E-ADMINISTRACJA ROLA I ZADANIA DOBRYCH PRAKTYK – DOŚWIADCZENIA URZĘDU MIASTA POZNANIA

1. E-ADMINISTRACJAROLA I ZADANIA DOBRYCH PRAKTYK – DOŚWIADCZENIA URZĘDU MIASTA POZNANIA Wojciech Pelc Urząd Miasta Poznania

2. Co to są e-usługi dlae-administracji? Próba definicji Nowa filozofia działania: • Każde działanie władz publicznych na rzecz efektywnego wykorzystania nowych technologii informacyjnych dla polepszenia jakości życia mieszkańców i usprawnienia procedur administracyjnych, prowadzące do zmiany tradycyjnego modelu pracy i algorytmizacji (uproszczenia) procedur Metoda: • Przygotowanie dokumentów programowych (strategie, programy) i planowania przedsięwzięć • Wyznaczanie realistycznych i osiągalnych celów • Wykorzystywanie sprawdzonych osiągnięć/wzorów (również z sektora komercyjnego) umożliwiające minimalizację ryzyka • Korzystanie z dobrych praktyk wdrożonych przez inne podmioty publiczne

3. Jakie usługi dostarczyć mieszkańcowi? KRYTYCZNE: uruchamiane bardzo często lub codziennie. Bez nich życie jest trudne i niewygodne, ich wprowadzenie powoduje znaczną poprawę jakości życia, a zatem łatwo i szybko się do nich przyzwyczaić MASOWE: szerokie wykorzystanie obniża koszty wprowadzenia usługi, przyczynia się do popularyzacji technologii informatycznych/informacyjnych

4. Zasady budowy usługdostępnych dla mieszkańców • doskonalenie procedur i ich mapowania • wiedza o problemach klienta z procedurą administracyjną – budowa systemów wsparcia dzięki stosowaniu formularzy interaktywnych przygotowanych w oparciu o wiedzę i doświadczenie pracowników „front office” • spójność wykorzystywanych baz danych i zasobów informatycznych • identyfikacja słabych punktów i „wąskich gardeł” procesów • wprowadzanie rozwiązań integrujących systemy, szczególnie w miejscach krytycznych (czas, ilość spraw) • upowszechnianie wiedzy i praktyki korzystania z e-administracji w środowiskach zagrożonych „cyfrowym wykluczeniem” (Publiczne Punkty Dostępu do Internetu)

5. Rola dobrych praktyk w e-administracji • Rozpowszechnianie wiedzy i doświadczenia w zakresie planowania, organizowania, wdrażania oraz utrzymania projektów • Promocja nowatorskich, ale sprawdzonych rozwiązań • Stymulowania rozwoju społeczeństwa informacyjnego • Spojrzenie z zewnątrz na macierzystą organizację pod kątem możliwości wdrożenia rozwiązań skutecznie wprowadzonych gdzie indziej

6. Potencjalne korzyści z dobrych praktyk • Skrócenie czasu realizacji oraz oszczędności wynikające z dostępu do informacji o przebiegu podobnych projektów • Dostęp do wiedzy o zagrożeniach i problemach napotkanych podczas realizacji projektów, ułatwione szacowanie ryzyka • Skalowalność rozwiązań – każdy ma możliwość wyboru projektów dostosowanych do kontekstu lokalnego, lub dopasowania ich do swoich potrzeb • Siła grupy – udział w zespołach, grupach, stowarzyszeniach poszerza dostęp do wiedzy oraz do zewnętrznych środków finansowych

7. Doświadczenia Miasta Poznania • Aktywne poszukiwanie przykładów wdrożeń • Podróże studyjne, udział w konferencjach i seminariach, • Uczestnictwo w krajowych i międzynarodowych stowarzyszeniach i organizacjach • Uczestnictwo w procesie tworzenia prawa (opiniowanie tworzonych aktów prawnych, uczestnictwo w pracach grup roboczych) • Przygotowanie kompletu dokumentów strategiczno-planistycznych („Strategia Informatyzacji Miasta Poznania”, „e-Poznań: program budowy elektronicznej administracji publicznej”)

