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ANNEXE 3. Présentation du logiciel aiw-asso avec captures d ’ écran. Les fonctions standards de all-in-web. Annuaire : enregistrement et gestion des membres, des contacts, des listes. CRM : enregistrement de l ’ historique des actions d ’ un contact de l ’ annuaire.
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ANNEXE 3 Présentation du logiciel aiw-asso avec captures d’écran
Les fonctions standards de all-in-web • Annuaire : enregistrement et gestion des membres, des contacts, des listes. • CRM : enregistrement de l’historique des actions d’un contact de l’annuaire. • Trésorerie : enregistrement des dons, cotisations, abonnements, inscriptions, paiements de la Boutique. • Mailing : mailing avec des contacts ou des listes de l’annuaire, e-Newsletters. • Documents : sauvegarde et partage des documents. • Webmestre :édition des pages du site internet ou de l’extranet (pages privées). • Agenda :gestion des événements (congrès) publics ou privés. • Actualités :flux d’information (rss) • Boutique :gestion d’un catalogue de produits à vendre sur le site • Forum :forum de discussions entre membres de l’association • Admin : réservé à l’administrateur pour gérer les droits d’accès et le paramétrage du site • Stats : statistiques de fréquentation du site Le Backoffice all-in-web
L’annuaire des membres Notre outil vous propose une gestion avancée des contacts spécialement conçu pour les associations. Cette gestion s’articule autour d’un annuaire des contacts. Cet annuaire permet notamment : • d’avoir des fiches personnalisées de tous les contacts, • de limiter l’accès de chaque utilisateur à sa fiche ou un groupe de fiche, • de faire des imports et des exports de contacts / groupe de contacts au format Excel, • d’avoir la photo du membre sur la fiche, • d’associer à chaque fiche un numéro unique, • de faire des listes de diffusion. Chaque contact, en fonction de ses droits, peut avoir accès à sa fiche pour modifier ses informations. Chaque contact est identifié par un identifiant unique généré automatiquement et permettant de distinguer les homonymes. Les informations de l’annuaire (les membres ou les clubs) peuvent être reportés automatiquement sur le site internet. Une expérience unique de reprise d’annuaires …
CRM: l’historique des actions d’un contact Le module « CRM » permet d’enregistrer l’historique des actions liées à un contact : son premier contact avec le club, ses demandes, sa participation à un événement etc… Les paiements et les achats sont historisés dans la Trésorerie. L’enregistrement d’une action peut-être automatique depuis le mailing.
Gestion des cotisations et des recettes Le module de gestion de trésorerie permet de gérer les dons, les cotisations, les abonnements, les inscriptions, les achats et toutes autres types de versements. Chaque versement pourra donner lieu à une facture ou à un reçu fiscal. Lorsque le paiement est une cotisation, la liste des membres à jour de leur cotisation est automatiquement mise à jour.
La fonction mailing Le logiciel vous propose une plateforme de mailing très simple d’utilisation, reliée à votre annuaire de contact vous permettant par exemple de faire des envois de mailings au format html ou de Newsletters à un très grand nombre de destinataires. Parmi les fonctions avancées : • La gestion automatique des inscriptions et désinscriptions au mailing, • Le « tracking » de l’envoi, • L’envoi « un par un », • L’utilisation d’une bibliothèque de modèles, • Le dédoublages des adresses mails • L’envoi à une ou 2 adresses mails du contact, • L'ajout d’une entrée dans le « CRM » (Gestion de la Relation Client), • La segmentation des envois (par Recherches ou par Listes).
Le serveur de documents Vous avez sur all-in-web un Répertoire privé qui vous permet de partager des documents entre les membres du club. En fonction des droits accordés, ces documents sont téléchargeables par un membre identifié ou réservés en lecture à certains membres. Seuls les gestionnaires peuvent enregistrer de nouveaux documents dans la bibliothèque. Ce Répertoire est disponible dans l’intranet ou comme ci-dessous dans l’extranet.
Le Webmestre (la fonction « CMS ») Le CMS, Système de Gestion de Contenu, est un des points forts de notre offre : vous modifiez ainsi tous les éléments du site d'une manière simple à l’aide de l’éditeur de texte html : • Le contenu • Les photos/vidéos/podcasts • Les liens vers d’autres sites • Les fichiers en téléchargement • Les menus, sous-menu et pages • La structure (configuration) du site • Le style et l’ambiance graphique en technologie css, • Les flux d’informations (rss) Toutes ces actions sont réalisablessur l’éditeur internet d’une manière simple. Une formation de départ d’une journée est assurée afin de prendre l’outil en main. Le nombre de pages que vous pouvez créer est illimité.
