1 / 59

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT. KANDUNGAN. DEFINISI TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA FORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMAL. DEFINISI BUKU VOT.

brielle-fischer
Télécharger la présentation

PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT

  2. KANDUNGAN DEFINISI TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENYELIA FORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMAL

  3. DEFINISI BUKU VOT Satu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.

  4. TUJUAN • Mengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan; • Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan

  5. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN. ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

  6. KAWALAN BUKU VOT AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA:

  7. AMAUN YANG DIBENARKAN; • SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA. JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN. BERSIH; • BAKI MASIH ADA; DAN. • TANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.

  8. ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(b) • Seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi Maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan.

  9. ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(d) Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baru

  10. PENYELENGGARAAN BUKU VOT • DISELENGGARAKAN UNTUK: • VOT BEKALAN • VOT PEMBANGUNAN • VOT AMANAH • DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN. • DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.

  11. KOD PERBELANJAAN • OBJEK AM 10000 - EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.) • OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000 • OBJEK AM 2000 - PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.) • OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000

  12. SMBUNGAN…… • OBJEK AM 30000 - ASET ( MEREKOD BAYARAN • UNTUK SEMUA ASET YANG • DIBELI.) • OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000 • OBJEK AM 40000 - PEMBERIAN DAN KENAAN • BAYARAN TETAP. • OBJEK SEBAGAI 41000 - 48000 • OBJEK AM 50000 - PERBELANJAAN- PERBELANJAAN LAIN

  13. KEGUNAAN BUKU VOT • WARAN PERUNTUKAN • WARAN PERUNTUKAN KECIL • WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN • WARAN PINDAH PERUNTUKAN • TANGGUNGAN • BAYARAN TANGGUNGAN • BAYARAN TERUS • SEBAGAI REKOD URUSNIAGA • BATAL PESANAN • BATAL BAUCER • KREDIT PERBELANJAAN; DLL.

  14. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN: • MERANCANG PERBELANJAAN • MERANCANG PENAMBAHAN/ PENGURANGAN PERUNTUKAN; • ASAS PENYEDIAAN LAPORAN; • ASAS PENYEDIAAN BUDGET.

  15. SEBAGAI ALAT KAWALAN: • MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN; • MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL; • MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN; • MENGAWAL PENYELEWENGAN.

  16. TANGGUNGJAWAB P.PENGAWAL • PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL; • TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS (WARAN AM) DARI JAN; • TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;

  17. PASTIKAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB; • PASTIKAN BUKU VOT MANUALDISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 DAN S.P.P 8/93 (Garis panduan untuk penyelenggaraan Buku Vot)

  18. PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN. • ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KE SEMASA. • PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.

  19. PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA • BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA: • PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA; • PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

  20. PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT. • SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN; • PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT; • GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN. • TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; • PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL;

  21. BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN. • LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN; • PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU; • SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT; • CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN; • LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.

  22. FORMAT BUKU VOTMANUAL

  23. Laporan Harian – BV381

  24. FORMAT BUKU VOT BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BAHAGIAN BAHAGIAN I – Terletakdibahagianatassebelahkirimukasurat

  25. BHG 1 Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan vot dan peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan termasuk peruntukan seperti dalam Anggaran Tambahan. VOT : B06 (JPM) PROG/AKT : 160100 (Pengurusan) OBJEK SEBAGAI : 11000 (Gaji)

  26. FORMAT BUKU VOT • BAHAGIAN II TERLETAK DIMUKA SURAT ATAS SEBELAH

  27. BHG 2 Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja (termasuk waran tambahan, waran kecil, pindah peruntukan, waran tarik balik dan sekatan) Tarikh : Tarikh Mencatat Amaun : Amaun yang tercatat dalam Waran Jumlah Hingga Tarikh : Amaun terdahulu +/- Amaun sekarang

  28. FORMAT BUKU VOT • BAHAGIAN III TERLETAK MERENTASI MUKA SURAT SEBELAH KIRI DAN KANAN DAN MEMPUNYAI 11 RUANGAN

  29. BHG 3 Bertujuanuntukmencatatmaklumatterperinciberkenaandengansetiapurusniaga yang direkodkan. (1) Tarikh TarikhMencatat (2) Butir-Butir Nyatakanbutiran yang berkaitansecararingkasdanpadat

  30. (3) Tanggungandibawakehadapan Catatantanggungantahunlaludibawakehadapan. Catatanperludilakukansemasapenutupantahunkewanganiaituselepas AKB (1 Februari). Bayarantersebutperlukelulusan AP.58(a) (4) Kod SODO (Standard Object Detail Object) ObjekSebagai & ObjekLanjut - 11101, 12101, 27105 dsb (5) No. Br / Ruj. Lain Nyatakan no. baucar, no. pesanan, no. waran, no. perjanjiandll.

  31. (6) Debit Apa-apaamaunataukenaan yang mengurangkanbakiperuntukandibawahsesuatuvotperbelanjaan (7) Kredit Apa-apaamaunataukenaan yang menambahkanbakiperuntukandibawahsesuatuvotperbelanjaan

  32. (8) Tanggungandikenakan / (dijelaskan) Apa-apabayaran yang perludilakukandarisegiundang-undangolehmana-mana PTJ selepassesuatupesanandibuat, kontrakditandatanganidanurusniagaseumpamanyadilaksanakandalamsesuatutempohmasa, yang menghendakibayarannyadidalamtahunkewangan yang sama

  33. (9) TanggunganBelumSelesai Hasiltambah (+) atautolah (-) ruangan 8 (JumlahKemaskiniTanggungan yang belumselesai) (10) PerbelanjaanBersih Hasiltambahruangan 6 (debit) (11) BakiMasihAda Bertambahjikaamaunkreditdanberkurangjikaamaun debit. Jugaberkurangansekiranyatanggungandikenakan.

  34. CARA MEREKOD BUKU VOT MANUAL

  35. CARA MEREKOD BUKU VOT Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut:- (i) Perbelanjaan Bekalan (Mengurus)= VOT ‘B’ (ii) Perbelanjaan Pembangunan = VOT ‘P’ (iii) Perbelanjaan Tanggungan = VOT ‘T’ (Gaji Agong, Sultan, Hakim & Hutang Negara)

  36. CARA MEREKOD BUKU VOT • Setiap vot diasing-asingkan walaupun disimpan di dalam Buku Vot yang sama jika tidak banyak memakai ruang. • Di bawah setiap vot disimpan secara berasingan setiap program/aktiviti atau projek; dan • Di bawah setiap program/aktiviti atau projek disimpan secara berasingan setiap objek perbelanjaan

  37. CARA MEREKOD BUKU VOT • Setiap muka surat Buku Vot hendaklah diberi nombor mengikut siri dan bilangan muka surat secukupnya. Supaya mudah dirujuk, satu indeks rujukan kepada muka surat berkaitan untuk setiap objek di bawah sesuatu program / aktiviti hendaklah disediakan di dalam Buku Vot.

  38. CONTOH INDEKS

  39. MENCATAT URUSNIAGA DI BUKU VOT 1)Catatan Utama Di Buku Terdiri: • Penerimaan Peruntukan • Pengurangan Peruntukan • Peruntukan Kecil • Pindah Peruntukan ( Viremen ) • Melakukan Tanggungan • Membatalkan Tanggungan • Perbelanjaan • Kredit Perbelanjaan • Catatan Perlarasan • Kemaskini Melalui Penyata Bulanan • Catatan Penutup • Catatan Tanggungan Di Bawa ke Hadapan

  40. 100,000 20,000 28.1.10 100,000 100,000 29.1.10 20,000 120,000 28000 Peruntukan Pertama 28.1.10 WP001 100,000 100,000 29.1.10 Peruntukan Tambahan 20,000 WP002 28000 0 120,000 0 MEREKOD WARAN PERUNTUKAN PERTAMA MEREKOD WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN

  41. 100,000 20,000 28.1.10 100,000 100,000 29.1.10 20,000 120,000 (3,000) 117,000 30.1.10 (5,000) 112,000 01.2.10 Baki dari ms… 120,000 MEREKOD WARAN TARIK BALIK/WARAN KECIL Pengurangan Peruntukan 117,000 0 30.1.10 0 3,000 WP003 28000 MEREKOD WARAN PINDAH KELUAR Vireman Keluar 0 01.2.10 112,000 28000 0 5,000 V001

  42. 100,000 20,000 28.1.10 100,000 100,000 29.1.10 20,000 120,000 (3,000) 117,000 30.1.10 (5,000) 112,000 01.2.10 6,000 118,000 02.2.10 Baki dari ms… 112,000 MEREKOD WARAN PINDAH MASUK Vireman Masuk 0 02.2.10 118,000 28000 0 V002 6,000 MELAKUKAN TANGGUNGAN Syarikat A selenggara.. 03.2.10 0 28000 PT001 17,000 17,000 101,000 Syarikat XY Cuci kereta 03.2.10 0 28000 PT002 20 17,020 100,980

  43. Baki dari ms… 100,980 17,020 0 Membatal Tanggungan Syaraikat XY Tgg. Batal 17,000 101,000 04.2.10 28000 PT002 (20) 0 Bayar RM1,000 Tanggung RM1,000 Sama E’prise 05.2.10 28000 PT003 1,000 18,000 0 100,000 Sama E’prise 06.2.10 28000 BR001 (1,000) 17,000 1,000 1,000 100,000 Bayar RM2, 000 Tanggung RM1,000 Lebih E’prise 06.2.10 28000 PT004 1,000 18,000 99,000 1,000 Lebih E’prise 07.2.10 28000 BR002 (1,000) 17,000 98,000 2,000 3,000

  44. Baki dari ms… 17,000 98,000 3,000 Bayar RM200 Tanggung RM400 Sya. Antah 07.2.10 28000 PT005 400 17,400 97,600 3,000 Sya. Antah 07.2.10 28000 BR003 (400) 17,000 97,800 200 3,200 Kredit Perbelanjaan Aminah Hassan 07.2.10 28000 PP001 17,000 98,000 200 3,000

  45. Baki dari ms… 17,000 98,000 3,000 Pembatalan baucer memerlukan bayaran balik 300 17,300 97,700 3,000 Pesanan Syt.A 08.2.10 28000 PT006 (300) 17,000 97,700 300 3,300 Bayaran Syt. A 09.2.10 28000 BR004 Batal baucer 10.2.10 28000 BR004 300 17,300 97,700 300 3,000 Bayaran Syt. A 11.2.10 28000 BR005 (300) 17,000 97,700 300 3,300

  46. Baki dari ms… 17,000 97,700 3,300 Pembatalan baucer tidak memerlukan bayaran balik Sya. mama 12.2.10 28000 PT007 97,350 3,300 350 17,350 (350) 17,000 97,350 350 3,650 Bayaran Syt. mama 13.2.10 28000 BR006 17,000 97,700 3,300 Batal Baucar 13.2.10 28000 BR006 350 Baucer tanpa Pesanan Tempatan 17,000 97,550 150 3,450 Bayar Car Auto 13.2.10 28000 BR007

  47. CATATAN PELARASAN • Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk penerimaan atau pengurangan peruntukan, vireman, perbelanjaan dsb. • Catatan yang silap hendaklah dibetulkan dengan mensisipkan dua catatan. Catatan pertama untuk membatalkan catatan yang silap dan catatan kedua untuk merekodkan butir-butir urusniaga yang sebenar dan betul.

  48. Apabila membatalkan sesuatu catatan silap, rangkap ayat yang berbunyi “pembatalan catatan pada …….. (tarikh) …. (butir-butir)” CONTOH: “Pembatalan catatan pada 13/5/07 – Syarikat Mat Silap”

  49. 17,000 97,550 3,450 Baki dari ms… Catatan Pelarasan/Baucar Kuiri 13.2.10 Pesanan Syt.B 260 17,260 97,290 3,450 28103 PT008 13.2.10 Bayar Syt.B (260) 17,000 97,290 260 3,710 28103 BR008 Batal Catatan Pada 13.2.07 260 17,260 97,290 260 3,450 14.2.10 28103 BR008 Bayar Syt.B (260) 17,000 97,350 200 3,650 14.2.10 28103 BR009 Catatan Penutupan 0 114,350 17,000 3,650 (17,000) 31.1.11 Syt.A PT.001

More Related