Gerência de Projetos de TI 3. Partes Interessadas

1. Gerência de Projetos de TI3. Partes Interessadas Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Partes Interessadas

3. Da resistência ao entusiasmo!?

4. Identificar as partes interessadas

5. Identificar as partes interessadas • Missão: • Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses, influência e impacto no sucesso do projeto • Documentos de aquisição: • Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores relevantes • Fatores ambientais da empresa: • Cultura e estrutura organizacional da empresa • Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor • Ativos de processos organizacionais: • Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores

6. Análise das partes interessadas

7. Identificar as partes - detalhes • Técnicas: • Opinião especializada: • Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos anteriores, etc. • Saídas: • Registro das partes interessadas: • Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto • Avaliação: interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse • Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc.

8. Exemplos de questões • 1) Qual combinação abaixo de partes interessadas normalmente representa maior risco de problemas? • A. Apoiador, com alto interesse e alto poder • B. Apoiador, com alto interesse e baixo poder • C. Neutro, com alto interesse e alto poder • D. Neutro, com alto interesse e baixo poder • 2) Qual das afirmações a seguir MELHOR descreve como as partes interessadas estão envolvidas em um projeto? • A. Elas determinam o cronograma, as entregas e os requisitos do projeto • B. Elas ajudam a determinar restrições e entregas dos produtos do projeto • C. Elas determinam as necessidades e as restrições de recursos no projeto • D. Elas ajudam a fornecer premissas, a EAP e os planos de gerenciamento

9. Planejar a gestão de partes interessadas

10. Planejar a gestão de partes interessadas • Missão: • Desenvolver estratégias para gestão eficiente do engajamento das Partes Interessadas, com base em suas necessidades, interesses e impacto • Envolve criar e manter relacionamentos com as Partes Interessadas • Plano de Gestão do Projeto: • Construído em paralelo com os demais planos de gestão do projeto • Opinião especializada: • Ajudam a decidir o nível de engajamento necessário das Parte Interessadas

11. Planejar a gestão de partes interessadas - técnicas • Técnicas Analíticas: • Identificar como o projeto é afetado pela Parte Interessada e planejar formas de engajá-la e gerenciar suas expectativas para atingir os objetivos • O engajamento pode se classificado em: • Inconsciente: Não sabe o impacto nem o potencial do projeto • Resistente: Sabe do impacto e do potencial, mas resiste às mudanças • Neutro: Sabe do impacto e do potencial, mas não resiste nem apoia • Apoia: Sabe do impacto e do potencial, apoia as mudanças • Entusiasta: Sabe do impacto e do potencial, engajado e busca o sucesso • Classifique o engajamento atual e o desejado

12. Planejar a gestão de partes interessadas - saídas • Plano de Gestão das Partes Interessadas: • Matriz de engajamento atual e desejado, escopo, relações, padrões de reação, requisitos de comunicação, frequência, métodos de atualização e refinamento do planejamento, etc.

13. Exemplos de questões • 3) O plano de gestão das partes interessadas é feito para: • A. Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto • B. Definir o nível de influência e de interesse das partes interessadas • C. Registrar as reclamações e os feedbacks das partes interessadas • D. Identificar o tipo de engajamento atual e desejado das partes interessadas e planejar como sair de um e chegar no outro • 4) Um gerente de projetos quer transformar engajamento inadequados em apoio. Em ordem, quais tipos de engajamento o gerente de projetos deve tratar primeiro? • A. Neutro, inconsciente e apoiador • B. Neutro, inconsciente e resistente • C. Entusiasta, neutro e apoiador • D. Neutro, apoiador e entusiasta

14. Gerenciar o engajamento das partes interessadas

15. Gerenciar o engajamento das partes interessadas • Missão: • Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: • Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações • Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas • Esclarecer e solucionar as questões identificadas • Habilidades interpessoais: • Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças • Habilidades de gestão: • Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação

16. Gerenciar o engajamento das partes interessadas • Saídas: • Registro de questões: • Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas • Solicitações de mudanças: • Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito e atualizações) • Plano de gestão do projeto: • Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc. • Documentos do projeto atualizado: • Registro de partes interessadas • Ativos de processos atualizado: • Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas

17. Exemplos de questões • 5) Na gestão do engajamento das partes interessadas os gerente de projetos deve: • A. Ficar atento as expectativas delas durante negociações e comunicações • B. Observar as preocupações delas antes que ocorram problemas • C. Registrar e tratar todas as preocupações e problemas delas • D. Todas as alternativas acima devem ser empreendidas neste processo • 6) Qual dos itens abaixo não é uma entrada do processo gerenciar o engajamento de partes interessadas? • A. O plano que diz como o engajamento das pessoas deve ser tratado • B. A base de conhecimento de gestão de projetos da empresa • C. O plano que diz como o projeto deve ser gerenciado • D. O documento que registra as mudanças já solicitadas no projeto

18. Controlar o engajamento das partes interessadas

19. Controlar o engajamento das partes interessadas • Missão: • Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas • Documentos do projeto: • Entradas: cronograma, comunicações e registros de: partes interessadas, questões e mudanças • Saídas: registros de partes interessadas e de questões

20. Controlar o engajamento das partes interessadas - saídas • Informações de desempenho do trabalho: • Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações • Solicitações de mudanças: • Tipicamente são geradas ações preventivas e ações corretivas • Plano de gestão do projeto atualizado: • Podem afetar todos os planos de gestão componentes do Plano de Gestão do Projeto • Ativos de processos organizacionais atualizado: • Tipicamente: notificações de partes interessadas, relatórios, apresentações, registros, feedback das partes interessadas e documentos de lições aprendidas

21. Exemplos de questões • 7) Todas opções a seguir são saídas do Controlar o engajamento das partes interessadas, EXCETO: • A. Informações de desempenho do trabalho do projeto • B. Registro de partes interessadas e de questões • C. Manter as partes interessadas com o engajamento necessário • D. Plano de gestão das partes interessadas • 8) Todas as alternativas abaixo podem ajudar a controlar o engajamento das partes interessadas, EXCETO: • A. Programação de férias das pessoas de sua equipe • B. Preocupações e problemas apontados pelas partes interessadas • C. Dados sobre o andamento previsto e realizado do projeto • D. Cronogramas e comunicações do projeto

22. Obrigado!