BOSS Brugermøder 2011

1. BOSS Brugermøder 2011

2. BOSS Brugermøder 2011 • Hvorfor BOSS 5.0 og ikke 4.9 • RFID • Udlånsformer • Design • Hvordan ”kommer vi efter dem” • WebBOSS • Nye muligheder • Bedre integration med Lectio • Elevopdatering • Holdudlån • Bestillingssystem – sommerferie • Mjølner Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

3. BOSS Brugermøder 2011 • SMS • Studiekort • Billeder • BOSS Bogportal • BOSS-party • BOSS på 64bit computere • Service-abonnement • … og selvfølgelig: en pause m. ”lidt godt” Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

4. BOSS 4.9 5.0 • Markant skift i vores registreringsmetode • RFID og stregkoder • Markant skift i håndteringen af vores database • Titelbaseret eller eksemplarbaseret • BOSS står egentlig for BOgdepotets StregkodeSystem • … Men BORS lyder altså for åndssvagt ! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

5. Eksemplar ↔ Titel Bogdepot Bibliotek • Mærkning • Holdudlån via lærer • Elever får byttet eksemplarer • Identificer en afleveret bogs låner • Kan benytte fortrykt stregkode • Uproblematisk • Uproblematisk • Umuligt • Kræver individuel mærkning • Reelt umuligt • Hvordan får den rigtige elev den rigtige bog • Problematisk • Peter afleverer Pias bog, men hvad hvis Pia ikke afleverer? • Uproblematisk • (men er det den der afleverede) Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

6. Eksemplar↔ Titel • Udlån knyttet til eksemplaret • Kræver enkeltvis mærkning af alle eksemplarer • Klar fordel ved dyre materialer (f.eks. Videokameraer, PC-er o.lign), hvor man gerne vil sikre sig, at det er det rigtige man får tilbage • I bibliotekssystemer reelt umuligt at sikre, at en elev ikke får mere end et eksemplar af hver bog • Godt eller skidt? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

7. Eksemplar ↔ Titel • BOSS anbefaler som udgangspunkt stadig titel-baseret udlån • BOSS anbefaler som udgangspunkt stadig, at hver elev kun kan få et eksemplar af hver titel • Men i BOSS 5.0 kan vi være fleksible Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

8. RFID – fremtidens stregkode • Radio FrequencyIdentification • Chip der påklistres bogen – udvendigt/indvendigt • Fordele • Man kan aflevere en stak bøger på en gang • Ekstra-materialer (f.eks. CD) : både bog og CD får RFID • Kodes samtidigt, og får samme nummer • Kan nu ikke udleveres/afleveres andet end som sæt • Chippen kan indeholde mange informationer • Kan ændres løbende • ”Ulemper” • Individuel mærkning Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

9. RFID i BOSS 5.0 • RFID er individuel mærkning • BOSS benytter jo netop ikke individuel mærkning • … burde derfor være en dårlig ide! • RFID-tag er fleksible • Vi kan selv skrive i dem • Vi kan selv vælge, hvad vi vil læse • Vi kan kombinere det bedste fra begge verdener Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

10. RFID i BOSS 5.0 • RFID indeholder både bognummer, samt separat unik identifiktion • Ved ”BOSS Classic” læses blot bognummer • Så fungerer alt som det plejer • En elev skal bare aflevere et eksemplar • Får fordelen af hurtig udlevering og aflevering • Holdudlån er altid ”BOSS Classic” • Hvorfor? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

11. RFID i BOSS 5.0 • Man vælger selv ved hvert enkelt udlån hvordan det skal registreres • Eleven skal have sit ”eget” eksemplar • Angiver om udlevering skal registreres individuelt eller ej • Kun ved enkelt-udlån. • Eleven skal aflevere sit eget eksemplar • Hvis galt eksemplar accepteres modtagelsen, med forbehold for at en anden afleverer ens eksemplar • BOSS holder selv øje med om de ”udlignes” • Scannere kan sættes op på skolen, så elev kan teste sin bog Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