L’espace privé Toutes les pages du site peuvent être déclarées comme publiques ou comme privées, ce qui permet de construire un espace privé pour les membres de l’association. Peuvent être privatisés également, les événements, les actualités, les documents, les produits de la boutique en ligne. De même, le membre de l’association pourra payer sa cotisation ou mettre à jour sa fiche dans son espace privé.
L’agenda Notre outil vous propose en standard une gestion d’événement avec possibilité de gérer les inscriptions publiques ou privées à ces événements. Il existe en option, la possibilité de faire payer en ligne pour une inscription à un événement. Pour « ranger » les événements, il est possible de prédéfinir des catégories et de spécifier ensuite qu’un événement appartient à une ou plusieurs catégories.
Formulaires et inscription aux événements L’outil de gestion et de paramétrage du formulaire d’inscription permet de créer soi-même un questionnaire d’inscription ou un formulaire de sondage en ligne. Pour un événement, ce formulaire peut-être associé à un paiement en ligne. L’ensemble des inscriptions sont récupérées dans l’annuaire des contacts aussi bien que dans un fichier excel. Les paiements sont enregistrés dans le module de Trésorerie.
Boutique en ligne Avec le logiciel e-commerce aiw-shop, vous pouvez créer un catalogue de produits complet et détaillé, scindé en familles de produits, avec, pour chacune des références, la possibilité de renseigner une fiche produits et de la mettre à jour instantanément. Le produit peut être physique (maillot) ou virtuel (ticket). aiw-shop, s’interface avec la majorité des plate-formes bancaires existantes.
Gestion des accès Avec all-in-web, vous pouvez gérer les niveaux d’administration du site de manière détaillée. Pour chaque utilisateur / liste d’utilisateurs vous pouvez définir s’ils ont accès : - uniquement à leur fiche annuaire / un groupe de fiche / toutes les fiches - certains documents du porte document - la plateforme de mailing - l’administration du catalogue de produit en ligne … De plus, chaque utilisateur peut être identifier grâce à son mail / son pseudo (numéro de membre) et son mot de passe. Les utilisateurs peuvent modifier leur mot de passe et ont accès à une fonction rappel en cas d’oubli. Les administrateurs peuvent également forcer manuellement le mot de passe d’un utilisateur.
Fonctions avancées • Plusieurs autres modules spécifiques existent en option : • aiw-mobile : permettant l’extension du site vers les téléphones mobiles, • Le publipostage : permettant l’envoi de courriers postaux depuis un écran, • L’envoi des SMS, • Le RNVP permettant la mise à la norme postale des adresses, • La e-réputation avec les fonctions Tikilabs.
Une grande qualité d’illustration,l’outil photothèque L’outil de photothèque, vous permet de créer autant d’albums que vous souhaiter. Vous pouvez aussi ajouter / modifier / supprimer des photos une par une ou en masse en format ZIP.
Les vidéos en ligne La plateforme all-in-web permet d’héberger des vidéos avec leur player ou, pour alléger le site, de les faire héberger sur un site spécialisé tel que Dailymotion, Viméo ou Youtube. La bande passante de votre site internet n’est pas diminué en cas de fort trafic sur une vidéo et cela permet aussi un meilleur référencement.
Suivi détaillé de la fréquentation all-in-web, dispose en standard d’un outil sur les statistiques de fréquentation par jour / mois / année et sur les mots-clés utilisés pour trouver le site. Il est également possible de brancher Google Analytics pour une analyse plus fine du trafic et pour la production de rapports détaillés sur les visites effectuées par les internautes. Cela permet par exemple de savoir quel est le menu ou le lien le plus populaire, ce qui est une information utile pour le webmestre du site.
Communiquer avec ses membresGestion des communautés • La communication avec les membres peut s’adapter en fonction des besoins : • La mise en place d’un tchat en ligne (en option), • La fonction blog permettant des commentaires, • La FAQ (Foire Aux Questions), • Le formulaire de contact pré-programmé, • L’envoi d’e-mailing et de SMS, • L’application aiw-mobile (en option), • Le lien avec les réseaux sociaux • Le forum de discussion • etc.