8. Wnioski: myślenie pozytywne -budujemy systemy okresu przejściowego... • klient może i powinien oczekiwać od administracji wprowadzania ułatwień w załatwianiu swoich spraw przy wsparciu istniejących już systemów informatycznych i łatwo dostępnych technologii • wdrażanie pojedynczych, nawet ułomnych procedur e-administracji, pozwala na przekształcanie i doskonalenie organizacji, usprawnia obsługę mieszkańca • administracja powinna systematycznie zwiększać możliwości elektronicznego załatwiania spraw przez Internet – rozszerzamy rynek usług elektronicznych • należy budować rozwiązania hybrydowe, z wyraźnym zdefiniowaniem stanu docelowego (np. program ePoznań) – gdyż oczekiwanie na możliwość wdrożenia idealnego rozwiązania z reguły kończy się zaniechaniem działań i prób zmian

9. Przykład - panowanie nad informacją: integracja uczestników procesu • algorytm obsługi inwestora obejmuje wszystkich partnerów procesu • umożliwia identyfikację miejsc krytycznych • ułatwia projektowanie rozwiązań hybrydowych i docelowe przejście na pełną transakcyjność wejście wyjście

10. Projekt ePoznań jako próba kompleksowego podejścia do problemu Trzy filary projektu: • Rozbudowa portalu miejskiego poprzez dodawanie nowych usług interaktywnych dla stworzenia zachęty do korzystania z e-administracji (e-usługi to nie tylko formularze!) • Budowa sieci 35 PIAP dla zwiększenia liczby potencjalnych klientów e-usług • Stworzenie archiwum elektronicznego jako fundamentu e-administracji

11. Publiczne Punkty Dostępu do Internetu - funkcje • Popularyzacja Internetu zwłaszcza wśród osób z różnych względów pozbawionych możliwości korzystania z komputera i usług dostępnych przez Internet • Ułatwienie dostępu do usług informacyjnych i administracyjnych świadczonych przez Internet przez administrację miejską i związane z nią instytucje • Popularyzacja niekomercyjnego oprogramowania umożliwiającego korzystanie z komputerów i Internetu osobom, których nie stać na rozwiązania komercyjne • Uzupełnienie oferty instytucji miejskich, organizacji społecznych itp. Pomysł i realizacja oparte na obserwacji rozwiązań zagranicznych oraz na wnioskach z podróży studyjnej do Francji zorganizowanej przez WOKiSS

12. Sieć PIAP w Poznaniu – stan na czerwiec 2006 r. działające już PIAPy: 20 czynnych lokalizacji www.city.poznan.pl/piap

13. Wybrane przykłady e-usług realizowanych wg zasad przyjętych w Urzędzie Miasta Poznania • Rejestracja działalności gospodarczej przez Internet • Zamawianie odpisów akt stanu cywilnego przez Internet • Internetowy system rekrutacji do poznańskich szkół „NABÓR” • Giełda pracy dla pracowników oświaty • Internetowa giełda używanych podręczników • Wyszukiwarka cmentarna • Miejska platforma informacyjno-usługowa (treści dostępne w Internecie, WAP, telewizji cyfrowej) • „Dobra karta” – wprowadzenie przedpłaconej karty bankomatowo-płatniczej zasilanej świadczeniami rodzinnymi oraz zaliczkami alimentacyjnymi.

14. Usługi informacyjne dla mieszkańców – propozycja standardu W przypadku braku wdrożonych standardów wymiany danych i interoperacyjności systemów, należy zacząć od zapewnienia dostępności serwisów informacyjnych

15. Dziękuję za uwagę www.city.poznan.pl www.poznan.eu