Performance Management

1. Performance Management Session 01 (Introduction – Performance Management)

2. PERFORMANCE MANAGEMENTDefinisi, Dasar & Tujuan DEFINISI Performance management adalah usaha untuk mendapat hasil yang lebih baik, baik bagi organisasi, tim maupun individual dengan memahami dan memanaj performance dalam kerangka tujuan, standar dan kompetensi yang terencana dan telah disepakati bersama. DASAR Ketika orang mulai mengetahui dan memahami apa yang mereka harapakan, dan akan dapat mengambil bagian dalam pengharapan tersebut, mereka akan berusaha mencapainya (Amstrong)

3. Manajemen Kinerja (MK): Proses komunikasi berkesinambungan dan dilakukan dalam kemitraan antara karyawan dengan penyelia langsungnya. (Bacal) Manajemen Kinerja berupaya membangun harapan yang jelas serta pemahaman ttg : @ Fungsi kerja esensial yang diharapkan karyawan @ Kontribusi karyawan terhadap tujuan organisasi @ Arti konkretnya melakukan pekerjaan dengan baik @ Kerjasama antara karyawan dengan penyelia dalam mempertahankan, memperbaiki dan mengembangkan kinerja yang ada @ Bagaimana kinerja karyawan diukur @ Mengenali hambatan dan mencari solusi kinerja karyawan

4. Performance Management adalah: • Prose's bersama-sama antara manajer, tim dan individu • Melibatkan manajemen kontrak, bukan komando • Berdasarkan persetujuan bersama atas tujuan, pengetahuan, ketranpilan dan kemampuan yang akan dicapai • Menerapkan review terus menerus atas persetujuan, persyaratan, perencanaan & peningkatan pencapaian untuk perencanaan selanjutnya. Tujuan Performance Management: Tujuan utama performance management adalah menciptakan budaya dimana individu dan kelompok dapat bertanggungjawab terhadap perbaikan proses bisnis, skill & kontribusi mereka sendiri.

5. How Performance Management Work • High Performance • Reinforce melalui praise/ rekognisi/ pengembangan tgjw Improved Performance Performance Effectiveness • Low Performance • Coaching/ Counseling Performance Aktual Performance Agreement Monitoring and Review performance Agreement Main Performance Review Start Year Tingkatan Performance Management End Year

6. Management by Objectives Sistem yg dinamis untuk mengintegrasikan antara kebutuhan perusahaan untuk mencapai keuntungan dan pengembangan tujuan dengan kebutuhan manajer untuk berkontribusi dan mengembangkan diri. Mc Gregor: MBO merupakan taktik dalam strategi manajemen melalui kontrol dan pengarahan

7. The Management by Objectives process Corporate objectives Unit objectives Review of corporate performance revise Indiv prepare objectives Managers set down objectives Review of unit performance Indiv & managers agree objectives revise Review of individual performance

8. Latar Belakang Performance Management Merit rating Management by Objectives Performance Management • Merit Rating • Manajer menilai bawahan berdasar: • Pengetahuan akan tugas sekarang • Output efektif • Pengambilan keputusan • Ketepatan kerja • Percaya diri • Sikap kerja • Inisiatif • Kesiapan menghadapi tekanan • Menggunakan skala: • Amat baik • Memuaskan • Cukup • Buruk • Mengapa manajer ini tidak suka MR • Tidak percaya pada validitas MR • Sungkan bila langsung mengkritik • Kurang terampil melakukan penilaian dan interview • Tidak suka prosedur-prosedur baru

9. MUNCULNYA PERFORMANCE MANAGEMENT • Hadirnya HRM sebagai pendekatan strategis dalam mengelola dan mengembangkan bawahan • Pentingnya penilaian yang strategis & fleksibel • Kesadaran bahwa performance hanya bisa diukur & dinilai dg model input-proses-output-hasil (kontribusi) • Adanya perhatian terhadap peningkatan dan pengembangan yang berkelanjutan, serta learning organization • Kesadaran bahwa proses penilaian kinerja harus dilakukan oleh manajer lini sepanjang tahun • Kesadaran akan pentingnya kultur perusahaan • Pengembangan konsep & teknik pengukuran kemampuan dalam level perilaku • Munculnya kesadaran bahwa pengelolaan kinerja adalah tanggung jawab bersama, bukan hanya manajer lini • Ketidakpuasan akan hasil pengukuran dari cara-cara yang lain