12. RFID – hvornår og hvordan? • Ved præsentation af BOSS 4.8 illustrerede vi mulighederne, og lovede at lytte til jeres reaktion. WOW! • Hvornår = Nu • Men husk, der er frit valg! • RFID skal købes • Pris ca 2 kr pr stk • RFID skal påsættes • Tagvision har udviklet taggingmaskine • Aflæser i en proces bogens stregkode, påsætter RFID og programmerer denne • Maskinen kan lejes! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

13. RFID – hvordan? • Kodning af RFID sker også nemt direkte fra BOSS • Scanneren kan også skrive • RFID er selvklæbende, og kan placeres inde i bogen • Scanneren er en aktiv antenne, som typisk indbygges • I BOSS 5.0 kan man godt både benytte RFID og stregkoder – samtidigt • Udfordringen for en RFID-scanner er det modsatte af en stregkodescanner • Den må ikke læse for meget Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

14. RFID - Udfordring for BOSS • Scanneren læser og sender det hele • Men måske var der en advarsel til den 3’die af 5 bøger • Inputstrømmen skal styres • Løst i BOSS 5.0 • Vi må ikke miste overblikket når det går hurtigt • Bon vises nu på skærmen • Også selvom man ikke benytter RFID • Man kan låne mere end et eksemplar af hver titel • Skal vi begrænse det? • Det er disse møders afgørelse, som vi følger! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

15. Fremsøgning – en gentagelse!! • BOSS bygger på stregkoder – men nogen gange er de der ikke • Indtil nu: Elever • Man kan altid benytte CPR/sygesikring • I Ludus: Man kan skrive ”k” efterfulgt af kursistnummer • Man kan dobbeltklikke og give søgeoplysninger • Indtil nu : Bøger • Man kan bruge EAN-kode • Man kan skrive ”i” samt ISBN-nummer • Man kan dobbeltklikke og give søgeoplysninger Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

16. Fremsøgning – direkte i nr-felt • Fra og med version 4.8 • Elever • Man kan angive start af fødselsdato efterfulgt af ”-” og taste Retur. Så findes de(n) relevante • Eksempel : 161154- • Man kan skrive et antal udpluk af et frit valg af fornavn, efternavn og evt. stamklasse adskilt af mellemrum • Eksempel : ma li 1xvil f.eks. finde Marie Liisberg og Line Bach Madsen fra 1x • Som altid : Skriv ikke for meget! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

17. Fremsøgning – direkte i nr-felt • Fra og med version 4.8 • Bøger • Man kan skrive et antal udpluk af et frit valg af titel, forfatter , fag og forlag • Eksempel: enz systvil give de bøger fra forlaget systime, der hedder noget med enzymer • Eksempel: mat 2a carstensenvil give Carstensen&Frandsen, Mat 2A (samt opgavebog) • Igen: Skriv ikke for meget Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

18. Hvordan kommer vi efter dem? • I en ideel verden afleverer alle elever/kursister alle deres bøger – og naturligvis til tiden • I vores verden, hvad er så gode rutiner, for at sikre vores ejendom • Konsekvens • Kvitteringer • Logfil • Regninger • Skat • Tæskehold? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

19. Konsekvens • Enkle spilleregler – uden særregler • Man skal tro på sit system • Hvis eleven/kursisten ikke overholder disse regler – så er det deres eget problem • Til gengæld skal vi også følge reglerne • Ansvar hos eleven/kursisten • ”De har fordelen – de bærer ansvaret” Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

20. Kvitteringer = dokumentation • Udlån sjældent et problem • Men kvitteringslister gode at gemme • Kvittering på bonprinter er central • Elevens bevis – også ved evt. fejl i system • Sådan fungerer ”samfundet” • Fravælger man den, fravælger man sin klageret • Vores ansvar: • Vi skal søge at sikre, at eleven altid kan få en kvittering Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

21. Logfil=elektronisk dokumentation • Logfil er utrolig stabil • 19 år med over 200 BOSS-baser. Kun én fejl! • Søgning i logfil (via menupunkt søg) • Virker meget overbevisende, når man med sekunds nøjagtighed kan sige hvornår eleven lånte og afleverede • Nyhed: Man kan nu også genskabe en tidligere udskrevet kvittering • Eneste fejlmulighed: • Man overskriver – bevidst - logfil med en gammel udgave • Derfor stadig kvittering! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

22. Regninger • Bøger skal være hjemkaldte • Benyt Word-regninger! • Nyheder: • Vælg aktuelle fil ved at dobbeltklikke • Kursistnummer med som flettefelt • Ny skjult kode – skal være der, men skrives ikke ud • Benyt <<ddO>> i stedet for Word-dato • BOSS vælger selv den næste korrekte regning i rækken Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

23. God regningspraksis • Tænk over hvordan du i din hverdag modtager regninger og (Gud forbyde det) rykker • Der går altså ikke 3 måneder før nogen reagerer • Hurtig reaktion=bedre resultat • Benyt menupunkt ”Skyldnere og regninger” • Her udskrives regninger i ”klumper” • Hav en fast kadence • Anbefaling : Skriv ud hver 14. dag i åbne perioder • 1. gang lige før translokation • Belastning ikke så stor -> overblik stort Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

24. Overdragelse til SKAT • Følg op på ”trussel” i sidste regning • Link: • http://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=219174&vId=0 • http://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=219178 • Minimumsgrænse 100 kr • Omkostninger : 100 kr + 5% af inddrevne • Inddriver i op til 5 år i bl.a. overskydende skat • Billigt og effektivt • Viser at man gør noget Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

25. Overdragelse til SKAT • Kræver dokumentation • NYHED: BOSS kan danne et samlet dokument med alle udskrevne regninger • Desværre kun fra og med version 5.0 • Ligegyldigt hvordan regning er udskrevet • Forudsætninger • Word-regninger • Skjult kode skal indlægges i grundregninger. Vejl. I BOSS 5.0 • Fra ”Skyldnere og Regninger” • Højreklik og vælg Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

26. WebBOSS - nyheder • Med BOSS 4.8 fulgte en markant ny WebBOSS • Løbende forbedret, på baggrund af mange gode tilbagemeldinger • Klik på BOSS-logoet. Står der Build 13 har du nyeste 4.8 • Nye funktioner i forhold til sidst • Status for bøger – hvilke, hvor mange, hvem har • Skift password – for lærere • SMS (i nyt layout) • Billedlister • Enkelt-udlån – nu også tidsbegrænset Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

27. WebBOSS - nyheder • Billedlister : Navneliste med billeder på • Billeder i BOSS er højkvalitetbilleder • Webcam-billeder bør kun være midlertidig eller ingen løsning • Listen dannes dynamisk på hjemmesiden • Egentlig ikke revolutionerende • Kvaliteten er bare bedre! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

28. WebBOSS – Lectio-integration • Er du logget ind som lærer i Lectio, så er du også logget ind i WebBOSS ! • Meget enkelt at lave • Lav under parametre et ”masterpassword” • Klik på (ny) knap ”Lav URL” • Danner automatisk den (krypterede)linie, som Lectio-adm sætter ind (incl vejl) • Effekt: • Når læreren inde i Lectio klikker på linket kan han/hun frit arbejde i BOSS uden at skulle angive password • NB: Password skal stadig være oprettet i BOSS Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

29. WebBOSS – LudusWeb • Allerede fungerende i BOSS 4.8: • Fra LudusWeb kan dele i WebBOSS kaldes direkte • Elever/kursister kan direkte i deres skema se hjemkaldte bøger (kræver ikke WebBOSS) • Nyheder i BOSS 5.0 (LudusWeb maj 2011) • Manglende kvitteringslister vises i lærerskemaer • Holdenes udlån indgår nu som materialer i lærernes materiale-oversigt til studieplan • Kræver ikke WebBOSS • Åbnes fremover i selvstændigt vindue i LudusWeb • Overførsel til LudusWeb styres nu af BOSS Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

