Upravljanje financijama Srednja razina

1. Upravljanje financijamaSrednja razina This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

2. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Razina: Srednja Područje: Upravljanje financijama Neprofitne organizacije ne mjere svoj uspjeh isključivo ili prvenstveno po financijskim rezultatima, nego po ostvarenju njihove misije ili po dvostrukim kriterijima koji uzimaju u obzir i financijske i programske rezultate. . Dakle, vještine upravljanja financijama su neophodne, čak i bazične, za učinkovito vođenje neprofitnih organizacija. Ovaj tečaj vam nudi mogućnost da poboljšate vještine potrebne za vođenje računovodstva, planiranje proračuna, financijsko izvještavanje i prikupljanju sredstava.

3. Modul 1 Računovodstvo i knjigovodstvo Knjigovodstvo, računovodstvo i upravljanje financijama: neke definicije Bilo bi dobro razjasniti nekoliko pojmova, osobito razliku između knjigovodstva, računovodstva i upravljanja financijama. Knjigovodstvo je metoda i sustav kojom bilježimo financijske transakcije, ručno ili računalno. Računovodstvo obuhvaća skup pravila pomoću kojih razvrstavamo i evidentiramo novčane transakcije. Dva su tipa računovodstva. “Financijsko računovodstvo” izvještava zainteresirane stranke izvan organizacije o financijama “Upravljačko računovodstvo” koje objavljuje informacije korisne upravi organizacije, ali se ne daju na uvid izvan organizacije REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping

4. Financijsko upravljanje se oslanja na računovodstvene podatke u izvještajima, ali je usredotočeno na značenje novčanih iznosa. Obično uključuje analizu različitih financijskih pokazatelja koji govore kakvo je financijsko stanje i trend udruge. Dakle, ključ knjigovodstva je točnost, a računovodstva dosljednost i poštivanje pravila; dok je u upravljanju financijama , prosudba i utvrđivanje financijske politike. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping

5. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping Blagajničko računovodstvo Udruga mora čuvati evidenciju, čak i neformalnu, da bi se sačuvao trag financijskog, a time i ekonomskog kretanja. Različiti su računovodstveni sustavi za udruge u različitim zemljama, ali najčešće su utemeljeni na gotovinskom računovodstvu (evidentiraju se samo prihodi/rashodi) na temelju kojeg se izrađuje financijski izvještaj. Blagajničko računovodstvo najjednostavnije je opisati kao ekonomske i novčane aktivnosti udruge. Zapravo, ono se zasniva na određivanju i razvrstavanju svih prihoda i rashoda.

6. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping . Upravljanje blagajničkim računovodstvom organizacijski je manje zahtjevno. Zapravo, dovoljna su dva stupca u obračunskoj knjizi, jedan u kojem će se bilježiti prihodi, a u drugom rashodi. Veliki je nedostatka blagajničkog računovodstva, nažalost, što ne uzima u obzor ekonomske i nasljeđene činjenice koje se ne manifestiraju financijski, čak i one koje su vrlo važne za udrugu:

7. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Ekonomsko-patrimonijalno računovodstvo (ili obračunsko računovodstvo) U nekim zemljama veće organizacije mogu odabrati složeniji računovodstveni sustav da bi zadovoljili potrebu za transparentnosti i jasnoćom, a koji im pomaže da sastave istinito i točno financijsko izvješće. U tkz. ekonomsko-patrimonijalnom ili obračunskom računovodstvu, koje uzima u obzir i financijsku i ekonomsku dimenziju, u svakoj transakciji na isti novčani iznos se gleda ekonomski kao prihod/rashod i financijski kao potražnja/dugovanje. Obračunsko računovodstvo je zasnovano na načelu ekonomske vrijednosti i ne uzima u obzir financijsku dinamiku. Stoga prihodi i rashodi moraju biti zabilježeni u računovodstvenom sustavu, uzimajući u obzir novčana kretanja (plaćanja i potvrde), koji se moraju ekonomski opravdati u financijskom izvješću. Module 1: Accounting and record keeping

8. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping • Računovodstvene knjige • Za neprofitne organizacije (osobito one najmanje) dovoljno je voditi blagajničku evidenciju ili opću knjigovodstvenu evidenciju (papirnu ili elektroničku) o svim prihodima i rashodima uknjiženim prema određenim stavkama. • Računovodstvene knjige moraju poštivati neka načela, osobito: • Kronološki slijed • redoslijed • analitičnost i točnost unosa

9. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 1: Accounting and record keeping • Računovodstvena knjiga je dokument u kojem (i pomoću kojeg) se čuvaju računi. • U računovodstvenu evidenciju možemo uključiti: • Dnevnik • Dnevnik je poslovna knjiga koja služi za kronološku evidenciju poslovnih promjena (prema redoslijedu njihovog nastanka) u određenom obračunskom razdoblju. U njega se knjiže sve računovodtsvene promjene. • Inventarna knjiga (Popis inventara) • Pojam inventar obično podrazumijeva fizičku/materijalnu imovinu.

10. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 2: Budgeting Modul 2 Izrada proračuna Izrada i upravljanje proračunom Financijski izvještaji su važni dokumenti i za neprofitne organizacije i za pojedince unutar i izvan organizacije. Kaže se da proračun otkriva “pravu strategiju” organizacije, koja se može razlikovati od onog što je napisano u “strateškom planu” ili drugim dokumentima, zato što je proračun opipljiv izraz prioriteta udruge.

11. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 2: Budgeting • Procesplaniranjaproračunapočinjeizradomgodišnjegplananatemeljuopćegstrateškogplanaorganizacije. • Organizacija bi trebaladonijeti: • Operativniproračun, kojipratisveprihode i rashode; • Proračunkapitala, koji se odnosinakupnjuilinadugoročnoraspolaganjematerijalnimdobrima, kaoštosuprostorije i oprema; • Proračungotovine, kojipratikretanjenovcatijekomgodine, • bilo da se odnosinaorganizacijskeilikapitalneaktivnosti

12. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 3 Financijsko izvještavanje Financijski izvještaji Financijski izvještaj je dokument, čiji je cilj zadovoljiti legitimne zahtjeve za informiranjem svih zainteresiranih stranki, kroz cjelovit osvrt na upravljanje. To je osnovni dokument koji daje sve potrebna informacije: u tom smislu mora se shvatiti kao komunikacijsko sredstvo. Od velike je pomoći kod procjene učinkovitosti upravljanja aktivnostima udruge: u tom smislu, financijski izvještaji su upravljački alat udruge. Module 3: Financial reporting

13. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 3: Financial reporting Financijskiizvještajineprofitnihorganizacija: Izvještaj o financijskompoložajuilizavršniračun (bilanca) Izvještaj o aktivnostimailiizvještaj o dobicima/gubicima Izvještaj o tijekunovca Izvještaj o troškovimafunkcioniranjaudruge

14. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama • Izvještaj o financijskom stanju ili bilanca • Izvještaj o financijskom stanju (bilanca) je pregled financija udruge u određenom trenutke, obočno na kraju fiskalne godine. • On daje pregled: • Imovine, “navodi sve ono što organizacije posjeduje, s čime provodi svoje programme i pruža usluge; • Obveza, “Iznos novca koji je posuđen ili dugovanje, kojim su nabavljena neka sredstva; • Neto sredstava, “razlika između iznosa sredstava i obveza” ; • Iznos imovine uvijek je jednak zbroju iznosa imovine i obveza. • Izvještaj o aktivnostima ili o dobicima/gubicima • Izvještaj o aktivnostima udruge pokazuje kretanje prihoda i rashoda udruge, a time i promjene u neto imovini u određenom razdoblju,uglavnom za fiskalnu godinu (Izvještaj o prihodima, rashodima i promjenama neto imovine) Module 3: Financial reporting

15. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 3: Financial reporting Izvještaj o tijeku novca Izvještaj o tijeku novca pokazuje priljev i odljev novca tijekom godine,što nam omogućava da vidimo razliku u iznosima od godine do godine. Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge Izvještaj o troškovima funkcioniranja udruge pokazuju kako su troškovi, razvrstani po kategorijama, iskorišteni u svakom pojedinom projektu i način na koji su sredstva prikupljena i kako se s njima upravljalo.

16. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama • Društveni pokazatelji • Indikatorisuskupinajezgrovitihinformacijakojaopisuječinjeniceizrazličitihperspektiva: stvaranja i širenjadruštvenihvrijednosti, etičkihnormi, filantropije, zaštiteokolišaitd. Osimštomorajubitijasni i društvenoznačajni, moraju bit i: • formuliranitako da pokazujusvojdruštveniznačaj • prihvaćeniunutarskupine • mjerljivi • standarizirani • Načela zadefiniranjekriterijazaizbordruštvenihindikatori: • 1. Nesavršeni indikator je bolji od nikakvog • 2. Ako je moguće, usporedite indikatore koje ste vi odredili s onima koji stoje na raspolaganju vanjskim izvorima • 3. Koristite različite indikatore za različite svrhe • 4. Izradite cijeli raspon indikatora • 5. Ne uzimajte više podataka nego ćete ih koristiti Module 3: Financial reporting

17. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama • Izjava o poslanju (misiji) • Izjava (izvještaj) o poslanju je dokument koji sadrži sve dodatno dostupne računovodstvene informacije, koji služi za izradu osnovnog informacijskig okvira predviđenog financijskim izvješćem. • Izvještaj o poslanju može biti strukturiran na sljedeći način: • Institucijski okvir • - Identifikacija zainteresiranih skupina • - Opis planova i programa čiji je cilj ostvarenje poslanja udruge • Podrška za rad koja objedinjava sve institucionalne • aktivnosti • - Opis aktivnosti potpore • Odnos prema okolišu • Priroda i odnos prema prirodi • Opis ekoloških ograničenja koja bi mogla utjecati na • upravljanje • Organizacijski okvir • - Analiza organizacijskog oblika koja će osvijetliti njegove jake i slabe točke, s obzirom na provođenje učinkovitog općeg upravljanja. Module 3: Financial reporting

18. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Modul 4 Prikupljanje sredstava Kako organizirati mala događanja za prikupljanje sredstava Svako dobro ispalnirano događanje je prigoda za prikupljanje sredstava tijekom i nakon događanja. Osnovni koraci su: JASNO SE FOKUSIRATI NA CILJEVE IZABRATI “PRAVO” DOGAĐANJE DEFINIRATI PRORAČUN ODREDITE ODGOVORNU OSOBU ZA ORGANIZACIJU DOGAĐANJA DEFINIRATI VREMENSKI RASPORED UKLJUČITI ŠTO VIŠE SUDIONIKA ZAHVALITI SE SVIMA Module 4: Fundraising

19. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Programi (godišnje kampanje, povećavanje imovine) raising) Opći plan prikupljanja sredstava je skup svih programa i aktivnosti neprofitnih organizacija. Imajući na umu da je prikupljanje sredstava trajni proces interakcije između udruga i okruženja u kojem djeluju, efikasnost događanja ovisi o dobrom planiranju i strogom provođenju plana. Što je bolji plan, to su bolji rezultati. Jednom kad definirate “dobre razloge” i ciljeve (strateške i operativne) možete izraditi opći plan počevši od definiranja vaših potreba. Moramo jasno odrediti KOLIČINU i KVALITETU potrebnih sredstava. Module 4: Fundraising

20. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 4: Fundraising Četiri su vrste potreba koje se odnose na neprofitne udruge, što odgovara različitim vrstama programa prikupljanja sredstava:

21. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 4: Fundraising Počmimo s tkz. “donatorskim stolcem”, da bi objasnili odnos između donatora, izvora sredstava i programa:

22. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 4: Fundraising • Godišnjakampanja je osnovni element uspješnogprogramaprikupljanjasredstava. Cilj je dobitidonacijuizgodišnjegprihodadonatora, kojazadovoljavagodišnjenovčanepotrebeudruge. . • Povećavanjevrijednostiimovine je program prikupljanjasredstava u smisluvlasništva. • Važnesu one donacijekojesvihoće! Velike donacije se poprečno raspoređuje po svim programima i obično su to ukupno prikupljena sredstva svih donator na godišnjoj razini i koja su nastavak financiranja iz prethodne godine. • Planiranidarovisusofisticiraninačinprikupljanjasredstava: ovakvedonacijesu bile planiranedok je donator bio živ, aliudrugaubireplodovenaknadno, običnonakonsmrtidonatora.

23. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Module 4: Fundraising Piramida darova pokazuje različite razine uključenosti donatora i međuovisnost svih dijelova aktivnosti prikupljanja sredstava.

24. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama • GODIŠNJE PRIKUPLJANJE SREDSTAVA • Formula (načinfunkcioniranja): primanjedonacije, ponavljanje, povećavanjeiznosadonacije. • Godišnji program prikupljanjasredstavaimavažnuulogu u aktivnostimaprikupljanjasredstava. Cilj je dobitidonacijuizgodišnjegprihodadonatora da bi moglipovećaliimovinuudrugekojomćemozadovoljitipostojećepotrebe. • Godišnjiprigramprikupljanjasredstavaodvija se na tri različiterazine: • POTENCIJALNI DONATORI ZA PRVU DONACIJU • PRIMANJE PRVE DONACIJE: • Pišitepotencijalnimdonatorima o aktivnostimakojeudrugaprovodi, navediterazlogzaštosudonacijevažne i kakvesumogućnostisudjelovanja u aktivnostimaudruge. • Pitajteih da doniraju • Zahvalitepotencijalnomdonatorukoji je postaovaš novi donator Moduloe4: Fundraising

25. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama Moduloe4: Fundraising 2.DONATOR KOJI JE PONOVIO DONACIJU PONOVLJENA DONACIJA: •Napišite donatoru što je vaša udruga učinila zahvaljujući donaciji •Pozovite ga na sudjelovanje u aktivnostima/programima vaše udruge •Zahvalite mu na njegovoj ustrajnosti u darivanju •Potičite ga na redovne godišnje donacije 3. GODIŠNJI DONATORI KOJI POVEĆAVAJU IZNOSE DONACIJA POTAKNITE DONATORE DA POVEĆAJU IZNOSE DONACIJA: •Organizirajte događanja i akcije koje će potaknuti donatora da što više pridonosi kroz stalne donacija •Zahvalite i na najmanjoj donaciji •Ukažite im na mogućnosti koje se pružaju onima koji više poklanjaju (npr. donatorski klub)

26. REVEAL Tečaj za srednju razina Upravljanje financijama • Da bi pravilnopravilnoplaniralikampanjuzaprikupljanjesredstavamorateznati: • Prema profilu godišnjihdonatora, prikazanom u Paretovomgrafikonuvidljivoje da: • 60% od donacija će se prikupiti od 10% od donatora • 20% novca će se prikupiti iz 70% donatora  • Ostalih 20% donacija će se prikupiti od 20% od donatora. Module 4: Fundraising

27. Hvala! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.