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Einfache Dokumentenverwaltung

Einfache Dokumentenverwaltung. Dr. Jochen Winkler http://www.jwconsulting.de. Marl, den 23.01.2003. Inhalt. Dokumente und Objektverknüpfung Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept

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Einfache Dokumentenverwaltung

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Presentation Transcript

  1. Einfache Dokumentenverwaltung Dr. Jochen Winklerhttp://www.jwconsulting.de Marl, den 23.01.2003

  2. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp. eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  3. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  4. Dokumente • Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis,...) • Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte,... • Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Bedienungshinweise, Packungsbeilagen, Anwendungsdokumentationen,...) • Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse, Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, ...)

  5. Dokumentenformate • Browserlesbare Formate (z.B. mit plug-ins) • html • pdf • doc, xls, ppt • sxw, sxc, sxi • jpg, gif, tiff, bmp • xml, xsl • java • mpeg • wmp • CAD…, z.B. chemische Formeln

  6. Dokumentenverknüpfung • Geschäftsdokument, z.B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise verknüpft mit • Textdokumenten (darunter z.B. Methodenbeschreibung) • Bildern • Spektren • Tabellen • Faktura • Dokument, z.B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft mit • Geschäftsdokumenten • Spektren… D.h. es gilt eine n : m Beziehung.

  7. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Dokumentenhierarchie, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  8. Dokumentenhierarchie und Schlagwörter • Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum eingeordnet werden, z.B. • Entwicklungsberichte • Anstriche • wetterfeste Anstriche • Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden, z.B. • bleihaltig • wasserlöslich • ….. • Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und attributiert werden. • Dokumente können miteinander verknüpft werden.

  9. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  10. Aufbau eines einfachen Dokumentenservers • Betriebssystem Windows oder Linux • Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z.B. periodisch geordnet. • Wahl geeigneter Datei – Idente, z.B. eineindeutige Nummern und zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden. • Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und Dokumentenquellen, z.B. Laborgeräte. • Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen (Wiederauffindbarkeit) erfolgt ausschließlich im R/3 und wird auf den Webserver gespiegelt.

  11. Langzeitspeicherung • Bei Generationwechsel des Betriebssystems ist der Dokumentenserver upzudaten. • Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden. • In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und gegebenenfalls auch upzudaten.

  12. Ausfallkonzept • Heiße Redundanz durch 2. Server (z.B. Raid-System) • Kalte Redundanz durch • CD oder DVD Kopien • 2. Festplatte

  13. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  14. Systematisierung in Baumstruktur

  15. Administration in Excel

  16. Administration in Excel • Pflege des Menübaumes in Excel • Aus Excel heraus erfolgt: • Aktualisierung der Datenbank • Aktualisierung der Benutzeroberfläche

  17. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  18. aaa

  19. Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver Webbrowser FTP FTP Dokumenten- server SAP

  20. Zuordnung Dokumente • Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden: • Auftragskopf • Probe • Stammdaten (Dienstleistungen)

  21. Zugriff über Webbrowser und SAPGUI • Zugriff vom SAP lesend und schreibend • Zugriff vom Webserver über Browser lesend und schreibend

  22. Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

  23. Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen

  24. Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen

  25. Speicherung beliebiger Dokumente • Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar • Browser lesbare Formate empfohlen • Bilder (jpg, gif, bmp) • Acrobat (pdf) • Word (doc) • Excel (xls) • usw.

  26. Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web

  27. Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

  28. Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente

  29. Inhalt • Dokumente und Objektverknüpfung • Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter • Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und Ausfallkonzept • Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos) • Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab) • Vorteile für das Unternehmen

  30. Warum sollten Sie jwConsulting in Ihre Projekte einbeziehen ? jwConsulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei • dem Aufbau einfacher Dokumentenserver • der Verwaltung von Dokumenten mittels R/3 und Webservern • der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit Geschäftsprozessen • der Kopplung von R/3 Systemen mit Webservern und der dafür notwendigen Stammdatensynchronisation • der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand

  31. Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jwConsulting? Ihr Vorteil wäre • eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie, Pharmazie und Medizin, • web- und/oder R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihrer Anforderungen, • eine garantierte Termineinhaltung und • ein vorher vereinbartes Kostenbudget.

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