10. PERFORMANCE MANAGEMENT IMPROVING INDIVIDUAL AND ORGANIZATIONAL PERFORMANCE REWARD MANAGEMENT DEVELOPING SKILLS AND COMPETENCIES IMPROVING MANAGERIAL EFFECTIVENESS Performance Management as an Integrating Force

11. Implikasi yg lebih luas dari PM • Performance Management dan HRM Mencapai tingkat tertinggi kinerja HR suatu organisasi • Mengmbangkan kapasitas maupun potensi pegawai • Menciptakan lingkungan dimana potensial laten dari pegawai dapat terealisasi • Mendorong / merubah kultur organisasi • Pengembangan selanjutnya PM berguna dlm pengemb karir indv. & memberi kesempatan pd manajer dan bawahannya utk berdiskusi ttg pekerjaan sbg pelajaran. Jadi pegawai tidak hanya memahami atribut (pengetahuan, skill dan keahlian) dan kompetensi di area dia bekerja namun juga dpt memahami area lain. • Kerja tim PM dpt berguna mengembangkan kemandirian bawahan tanpa hrs dgn manajer dgn diskusi kelompok tentang tujuan, review kemajuan yg mereka dapat.

12. Change in Organization Structure R & D Manufacturing Marketing & Sales Traditional (vertical view) of organization

13. The Silo Phenomenon Marketing & Sales R & D Manufacturing

14. The system (horizontal) view of organization Research and Development Manufacturing Marketing and Sales new product ideas Manufacturing Plant Research needs Marketing promotions Customer Manufacturing Plant Product Specs orders Sales Manufacturing Plant Product Development orders products materials Suppliers

15. The Reality of Adaptation • Understanding performance requires documenting the inputs, processes, outputs, & customers that constitute a business • Organization systems adapt or die • Pulling any lever in the system will have an effect on other parts of the system. • Putting too much efforts “fixing” people who are not broken, and not enough time fixing organization systems that are broken.

16. Three levels of Performance: • Organization • Process • Job/Performer

17. Organization Level of Performance $ Share- holders Products/ Service Function C Function A Function B Market

18. Process Level of Performance $ Share- holders Process 1 Products/ Service Market Process 2 Function A Function B Function C

19. Job/Performer Level of Performance The Performance Variables that must be managed; • Hiring • Promoting • Job responsibilities and standards • Feedback • Rewards Training

20. Nine Performance Variables Management Design Goals Orgn. Org Mngt Org Goals Org Design Process Design Process Process Goals Process Mngt Job/ Performer Job Mngt Job Goals Job Design

21. Performance Appraisal: Douglas McGregor: • Systematic judgments to back-up salary increase, promotion, transfer, demotion, termination • Means of telling employees how they are doing (behavior, attitude, skills, job knowledge • Basis for job related counseling & coaching of individual by superior

22. GE experience on effects of interview • Criticism has negative effect on achievement of goals • Praise has little effect • Performance improves most when specific goals are set • Defensive resulting from critical appraisal leads to low performance • Coaching should be day to day, not once a year • Mutual goal setting, not criticism that improves performance • Interview is design for improving performance not for other purposes • Participation by employees in goal setting produces favorable results

23. 3 headed-hydra ofPerformance Management Performance Management Improve Performance Compensation & Promotion Mechanism Helps People Grow

24. Requirements for establishing PM • Organizational readiness • System Integration • Training • Evaluation

25. Factors Causing Antipathy Toward Performance Appraisal Systems • Ownership Neither manager nor subordinate has any sense of ownership • Bad news Negative messages generate defensive reactions and promote hostility rather than serve as useful performance feedback • Adverse impact Both managers and employees know that bad reviews have an adverse impact on a person’s career.

26. • Scarce rewardsThere are few formal rewards for taking the process seriously and probably no informal rewards.Personal reflectionManagers hesitate to give unfavorable appraisals for fear that the appearance of unsatisfactory work by a subordinate will reflect and develop subordinates. • No timeFear of confrontationForms and procedures don’t make sense

27. USES OF APPRAISALS (1)

28. USES OF APPRAISALS (2)

29. Sources of Problems in Appraisal Systems (1)

30. Sources of Problems in Appraisal Systems (2)