Session de formation du personnel administratif et technique de l’Université Mohamed V-Souissi

1. Session de formation du personnel administratif et technique de l’Université Mohamed V-Souissi • Thème: Conduite et animation de réunion • Animatrice : Chafika AGUEZNAY Professeur à l’Ecole Nationale d’Administration.

2. Objectif général de la formation Sensibiliser les participants à l’importance de l’animation et de la conduite de réunion. Mettre en exergue le rôle de l’animateur .

3. Les objectifs Acquérir les techniques de conduite et d’animation de réunion . Savoir adapter les techniques d’animation aux objectifs, aux types de réunions choisies et à son public. Maitriser les phénomènes de groupe 3

4. APPROCHE METHODOLOGIQUE • L’approche préconisée est celle d’une pédagogie active et interactive. Elle suppose, à travers une démarche à la fois individuelle et d’équipe, une réappropriation des apprentissages, des méthodes et des outils. • Pour cela, elle s’appuie sur : • Discussion de groupe. • Etude de cas (exercice et test). • Présentation sur diapositives .

5. Séquences pédagogiques de la formation. Séquence I : Présenter les principaux éléments sujets de la formation . Préciser les notions de base . Présenter les différents types de réunion . Séquence II : Présenter les techniques et les outils nécessaires aux différentes phases d’une réunion . Séquence III :Travailler sur le style de communication de l’animateur. Séquence IV :Insister sur la gestion du groupe et du temps. Eviter les mauvaises pratiques .

6. Les principaux éléments du sujet (F°) La réunion : organisation, déroulement L’animateur : Communication(style) Le groupe ou Equipe: conduite/gestion Le temps : gestion et maitrise

7. Réunion Définition: rapprochement, assemblage Rassemblement, groupement Assemblée, cénacle , colloque, comité, commission…

8. Types de réunion Réunion d’information. Réunion de travail .

9. Réunion d’information et d’échange Objectifs : -Transmission d’informations aux participants (groupe) par une ou plusieurs personne successivement . Taille du groupe : de deux personnes à plusieurs (infini) • Sensibiliser – donner envie d’agir – former

10. La réunion d’information est efficace par la maitrise de 3 dimensions : l’information est porteuse d’efficacité et de motivation. Aspects aides ou supports à la prise de parole. Aspects interaction. Aspects méthodologiques.

11. Aspects aides ou supports à la prise de parole: • Tableaux (papier, blanc, noir ,avec photocopieur) • Rétroprojection • Films • Logiciels (graphiques)… (des règles sont à respecter pour chacun de ces supports)

12. Aspects interaction animateur(orateur)/ Participants( public) Quelques éléments à observer : • Disposition des participants, de l’animateur, les supports………. • La tenue vestimentaire, la voix, le gestuel… • Apprendre à gérer son trac. • La gestion de l’erreur. • La gestion des questions. • Adéquation entre la qualité du fond et de la forme .

13. Aspects méthodologiques • Avoir (et annoncer) un bon plan : choisir le type de plan adéquat . Introduction • Sur le forme : prise de contact et prise de pouvoir sur le groupe (public) • Sur le fond : poser le sujet, accrocher (règles universelles) Ouvrir la discussion (les questions/réponses) Conclusion : résumé / synthèse ouverture sur un autre sujet (règles universelles (fond) terminer au contact de son public (forme)

14. Réunion de travail Des objectifs multiples : • La préparation ou la prise de décision lancer un projet – construire ensemble • Elaboration d’une stratégie • Négociation • Définition et résolution d’un problème… • Annonce d’une mauvaise nouvelle .

15. Lancement efficace d’une réunion • Aspects organisationnels • Aspects méthodologiques • Aspects relationnels

16. Aspects organisationnels • Quelle planification (temps / Espace)? • Quelles conditions matérielles? • Le choix des participants?

17. Aspects méthodologiques Quelle est la nécessité et/ou l'utilité de la réunion? Quels sont les objectifs de la réunion? Quel est l’ordre du jour? Quelle est la méthode?

18. Aspects relationnels • Observer le principe d’égalité de tous les participants à une réunion de travail. • Donner la parole à tous . • Repérer les tensions éventuelles. • Ne pas freiner la progression.

19. Aspects organisationnels • Planification à l’avance, • Le choix des participants. (groupe) • Annonce ,motivante, matérialisée par une invitation / convocation. • Confort physique : -Visuel et auditif (chacun voit chacun et chacun voit tout le monde ). - Taille de la salle (espace).

20. Aspects méthodologiques Introduction de la réunion les objectifs de la réunion 1 – le pourquoi : y a-t-il une utilité ou une nécessité de cette réunion? 2 – le Quoi? Quel(s) sujet(s) sera traité, quel est l’ordre du jour? 3 – Quelle(s) va en être la (les) production(s)? 4- Comment? La méthode utilisée.

21. Aspects relationnels Sont étroitement liés au rôle de l’animateur. (style de communication )

22. L’Animateur • Elément central dans la conduite d’une réunion Définition : qui anime une collectivité (avec ardeur) insuffle la vie créateur ,vivifiant , présentateur , meneur……

23. Son rôle L’animateur a plusieurs rôles : - Animateur, (directif sur la forme) -Chef -Expert -Participant -Décideur ( éventuellement)

24. -Maitriser les aspects méthodologiques et relationnels -Faire passer l’information de manière motivante (réunion d’information) • S’adapter à son auditoire Il devient une autorité

25. Ses tâches Trois phases Avant la réunion :Préparer et /ou faire préparer la réunion . Lancement de la réunion : introduction à une réunion . Animation de la réunion (outils d’animation d’un groupe) : • Gérer collectivement le groupe (phénomène de groupe) . • Gérer individuellement chaque participant . • Gérer le temps . • Conclusion de la réunion :synthèse et compte rendu .

