PLATO

1. PLATO ORGANISATIE ONTWIKKELING Voetnoot: deze presentatie heeft als opzet ideeën en discussie stof aan te reiken,en om als ‘check’list te functioneren om deze materie verder aan te pakken. Ze kan geen antwoord bieden op iedere concrete situatie in uw organisatie.

2. Groeifases 1. OPSTART • FOCUS: ondernemers idee/creatie van nieuwe producten, markten, soms opportunistisch • ORGANISATIE: is meer hoe krijg ik het gedaan, lukt alles, is aan alles gedacht, reageren op het moment • organische ontwikkeling • inkopen van bepaalde diensten/kennis • MEDEWERKERS: generalistisch, iedereen achter het idee en neemt veel op zich • ONDERNEMER: is met alles bezig • Deze fase eindigt dikwijls met een leiderschapscrisis

3. Groeifases: 2. UITBOUW • FOCUS: vormgeven aan de groei, met vallen en opstaan • ORGANISATIE: eerste taakverdeling en delegatie komt tot stand, scheiding van leiding en uitvoering, intrede van procedures en regels, externe specialisatie wordt nog steeds ingekocht • MEDEWERKERS: ontstaan van rechterhand(en) die specialiteit voor hun rekening nemen/ ontstaan van verantwoordelijken voor een bepaald stuk • ONDERNEMER: delegeert maar blijft nog alles bewaken • voelt zich dikwijls eenzaam in zijn/haar verantwoordelijkheid • Eindigt dikwijls met management crisis doordat medewerkers zich te beperkt voelen door de strakke leiding van de ondernemer

4. Groeifases: 3. SPECIALISATIE • FOCUS: uitbouw en uitdieping van markt en organisatie, meer focus naar buiten • ORGANISATIE: uitbouw van afdelingen, functiebeschrijvingen, volledige delegatie, beheers- en HRM systemen, vakbond? • MEDEWERKERS: intrede van directie, specialisatie binnen vakgebied, motivatie problematiek (afstand-betrokkenheid) • ONDERNEMER: ondernemer net zoals zijn management houdt meer afstand van het operationele, voorbeeldfunctie, concentreert zich op nieuwe business en uitbouw organisatie • Eindigt dikwijls met een beheerscrisis omdat de ondernemer voelt door zijn delegatie en afstand van de vloer het bedrijf • niet meer in de hand te hebben

5. Groeifases: 4. MATURITEIT • FOCUS: coördinatie, en blijven houden van ‘focus’ • ORGANISATIE: bureaucratischer, management structuur, dikwijls business units • MEDEWERKERS: focus op ontwikkeling van potentieel, HR beleid bijsturen op vlak van efficiëntie en kostenbeheersing • ONDERNEMER: verplichting van positief kritisch te zijn, alles ter discussie stellen, aandacht voor mensen maximaal zetten • Eindigt dikwijls met een gevoel van saaiheid voor de ondernemer, verkoop van bedrijf

6. ORGANOGRAM • DEFINITIE: tekening die de (hiërarchische of interne) organisatie weergeeft • TOEGEVOEGDE WAARDE: duidelijkheid, duidelijkheid, duidelijkheid • basis voor communicatie • werkverdeling • wie is de ‘baas’ • Begint vanaf het ogenblik dat je met meer dan één bent…

7. SAMENVATTING ORGANISATIE (123Management.nl)

8. DEFINITIES STRUCTUREN • ORGANIEKE STRUCTUUR: opdeling naar functies van en in de organisatie (zoals engineering, financiën, productie, verkoop etc) • ook: naar regio, markt en/of product • FUNCTIESTRUCTUUR: formeel bekrachtigde en beschreven rol binnen de organisatie, heeft arbeidsrechtelijke status = basis van aanwerving, arbeidsvoorwaarden en ontslag • PERSONELE STRUCTUUR: aantallen medewerkers • niveaus en type

9. HOE ONTWIKKEL JE EEN ORGANISATIE? • Verschil tussen KERN taak en ONDERSTEUNENDE taak/proces • Meestal komt de druk van binnen uit (‘help’, het lukt niet meer…) • OF: je zet doelstellingen uit • Denk ook vanuit de markt (rol business plan) • Belang van (voldoende) juiste processen (= werkinstructies, communicatie, werkmiddelen, documenten, rapportages,…) • Juiste persoon – Juiste plaats • Generalist - Specialist

10. ALGEMEEN BUSINESSMODEL 2. Klanten 1. Bedrijf B2C B2B Turnover – EBIT(DA) - ROCE Markt Positie 3. Waarde Technisch Technisch Technisch Klant Perceptie Business Strategie&Planning 4. Relatie Dienst/ inhoud ‘preferred’ Werkgever Business Operational ‘Excellence’ support Support Support Financiële Performantie 5. Concurrentie

