Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL

1. Projet de fin d'études - Jean-Baptiste CERCUEIL Mise en place du suivi coûts-délais des affaires sur Open Plan Professional ALSTOM Power Hydro - GRENOBLE

2. Contexte Déroulement de la mission Résultats L ’entreprise Le système d ’informations Analyse du système d ’informations existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs Modèle Open Plan Diffusion / Formation / Imprégnation Plan de la présentation • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

3. Le contexte de la mission • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

4. L ’entreprise ALSTOM Power Hydro • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

5. Power Le groupe ALSTOM ALSTOM Power ALSTOM Power Hydro HydroTurbines Activités : Transport / Energie 150 000 personnes Des sites partout dans le monde Activités : Energie (Centrales, turbines, services) 50 000 personnes Des sites partout dans le monde Activités : Turbines hydrauliques, vannes 650 personnes Un site à Grenoble depuis 80 ans Dans le groupe ALSTOM... • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

6. Etudes • Conception • Essais • Montage • Supervision • Production • Soudure • Usinage Objectifs Activités d’ALSTOM Hydro • Gestion de projet • Coordination • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

7. Le système d ’informations existant Les acteurs Les données Les supports et outils • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

8. L'équipe d'affaire Le PM (Project Manager) Le GT (Gestionnaire Technique) Le GSA (Gestionnaire Suivi d'Affaire) Le PSM (Project Sourcing Manager) Les acteurs internes Le bureau d'études - Essais L'atelier Le site (chantier) Les autres équipes d'affaires Les acteurs externes Les sous contractants (fournisseurs - Sous-traitants) Les partenaires et intermédiaires Le client Les acteursdu système d'informations • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

9. Le planning Les dates contractuelles Le planning d'expéditions / montage Le planning d'approvisionnements et fabrications L'état du projet par rapport à ces plannings Les dépenses Les coûts imputés sur affaire ( FIAC) Le budget Le budget initial ( DAO) L'état du projet par rapport à ce budget (dépensé / avancement physique) Le budget révisé -> marge et trésorerie ( FIAC) Les données du système d'informations • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

10. Les supports informatisés Comptabilité : ARCOLE Ordonnancement et pointages : CADPLAN Plannings : Open Plan Professional et MS Project Budgets : Divers tableaux Excel Les supports "papier" Plannings, classeurs, compte-rendus de réunions (avancement) FIAC L'information diffuse "Visites" de l'atelier Téléphone, E-Mail Réunions (hors compte-rendu) Les supports et outils du système d'informations • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

11. Les objectifs de la mission • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

12. Présentation aux PM du travail réalisé par Hervé DUVET (GI 99) l'an dernier État des lieux des pratiques "actuelles" dans les différentes équipes d'affaires, synthèse et propositions en vue d'une homogénéisation Mise en place d'un outil de suivi coûts délais sur Open Plan Professional Les objectifs Adaptation de l'outil informatique au management de projets • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

13. Déroulement de la mission Analyse du système existant Travail sur Open Plan Formation des utilisateurs • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

14. Comment ? Entretiens individuels avec les PM. … de plus en plus directifs au fur et à mesure que ma perception du fonctionnement d'une affaire se clarifiait. Déroulement : Étalement dans le temps de plus d'un mois En parallèle avec le travail sur le logiciel Analyse du système d'informations existant • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

15. Découverte - Prise en main Documentation du travail réalisé Élaboration d'un modèle Étude du modèle mis en place par Hervé DUVET Tests Manuel et aide en ligne E-Mail avec l'assistance technique WST Au fur et à mesure, rédaction d'une documentation technique Pour moi et pour un éventuel successeur. Analyse des contraintes imposées par le logiciel Analyse des besoins de l'entreprise Basculement du planning 'au plus tôt' vers un planning de type 'au plus tard' Définition des états et vues minimales Travail sur Open Plan • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

16. Rédaction d'une notice utilisateur Formation des gestionnaires techniques Formation des Project Managers Objectif : 10 pages illustrées ! Méthode pour construire un modèle (planning + budget) normalisé Présentation des choix opérés sur la modélisation Formation à l'utilisation pratique du logiciel (avec intervention d'un consultant) Présentation de l'aspect budget et suivi des courbes en S Problème de définition du niveau initial de connaissance du logiciel Redéfinition des objectifs en cours de formation (présentation des principesde fonctionnement du logiciel). Formation des utilisateurs • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

17. Résultats Modèle Open Plan Diffusion / Formation / Imprégnation • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

18. Une méthodologie de travail Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Modèle Open Plan • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

19. Courbes en S et récapitulatifs Vues et outils relatifs au suivi en délais Vues et outils relatifs au suivi en coûts Fichiers annexes : ressources, calendriers, organigrammes Un fichier modèle : 4 onglets : Visualisation générale Suivi délais Suivi coûts Fichiers Une trame commune à toutes les affaires Des visualisations standardisées utilisables par n’importe quel intervenant.

20. Une méthodologie de travail Des visualisations standards Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Un petit nombre de visualisations standard Plusieurs "vues de travail" Modèle Open Plan • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

21. En vert, visualisation de l ’avancement physique Visualisation des dates de début et de fin A. Actual - E. Expected - S. Scheduled En blanc, visualisation de la marge totale Planning dynamique calé ‘au plus tard’ Visualisation des dates de début et de fin Visualisation de l’avancement physique Visualisation de la marge totale

22. Affichage de la colonne ‘avancement physique’ Pas de visualisation de la marge Gantt de diffusion -> état du projet

23. Application de filtres (ex: client) Affichage de la colonne ‘avancement physique’ Pas de visualisation de la marge Gantt de diffusion -> état du projet

24. Visualisation de l'avancement en délais Barres calées sur les dates de référence Gantt de diffusion

25. Possibilité de supprimer/modifier des affectations Récapitulatif des budgets / tâche

26. Possibilité de supprimer/modifier des affectations Répartition des budgets par ressource

27. Étalement des budgets dans le temps On retrouve la visualisation de certains PM

28. Une méthodologie de travail Des visualisations standards Un modèle évolutif Objectif : homogénéiser les modélisations Tous les projets seront construits sur la même base de fichiers Un petit nombre de visualisations standard Plusieurs "vues de travail" Nécessité de prévoir une mise à jour du modèle après un début d'utilisation Le modèle sera ajusté en fonction des remarques des utilisateurs (après concertation -> consensus) Modèle Open Plan • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation

29. Une première présentation et sensibilisation Une formation "de base" Un gros travail encore à faire L'ensemble des personnes concernées par Open Plan ont eut une présentationdu logiciel et du mode d'utilisation proposé (Modèle et information suivie) Formation destinée à permettre une prise en main plus rapide du logiciel Favoriser les essais de modélisation sur quelques affaires La mise en place des mesures d'avancement physique n'est pas effective partout Il faudra du temps et un fort investissement en communication pour faire changer certaines habitudes de travail Diffusion Formation / Imprégnation • Contexte • L'entreprise • Le système d'informations Objectifs • Déroulement de la mission • Analyse du système existant • Travail sur Open Plan • Formation des utilisateurs • Résultats • Modèle Open Plan • Diffusion / Formation /imprégnation