30. WebBOSS – hvem styrer? • Husk – det er dig, som suverænt styrer, hvad lærerne skal have mulighed for i WebBOSS. • Mulighederne er der • Du vælger ! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

31. WebBOSS • Åhh – har vi glemt at sige, at WebBOSS er gratis  • Eller det har vi måske sagt hvert år !!! • Anbefaling for Lectio-skoler, som er glad for BOSS • Mange ledere (og lærere) peger på Lectio bogdepot, for ”det er jo smart, at alle kan se hvad vi har” • De ved simpelthen ikke, at det har været muligt i 10 år med WebBOSS • Hvis du gerne vil beholde BOSS og den fleksibilitet den har overfor hvad lærere kan og må, så få installeret WebBOSS og lav integrationen til Lectio • Ellers risikerer du, at andre tager en anden beslutning for dig… Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

32. WebBOSS – et spørgsmål • Ville det være en fordel, hvis WebBOSS blev centraliseret? • En server for alle skoler • Ingen selvstændig webserver for skolerne • Ingen vedligeholdelse for skolen • … men et mindre årligt gebyr Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

33. BOSS Bogportal • Scenarie • En lærer vil gerne bruge en bog til sit hold. Skolen har kun 12 eksemplarer, og der er 19 på holdet. Hvad gør læreren? • Svar: Spørger dig! • Hvis bogen kan købes gør du måske det – men hvad ellers? • Fra BOSS 5.0 – spørg alle andre BOSS-skoler Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

34. BOSS Bogportal • Dukker op, når der ”er” noget • Kommer kun en gang, men man kan finde tidligere • Hvem har sendt? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

35. BOSS Bogportal • Kontaktoplysninger • Knap for at svare • Sender også svarerens kontaktoplysninger • HUSK: • Indlæg skolens Institutionskode i parameteropsætning • BOSS husker det for jer! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

36. Nogle af de mindre… • Holdudlån • Ny rullemenu: Man kan nu vælge læreren først, og derefter vælge blandt de hold, som læreren har • Regningsniveau • For elever der har fået regning vises dette allerede på hovedbilledet • Optagelse af ”hurtig-billede” • Kan nu ske fra en knap på hovedbilledet Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

37. Flere af de mindre… • Svar-mails til lærere ved webbestilling og –hjemkaldelse er sproglig strammet op • Mulighed for at udvide med en kommentar i svar-mails • Hvis en bestilling ikke blev gennemført (fordi der f.eks. ikke var nok eksemplarer), så blev den i 4.8 ”tabt” • I 5.0 kommer i stedet udskriften med oplysninger • I Tabeller er tilføjet et felt under såvel Elever som Bøger,med sidste redigeringsdato • Automatisk Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

38. Bestillingssystem • Benyttes til at bestille bøger, der skal udleveres efter ferien • Ikke bare ”Først til mølle” princip • Fremtidige hold kommer nu ind automatisk ved elevopdatering • Stadig mulighed for at redigere • Bestillinger lokalt eller via WebBOSS/LudusWeb • Ny mulighed • Udlevering - selvom der ikke er nok!! • Vi lovede det i version 4.8  – men det er der først nu  Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

39. Mjølner • Anderledes end biblioteks-maskiner • Kun aflevering • Men stadig ”lånerkort” • Bog må ikke kunne nås efter aflevering • Ingen tyverisikring - alt for dyr • Bog skal kunne returneres • Derfor transportbånd mjolner2.wmv Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

40. Mjølner • Hvorfor? • Bedre service - altid ”bemandet” • Nedsætter behov for åbningstid • Aftenkursister – kæmpe fordel • Alle BOSS-funktioner fastholdt: • Kvittering • Logfil • Hensyntagen til opsætning • F.eks. advarsel om at bog ikke er hjemkaldt • Understøtter også aflevering af bøger til Biblioteket ! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

41. Mjølner • I dag er den første produktion på 7 Mjølner solgt og i brug • Nye er ved at blive produceret • Demonstreret på Rektorforeningens – og VUC-lederforeningens årsmøder • De er langt mindre forskrækkede over prisen end I er Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

42. SMS-løsning • BOSS var de første med løsning til vores segment • Løsning allerede i 2003 • En del af bl.a. WebBOSS • I dag integreret i bl.a. LudusWeb og Fronter, ligesom nogle har egne eller andre løsninger. • Udbredt på VUC og Handelsskoler • Meget begrænset på STX ??? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

43. SMS-løsning • Anvendelser • Time-aflysninger • Sidste-øjebliks/katastrofe-meddelelser • Studierejser • Gruppearbejde: ”Vi mødes i klassen nu” • …. • I BOSS til f.eks. Hjemkaldelser, blacklistede osv • Mobilen er i dag med smartphones klart ved at komme ind i undervisningen • Gør kun multi-SMS endnu mere interessante Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

44. SMS – ny udbyder • Stadig mulighed for DDK/Minisoft • Men de senere år problemer med service og hastighed • Understøtter nu også CSC SMS-gateway • Vilkår ca de samme • Pris på 30 øre pr stk • Mange med LudusWeb abonnerer allerede, og kan så nu også benytte den i BOSS • Man behøver ikke være Ludus-kunde • Fordel: SMS’er kommer ekstremt hurtigt frem. Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

45. Studiekort • Midt i præsentationen af BOSS 4.8 lavede vi interface • Udbygget undervejs • Understøtter Zebra Kreditkort-printere • Både enkelt- og dobbeltsidet • Design-program til studiekorts udseende • Billeder i høj kvalitet • Også frit valg af baggrund Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

46. Billeder i BOSS • Billeder af elever har længe kunnet vises i BOSS • Billeder kunne i BOSS 4.8 komme ind ved • Import af billeder fra fotofirma (normalt forsinket) • Billede optaget direkte i BOSS med WebCamera • Billede fra digital-kamera kunne indlægges, • svært at styre og skal gøres enkeltvis • Vil man have billeder hurtigt – blev det webcamera • Sidenhen kunne de opdateres • Det samme gælder andre systemer – her kan man normalt bare ikke opdatere dem sidenhen Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

47. Billeder i BOSS – vi hader dårlig kvalitet • Et studiekort som eleven skal have i flere år bør have et ordentligt billede • BOSS 5.0 understøtter nu også brug af professionelle kameraer, som Nikon og Canon (og sikkert andre) • Til disse fås programmer, så kameraet i stedet gemmer sit billede direkte på computer • BOSS sidder i venteposition, og så snart billedet ligger der ”snupper” BOSS det og lægger det ind i basen • Resultat: Man kan nu tage ordentlige billeder med ordentlig lyssætning af eleverne allerede den første dag, og få dem på studiekort og billedlister fra starten Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

48. Elevopdatering -udtræk • Lectio – skiftede format lige før sommerferien – UPS • Godt samarbejde med Lectio om hurtig rettelse • I øjeblikket benytter ”de fleste” de knapper i Lectio der hedder ”gamle”, men vi understøtter også de nye • I BOSS 5.0 skifter vi, og Lectio fjerner gamle-knapperne • Hvorfor ventede vi • Positive samtaler med Lectio om et dedikeret BOSS-udtræk • Men endnu intet konkret Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

49. Elevopdatering -udtræk • Ludus • Det nye udtræk blev ikke sat i gang • Forsinkelse hos CSC • Vi håber stadig, at det snart sker • I modsat fald udvides det gamle med c/o-adresser, som også vil kunne vises på regninger Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!

50. Elevopdatering - indlæsning • Statusbilledet tilsidst • Erstatter de ”347” spørgsmål man tidligere fik • Nu kan det klares samlet • Fint, og sådan virker det. Hvis man gør det!!! • Reagerer man ikke, så sker der ikke noget • Klik to steder – hvis det ser OK ud • Fejl i BOSS 4.8 • Hvis en elev kunne slettes kom han/hun på listen • Hvis man ikke slettede og eleven så startede igen og fik nye bøger, så kunne man ikke slippe af med ham/hende • Naturligvis rettet i 5.0 Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere!