Pertemuan 11 & 12

1. Pertemuan 11 & 12 D O K U M E N T A S I

2. DOKUMENTASI • Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. • Dapat berisi: • deskripsi-deskripsi • penjelasan-penjelasan • bagan alir • daftar-daftar • cetakan hasil komputer • contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

3. Keperluan Dokumentasi • Dokumentasi diperlukan untuk : • Mempelajari cara mengoperasikan sistem • Sebagai bahan pelatihan • Dasar pengembangan sistem lebih lanjut • Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari • Materi acuan bagi Auditor • Back-up • Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai • Menghilangkan ketergantungan yang kritis

4. Dokumentasi Pada Departemen Sistem Informasi • Pada Dept. Sistem Informasi (Dept. Operasi), dokumentasi antara lain: • Dokumentasi Dokumen Dasar Berisi dokumen² dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Cth: Faktur & order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang. • Dokumentasi Daftar Rekening Menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Cth: daftar kode rekening, nama rekening, klasifikasinya, petunjuk penggunaan rekening

5. Dokumentasi Pada Departemen Sistem Informasi • Dokumentasi Prosedur Manual Menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan, menyediakan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlah tembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan • Dokumentasi Prosedur berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, Cth: prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb

6. Dokumentasi Pada Departemen Sistem Informasi • Dokumentasi Sistem Menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input, output, output yang dihasilkan, deskripsi file² yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. • Dokumentasi Program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program.

7. Dokumentasi Pada Departemen Sistem Informasi • Dokumentasi Operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator. • Dokumentasi Data • berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. • Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor.

8. Tujuan Dokumentasi • Arus Komunikasi Komunikasi terjadi dalam tiga arah : • Ke bawah untuk melakukan instruksi • Ke atas untuk memberi laporan • Ke samping (Lateral) untuk memberi saran • Untuk memberi informasi • Untuk mengidentifikasi • Untuk menetapkan prosedur dan standar • Untuk mencatat • Untuk memberi instruksi

9. Prinsip Dokumentasi • Metode Siapa yang membuat dan Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat, Sirkulasi, Pemeliharaan, Aksesibilitas • Jumlah dokumentasi mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit. • Kesederhanaan sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung • Desain form Typeface (huruf ketikkannya), Tata letak, Warna, Referensi, Identifikasi

10. Dokumentasi Instruksional Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software Tujuan • Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti

11. Dokumentasi Instruksional Dokumentasi instruksional manual mencakup: • Organisasi dan administrasi • Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi • Cara mengoperasikan peralatan • Cara menggunakan sistem

12. Dokumentasi Instruksional Dokumen instruksional manual dapat berupa: • Manual Operasi Memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan, memberi rincian semua pekerjaan, dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem • Manual Hardware Untuk mengoperasikan peralatan, dapat juga digunakan sebagai dasar pelatihan kerja operator

13. Dokumentasi Instruksional Dokumen instruksional manual dapat berupa: • Manual Software Pada dasarnya berisi informasi yang sama dengan manual operasi, dalam banyak kasus dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk diterapkan

14. User Notice (Notice Pemakai) Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan Biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer. Tujuan • Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan, pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen.

15. User Notice (Notice Pemakai) • Tanggung Jawab Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang. • Metode Penggunaan, terdiri dari : • Waktu pembuatan • Verifikasi • Sirkulasi • Penarikan kembali • Pengarsipan

16. Technical Notice (Notice Teknik) Menentukan rincian teknis yang tepatbagai-mana aktivitas tertentu akan dilaksanakan Tujuan • Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara atau permanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.

17. Technical Notice (Notice Teknik) Tanggung Jawab • Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang. Metode Penggunaan • Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice