Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT

1. Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT Dario Biani Responsabile SezioneMonitoraggio dei contratti PAC e Cnipa Manuale applicativo appalto pubblico di forniture ICT Cnipa - Dario Biani

2. Manuale d’uso Presentazione e utilizzo delle Linee Guida Strategia Appalto Contratto Governo Manuale applicativo Strategie di acquisizione forniture ICT Manuale applicativo Appalto pubblico di forniture ICT Manuale operativo Dizionario delle forniture ICT Manuale di riferimento Modelli per la qualità forniture ICT Manuale applicativo Esempi di applicazione Manuale operativo Governo dei contratti ICT Manuale 3 Cnipa - Dario Biani

3. Strategia Appalto Contratto Governo Presentazione • Contenuti • definizione dell’oggetto contrattuale • modalità di aggiudicazione e procedura di gara • valutazione delle dimensioni della fornitura • Individuazione dei requisiti tecnici • Definizione della base d’asta • criteri di accesso alla gara e logiche con cui definire soglie, sia di tipo tecnico che economico • punteggio tecnico ed economico e valutazione delle offerte • criteri per trattare le offerte anormalmente basse Cnipa - Dario Biani

4. Tipologia Requisiti tecnici Criteri di accesso al bando Gara risultante Base d’asta Punteggi tecnico/economico Dimensioni Modalità di aggiudicazione Caratteristiche di una gara • Le gare sono un sistema complesso i cui vari aspetti non sono svincolati Cnipa - Dario Biani

5. Definizione dell’oggetto contrattuale • Nell’ambito della procedura di gara, l’oggetto dell’appalto, originato dalle esigenze dell’Amministrazione, deve essere il più possibile definito, chiaro e scomponibile nelle singole componenti. • Per l’identificazione delle componenti dell’oggetto contrattuale un supporto è il “Dizionario delle Forniture ICT”. • La classificazione CPC (Central Product Classification) a cui la direttiva comunitaria fa riferimento è la classificazione delle forniture adottata dalla commissione statistica delle Nazioni Unite. Cnipa - Dario Biani

6. Definizione dell’oggetto contrattuale • La comunità europea ha affiancato alla classificazione CPC dell’ONU un proprio sistema di classificazione denominato "Common Procurement Vocabulary" (CPV). • Prima emissione della classificazione CPV nel 1996, due successive revisioni nel 1998 e nel 2003. • Il CPV per l’ICT comprende 800 prodotti e 300 servizi • Il Sito www.simap.europa.eu fornisce informazioni sugli appalti pubblici Cnipa - Dario Biani

7. Definizione dell’oggetto contrattuale Attività preliminari: • esprimere con chiarezza e completezza le componenti della fornitura e i relativi requisiti • individuare con precisione fasi progettuali e prodotti di consegna • descrivere con precisione cosa è compreso in ogni singola attività • individuare criteri di qualità, livelli di servizio e relative penali • esprimere con precisione le caratteristiche dei prodotti di controllo e rendicontazione Cnipa - Dario Biani

8. Definizione dell’oggetto contrattuale Attività preliminari: • esplicitare i requisiti temporali • elencare gli elementi forniti dall’Amministrazione • definire i requisiti del personale necessario all’erogazione dei servizi Cnipa - Dario Biani

9. Modalità di aggiudicazione • Aggiudicazione all’offerta con il prezzo più basso • Si usa tale criterio per i beni che sono puntualmente definiti dall’amministrazione (commodity). • la graduatoria di merito viene formata attribuendo il massimo punteggio all’impresa che ha offerto il prezzo più basso salvo verifica in caso di offerte anormalmente basse. Cnipa - Dario Biani

10. Modalità di aggiudicazione • Aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa. • Si usa tale criterio quando la fornitura non è completamente definita nelle sue caratteristiche tecniche e/o di qualità • Se il criterio è quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa si procede all’attribuzione di un punteggio sia per gli aspetti tecnici sia per quelli economici in base ad una “griglia di valutazione” predeterminata. Cnipa - Dario Biani

11. Scelta della procedura di gara Requisiti della procedura di gara • deve garantire la più ampia partecipazione • deve assicurare la trasparenza durante tutte le fasi procedurali • i criteri di accesso alla gara devono essere coerenti con le caratteristiche della fornitura • non deve escludere le aziende emergenti e gli RTI Cnipa - Dario Biani

