Einkauf von Verbrauchsmaterial

1. Einkauf von Verbrauchsmaterial SAP Best Practices

2. Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario • Einsatzmöglichkeiten • Einkauf von Verbrauchsmaterial oder Leistungen • Vorteile • Schnelle einmalige Einkäufe möglich: Materialverbrauch wird direkt gebucht, keine Buchung in das Lager • Verwendung von Leistungserfassungsblättern als Prüfbericht zu den durchgeführten Dienstleistungen • Wichtige Abläufe im Szenario • Bestellung für Verbrauchsmaterial anlegen • Bestellungen für Verbrauchsmaterial genehmigen • Wareneingang von Verbrauchsmaterial • Bestellung für Dienstleistungen anlegen • Leistungserfassungsblatt anlegen • Leistungserfassungsblatt genehmigen • Rechnungseingang je Einzelposten • Periodenende Werk

3. Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen • Erforderlich • Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0 • Benutzerrollen • Einkäufer • Einkaufsleiter • Lagermitarbeiter • Servicemitarbeiter • Kreditorenbuchhalter

4. Prozessbeschreibung im Detail • Einkauf von Verbrauchsmaterial • Dieses Szenario behandelt Aktivitäten zum Anlegen von Bestellungen innerhalb des Beschaffungsprozesses. Darüber hinaus werden die zusätzlichen Prozessschritte für die Genehmigung einer Bestellung, den Wareneingang von Verbrauchsmaterial, die Genehmigung von Leistungserfassungsblättern sowie den Rechnungseingang je Einzelposten beschrieben. Der Prozess berücksichtigt auch die entsprechende Zahlungsausgangsverarbeitung, das Periodenende (Werk) sowie den Periodenabschluss. • Die Verbrauchsmaterialien (Waren oder Dienstleistungen) werden ohne Materialnummer, sondern nur mit einer Kurzbeschreibung als Hauptidentifikationsmerkmal erfasst. Bevor die Bestellung an einen Lieferanten ausgegeben wird, muss sie anhand vordefinierter Parameter genehmigt werden. • Für Verbrauchsmaterial existiert kein Bestand im System. Durch Buchung eines Wareneingangs wird der Warenwert auf eine Kostenstelle oder eine andere Kostenart verrechnet. • Bei der Beschaffung von Dienstleistungen für den direkten Verbrauch ist der Grundprozess identisch. Der Unterschied besteht darin, dass die Dienstleistungen nicht mithilfe eines Wareneingangs, sondern mit einem Leistungserfassungsblatt gebucht werden. Hinsichtlich der Rechnung gelten in beiden Fällen die gleichen Regeln.

5. Nein Nein Nein Nein Ja Ja Ja Ja Ablaufdiagramm Einkauf von Verbrauchsmaterial Ereignis Dienst-leistung? Empfang des Materials am Tor Eingehende Lieferanten-rechnung Anforderung von Verbrauchs-material/Leis-tungen Einkaufs-leiter Bestel-lung genehmi-gen? Einkäufer Korrekt? Geneh-migung erforder-lich? Bestellung für Verbrauchs-material/Leis-tungen Bestellung aktualisie-ren Bestellung drucken Leistungser-fassungs-blattanlegen/genehmigen Lager-mitarbeiter Bestand WE/RE EPA Waren-eingang Wareneingangs-beleg drucken Kreditorenbuchhalter WE/RE EPA Kreditor Rechnungs-eingang Perioden-abschluss in derFinanzbuchhal-tung (159) Kreditoren-buchhaltung (158) WE/RE = Wareneingang/Rechnungseingang, EPA = Einkaufspreisabweichung

6. Diagramm-verbindung Legende <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Budgetplanung Geschäfts-aktivität/-ereignis Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/Daten Teil-prozess-referenz System-entschei-dung:Pass/Fail Prozess-entschei-dung