La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

1. La Mejora de ProcesoscomoLlave para Reducir Costos Workshop Buenos Aires, 9 de Octubre 2008

2. Actividades La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

3. Presentación • Nació en 1992 • Dirigida a la actividad productiva y de servicio • Focalizada en la Gestión Empresarial • Especializada en: • Gestión y Administración Estratégica • Gestión de la Calidad • Gestión Industrial • Gestión y Administración de Costos • Gestión y Desarrollo del Capital Humano • Integrada por Profesionales Independientes de probada trayectoria La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

4. Presentación La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

5. Introducción La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

6. Introducción • La expansión de los últimos años llevo a la mayor parte de las empresas a: • un crecimiento de la estructura • resolver problemas sobre la marcha • tomar decisiones apresuradas • Y hoy; frente a: • una reducción de márgenes • un incremento de costos • un aumento de masa salarial La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

7. Introducción • Resulta necesario mejorar los Procesos, con el propósito de incrementar su Eficiencia y Eficacia, con foco en el Cliente; a fin de: • fortalecer la imagen de la empresa • ser más competitivos y por ende más rentables • reducir costos para incrementar el margen • atender la demanda optimizando los inventarios La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

8. La Mejora de ProcesoscomoLlave para Reducir Costos Los Procesos y la Organización

9. Procesos • Cuándo hablamos de Procesos de qué hablamos? • De todos aquellos que se llevan o deberían llevarse a cabo en una organización para cumplir con el fin último de esta; Ser Rentable • No se limita a los operativos. Algunos ejemplos: • Planeamiento Comercial • Planeamiento de la Producción • Gestión de Compras • Planeamiento Financiero La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

10. Procesos La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

11. La Organización ESTRATEGIA La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

12. Visión & Misión • DEL DICHO AL HECHO HAY UN LARGO TRECHO • y eso, ….. cuesta DINERO • Rótulo o algo más? • Constituyen el QUÉ y el PARA QUÉ de la Empresa; pero: • Pocas veces están difundidos en toda la organización • Pocas veces están comprendidos por quienes la integran • Pocas veces, a los que nos cabe la responsabilidad de cumplir y hacer que se lleve adelante las tenemos presente • Qué ocurre entonces? • Tenemos organizaciones cuyos recursos se esfuerzan en hacer lo mejor, pero LO MEJOR DE QUE y PARA QUÉ • Tenemos organizaciones que no ven reflejados en los HECHOS aquello que pretenden, y entonces si se cumple que: La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

13. El Cliente es REY La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

14. Procesos & Costos La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

15. La Organización Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

16. Objetivos Estratégicos CUANDO NO SE MONITOREAN, SE PRESENTAN INEFICIENCIAS E INEFICACIAS QUE IMPACTAN EN LOS RESULTADOS La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

17. Estamos Organizados? La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

18. Tablero de Mando Trabajar sobre lo que controlamos CLIENTES PROVEEDORES La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

19. Que hacer con los Resultados? • Trabajar sobre los factores controlables • Áreas Claves de Actividad • es el aspecto de la organización, que debe presentarse de una forma determinada, para incidir favorablemente en el éxito de la organización y que es influida directamente por la Dirección • Procesos Claves • Porque al optimizarlos; optimizamos la interacción entre Áreas • Porque hacemos un uso eficiente de los recursos • Que se traduce en AHORROS La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

20. La Mejora de ProcesoscomoLlave para Reducir Costos Detectando Oportunidades de Mejora Sobre qué actuar para incrementar los Resultados?

21. Para ver y pensar en ……. Cada falta constituye una Oportunidad de Mejora La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

22. Oportunidades de Mejoras La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

23. Método DMAMC Verificar y asegurar la permanencia de los resultados Identificar de qué se trata y qué debe lograr el proceso Relación entre los resultados del proceso y sus variables Diseñar, validar e interpretar las soluciones Cuantificar el rendimiento actual del proceso M C A D M La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

24. Método DMAMC Objetivo = Optimizar Eficiencia y Eficacia ¿CÓMO? Eliminación sistemática de la variabilidad La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

25. Qué necesitamos? Enfoque al cliente: Productout vs Market in Gestión orientada a datos y hechos Orientación a procesos Gestión Pro-activa Colaboración: Participación total Buscar la perfección y tolerancia a los errores La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

26. Componentes DMADV (mejora de ruptura) Eliminar la causa raíz DMAMC (mejora incremental) Cambio de cultura La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

27. Estructura La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

28. Estructura La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

29. Etapa 1 - Definir Entradas & Salidas La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

30. Definir La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

31. Tipo de Proyecto La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

32. 1er Paso: Carta Proyecto Descripción de síntomas derivados del problema. Formulación: en lenguaje objetivo, no describir causas ni soluciones, no atribuir responsabilidades. Un solo problema Descripción general de la tarea asignada y justificación de importancia Resultado esperado del trabajo (descripción, valor medible y fecha estimada) Importante: no decir en qué forma se va a obtener Restricciones: recursos Compromisos: frecuencia de reuniones con el equipo y con el dueño del proceso, lista de expectativas del Cliente La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

33. Requisitos del Cliente DIRECTRICES • Relación con un resultado específico del producto o servicio • Un solo factor de rendimiento: poner en claro qué se está evaluando • Utilizar factores observables y/o medibles • Establece un nivel de rendimiento aceptable o no aceptable. • Cualitativo: aceptable o no. • Cuantitativo: limites de tolerancia • Detallada pero concisa • Coincide con la voz del cliente o es validada por ella NO PERDER DE VISTA AL CLIENTE La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

34. Cómo definir los requisitos? • Identificar la situación del resultado o del servicio • Identificar el cliente o segmento de clientes • Revisar los datos disponibles sobre necesidades del cliente • reclamos, comentarios, etc. • Realizar un borrador de la declaración del requisito • traduzca lo que ellos quieren en algo observable y medible. Indicadores • Validar el requisito: ¿representa lo que el cliente quiere en realidad? • Refinar y revisar la declaración NO ADIVINE LOS REQUISITOS La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

35. Etapa: MEDIR La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

36. Etapa: ANALIZAR La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

37. Reenfocar el Proyecto La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

38. Generar & Verificar Hipótesis Constituye el motor del Método DMAMC La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

39. Etapa: MEJORA La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

40. Herramientas La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

41. Evaluar Riesgo & Piloto La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

42. Implementar La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

43. Etapa: CONTROLAR La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

44. ESTANDARIZAR La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

45. Controlar • Proceso de Gestión durante el cual: • Evaluamos el funcionamiento actual • Comparamos el rendimiento con los objetivos • Actuamos según las diferencias La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

46. Controlar La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

47. VALORACIÓN • DE RESULTADOS NO FINANCIEROS • Comparación con el punto de partida y los objetivos en las métricas definidas en la etapa MEDIR • Utilice gráficos siempre que sea posible • Tenga en cuenta la variabilidad al hacer comparaciones • Si los resultados del proyecto se van a demorar, incluya los resultados y plazos previstos. Recuerde retornar sobre este paso cuando estén disponibles La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

48. VALORACIÓN • DE RESULTADOS FINANCIEROS • Comparación con la estimación presentada en el Project Charter. • Contabilice: • Costos de la solución • Beneficio anual de la solución • Criterios • No incluir el costo de las actividades del equipo • Se contemplan los siguientes criterios para evaluar la solución: • Ahorros; considerando como tales aquellas mejoras que redundan en una reducción de insumos, tiempos, recursos • Productividad; considerando como tal el producir más con iguales recursos • No inflar los costos ni incluir aspectos discutibles • Validación de Control de Gestión La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

49. Corte de 10 minutos La Mejora de Procesos como Llave para Reducir Costos

50. La Mejora de ProcesoscomoLlave para Reducir Costos Detectando Oportunidades de Mejora Captura de Datos on line Objetivos Operativos de Producción