Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen

1. Hankekoulutus: INTERREG-hankkeen toteuttaminen 12.-14.9.2005 Helsinki/Turku ja 15.-16.9. sekä 22.-23.9.2005 Tallinna

2. Hankkeen ja sen tavoitteiden määrittely • Varainhallinnon kannalta on oleellista, että hanke on selkeästi määritelty, ettei synny epäselvyyttä siitä, mitkä menot (ja tulot) kuuluvat hankkeelle ja mitkä hankkeen toteuttajaorganisaatioille. EU-hankkeen varainhallinnon kannalta vain tukikelpoisilla menoilla on merkitystä. • Hankkeen ja sen osahankeen/työkokonaisuuksien (work package) tavoitteet tulisi olla määritelty konkreettisesti, mitattavasti, selkeästi sekä realistisesti suhteessa toteutusaikaan.

3. Analyysi riskeistä sekä mahdollisista kriittisistä kohdista hankeen toteutuksessa. Suunnitelma yllättävien tilanteiden varalta esim. rahoituksen suhteen, mikäli jokin menee pieleen. • Hankkeen hallittavuuden parantamiseksi se jaetaan työkokonaisuuksiksi. Niillä pääpartneri hallitsee osakokonaisuuksia, eri partnereiden vastuita ja aikatauluja. Oleellista on, että jokainen hankeeseen osallistuva partneri tai alihankkija tietää täsmälleen tehtävänsä ja aikataulunsa, joiden tulisi perustua sopimuksiin. Pääpartneri seuraa työkokonaisuuksien ja välitavoitteiden edistymistä.

4. Resursoinnissa on huomioitava esim. kilpailutuksiin kuluva aika. Suunnitteluperusteena työvoimalle käytetään yleisesti 17 työpäivää/kk. Myös hankkeen päättäminen (loppuraportti sekä loppumaksupyyntö) kannattaa huomioida resursoinnissa

5. Hankepäätös • Myönnetty tuki on harkinnanvaraista tukea. Tukea myöntävä viranomainen päättää jokaisessa tapauksessa erikseen, mihin tarkoitukseen ja kustannuksiin tukea myönnetään. • Viranomaisen hallintopäätöksenä tekemä rahoituspäätös sekä hakijan tekemä hakemus muodostavat sopimuksen näiden välille. Hakija (=pääpartneri ) vastaa rahoittajalle hankkeen toteutuksesta. Muut hankkeeseen osallistuvat toimijat vastaavat puolestaan pääpartnerille.

6. Hankepäätöksestä ilmenee: • Hankkeen toteutusaika. • Mikään meno ei ole tukikelpoinen jos se on syntynyt hankkeen toteutusajan ulkopuolella. Meno voi kuitenkin olla maksettu hankkeen päätyttyä, kunhan se on syntynyt hankkeen toteutusaikana. • Kustannusarvio. • Kustannusarvio määrittelee paljonko menoja kuhunkin menoluokkaan voi määritellä. • Kustannusarviosta voi poiketa vain tukea myöntäneen viranomaisen luvalla. • Käytännössä rahoitus on jaettu Suomen ja Viron puolilla toteutettaviin osiin.

7. Rahoitussuunnitelma. • Sisältää tukiosuuden sekä muun rahoituksen osuudet ml. omarahoitus. • Hankkeessa toteutettavat toimenpiteet. • Yleensä päätöksessä todetaan, että hanke on toteutettava hakemuksen mukaisesti. • Hankkeen on ilmoitettava rahoittajalle (=valvojalle) etukäteen kaikista hankkeen toteutukseen liittyvistä muutoksista. • Ainoastaan hyväksyttäviin toimenpiteisiin liittyvät menot ovat tukikelpoisia.

8. Hankkeen aloittaminen • Hankkeelle määrätään valvojat/yhteyshenkilöt ja Valvoja on hankkeen kontaktihenkilö valtion osuuden rahoittavassa viranomaisessa. • Hanke olisi hyvä aloittaa aloituskokouksella (kick-off meeting), jossa käydään läpi kaikki keskeiset hankkeen toteutukseen ja hallinnointiin liittyvät kysymykset (tutustuminen ihmisiin, tiedonvaihto, projektin/työkokonaisuuksien tavoitteet ja aikataulut, projektin hallinnointi sekä tukikelpoiset menot)

9. Yleinen syy hankkeiden aikataulun pettämiseen on hankkeen hidas käynnistyminen. toteutettavat toimenpiteet ja aikataulu • Hankkeen tukikelpoisuus alkaa ainaisintaan silloin, kun hakemus on jätetty viranomaiselle. Hanke voidaan aloittaa toteuttajan omalla riskillä ennen viranomaisen päätöstä.

10. Projektin sisäinen raportointi, seuranta sekä tiedonvaihto • Pääpartneri seuraa projektin eri työkokonaisuuksien edistymistä, resurssien käyttöä ja tulosten saavuttamista. Tarvittaessa hän puuttuu ongelmiin ja valmistelee tarvittavat muutokset. • Hankkeen eri toimijat raportoivat pääpartnerille. Erityisesti mahdollisista ongelmatilanteista pitäisi raportoida mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, koska ongelmilla on taipumus muuttua pahemmiksi. • Pääpartneri vastaa tietojen kokoamisesta muilta partnereiltaan, sihteeristö pitää yhteyttä vain pääpartneriin.

11. Hankkeen päättäminen • Pääpartneri kokoaa ja toimittaa loppuraportin ja –maksupyynnön hankkeen rahoittajalle neljän kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä. • Hanke ja sen tulokset arvioidaan. Mikäli tavoitteita ei saavutettu, on toteuttajien esitettävä arvionsa tilanteeseen johtaneista syistä. • Mikäli rahoittaja katsoo, ettei hanke tehnyt kaikkea hakemuksessa esitettyä, voidaan tukiosuutta leikata pienemmäksi.

12. Lisäksi on huomioitava, että ohjelmakauden lopussa lisäajan myöntäminen hankkeelle voi olla mahdotonta. Kaikkien maksujen viranomaisilta hankkeille on oltava suoritettu 31.12.2008 mennessä. • Mahdollisesti hankkeessa hankitut laitteet jäävät projektin alussa sovitulle taholle.

13. Julkisuus • Eu suhtautuu erittäin vakavasti julkisuusasioihin. • Asianmukaiset merkinnät eu-tuesta on oltava kaikessa hanketta koskevassa materiaalissa. • Julkisuussääntöjen systemaattinen rikkominen voi komission mukaan olla peruste jopa rahoituskorjaukselle. toteutettavat toimenpiteet ja aikataulu

14. Miksi hankkeet onnistuvat + hanke on selkeästi määritelty + tavoitteet ovat selkeät kaikille toimijoille + hankkeen seuranta on tehokasta ja läpinäkyvää (tulosten saavuttaminen, varojen käyttö) + selkeä tehtävien ja vastuiden allokointi + vuoropuhelu viranomaisen kanssa + ongelmien nopea havaitseminen ja ratkaiseminen + moitteeton varainhoito

15. Miksi hankkeet epäonnistuvat • projektipäällikkö ei hoida vastuitaan • riittämätön resursointi • ei riskinhallintaa • huono yhteistyö, epäselvät tavoitteet • epärealistiset aikataulut ja tavoitteet • huono raportointi • viiveet päätöksenteossa • partnereiden huono sitoutuminen hankkeeseen • Lisäksi Interreg-hankkeissa ongelmia aiheuttaa partnereiden ja rahoittajien sijaitseminen eri maissa (mm. kieli- ja kulttuurierot)

16. MOITTEETON VARAINHOITOJäljitysketju (audit trail) • Rahojen kulku on kyettävä seuraamaan katkeamattomasti koko ketjun läpi komissiosta tuen loppukäyttäjälle • Hankkeen kannalta tämä tarkoittaa, että jokainen rahoittajalle ilmoitettu käytetty euro on kyettävä kattamaan alkuperäisellä kuitilla • Sähköiset kuitit on komission puolelta hyväksyttäviä.

17. Raportointi viranomaisille • Kaikista oleellisista muutoksista hankkeen toteutuksessa on ilmoitettava etukäteen hankkeen valvojalle. Viranomainen harkitsee, hyväksyykö se muutoksen ja vaatiiko muutos esim. uutta hakemusta ja päätöstä. • Maksupyynnöissä oleellista on, että tositeaineistosta voidaan todeta menojen tukikelpoisuus. Kirjanpidon otteesta selviää hankkeen maksamat kokonaiskulut. Palkkamenot eritellään kirjanpidossa henkilöittäin. Usein hankinnoista ja eräistä muista menoista täytyy liittää mukaan kopio maksukuitista.

18. Puutteellisesti täytetty maksupyyntö johtaa lisätietopyyntöön, mistä seuraa maksatuksen viivästymiseen. • Loppumaksupyynnössä olisi syytä esittää kaikki tukikelpoiset, myös kustannusarvion ylittävät menot. Jos tukikelpoisuustarkastuksessa tai myöhemmin mahdollisesti suoritettavassa otantatarkastuksessa ilmenee tukikelvottomia menoja, niin ne on jossain tapauksissa (tahaton virhe) mahdollista korvata muilla tukikelpoisilla menoilla ja näin välttyä takaisinperinnältä.

19. Kirjanpito • hankkeessa on pidettävä joko erillistä kirjanpitoa tai kirjanpidon luokitusta, jotta hankkeen menot voidaan vaivattomasti erottaa hankkeen toteuttajaorganisaation kirjanpidosta. Hankintoja tehdessä on syytä pyytää laskuun merkintä menon kuulumisesta hankkeelle, jolloin väärinkäsityksiä tai vääriä kirjauksia ei pääse syntymään. • Sähköiset laskut ovat hyväksyttäviä siinä kuin muutkin. Jos laskuja skannataan sähköiseen muotoon kirjanpitojärjestelmään, ovat tällaiset sähköiset kuitit komission puolesta hyväksyttäviä. Päätöksen ehdoista selviää tukea myöntävän viranomaisen vaatimus säilytettävien kuittien muodosta.

20. Kuittien säilytysaika on vähintään kolme vuotta viimeisen komissiosta tulleen koko ohjelmaa koskevan maksuerän jälkeen. Koska lopullinen säilytysaika siten selviää vasta kolme vuotta ennen määräaikaa, tulisi kaikki hanketta koskevat asiakirjat säilyttää lähtökohtaisesti vuoden 2015 loppuun saakka.

21. Dokumentointi • Jäljitysketjun kannalta on ensisijaisen tärkeää dokumentoida kaikki hankkeen toteutukseen liittyvät asiakirjat. On huomioitava, että hankeen on oltava tarkastettavissa ainakin vielä vuonna 2013 ja asioiden on oltava selvitettävissä, vaikka kaikki hankkeessa toimineet henkilöt olisivat vaihtaneet työpaikkaa.

22. Hankkeesta tulisi perustaa hankemappi, johon kaikki hanketta koskevat asiakirjat kootaan yhteen paikkaan. Säilytettävien asiakirjojen ensisijainen tehtävä on olla informatiivisia, joten käsin kirjoitettu paperi on yhtä hyvä kuin virallisemmalta vaikuttava tietokoneella tulostettukin. • Hyvin usein tarkastuksissa havaitaan, että dokumentointi on ollut hyvin puutteellista. Liiallisesta dokumentoinnista ei ole tullut tarkastushavaintoja.

23. TUKIKELPOISET MENOTPerusteet • Meno on tukikelpoinen, jos se on kaikkien hakkeen toteuttamisessa sovellettavien säännösten ja ehtojen mukainen. Näitä ovat mm. Eu:n lainsäädäntö, kansallinen lainsäädäntö, rahoituspäätös sekä kaikki rahoittajan ehdot ja ohjeet. Viranomainen tarkastaa menojen tukikelpoisuuden ennen maksamista, koska hankkeen toteuttajat eivät voi eikä heidän tarvitse hallita kaikkea hankkeeseen liittyvää säädöstöä. Hankkeen puolella ensisijainen vastuu on raportoida viranomaiselle kaikki oleellinen menoihin liittyvä tieto maksupyynnön yhteydessä.

24. Vain hankkeen tosiasiallisesti maksamat menot voivat olla tukikelpoisia. Ennakot eivät ole tukikelpoisia. Tämä koskee kaikkia partnereita. • Sen sijaan kilpailutetun alihankkijan menot ovat tukikelpoisia, kun ne perustuvat kilpailutuksen jälkeen tehdyn sopimuksen mukaisiin laskuihin, jotka alihankkija lähettää (pää)partnerille.

25. Kilpailuttaminen • Kilpailuttaminen on työkalu, jolla pyritään varmistamaan, että hankintoihin liittyvät katteet ovat kohtuullisia. • Suomessa ollaan uudistamassa lainsäädäntöä julkisista hankinnoista lähiaikoina. • Nykyisen lain mukaan kaikki julkiset hankinnat on lähtökohtaisesti kilpailutettava riippumatta hankinnan arvosta. • Mikäli lakia julkisista kilpailuttamisista on rikottu, hankinnasta aiheutunut kate tai koko meno on tukikelvoton.

