’attuazione del presente articolo le amministrazioni interessate provvedono nell’ambito delle risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente e, comunque, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. “

27. Strumenti finanziari D.L. 13 maggio 2011 n. 70 convertito in legge dalla L. 12 luglio 2011 n. 106 - estratto relativo ai referti medici on-line – Art. 6 “Per accelerare il processo di automazione amministrativa e migliorare i servizi per i cittadini, riducendone i costi connessi: - le A.S.L. adottano (..omissis) senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica, procedure telematiche per consentire il pagamento online delle prestazioni erogate (…omissis) senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. - resta in ogni caso salvo il diritto dell’interessato di ottenere, anche a domicilio, copia cartacea del referto in forma elettronica senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica (..omissis)” Art. 15 c. 2-ter CAD “Le P.A. quantificano annualmente (…omissis) i risparmi effettivamente conseguiti in attuazione delle disposizioni (..omissis).Tali risparmi sono utilizzati, per due terzi secondo quanto previsto dall’art. 27, comma 1, del citato decreto legislativo n. 150 del 2009 e in misura pari ad un terzo per il finanziamento di ulteriori progetti di innovazione”.