Problemy finansowe związane z wdrażaniem projektów systemowych w ramach Priorytetu VII PO KL

1. Problemy finansowe związane z wdrażaniem projektów systemowych w ramach Priorytetu VII PO KL Warszawa, 21 lipca 2009 r. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

2. Pytanie: Kiedy we wnioskach o płatność należy wykazywać oraz monitorować wysokość wydatków związanych z personelem? Stanowisko IZ: Koszty personelu należy wykazywać we wniosku o płatność tylko w stosunku do wniosków o dofinansowanie, w których zostało wykazane wynagrodzenie personelu w ramach danego zadania. 1. Koszty personelu Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

3. Pytanie: Jak postępować w sytuacji, gdy umowa ramowa zawarta w 2008 r. określa sposób rozliczania kosztów pośrednich na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych, zaś we wniosku złożonym w 2009 r. wybrana została forma rozliczania ryczałtem? Stanowisko IZ: W opinii IZ koszty pośrednie należy rozliczać w ten sam sposób przez cały okres realizacji projektu. Zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich jest możliwa tylko w uzasadnionych przypadkach. 2. Zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w projekcie Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

4. Pytanie: Czy metodologia podlega kontroli na miejscu w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na postawie wydatków rzeczywiście poniesionych? Stanowisko IZ: Kontroli podlega: - dokumentacja księgowa – w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych; - metodologia – w przypadku zastosowania ryczałtu. W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie pierwszej wersji Wytycznych, należy stosować zasady obowiązujące obecnie dla kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. 3. Rozliczanie kosztów pośrednich - kontrola Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

5. Pytanie: Beneficjent ponosił wydatki w ramach kosztów pośrednich bezpośrednio z konta projektu. Dodatkowo, część z nich zostałaby uznana za niekwalifikowalne, gdyby była rozliczana na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. Jakie stanowisko należy przyjąć w rozliczanym wniosku o płatność w odniesieniu do sposobu rozliczania kosztów pośrednich? Stanowisko IZ: Należy upomnieć beneficjenta, iż rozliczanie projektu powinno odbywać się zgodnie z Wytycznymi oraz Zasadami finansowania. W opinii IZ, w opisanej sytuacji należy wezwać beneficjenta do zwrotu na rachunek projektu całości kosztów poniesionych na wydatki niezwiązane z projektem, a następnie do zrefundowania na rachunek własny kosztów pośrednich w wysokości wykazanej we wniosku o płatność. 3a. Nieprawidłowe przeznaczenie kosztów pośrednich Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

6. Pytanie: Czy istnieje dokument wykazany we wniosku o płatność, który stanowi wystarczającą formę rozliczania wkładu własnego niepieniężnego? Stanowisko IZ: Nie istnieje zamknięty katalog wskazujący dokumenty potwierdzające wniesienie wkładu własnego. To beneficjent określa, w jaki sposób udokumentowane jest wniesienie wkładu niepieniężnego. 4. Dokument potwierdzający rozliczenie wkładu własnego niepieniężnego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

7. Pytanie: Czy można zmienić instrukcję wypełniania wniosku o płatność w zakresie uzupełniania w przypadku projektów w ramach Działania 7.1 wniosków o płatność w ujęciu kumulatywnym. Stanowisko IZ: W opinii IZ wnioski o płatność powinny być wypełniane w ujęciu kumulatywnym ze względu na wieloletni charakter projektu. 5. Instrukcja wypełniania wniosku o płatność Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

8. Pytanie: W jaki sposób należy korygować wnioski o płatność (zał. nr 1), jeżeli podczas kontroli zostaną stwierdzone uchybienia (np. błędne numery księgowe)? Stanowisko IZ: Korekty należy zawsze nanosić na wersji papierowej, zaś w KSI: - jeżeli załącznik jest w formacie pdf, należy zeskanować jego poprawioną wersję i podpiąć ją w KSI; - jeżeli zestawienie jest bezpośrednio wprowadzane do KSI, należy poprawić dane w KSI, nie należy natomiast zmieniać wersji elektronicznej xml wniosku o płatność. 6. Korekta wniosków o płatność Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

9. Pytanie: Beneficjenci mają obowiązek wykazywać kwotę środków dotacji rozwojowej faktycznie otrzymanej w 2008 r. pomniejszoną o środki niewykorzystane z 2008 r. oraz środki, które otrzymają w 2009 r. Czy w KSI należy poprawiać ostatni zatwierdzony wniosek o płatność dotyczący realizacji projektu w 2009 r. w zakresie zaliczek przekazanych w 2008 r.? Stanowisko IZ: Nie ma konieczności uwzględniania rozliczenia na koniec roku budżetowego i z tytułu rozliczenia końcowego. 7. Wypełnianie pola „Przekazane zaliczki” w KSI w module wnioski o płatność Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

10. Pytanie: Dotacja rozwojowa została przekazana beneficjentowi w jednej transzy. Na jakiej podstawie IP ma ponownie przekazać beneficjentowi kwotę dotacji, która podlega korekcie finansowej? Stanowisko IZ: Dokonanie zwrotu kwoty dotacji możliwe jest tylko w przypadku dokonania korekty finansowej. Sytuacja taka wymaga dokonania zmian w harmonogramie płatności. Jednocześnie IZ zwraca uwagę, iż nie jest właściwe formułowanie harmonogramu płatności polegające na wypłacie środków w jednej transzy. Takie rozwiązanie budzi wątpliwości pod kątem gospodarności środkami publicznymi. 8. Ponowne przekazanie kwoty dotacji Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

11. Pytanie: Czy po zatwierdzeniu bilansu realizacji projektu systemowego właściwa jest aktualizacja wniosku o dofinansowanie zgodnego z rozliczeniem końcowym/bilansem? Stanowisko IZ: Aktualizacja wniosku o dofinansowanie nie jest wymagana. Istotne jest uaktualnienie wartości umowy ramowej za miniony rok. 9. Aktualizacja wniosku o dofinansowanie Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

12. Pytanie: Czy należy aneksować umowy pod kątem rozliczenia końcowego projektu? Stanowisko IZ: Powyższa zmiana wymaga formy aneksu do umowy ramowej (Projekty systemowe PUP z dnia 7 lipca br.) 10. Aneksowanie umów pod kątem rozliczenia końcowego projektu Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

13. Pytanie: W jaki sposób należy korygować różnicę między montażem dofinansowania i wkładu własnego w umowie a montażem wynikającym z rozliczenia projektu? Księgi rachunkowe za dany rok są w pewnym momencie zamykane i nie ma możliwości korygowania kwot związanych z dofinansowaniem i wkładem własnym. Stanowisko IZ: Rozwiązaniem problemu jest rozliczanie poziomu wkładu własnego w wieloletnich projektach systemowych na koniec ich realizacji. 11. Zamknięcie budżetu projektu systemowego w roku budżetowym Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

14. Pytanie: Jak należy podchodzić do zmian Zasad finansowania PO KL w kontekście realizacji projektów (np. w kwestii wprowadzania zmian do projektu)? Stanowisko IZ: Decydujące w tym zakresie są przepisy wprowadzające zmienione Zasady finansowania PO KL. Niemniej, zmiany te często wymagają aneksowania umowy o dofinansowanie/ umowy ramowej. 12. Zmiana Zasad finansowania PO KL Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -

15. Departament Zarządzania EFS zarzadzanieefs@mrr.gov.pl Dziękuję za uwagę Ministerstwo Rozwoju Regionalnego -