26. Yksityisen toimijan on myös noudatettava lakia julkisista hankinnoista, jos hankintaan on saatu julkista tukea yli 50 % hankinnan arvosta • Kilpailuttaminen on suoritettava siten, että siitä aiheutuneet kulut ovat pienemmät kuin siitä todennäköisesti syntyvät säästöt. Pienehköt hankinnat voidaan kilpailuttaa puhelimitse, suuret, eu:n kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava Euroopan laajuisesti (virallinen lehti). • Kaikki kilpailuttamiset on dokumentoitava.

27. Yleisimmät tukikelpoisuuteen liittyvät ongelmat • Puutteet kilpailuttamisissa • Suorahankinnat ilman kilpailuttamista • Virheellinen tai dokumentoimaton kilpailutus • Arvonlisävero • ALV on tukikelpoinen, jos se on lopullinen meno hankkeelle. • Ongelma kunnille ja valtiolle, yksityisille yrityksille ALV on käytännössä aina tukikelvoton

28. De minimis • Vähämerkityksellinen tuki, kilpailun vääristymisen estäminen notifioimattomissa tukijärjestelmissä. • Mikäli myönnetty tuki on de minimiksen alaista, on siitä maininta rahoituspäätöksessä. • Yritys ei voi saada de minimiksen alaista tukea 100 000 euroa enempää kolmen vuoden aikana. • Mikäli partnerit välittävät tukea edelleen yrityksille, on niiden huolehdittava, ettei de minimis raja ylity. • Yrityksen on itse tiedettävä saamansa de minimis-tuet

29. Kansallisen tulkinnan mukaan yritysmuotoista toimijaa ei katsota de minimiksen tarkoittamaksi yritykseksi, jos sen toiminta ei ole normaalia yritystoimintaa, vaan toimija on yhtiömuotoinen esim. verotussyistä. Tällainen toiminta on aina voittoa tavoittelematonta ja yleishyödyllistä tai lakisääteistä.

30. Hankkeen toteutusajan ulkopuolella syntyneet menot • Meno saa olla maksettu hankkeen päättymisen jälkeen, kunhan se on syntynyt hankkeen toteutusaikana. • Mikäli hanketta ei saada päättymään päätöksessä mainittuna toteutusaikana, on pääpartnerin haettava hankkeelle jatkoaikaa. Viranomainen ei voi myöntää jatkoaikaa takautuvasti. • Sellaiset menot, jotka eivät ole syntyneet hankkeen aikana, vaikka ne on silloin maksettu (esim. lomarahat) eivät ole tukikelpoisia.

31. Osa-aikaiset työntekijät • Osa-aikaisten työntekijöiden on pidettävä tuntikirjanpitoa hankkeelle tehdystä työstä. • Additionaliteettiongelma erityisesti johdon ja virkamiesten osalta. Hankkeen on pystyttävä tällöin osoittamaan, miten ko. ryhmien normaalit tehtävät on järjestetty hankkeessa työskentelyn ajaksi (esim. sijaisjärjestelyt)

32. Yleiskustannukset • Vain hankkeesta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset ovat tukikelpoisia. • Hankkeen esitettävä laskuperuste, jolla todellisista kirjanpitoon perustuvista kuluista lasketaan hankkeen osuus. • Ongelmia usein toimijoiden kanssa, jotka tekevät vain hanketoimintaa

33. Luontoissuoritukset • Tukikelpoisia vain, jos rahoittaja on ne etukäteen hyväksynyt • Kaikki hankkeelle tehty työ, josta hanke ei maksa palkkaa, on luontoissuoritusta. • Menojen tarpeellisuus • Menojen on oltava tarpeellisia hankkeen tulosten saavuttamiseksi. • Ongelmia esiintyy usein tapauksissa, joissa kustannusarvio alittuu ja hanke ”tuhlaa” jäljelle jääneen rahoituksen.

34. Menojen kohtuullisuus • Julkisilla varoilla tuettujen menojen on oltava kohtuullisia. • Maksettujen palkkojen tulisi olla samalla tasolla kun ko. tehtävistä vastaavissa toteuttajaorganisaatioissa normaalisti maksettaisiin. • Poistot tai vuokraaminen ovat vaihtoehtoja hankinnoille. • Hankinnan jäännösarvon mahdollinen vähentäminen hankkeen päätyttyä

35. 5:n vuoden sääntö • Hankkeessa ei saa tapahtua viiden vuoden kuluessa tukipäätöksestä sellaisia muutoksia, jotka hyödyttävät aiheettomasti jotain toimijaa tai vaikuttavat oleellisesti hankkeen luonteeseen. Tällaiset muutokset esim. omistussuhteissa johtavat koko tukiosuuden takaisinperintään. • Hanke on ilmoitusvelvollinen viranomaiselle tällaisissa tapauksissa, mutta unohtaa usein velvollisuutensa.

36. Hankkeen tulot • Hankkeen tulot on vähennettävä bruttomenoista, tuki maksetaan nettomenoja vastaan. • Ongelmana rajanveto yksityisen rahoituksen ja tulon välillä. • Usein tulot unohdetaan ilmoittaa tai ne kirjataan partnerin organisaatiolle, eikä hankkeelle.

37. EU-HANKKEIDEN VALVONTAJÄRJESTELMÄT1. tason valvontajärjestelmät • Tukea myöntänyt viranomainen valvoo hanketta ja sen toteutusta. Valvonnassa saattaa olla pieniä eroja viranomaisten ja tukimuotojen välillä. • Valvoja seuraa hankkeen etenemistä, toimii kontaktihenkilönä ja käy tilanteen mukaan ohjausryhmän kokouksissa.

38. Maksupyynnöille tehdään tukikelpoisuustarkastus, jossa käydään läpi kaikkien menojen tukikelpoisuus. • Hankkeesta varmennetaan myös, että raportoidut työt on myös tehty. Tarvittaessa tämä tehdään paikan päällä (esim. valvoja) ennen viimeisen maksupyynnön maksamista. • Nämä 1. tason valvonnat kohdistuvat kaikkiin hankkeisiin, eivätkä vaadi hankkeilta erityistä valmistautumista. • Valvonnat kohdistuvat kaikkiin kilpailuttamattomiin toimijoihin, joille tukea ohjautuu.

39. 2. tason valvontajärjestelmät • Otannan perusteella vähintään 5 %:iin hankkeista kohdistuu tilintarkastus (audit). Tässä ns. otantatarkastuksessa käydään normaalin tilintarkastuksen (kirjanpito + alkuperäiset tositteet) lisäksi läpi menojen tukikelpoisuus. Otantatarkastuksessa arvioidaan hankkeen lisäksi myös tukea myöntäneen viranomaisen toimintaa.

40. Tilintarkastajan lisäksi tarkastukseen osallistuu yleensä rahoittajaviranomaisen edustaja. Tarkastuksessa käydään läpi koko kirjanpitoaineisto tai jos se ei ole mahdollista niin alkuperäiset kuitit otannan perusteella. Tarkastuksessa on syytä olla läsnä hankkeesta vastaavan henkilön lisäksi myös kirjanpitäjä.

41. RAHOITUSKORJAUKSET • Rahoituskorjausten kannalta oleellista on se, onko kyseessä inhimillinen virhe vai huolimattomuudesta tai tahallisuudesta johtuva väärinkäytös. • Pääsääntöisesti kun kyseessä on tahaton virhe, pyritään se korjaamaan ilman seuraamuksia. Käytännössä tukikelvottomat menot korvataan tukikelpoisilla ja tilanne palautuu sellaiseksi, kun se ilman virhettä olisi ollut.

42. Mikäli virhe johtuu huolimattomuudesta tai ohjeiden noudattamatta jättämisestä, tehdään rahoituskorjaus (takaisinperintä), joka voi viranomaisen harkinnan mukaan sisältää korkoa ja rangaistuselementin. Takaisinperinnän suuruus määritellään tapauskohtaisesti ja tukea myöntävä viranomainen raportoi tapauksista komission petoksentorjuntayksikköön (OLAF).

43. Mikäli epäsäännönmukaisuus aiheutuu petoksesta, tuki peritään kokonaisuudessaan takaisin petokseen syyllistyneeltä toimijalta ja asia raportoidaan OLAFille sekä tehdään poliisille tutkintapyyntö. • Mikäli virhe on viranomaisen tekemä, eikä se ole luonteeltaan sellainen, joka hankkeen puolelta olisi tullut huomata, rahoituskorjaukseen on oltava hankkeen lupa.