12. Scelta della procedura di gara Le procedure di aggiudicazione e di affidamento previste dalle vigenti disposizioni, comunitarie e nazionali , sono le seguenti: • procedura aperta • asta pubblica • procedure ristrette • licitazione privata • appalto concorso • procedura negoziata • trattativa privata Cnipa - Dario Biani

13. Scelta della procedura di garaProcedura Aperta Procedura aperta • definibile come la procedura di aggiudicazione in cui ogni impresa interessata può presentare un’offerta • Possono essere previsti dei requisiti per l’accesso alla gara da controllare prima dell’apertura delle offerte Cnipa - Dario Biani

14. Scelta della procedura di gara Procedura Aperta • Pro • Ampia partecipazione di concorrenti. Accentua la competizione con conseguenti vantaggi per l’amministrazione. • Viene nominata una sola commissione di gara per procedere alla valutazione delle offerte ed alla aggiudicazione, con conseguente maggior speditezza dei lavori. • Contro • Non esiste una “procedura accelerata”. • In caso di molte offerte criticità per la durata dei lavori della commissione di gara. Cnipa - Dario Biani

15. Scelta della procedura di garaProcedura Ristretta Procedura ristretta • definibili come procedure di aggiudicazione precedute da una fase di preselezione effettuata in base alle capacità tecniche, economiche e finanziarie dei concorrenti Esistono due tipi di procedura ristretta si differenziano tra loro in quanto: • nella licitazione privata la fornitura od il servizio oggetto della gara è puntualmente individuato • nell’appalto concorso l’oggetto della gara è delineato nei suoi elementi essenziali Cnipa - Dario Biani

16. Scelta della procedura di gara Procedura Ristretta Prequalificazione dei fornitori • La commissione di preselezione ammette alla fase successiva (tramite invito a presentare offerta) solo quei fornitori che risultino possedere i requisiti minimi indicati nel bando. Tali requisiti riguardano i motivi di non esclusione e la capacità economica, finanziaria e tecnica dei fornitori. • Nel bando di gara (solo per le procedure ristrette) può essere previsto un numero minimo e massimo di soggetti da invitare (min.5/ max20). • Questa fase si conclude con l’invito (lettera di invito), solamente ai fornitori selezionati, alla presentazione delle offerte. Cnipa - Dario Biani

17. Scelta della procedura di gara Procedura Ristretta • Pro • Possibilità di ricorrere a procedure ”accelerate” in caso di urgenza. • Possibilità di limitare il numero dei concorrenti invitati a presentare offerte (min. 5 / max 20). • Contro • Per l’appalto concorso, occorre definire con chiarezza i limiti progettuali entro i quali le imprese proporranno le specifiche soluzioni per evitare il rischio di offerte incomparabili tra loro. • Necessità di una fase di preselezione ed una fase di valutazione delle offerte, la qual cosa comporta, solitamente, la necessità di costituire due commissioni con i relativi problemi operativi e tempi più lunghi. Cnipa - Dario Biani

18. Scelta della procedura di garaProcedura Negoziata Procedura negoziata (trattativa privata) • definibile come la procedura di affidamento nella quale l’amministrazione aggiudicatrice consulta le imprese di propria scelta e negozia con una o più di esse i termini del contratto. • Nella procedura negoziata l’amministrazione aggiudicatrice consulta una o più imprese di propria scelta e negozia con una o più di esse i termini del contratto. Cnipa - Dario Biani

19. Scelta della procedura di gara Procedura Negoziata Pro • Maggior speditezza procedimentale ed una maggior tutela di riservatezza, in caso di esigenze di segretezza, per determinate tipologie di forniture. • Affidamento dell’appalto ad un fornitore già valutato sul campo e che ha maturato un’esperienza e una competenza specifica nell’ambiente di riferimento Contro • Assenza di concorrenza tra i fornitori. • Rischio che forniture di beni o servizi affidati tramite trattativa privata pregiudichino anche scelte future dell’amministrazione “legandola” ad un determinato fornitore. • Livello di trasparenza nel procedimento solitamente inferiore rispetto alle altre procedure di aggiudicazione. Cnipa - Dario Biani

20. Scelta della procedura di gara Procedura Negoziata • Le motivazioni previste per il ricorso alla trattativa privata, senza pubblicazione del bando,(art.9 dlgs 358/92 e art.7 dlgs n.157/95) sono le seguenti: • Unico fornitore / prestatore di servizi (es SW Applicativo compatibile solo con un determinato SW di base) • Situazioni di urgenza e nella misura strettamente necessaria ( urgenza non imputabile all’amministrazione aggiudicatrice) Cnipa - Dario Biani

