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6.4 Realización de las Actividades de Auditoría

6.4 Realización de las Actividades de Auditoría. Karla García María Isabel Gallardo Nandy Nufio Ailen Calzadilla María José Ochaeta Verónica Chang Julia Girón Wernard Santizo. Actividades de la Auditoría. Reunión de apertura Revisión de la documentación Comunicación

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6.4 Realización de las Actividades de Auditoría

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Presentation Transcript

  1. 6.4 Realización de lasActividades de Auditoría Karla García María Isabel Gallardo NandyNufio AilenCalzadilla María José Ochaeta Verónica Chang Julia Girón WernardSantizo

  2. Actividades de la Auditoría • Reunión de apertura • Revisión de la documentación • Comunicación • Asignación de funciones y responsabilidades • Recopilación y verificación de la información • Generación de hallazgos • Preparación de conclusiones • Reunión de cierre

  3. 6.4.2 Reunión de Apertura • Propósito • Acordar el plan • Presentar al equipo • Asegurarque se puedenrealizarlasactividades • Incluye a los responsables • Preguntas • Depende de experiencia y tamaño de la empresa

  4. Puntos a considerar • Presentaciónde los participantes • Confirmación de los objetivos, alcance y criterios • Plan de auditoria • Metodología • Métodos para gestionar los riesgo para la organización • Canales de comunicación • Confirmación del idioma • Informar al auditado del progreso de la auditoría • Confirmación de recursos

  5. Puntos a considerar • Confirmación de confidencialidad y seguridad de la información • Confirmación de procedimientos de salud y protección, emergencia y seguridad • Método de presentación de hallazgos. • Condiciones para dar por terminado una auditoría. • Información de reunión de cierre. • Información de cómo tratar los posibles hallazgos • Información del sistema de retroalimentación.

  6. 6.4.3 Revisión de Documentación • Propósito: • Determinarconformidad del sistemasegúncriterios de auditoría. • Reunirinformación • Puederealizarse a lo largo de la auditoría. • Si no esadecuada, se decide si se continúa.

  7. 6.4.4 Comunicaciónduranteauditoría • Llegar a acuerdosformales entre los interesados. • Puedeserobligatoriasegúnrequisitoslegales. • Equipodebereunirseperiódicamente. • Auditor líderinformar al auditado: • Progreso • Hallazgos • Objetivos no alcanzables • Cambiosen el plan de auditoría

  8. 6.4.5 Asignación de Funciones y Responsabilidades • Guías y observadores • Acompañan • No emitenopinión • Observadores: confidencialidad • Guías: • Identificar a las personas • Acceso a áreas • Seguirreglas y procedimientosestablecidos • Testigo • Aclararinformación

  9. 6.4.6 Recopilación y Verificación de Información • Muestreoapropiado • Informaciónque se aceptacomoevidenciadebeserverificable. • Métodos: • Entrevistas • Observaciones • Revisión de documentos (incluyeregistros)

  10. 6.4.7 Generación de Hallazgos • Conformidad o no conformidad. • Junto con evidencia. • Clasificar no conformidades. • Registrar puntosdonde no hay acuerdo.

  11. 6.4.8 Preparación de Conclusiones • Reunirse antes de reunión de cierre para: • Revisarhallazgos • Acordarconclusiones • Prepararrecomendaciones • Comentarseguimiento de auditoría (cuandoaplique) • A tratar: mejoras, causas, implementación.

  12. 6.4.9 Reunión de Cierre • Facilitadapor el líder • Presentarhallazgos y conclusiones • Participantes: • Representantes de dirección • Responsables de procesos • Cliente de auditoría • Otraspartes

  13. 6.4.9 Reunión de Cierre • Explicar al auditado: • Evidencia se basóenmuestra • Método • Tratamiento de los hallazgos y consecuencias • Hallazgos y conclusiones • Actividadesposteriores a la auditoría • Discutir

  14. 6.5 Preparación y Distribución de Informe

  15. 6.5.1 Preparación de Informe • Líderdebeinformar • Objetivos • Alcance • Cliente • Equipo auditor y participantes • Fechas y ubicaciones • Criterios • Hallazgos y evidencia • Conclusiones • Declaración de cumplimiento

  16. 6.5.2 Distribución del Informe • Debe: • Emitirseen el tiempoacordado • Fechado, revisado y aprobado • Distribuir a receptoressegún plan

  17. 6.6 Finalización de Auditoría • Tipos • Finalización del plan • Situacióninesperada • Conservar o destruirdocumentossegúnprocedimiento • Confidencialidad • Notificar al auditado o clientesi se harápúblico

  18. 6.7 Actividades de Seguimiento • Dependen de los objetivos • Indicarnecesidad de actividades: • Correcciones o accionescorrectivas • Accionespreventivas • Mejoras • Auditado: • Decide y emprendeacciones • Reportar a auditor (posibleauditoría posterior)

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