1 / 37

Einfache Dokumentenverwaltung

Einfache Dokumentenverwaltung. Dipl. Ing. Thomas Mickley jw Consulting GmbH http://www.jwconsulting.de. Hanau, den 04.02.2003. Inhalt. Dokumente und Objektverknüpfung Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept

kail
Télécharger la présentation

Einfache Dokumentenverwaltung

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas MickleyjwConsulting GmbH http://www.jwconsulting.de Hanau, den 04.02.2003

  2. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  3. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  4. Dokumente • Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis,...) • Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte,... • Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen,...) • Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, ...)

  5. Dokumentenformate • Browserlesbare Formate (z.B. mit plug-ins) • html • pdf • doc, xls, ppt • sxw, sxc, sxi • jpg, gif, tiff, bmp • xml, xsl • java • mpeg • wmp • CAD…, z.B. chemische Formeln

  6. Dokumentenverknüpfung • Geschäftsdokument, z.B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit • Textdokumenten (darunter z.B. Methodenbeschreibung) • Bildern • Spektren • Tabellen • Faktura • Dokument, z.B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit • Geschäftsdokumenten • Spektren… D.h. es gilt eine n : m Beziehung.

  7. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  8. Dokumentenhierarchie und Schlagwörter • Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z.B. • Entwicklungsberichte • Anstriche • Wetterfeste Anstriche • Innenanstriche • Spezielle Beschichtungen • Kunststoffbeschichtungen • … • Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z.B. • bleihaltig • wasserlöslich • UV-beständig • …

  9. Dokumentenklassifizierung • Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und mit Attributen versehen werden. • Dokumente können miteinander verknüpft werden z.B. • AGB • Verfahrensanweisungen • Richtlinien • …

  10. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  11. Aufbau eines einfachen Dokumentenservers • Betriebssystem Windows oder Linux • Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z.B. periodisch geordnet. • Wahl geeigneter Datei – Idente, z.B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden. • Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z.B. Laborgeräte. • Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen erfolgt im R/3 oder auf dem Webserver. Zur Wiederauffindbarkeit werden die Informationen auf beiden Systemen synchron gehalten.

  12. Langzeitspeicherung • Bei Generationswechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten. • Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden. • In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten.

  13. Ausfallkonzept • Heiße Redundanz z.B. durch: • 2. Server • Raid-System • Kalte Redundanz z.B. durch: • CD oder DVD Kopien • 2. Festplatte

  14. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  15. Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos • Systematisierung in Baumstruktur • Darstellung und Erreichbarkeit der Dokumente über das Intranet mittels Browser • Einfache Pflege

  16. Browser

  17. Dokumentenverwaltung am Beispiel Ineos • Einfache Administration in Excel • Hierarchie ist frei definierbar • Dokumente können zentral oder dezentral gespeichert werden

  18. Administration in Excel

  19. Administration in Excel • Pflege des Menübaumes in Excel • Aus Excel heraus erfolgt: • Aktualisierung der Datenbank • Aktualisierung der Benutzeroberfläche

  20. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, SAP R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  21. Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver Webbrowser SAPGUI FTP FTP Dokumenten Server Web Server SAP Webbrowser SAPGUI SAPGUI Webbrowser

  22. Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

  23. Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen

  24. Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web

  25. Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

  26. Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

  27. Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

  28. Zuordnung Dokumente • Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden: • Auftragskopf • Probe • Stammdaten (Dienstleistungen)

  29. Zugriff über Webbrowser und SAPGUI • Zugriff vom SAP • Lesend • Schreibend • Zugriff vom Webserver über Browser • Lesend • Schreibend • Zugriffe werden über Berechtigungen gesteuert

  30. Speicherung beliebiger Dokumente • Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar • Browser lesbare Formate empfohlen • Bilder (jpg, gif, bmp) • Acrobat (pdf) • Word (doc) • Excel (xls) • usw.

  31. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Dokumentenhierachie und Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  32. Warum sollten Sie jwConsulting in Ihre Projekte einbeziehen ? jwConsulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei • dem Aufbau einfacher Dokumentenserver • der Verwaltung von Dokumenten mittels SAP R/3 und Webservern • der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen • der Kopplung von SAP R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation • der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand

  33. Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jwConsulting? Ihr Vorteil wäre • eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin, • web- und/oder SAP R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihren Anforderungen, • eine garantierte Termineinhaltung und • ein vorher vereinbartes Kostenbudget.

  34. Einfache Dokumentenverwaltung Dipl. Ing. Thomas MickleyjwConsulting GmbH http://www.jwconsulting.de Hanau, den 04.02.2003

More Related