21. Scelta della procedura di gara • Forniture o servizi complementari rispetto all’aggiudicazione originaria (es ampliamenti HW o SW). • Ripetizione di servizi analoghi già affidati allo stesso fornitore mediante un precedente appalto aggiudicato dalla stessa amministrazione ex art.7 lett.f d.lgs. 157/95(tale motivazione non è prevista per fornitura di beni) Cnipa - Dario Biani

22. Scelta della procedura di gara Fattori che influenzano la scelta • Mancanza di un progetto tecnico dettagliato • Fornitura molto specialistica • Tempo a disposizione per l’espletamento della gara • Capacità dell’amministrazione di espletare la specifica gara Cnipa - Dario Biani

23. Scelta della procedura di gara Nuove procedure di aggiudicazione • la direttiva CE/18/2004 sull’appalto pubblico definisce nuove procedure di aggiudicazione • La norma di recepimento è il decreto legislativo n. 163/2006 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 3 maggio 2006 che entrerà in vigore il 01 luglio 2006 • Le nuove procedure di aggiudicazione: • accordo quadro – accordo tra una o più amministrazioni e uno o più fornitori. L’appalto può essere aggiudicato alle condizioni dell’accordo anche tramite un confronto competitivo Cnipa - Dario Biani

24. Scelta della procedura di gara • sistemi dinamici di acquisizione – offerte che possono essere migliorate dal fornitore all’interno di un periodo e nel rispetto dei vincoli del capitolato d’appalto • asta elettronica – quando le specifiche della fornitura sono dettagliatamente definite e con aggiudicazione al prezzo più basso • dialogo competitivo - per forniture complesse si avvia un dialogo con i concorrenti che propongono soluzioni che sono confrontate per individuare le migliori soluzioni. Successivamente si richiede ai concorrenti di produrre offerte basate su queste soluzioni Cnipa - Dario Biani

25. Partecipazione di RTI La normativa vigente prevede la possibilità di partecipazione alle gare pubbliche per i raggruppamenti temporanei di impresa (RTI) ed i Consorzi. • Vantaggi: • assicurare una coerente combinazione di professionalità e competenze tecniche per le attività previste • incentivare la partecipazione delle PMI ai grandi appalti • minore ricorso al subappalto • ridurre il rischio di possibili dipendenze da un solo fornitore; • limitare la responsabilità di ciascun associato alle sole attività di diretta competenza; Cnipa - Dario Biani

26. Partecipazione di RTI • Svantaggi: • allungare i tempi di verifica dei singoli requisiti societari previsti durante la fase di aggiudicazione; • rendere più complessa ed onerosa l’attività di governo del contratto da parte dell’Amministrazione da ovviare: • Con un solo piano di qualità • Individuazione precisa delle responsabilità • Standard documentali • Interfaccia unica Cnipa - Dario Biani

27. Dimensioni della fornitura E’ necessario calcolare il dimensionamento delle forniture ICT durante le varie fasi della procedura di acquisizione. In particolare: • durante la valutazione dell’amministrazione per individuare l’ammontare della spesa prevista, nonché per il dimensionamento della base d’asta • durante la preparazione delle offerte da parte dei fornitori di forniture a corpo, per una corretta costruzione del prezzo da proporre Cnipa - Dario Biani

28. Dimensioni della fornitura • Durante la fase di erogazione e su richiesta dell’amministrazione per uno specifico sottoprogetto • durante la fase di erogazione del servizio / fornitura dei prodotti, per i contratti le cui modalità di determinazione dei corrispettivi si basano su quanto effettivamente erogato / consegnato nell’unità di tempo considerata come base di fatturazione; • durante la fase di consolidamento della fornitura, per una corretta valutazione di quanto acquisito dall’amministrazione in corrispondenza di quanto speso (contratti a corpo). Cnipa - Dario Biani

29. Dimensioni della fornitura Per una corretta esecuzione del processo di dimensionamento occorre identificare: • i prodotti e servizi ICT che si intende dimensionare • per ciascuno di questi prodotti e servizi ICT la corretta unità di misura • La procedura e gli strumenti per eseguire la stima • La procedura e gli strumenti per eseguire la misura • Gli oggetti da considerare nella misura (riuso e replicazione) • Per le stime la percentuale media di errore Cnipa - Dario Biani