11. Hoe eraan beginnen? Vereenvoudigd model: wat heb ik nodig? Strategie en actie plan Wat loopt er mis? Resultaats gebied Compe- tenties van Organisatie en Mensen

12. Hoe eraan beginnen: vereenvoudigd model FORMELE STRUCTUUR Organogram Verantwoorde- lijkheden Functieinhouden Processen Werkinstructies Beslissings- Structuur Communicatie en overleg ISO Wat is aanwezig Wat heb je nodig

13. ROL VAN COMPETENTIES GOED NIET GOED ZELF DOEN HOUDEN AANVULLING ZOEKEN/ ONTWIKKELEN GRAAG OPPASSEN VOOR ROUTINE MAKKELIJK TE CONTROLEREN DELEGEREN CONTROLEREN METEN (KPI’s…) NIET GRAAG

14. PRAKTISCH • SCHRIJF EEN STAPPENPLAN UIT, DENK NA OVER DE ROL VAN EENIEDER • PROJECTMANAGEMENT/DOCUMENTEER/FORMALISEER • REFLECTEER OVER JE BUIKGEVOEL • BETREK JE MEDEWERKERS ZOVEEL MOGELIJK (maar kies en weet wanneer) • Om hen te informeren • Om hun input te krijgen • Om hen mee te laten beslissen • GROEI? : splitsing – kloving van functies • DURF MEDEWERKERS AAN TE WERVEN DIE STERKER • ZIJN DAN JEZELF

15. TAKEN/VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN • TAAK: een te verrichten werk, een ‘doe’ ding, of ook: ‘een afgerond geheel van arbeidsverrichtingen door een medewerker uitgevoerd’ • VERANTWOORDELIJKHEID: ‘de plicht verantwoording af te leggen’ of ook: grote zorg en toewijding die voor iets vereist zijn: • Aan te vullen met: ‘voor een afgelijnd gebied (met al dan niet ruimte voor eigen invulling) zorgen dat dit in orde is • BEVOEGDHEID: het recht opdrachten te geven en beslissingen te nemen over het uit te voeren werk • een afgelijnd gebied met beslissingsmacht, dus ook over eigen invulling van dat gebied

16. FUNCTIEBESCHRIJVING: BELANG • geven een duidelijk en helder zicht op wat van medewerkers verwacht wordt (verantwoordelijkheden, concrete resultaatsverwachtingen, taken,…) • vermijden van overlappingen in taken (dubbel werk) • vermijden dat verantwoordelijkheden worden doorgeschoven • geven directie, management en alle medewerkers inzicht in hoe zij bijdragen tot het bedrijfsdoel • zijn een basis voor een performante organisatie en een degelijk HR-beleid: evaluatie- en ontwikkelingsgesprekken worden hierdoor vergemakkelijkt, link naar competenties en competentie beleid

17. FUNCTIEBESCHRIJVING: INHOUD • Wat staat er zeker in een functiebeschrijving? • functietitel • doel van de functie in de organisatie (verantwoordelijkheden) • resultaatsgebieden • plaats in de organisatie (afdeling - rapporteringslijnen – overleglijnen – geeft leiding aan) • taken • Wat kan er in een functiebeschrijving worden opgenomen? • arbeidsregime • kennis en ervaring • interne & externe contacten • werkomstandigheden • risico’ en speciale vereisten • KPIs • Wat staat er niet in? • Functiehouder en/of andere namen • hoe de taken uitgevoerd moeten worden (procedures – werkinstructies) • promotiemogelijkheden

18. VOORBEELD FUNCTIE OMSCHRIJVING • Invoegen VB document

19. MIJN FAVORIETE FUNCTIEOMSCHRIJVING • igv competente, volwassen medewerkers • FUNCTIETITEL  • DOEL/CONTEXT VAN DE FUNCTIE • VERANTWOORDELIJKHEDEN • KERNCOMPETENTIES

20. PROCESSEN IN KAART BRENGEN • DOEL: maakt helder wat mogelijk verborgen zit • focus op bewustwording, is tegelijk de eerste stap naar verbetering • eenduidigheid • METHODES: flowchart • process flow • brown paper • critical path analyse • en vele andere al dan niet met software ondersteund

21. INPUT OUTPUT

22. FUNCTIONELE ORGANISATIE

23. DIVISIE ORGANISATIE

24. BUSINESS UNIT ORGANISATIE

25. PROJECT ORGANISATIE

26. ROLLEN VOLGENS BELBIN

27. EFFECTIEF BESTUREN • Besturingsaspect Managementbouwsteen Oriëntatie • Juiste dingen doen Resultaten Effectiviteit • Dingen goed doen Mensen en Middelen Efficiëntie • Dingen beter doen Structuur en Cultuur Lerend vermogen • Dingen laten doen Ketens/Processen Kerncompetenties