26. Avant la réunion • Définir l’environnement physique et matériel: - La taille de la salle par rapport au groupe (aspect ergonomique) -La disposition de la salle : (Au même niveau )

27. Veiller à la convivialité (austérité) • Matériel de communication (micro, tableau, vidéo projecteur………)

28. L’animateur doit avoir plusieurs options en tête (pouvoir anticiper). – Repérer les désaccords éventuels . – identifier les attentes. - Liste des participants .

29. La phase réunion = Trois temps: • Lancement. • Déroulement. • Conclusion.

30. Lancement Ponctualité (gestion de temps). • Commencer à l’heure même si tous les participants ne sont pas arrivés . • Respecter les horaires de début. • Ne pas revenir sur les questions débattues à l’arrivée de chaque retardataire (sauf exception). • Banaliser l’arrivée des retardataires .

31. Lancement Ouvrir une réunion : • Accueillir . • Présenter (ou tour de table). • Détendre l’atmosphère (mettre à l’aise) .

32. Lancement Proposer une méthode de travail . Sur le fond : -Présenter le thème, le(s) objectif(s),le plan (TOP) . les respecter ! -Eventuellement un retour sur le travail préparatoire de la réunion. - Présenter les étapes successives de l’ordre du jour de la réunion de travail.

33. Lancement • Voir avec les participants si d’autres points sont à ajouter. • Traiter les points les plus importants au début . • Repousser les points litigieux à la fin de la réunion .

34. Lancement Sur la forme : Proposer une méthode pour traiter chaque point de l’ordre du jour selon une combinaison de 4 options méthodologiques : • Tour de table . • Remue – méninges ( Brain – storming). • Sous groupes (spécialisés ou non spécialisés). • Débat.

35. L’animateur – président de séance – désigne le secrétaire de séance (Rapporteur) qui prépare aussi le compte rendu.

36. L’animateur peut se faire assisté (selon l’objet et la nature de la réunion) par des invités : (spécialiste – un conseiller -un facilitateur…)

37. Déroulement Donner la parole à tous les participants, les impliquer pour un démarrage effectif (principe de l’égalité de tous à une réunion de travail). Exercice I : communication .

38. Déroulement • Faciliter la communication entre les participants. • Retenir toutes les idées émises. • Réguler les tensions susceptibles de générer des dérapages (discussions stériles). • Questionner. • Reformuler. • Synthétiser .

39. Déroulement Gérer individuellement chaque participant . - celui qui s’exprime trop, ou, pas assez . • Allez vers le participant difficile, le regarder. • parler de plus en plus fort (ou de moins en moins fort) • Faire silence . • Faire écran entre des participants qui s’invectivent.

40. Déroulement Des méthode d’intervention valables : -Positiver la forme « je crois que vous avez beaucoup de chose à dire ……. » -Rappel de consignes : « je vous rappelle que nous réalisons un tour de table où chacun peut exprimer ces idées sur la question ».

41. Déroulement - Positiver sur le fond. Deux options : • Option report : « je me propose de revenir à vous à la fin du tour de table ». • Option occupation positive : « je vous propose de réfléchir à la synthèse des idées, qui sont proposés dans ce tour de table ». • …..

42. Déroulement • Veiller à la progression des idées (du travail) en enregistrant des moments de synthèses clairement exprimées. • Rappeler les interventions positives, des questions élucidées ,des problèmes résolus. • Faire une synthèse ,un récapitulatif d’étape: - 1) par sujet ou par question . - 2) par décision, par informations complémentaires.

43. Réunion pour annoncer une mauvaise nouvelle Une mauvaise nouvelle professionnelle ou personnelle à annoncer . • Méthodologie : Définition du but . Faire en sorte : • d’assumer ses responsabilités. • d’être perçu comme un être humain .

44. Préparation de la réunion • Sur deux points: -Quelle est la gravité ,pour l’autre ,de la mauvaise nouvelle ? -Se rappeler la méthodologie .

45. Déroulement • Prise de contact : • Bonjour • I) Annoncer la mauvaise nouvelle de façon : • directe • simple • courte • factuelle • Sans ‘’tourner autour du pot’’ :j’ai une mauvaise novelle à vous annoncer………

46. II)Laisser réagir l’interlocuteur : -quelle que soit sa réaction :agressive, attitude constructive, passivité… -observer le silence ,avec attitude d’écoute active.

47. III) Attitude d’empathie « je suis désolé…. » Sous entendu :je peux comprendre votre réaction …

48. IV Conclure selon la situation : • suite éventuelle de la réunion, avec annonce du suivi Cas du renvoi de quelqu’un :les causes, aide possible etc.…… (Gestion des conflits)

49. Groupe-Equipe l’animateur maitrise la gestion des participants qualifiés soit de groupe soit d’équipe . L’importance du groupe ou de l’équipe dans une organisation est en évolution croissante.

50. Groupe Le groupe est constitué de leader et de suiveurs qui dans un temps limité visent à atteindre un objectif commun. La responsabilité est assumée par le leader.