30. Individuazione dei requisiti tecnici Il documento di riferimento è lo studio di fattibilità quando è presente. I requisiti tecnici riguardano: • le componenti della fornitura ed i relativi requisiti • le fasi progettuali ed i prodotti di consegna • la descrizione delle attività comprese nella fornitura (installazioni) • il profilo di qualità e livelli di servizio • la descrizione delle caratteristiche dei prodotti di rendicontazione e controllo • l’esplicitazione dei requisiti temporali Cnipa - Dario Biani

31. Individuazione dei requisiti tecnici I requisiti tecnici riguardano (continua): • Le componenti di base e quelle opzionali • I requisiti del personale per l’erogazione del servizio I requisiti tecnici influenzano: • la determinazione della base d’asta • La costruzione del prezzo da parte dei concorrenti • La definizione dei criteri di aggiudicazione Cnipa - Dario Biani

32. Definizione della base d’asta • E’ una pratica errata prevedere la base d’asta di una gara calcolandola sui prezzi aggiudicati di una gara simile svolta precedentemente. • In linea di massima, il corretto procedimento per la costruzione della base d’asta prevede i seguenti passi operativi: • scomporre l’oggetto contrattuale in istanze di classi di fornitura • dimensionare la singola classe di fornitura • determinare il livello di qualità minimo richiesto per la singola classe fornitura Cnipa - Dario Biani

33. Definizione della base d’asta Passi operativi (continua): • applicare al quantitativo determinato di fornitura le tariffe medie di mercato • calibrare l’utilizzo delle tariffe medie di mercato considerate in relazione alle attività effettivamente incluse ed al livello di qualità definito, • Considerare il proprio Project repository in cui sono registrati gli elementi significativi di progetti precedenti (base d’asta, dimensioni, sconti) Cnipa - Dario Biani

34. Definizione della base d’asta Passi operativi (continua): • valutare i costi dovuti alle modalità contrattuali (cauzioni, penali, assicurazioni, ecc) • valutare riduzioni di costo dovute ad elementi messi a disposizione dall’Amministrazione • valutare previsionalmente il possibile incremento dei costi del mercato del lavoro nel tempo Cnipa - Dario Biani

35. Definizione della base d’asta Cnipa - Dario Biani

36. Criteri di accesso alla garasoglie di capacità economico-finanziaria Una corretta procedura di gara deve garantire la più ampia partecipazione Il principio generale nel definire i criteri di accesso alla gara relativi al fatturato è quello di non escludere immotivatamente le aziende emergenti • Soglie di capacità economico-finanziaria: • fatturato specifico • non più di 2 anni, rapportato al valore della gara • fatturato di bilancio • Non più di 3 anni, rapportato al valore della gara • specifiche commesse analoghe • garanzie bancarie (referenze) • Incompatibilità con altre attività Cnipa - Dario Biani

37. Criteri di accesso alla garasoglie per la capacità tecnica Soglie per la capacità tecnica • Le condizioni tecniche rappresentano i requisiti minimali che i concorrenti devono soddisfare per poter partecipare ad una gara. • E’ necessario indicare in modo chiaro ed esplicito (con dizioni quali “a pena di esclusione”) le condizioni tecniche richieste. Cnipa - Dario Biani

38. Criteri di accesso alla gara soglie per la capacità tecnica • Soglie per la capacità tecnica (continua) • In linea generale, i criteri utilizzati come soglie devono corrispondere a requisiti irrinunciabili, cioè requisiti che, se non soddisfatti, renderebbero l’offerta inaccettabile. • Non sono invece considerabili soglie i requisiti altamente desiderabili e quelli opzionali, questi pertanto potranno essere trattati solo in termini di valutazione tecnica, o riconosciuti come incentivi. Esempi di criteri utilizzabili come soglie : • Certificazioni di qualità dei processi • Altre tipologie di certificazioni (PMI, IFPUG) • Sedi distribuite sul territorio (impegno a costituire una rete) Cnipa - Dario Biani

39. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità • Nel rispetto del D.LGS 157/95 la certificazione di qualità deve essere basata sulla serie delle norme europee EN 29000 • Gli organismi di certificazione devono essere conformi alla serie di norme europee EN 45000 • Il Sincert è l’organismo di accreditamento degli organismi di certificazione • Il Sincert aderisce agli accordi internazionali di mutuo riconoscimento Cnipa - Dario Biani

40. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità • La certificazione di qualità è rilasciata sulla base dei requisiti della norma ISO 9001:2000 • La norma si riferisce ad aree di processo per la gestione della qualità considerate più rilevanti • La certificazione rilasciata può riguardare settori specifici di attività dell’azienda indicati nel certificato • In Italia sono certificate più di 76.000 organizzazioni di cui 2800 nel settore ICT Cnipa - Dario Biani

41. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità • L’Aipa ha emesso la deliberazione 49/2000 per l’utilizzo della certificazione ISO 9000 negli appalti di forniture ICT • La deliberazione stabilisce: • Le modalità di valutazione delle certificazione • che il possesso della certificazione è requisito essenziale per i contratti ICT di grande rilievo • quali sono i requisiti di certificazione per i RTI di tipo orizzontale e verticale Cnipa - Dario Biani

42. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità La certificazione CMMI • Strumento per la definizione, valutazione e miglioramento dei processi di ingegneria di sistema e di software e di sviluppo di prodotti • E’ stato sviluppato dal SEI (software engineering institute) • Il modello CMMI individua 25 aree di processo (insieme di attività con un obiettivo specifico) raggruppate in quattro categorie Cnipa - Dario Biani

43. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità La certificazione CMMI • La valutazione della qualità dei processi si basa sul metodo SCAMPI ( Standard CMMI Assessment Method fo Process Improvement) • Si valuta ogni area di processo e si assegna un livello di capability compreso tra 0 e 5 • Il livello di maturità ottenuto da una organizzazione dipende dai livelli di capability delle aree di processo chiave Cnipa - Dario Biani

44. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità La certificazione CMMI • Sono previsti 5 livelli di maturità: • Livello 1 (Iniziale) - processi con risultati non prevedibili. I processi sono instabili e disorganizzati, implicitamente definiti di volta in volta da chi li realizza • Livello 2 (Ripetibile) - rappresenta processi caratterizzati da performance di progetto ripetibili. I processi sono pianificati, realizzati, monitorati, e controllati rispetto ad obiettivi di business predefiniti Cnipa - Dario Biani

45. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità La certificazione CMMI • Livello 3 (Definito) - I processi sono fondati su ben definite metodologie, tecniche e tecnologie sia per gli aspetti gestionali che operativi • Livello 4 (Gestito) - I processi sono controllati usando tecniche quantitative e statistiche. Gli obiettivi di business dell'organizzazione sono controllati attraverso una loro comprensione in termini statistici • Livello 5 (Ottimizzato) - E' istituzionalizzata una politica di miglioramento dei processi con l'uso di metodi fondati su dati e misure ottenute per feedbacks dai processi realizzati Cnipa - Dario Biani

46. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità La certificazione CMMI • Il CMMI è conforme allo standard ISO/IEC 15504 che definisce la struttura metodologica per la valutazione dei processi di sviluppo software • La certificazione del livello di maturità di una organizzazione è rilasciata da un Lead Appraiser (valutatore leader) • La qualificazione di un Lead Appraiser è assegnata dal SEI Cnipa - Dario Biani

47. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità Certificazione ITIL • ITIL è un modello composto da linee guida e best practice per l’erogazione dei servizi IT • Il modello definisce gli obiettivi dei processi, le attività, gli input, gli output • Il modello si compone di sette moduli due dei quali riguardano la gestione dei servizi: Service Delivery e Service Support Cnipa - Dario Biani

48. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità Certificazione ITIL • Service Support si compone di cinque processi: • Incident management • Problem management • Change Management • Release management • Configuration Management • Service desk Cnipa - Dario Biani

49. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità Certificazione ITIL • Service Delivery si compone di cinque processi: • Service level management • Financial management for IT services (controllo dei costi) • Capacity management (servizio adeguato anche in condizioni di picco) • Availability management (garanzia di disponibilità basata su affidabilità, manutenibilità, sicurezza) • Service continuity (garanzia di erogazione del servizio anche in caso di incidente grave) Cnipa - Dario Biani

50. Criteri di accesso alla gara Certificazioni di qualità Certificazione ITIL • ITIL è stato utilizzato come base per lo sviluppo di uno standard inglese per la gestione dei servizi • Lo standard è descritto nella norma BS 15000 con la quale un’organizzazione può essere certificata • Lo schema di certificazione è stato introdotto nel luglio 2003 ed è stato progettato ed è gestito da ITSMF (IT Services Mondial Forum) • Attualmente 19 organizzazioni di audit sono accreditate presso ITSMF per emettere la certificazione Cnipa - Dario Biani