Gerenciamento das comunicações

1. Gerenciamento das comunicações

2. Gerenciamento das comunicações • Descreve as necessidades de comunicação do projeto incluindo audiências, mensagens, métodos e outras informações relevantes. • Informações típicas incluem: • Parte interessada • Informações • Método ou mídia • Oportunidade ou frequência • Remetente • Premissas e restrições de comunicação • Glossário de termos ou siglas • Pode incluir recursos, tempo e orçamentos associados às atividades de comunicação, métodos para lidar com informações confidenciais ou proprietárias e métodos para atualização do plano de gerenciamento das comunicações.

3. Gerenciamento das comunicações • No trabalho de projeto, a omissão ou falta de atenção à necessidade de comunicação é a raiz de muitos problemas de desentendimento ou conflito. • A comunicação visual é um meio eficaz, e às vezes inequívoco, de superar muitas barreiras de comunicação. • Para propostas simples, os diagramas de Gantt, os histogramas e gráficos são a forma de representação visual mais usadas e de fácil compreensão. • Para levar a mensagem aos demais interessados pode ser necessário um programa balanceado de reuniões, entrevistas, rádio ou TV. • Também podem ser utilizados vídeos contendo informações ou apresentações do projeto e, também as ferramentas que utilizam internet, como email, site ou vídeo conferências.

4. Dimensões da comunicação • A atividade de comunicação tem muitas dimensões em potencial, incluindo: • Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, outros projetos, os meios de comunicação, o público) • Formal (relatórios, memorandos, instruções) e informal (e-mails, discussões ad hoc) • Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas) • Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais) • Escrita e oral • Verbal e não-verbal (inflexões da voz, linguagem corporal

5. Habilidades de comunicação • Ouvir ativamente e de modo eficaz • Perguntar, investigando ideias e situações para garantir um melhor entendimento • Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz • Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações • Definir e administrar as expectativas • Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação • Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes • Solucionar conflitos para evitar impactos negativos • Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes

6. Fatores que podem afetar o projeto • Urgência da necessidade de informações • O sucesso do projeto depende de ter informações atualizadas com frequência disponíveis imediatamente ou seria suficiente ter relatórios impressos emitidos periodicamente? • Disponibilidade de tecnologia • Já existem sistemas adequados ou as necessidades do projeto exigem modificações? Por exemplo, as partes interessadas têm acesso à tecnologia de comunicação selecionada? • Equipe do projeto esperada • Os sistemas de comunicação propostos são compa_veis com a experiência e os conhecimentos dos parPcipantes do projeto ou sera necessário um extenso treinamento e aprendizado? • Duração do projeto • É provável que haja mudanças na tecnologia disponível antes do término do projeto? • Ambiente do projeto • A equipe se reúne e trabalha em contato direto ou em um ambiente virtual?

7. Métodos de comunicação • Comunicação interativa • Entre duas ou mais partes que estão realizando uma troca de informações mulidirecional. É a forma mais eficiente de garantir um entendimento comum por todos os participantes sobre determinados tópicos. Inclui reuniões, telefonemas, videoconferências, etc. • Comunicação ativa (push) • Encaminhada para destinatários específicos que precisam saber das informações. Garante que as informações sejam distribuídas mas não verifica se chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo. A comunicação ativa inclui cartas, memorandos, relatórios, emails, faxes, correio de voz, comunicados de imprensa, etc. • Comunicação passiva (pull) • Usada para volumes muito grandes de informações ou para um público muito grande, requer que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu próprio critério. Esses métodos incluem sites de intranet, e-learning, repositórios de conhecimentos, etc.

8. Elementos do plano de gerenciamento das comunicações

9. Bibliografia Este material foi extraído de: • XAVIER, Carlos M. S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2009. • PMBOK. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). 4 ed. Project Management Institute – São Paulo: Saraiva, 2012. • STACKPOLE, Cynthia. Guia de templates para gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. • MENEZES, Luís C. M. Gestão de Projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2009. • CARVALHO, Marly M; RABECHINI JR, Roque. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2011. • KABANAR, Vijay; WARBURTON, Roger D. Gestão de projetos. São Paulo: Saraiva, 2012. • KEELING, Ralph; BRANCO, Renato H. F. Gestão de projetos: uma abordagem global. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2012.