LE FONCTIONNEMENT DE L’AG ET DU CA LE REGIME DES RESPONSABILITES DANS LE CADRE DES ASBL

1. LE FONCTIONNEMENT DE L’AG ET DU CALE REGIME DES RESPONSABILITES DANS LE CADRE DES ASBL Christophe BOERAEVE • Avocat au Barreau de Bruxelles (Louiselawyers) • Professeur à : • la CBC (ISOC et Certificat en Management et Conseil associatif) • l’ULB (Certificat Universitaire en Management Associatif) • L’ICHEC (Diplôme Spécial du Non Marchand) • la Brussels Business Institute for Higher Education (Belgian law) Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

2. L’Assemblée Générale • Maintien anciennes attributions + : • nomination/révocation/rémunération commissaires; • décharge aux administrateurs/commissaires (fautes de gestion); • transformation en SFS; • tous les actes où les statuts l’exigent = perte compétence résiduaire. • modification du but : (=objet) majorité des 4/5èmes des voix des membres présents ou représentés >< unanimité (assouplissement) • dissolution : majorité des 4/5èmes des votes plutôt que les 2/3. (renforcement). • suppression homologation par le tribunal de 1ère instance : 2è AG = majorité des 2/3 ou 4/5 voix présentes ou représentées. • liste des présences • parité des voix = rejet. Prépondérance possible Président Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

3. L’Assemblée Générale suite • Présidence : classiquement, le Président de l’AG mais clause statutaire différente possible • Droit de vote : principe = 1 Homme/1voix mais clause statutaire différente possible (pondération) • Convocation à l’assemblée générale : liberté statutaire • par le CA=>délibération ou d’autres personnes si prévu aux statuts (subsidiaire) • Si absence de convocation : tribunal de 1ère instance ou clause susévoquée • Qui est convoqué : effectifs, adhérents/administrateurs si prévu aux statuts • Quand convoquer : • Loi : approbation annuelle des comptes, demande d’1/5 effectifs • Statuts : ex : abaissement de ce seuil Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

4. L’Assemblée Générale suite • Forme de la convocation : loi muette => statuts • oral ? écrit ? Droit><preuve. • documents utiles et nécessaires • simple lettre, envoi recommandé, courriel, fax • Contenu de la convocation : OJ détaillé, lieu, date/heure. Attention : toute proposition signée d’1/20 des effectifs =>portée à l’OJ. • Ajournement ou annulation de la convocation : respect mêmes formes/délais que pour la convocation initiale • Délai de convocation : au moins 8 jours calendriers avant(délai franc). Si seconde AG = 15 j • Sanctions si non respect des modalités globales : nullité de la/des décision(s) de l’AG, prononcée par Tribunal de Ière I. Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

5. Le Conseil d’Administration • Composition : min 3 pers, physiques ou morales, membres ou non (« règle du X +1 » ) • Pouvoirs : • compétence générale de gestion et représentation + compétence résiduelle • Restrictions aux pouvoirs possible via les statuts • Répartition des tâches entre administrateurs possible via les statuts (ex : type, montant). Utile MAIS inopposable aux tiers • La délégation à la gestion journalière = organe ! • notion : besoins vie quotidienne/peu d’importance/prompte solution => vérifier au cas par cas le rapport entre l’acte envisagé et l’objet social de l’association • csques d’être un organe : l’organe ne doit pas justifier son pouvoir par une procuration spéciale et les fautes commises par l’organe peuvent engager la responsabilité de l’ASBL (1382 CC)alors que les fautes du mandataire n’engagent en principe pas celui qui confère le mandat (le mandant). • inopposabilité aux tiers des clauses de limitation de pouvoirs Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

6. Distinction entre l’ASBL et l’Association de Fait • Association de fait: • pas de personnalité juridique • Ni droits ni obligations • Les membres sont personnellement responsables des dettes de l’association • L’ASBL: • Principe de la personnalité juridique • L’ASBL est immatérielle: elle exerce donc son activité par l’intermédiaire d’organes Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

7. Responsabilité des Fondateurs de l’ASBL • Responsabilité aquilienne: Régime général • Faute • Dommage • Lien de causalité Ex : choix d’administrateurs incompétents, création dans le but de détourner des législations ou nuire à autrui, … • Si dol, erreur, violence => seul le fondateur concerné n’est pas engagé (Nullité du contrat d’association ? NON) Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

8. Responsabilité des Membres de l’ASBL • Effectifs >< Adhérents • Association en formation • Droits et obligations : - envers ASBL(cotisation,respect statuts et Roi) - envers Tiers • Dossier du greffe • Mention « ASBL » sur factures et documents Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

9. Responsabilité de l’ASBL La responsabilité de l’ASBL peut être abordée sous deux aspects: la responsabilité civile et la responsabilité pénale • La Responsabilité Civile: • Extra-contractuelle: article 1382 du Code Civil: toute personne qui cause dommage à autrui est tenue de le réparer • Faute ou négligence • Dommage • Relation causale entre la faute et le dommage • NB: la responsabilité de l’ASBL n’exclut pas la responsabilité de la personne physique • Contractuelle: l’ASBL pose des actes juridiques dans le cadre de sa gestion courante Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

10. Responsabilité de l’ASBL • Responsabilité Pénale: • Situation antérieure • Loi du 4 mai 1999: principe de la responsabilité d’une personne morale: • Infractions commises à son avantage / éviter un inconvénient • Décision intentionnelle / négligence • Pas de cumul entre la responsabilité de la personne physique et la personne morale • Amendes Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

11. Le contrat d’assurances en Responsabilité Civile Générale Que couvre ce contrat ? • Responsabilité que l’ASBL peut encourir lors de l’exercice de ses activités: • Dommages corporels et matériels • En dehors de tout lien contractuel • Exemple Qui est couvert ? • L’ASBL • Les organes et les mandataires • Les préposés • Le personnel prêté • Toute personne (rémunérée ou non) pouvant engager la responsabilité de l’ASBL Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

12. Le contrat d’assurance en Responsabilité Civile Générale Exclusions (liste non exhaustive): • Les dommages intentionnels • Les fautes lourdes: mentionnées dans le contrat d’assurance - état d’ivresse/utilisation de stupéfiants - accepter un travail sans disposer des moyens pour le réaliser • Litiges relatifs à l’emploi de véhicules, incendie et explosion Parlons prix Garanties Complémentaires Que retenir ? Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

13. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Principe: • Loi de 2002: • Article 14 bis:« les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l’association » • Article 14: «  l’association est responsable des fautes imputables à ses préposés soit  aux organes par lesquels elle exerce sa volonté » • Quasi-immunité des administrateurs • Décharge des administrateurs pour la gestion globale de l’ASBL Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

14. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Tempéraments: • Limites de la décharge • Responsabilité des administrateurs vis-à-vis de l’ASBL • Responsabilité extra-contractuelle à l’égard des tiers • Responsabilité pénale Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

15. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Responsabilité Civile de l’administrateur : • Vis-à-vis de l’ASBL: • Contrat de mandat: tout administrateur doit respecter les limites de ce mandat et exercer celui-ci de manière correcte - mauvaise exécution = faute de gestion entraînant une responsabilité contractuelle • L’administrateur répond de toute faute, même légère • L’ASBL dispose de l’actio mandati • Responsabilité individuelle sauf fautes concurrentes ou faute commune • Acter tout désaccord dans le procès-verbal du CA • Prescription de l’action en responsabilité: 10 ans Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

16. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Exemples: • Non-souscription d’une assurance-incendie • Informations insuffisantes fournies à l’AG ou absences régulières • Conclusion d’un contrat sans certitude de solvabilité du tiers • Absences de démarches nécessaires à l’octroi d’un subside..... Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

17. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Vis-à-vis des tiers: • Le tiers devra prouver son dommage, la faute de l’administrateur (acte à tout le moins imprudent) et la relation causale entre la faute et le dommage • Faute: atteinte à une norme légale ou au principe général de prudence • Le tiers peut se retourner contre l’administrateur et/ou l’ASBL • Prescription de l’action en responsabilité: 5 ans Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

18. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Exemples • Ne pas mettre fin aux activités sociales de l’ASBL alors que celle-ci n’a plus de ressources • Utiliser des fonds de l’ASBL à des fins étrangères à son activité sociale • Retard dans l’accomplissement des formalités légales imposées aux ASBL Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

19. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Responsabilité pénale des Administrateurs: • Principe: pas de cumul entre responsabilité pénale de la personne morale et de la personne physique: celui qui a commis la faute la plus grave est seul condamné • Tempéraments: • Infraction imputable à la personne physique exclusivement • Infraction commise volontairement et sciemment Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

20. Responsabilité des Administrateurs de l’ASBL • Exemples: • Corruption, abus de confiance, faux en écriture, vol, détournement de subsides • Infractions au droit social: non-paiement des heures supplémentaires, des pécules de vacances, non-respect des barèmes salariaux prévus par les conventions collectives... Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

21. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers Utilité d’une couverture d’assurance: • Le principe d’immunité des administrateurs revêt de nombreux tempéraments • Mandat d’administrateur est un engagement important: risque d’action en responsabilité • Le patrimoine personnel de l’administrateur peut-être directement visé • Solution: le contrat D&O Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

22. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers Preneur d’assurance et assurés: • Preneur d’assurance: • C’est l’ASBL qui souscrit le contrat au profit de ses dirigeants • Assurés: • Dirigeants passés, présents ou futurs • Membres du conseil d’administration (personnes physiques et morales ainsi que leur représentant personne physique, directeurs, gérants, délégué à la gestion journalière) • Toute personne qui en pratique exerce le pouvoir au sein de l’asbl Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

23. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers • Extensions possibles de la qualité d’assuré: • Filiales et assocations soeurs: • Filiale: toute asbl qui poursuit un objet semblable à celui poursuivi par le preneur et qui est contrôlée par ce dernier • Association soeur: toute asbl qui a un objet social semblable à celui du preneur, entretient avec lui des relations contractuelles régulières et dont les administrateurs sont également ceux du preneur • Mandats externes: • Dans les sociétés dont le preneur détient au maximum 50% des droits de vote • Seuls les administrateurs mandatés par le preneur d’assurance bénéficient de la garantie Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

24. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers Objet de la police d’assurance: • Assurer les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile d’un administrateur lorsqu’il est établi que celui-ci a commis une faute professionnelle en sa qualité d’administrateur • Couvrir les frais de défense civile et pénale: • NB: en matière pénale, l’assureur fait uniquement l’avance de fonds sous réserve de l’issue de la procédure Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

25. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers Exclusions principales: • Les sinistres causés intentionnellement (y compris le dol et la fraude) • Fautes commises avant la prise d’effet du contrat et dont les assurés devaient avoir connaissance • La réparation des dommages matériels et corporels (couverts par le contrat RC Exploitation) • Les amendes (pénales, civiles ou administratives) • Etats-Unis et Canada • Responsabilité suite à l’entrée en vigueur de la loi du 20 juillet 2006: couverture d’assurances ? Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

26. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers Couverture dans le temps: • Principe: police type “claims made”: l’assurance porte sur les réclamations introduites pendant la durée du contrat. • Extensions: • Antériorité: couvre les fautes professionnelles qui ont été commises avant l’entrée en vigueur du contrat et pour lesquels une réclamation est introduite pendant la durée du contrat, pour autant que l’assuré n’en avait pas connaissance • Postériorité: 5 ans à compter de la fin du contrat - prise en charge des réclamations portant: • sur une faute professionnelle survenue pendant la durée du contrat si à la fin du contrat le risque n’est pas couvert par un autre assureur • sur des actes ou faits pouvant donner lieu à un dommage survenus et déclarés à l’assureur pendant la durée du contrat Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

27. Le contrat de Responsabilité des Administrateurs: D&O – Directors & Officers Remise d’offre et Prix: • Questionnaire de souscription • Comptes annuels des 3 derniers exercices • Les statuts • Prix variera en fonction de la taille de l’asbl, du risque de l’activité, de son état de santé.... Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

28. Responsabilité des Préposés sous contrat d’emploi • Distinction entre le préposé et le volontaire: • Préposé: • Lien de subordination • Contrat de travail et rémunération • Volontaire: • Lien de subordination • Absence de contrat de travail et de rémunération Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

29. Responsabilité des Préposés sous contrat d’emploi • Responsabilité civile du préposé: • “Toute personne qui cause dommage à autrui est tenu de le réparer” • MAIS TEMPERAMENT: • Quasi-immunité du préposé au regard de l’article 18 sur le contrat de travail: • Responsabilité uniquement en cas de dol, faute lourde ou faute légère répétée vis-à-vis de l’employeur et des tiers • Présomption irréfraguable de responsabilité de l’ASBL employeur du préposé • Responsabilité pénale du préposé Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

30. Responsabilité des Volontaires • Quasi-immunité, pas de recours contre le volontaire après indemnisation de la victime • Exceptions: • Dol • Faute lourde • Faute légère habituelle • Quid si association de fait • Si 1 salarié • Si association “satellite” • Administrateur = Volontaire ? • Si non-rémunéré • Ar exclusion tjrs possible Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

31. Contrat de Responsabilité Civile pour les Volontaires Quelles assurances ? • Le contrat RC imposé à l’organisation structurée: • un arrêté-royal prévoit les conditions minimales d’assurance pour: • Les capitaux: 12.400.00 € en DC et 620.000 € en DM • La franchise • Les exclusions • un second arrêté prévoit la possibilité de souscrire à une assurance collective: • Intéressant financièrement pour les asbl à moyens limités • Ne couvre que les fautes liées à l’exercice du volontariat • Intérêt d’une couverture RC générale avec extension volontariat Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

32. Contrat de Responsabilité Civile pour les Volontaires • Le contrat RC familiale: • Intervient en complément du contrat RC de l’organisation structurée • Intervient systématiquement pour les organisations non structurées • Non-intervention pour les fautes lourdes explicitement exclues et pour les fautes intentionnelles • Le contrat RC auto • NB: la loi envisage la possibilité que des arrêtés prévoient l’extension de l’obligation d’assurance à certaines catégories de volontaires en matière de protection juridique et d’accidents corporels. Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

33. CAS CONCRETS • Une ASBL d’anciens étudiants en droit organise un cocktail; qui sera responsable en cas d’intoxication ? • Volontaire ? • ASBL ? • Administrateur ? • Une ASBL qui a pour objet social la promotion du bois participe à une foire d’exposants: la participation à ce salon est onéreuse et en outre le stand de l’ASBL est mal fixé... Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles

34. Merci pour votre attention Christophe BOERAEVE Avocat au Barreau de Bruxelles