ZAMAN YÖNETİMİ

1. ZAMAN YÖNETİMİ Öğr.Gör.Mahmut AÇIL mahmut.acil@zirve.edu.tr

2. Zaman Yönetimi • Bir gün hepimiz için 24 saattir. Öğrencinin de, patronun da, annenin de, balıkçının da hergün 24 saati, her hafta 168 saati vardır. • Önemli olan zamanımızı nasıl kullandığımız ve verimliliğimizdir.

3. Zaman kazanmak için, zaman harcamak gerekir.

4. ZAMAN NEDİR? • Zaman, iki hareket arasındaki süredir. Hareket ve maddenin nesnel hali zamanla belirir. Zaman cinsin belirleyici faktörüdür. Hareketin hızı, zamanın da hızını gösterir. • Zaman, bir eylemin geçtiği süredir. • Zaman, olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği kesintisiz bir süreçtir.

5. Zaman Yönetimi • Daha fazla zaman satın alamazsınız, başkasından borç isteyemezsiniz, ya da çalamazsınız. • Tüm yapabileceğiniz sahip olduğunuz zamanı en iyi şekilde kullanmaktır. • Sahip olduğunuz tüm kaynaklar arasında zaman, en az anlaşılanı, en yanlışı yönetileni ve en fazla boşa harcanandır. • Zamanınızın hayatınız olduğunu bilmeli ve eğer yaşamayı seviyorsanız zamana önem vermelisiniz. • Zamanı verimli kullanmak, meşgul görünmek değil, zamanı amaçlarımızı gerçekleştirmeye yönelik faaliyetler yaparak değerlendirmektir.

6. Zaman Yönetimine Neden İhtiyaç Duyarız? • Yapılacak işleri zamanında tamamlayıp kendimize daha çok zaman ayırmak için, • Önceliklerimizi belirleyebilmek ve amaçlarımıza ulaşmak için, • Stres seviyemizi azaltmak için, • İş verimliliğimizi ve kalitesini arttırmak için, • Kariyerimizde ve hayatımızda daha başarılı olmak için.

7. Bir iş kendine ayrılan zamanı doldurur. N. Parkinson

8. Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları • Kariyer planlaması • Okumak • İletişim • Dinlenme • Düşünme

9. Zaman Tuzakları • Plansızlık • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak • Ertelemek • Kendini gereğinden fazla işe adamak • Acelecilik • Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

10. Meşgul adam, zamanı kullanmayı bilmeyen adamdır..

11. Zaman Analizi

12. ZAMAN ANALİZİ • Zaman yönetimine zaman analizi yapılarak başlanmalıdır. • Öncelikle zaman yönetimi konusunda sorunu olanlar,zamanın yetmediğinden, azlığından yakınırlar. Gerçekte zaman az değildir; ancak işleri planlayıp zamanı yönetemediğimizde, zamanın yetmediğini görürüz. • Zaman analizi yaparken, olaylara geniş açıdan bakılmalıdır. Günlük işlerine gömülmüş olanlar olaylara dar açıdan bakarlar.

13. ZAMAN ANALİZİ • Yaşamımız ve işimiz hakkında düşündüğümüzde, en önemli konunun amaçlarımız olduğunu görürüz. Amaç belirlemenin nedeni, daha planlı bir şekilde çalışmaktır. plan yapmanın amacı ise, bir hedefe ulaşmak için yapılacak işleri kolaylaştırmaktır.

14. Zaman Yönetimi • Zaman yönetiminden kastedilen zaman içinde insanın kendini ve işlerini yönetmesidir. Ancak bu şekilde, her biri birer zaman tuzağı olan alışkanlıklar değiştirilebilir ve hedefe daha çabuk ulaşma imkanı doğar.

15. Zaman Yönetimi • Zamanı Yönetmek Mümkün mü? • Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır. • Zamanı yönetmek demek kendinizi zaman içinde yönetmek demektir. Bir başka deyişle “Öz Yönetim” sağlamaktır.

16. Öz Yönetim • Öz yönetim; Öz yönetim;başkalarına ve kendimize zarar veren duygularımızı kontrol altında tutabilme, devamlı güven ve dürüstlük örneği olabilime, sorumluluklarınızı ve kendinizi yönetebilme, değişen koşullara çabuk adapte olarak engelleri aşabilme, kendi iç mükemmellik standartınızı oluşturabilme ve de fırsatları yakalamaya hazır olmayı gerektirmektedir. • Zaman Yönetimi, diğer kaynakların (sermaye,işgücü vb.) yönetiminde olduğu gibi analizlerden ve planlamadan yararlanmayı gerektirir.

17. Zaman Yönetimi • Zaman yönetimi prensiplerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez. Zaman akıllıcı kullanılırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların nedenlerininde bilinmesi gerekir. • Zaman yönetimi “yalnız bir defalık”düzenlenen bir iş değil, insanın ömrü ile birlikte devam eden bir programdır.

18. Başarılı Bir Zaman Yönetimi İçin Altı Klasik Teknik • Önce ana ve zorunlu işleri yapın. • Birbirleriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın. • Büyük işleri uygun dilimlere bölün. • Bir zaman tablosu kullanın. • Bir anda tek bir iş üzerinde durun ve sadece onu düşünün. • İşi şimdi yapın ve onu tamamıyla bitirin.

19. Zaman Yönetiminin Yararları • Öncelikle güne iyi başlar. • Gün içinde neler yapacağını çok iyi bilir. • Kendisine güveni tamdır. • Verdiği sözleri tutar. • Olaylara pozitif yaklaşır. • Özel hayatı ve iş hayatı dengelidir.

20. Zaman Yönetiminin Yararları • Fırsatları iyi değerlendirir. • Geçen zamanı lehine çevirir. • Erteleme huyu yoktur. • Hiçbir şeyi unutmaz. • İşyerinde örnek bir çalışandır. • Yöneticisinin takdirini kazanır. • Yaşamdan keyif alır.

21. Hayatınızı seviyorsanız zamanınızı boşa harcamayınız, çünkü zaman hayatın kendisidir. Benjamin Franklin

22. Zaman Yönetiminin Zorlukları • Erken uyanamıyorum. • Hayır diyemiyorum. • Derdimi ifade edemiyorum. • İş çok zaman az. • Her şeyi erteliyorum. • Önemli bir iş varken başka bir iş yapıyorum. • Sevmediğim işleri hep erteliyorum. • Eve iş götürüyorum.

23. Zaman Yönetiminin Zorlukları • Zaman yönetimi konusunda iki yanılgıya düşüyoruz. Bu yanılgılardan ilki; zaman yönetiminin sadece saatlerle ve dakikalarla ilgili olduğunu sanmamızdır. • İkinci yanılgı ise; planlı yaşamanın önemli olmadığı düşüncesidir.

24. Değişimi Başlatmalısınız • Mutlu olmak, isteklerimize ulaşmak kendi elimizde.Bunun içinde; • Değişimi kabul etmek • Bu konuda kararlı olmak • İstikrarlı olmak ve • Öğrenilenleri uygulamak önemli gelişim aşamalarıdır.

25. Kendimizi Tanıyalım • Güçlü ve zayıf yönlerim neler? • Hedef/hedeflerim neler? • Bana zarar veren alışkanlıklarım neler?

26. Zayıf Yönlerimizi Geliştirebilmek İçin Yapmamız Gerekenler • Konuyla ilgili bilgilenmek ve araştırmak • Değişime karar vermek • Öğrendiklerimizi uygulamak

27. Hedef Konusunda Dikkate Alınması Gereken Başlıca Hususlar • Hedefleriniz belirgin olmalıdır. • Hedefinizi yazın

28. Hedeflerinizi Ulaşmanız İçin Öneriler • Engellere hazır olun. • Reddedilmeyle nasıl başa çıkılacağını öğrenin. • Kendinizi rahatlığa kaptırmayın. • Bazı modeller oluşturun.

29. Yeni Bir Alışkanlığı Hayatınıza Yerleştirebilmek İçin Yapılması Gerekenler • Tavrınızı pozitife ayarlayın. • Benimsemek istediğiniz alışkanlığa göre davranmaya başlayın. • Alışkanlık haline gelene kadar yeni davranış kalıbınıza sıkı sıkıya bağlı kalın. • Herkese ne yaptığınızı söyleyin, onlar yapmadığınız zaman sizi hemen hatırlatacaklardır. • En önemli nokta harekete geçmektir.

30. İçimizdeki Düşmanlar • Karar veremiyorum. • Herşeyi erteliyorum. • Erken uyanamıyorum. • Unutkanım • Etkili dinleyemiyorum. • İstifçiyim fırlatıp atamıyorum. • Çalışma masamı düzenleyemiyorum. • Plan yapamıyorum. • Hayır diyemiyorum.

31. HERŞEY AKAR HİÇBİR ŞEY SABİT DEĞİLDİRAYNI NEHİRDE İKİ KEZ YIKANILMAZHERAKLEİTOS

32. Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye • Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. • “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. • Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. • Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. • “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

33. Nasıl Daha Verimli Çalışırız? • Büyük işleri küçük parçalara bölün. • Zamanınızı harcayan aktivitelerden kendinizi uzak tutun. • Yapacağınız işlere tarihler koyun.(Başlangıç ve Bitiş) • İşlerinizi tamamladıktan sonra kendinizi ödüllendirin. • Her işi tek tek yapın. • İstemediğiniz işleri öncelikli yapın. • Önceliklerinizden ve hedeflerinizden uzaklaşmayın.

34. Oltayı zamansız çekerseniz, balık kaçar. • Çin Atasözü

35. Zaman Günlüğü • Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalışıyorlar. • Zamanımızı kim(ler) çalıyor? • Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? • Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz?

36. Zaman Günlüğü • Zaman günlüğü yazmak size, • Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı • Görevinizi ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını • Kullanılmayan günlük serbest zamanızın süresini • Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi • Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini, • Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi gösterecektir.

37. Zaman Günlüğü • Zaman günlüğü formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır. • “Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittkiten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sutuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz.

38. Zaman Günlüğü • Küçük kareler içinde yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin; • Çok önemli, hayati bir iş ise_______A • Sadece önemli bir iş ise__________B • Sıradan, rutin bir iş ise__________C • Gereksiz, boşuna bir iş ise________D • Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek %oranını hesaplayabiliriz.

39. Zaman Günlüğü • Zaman günlüğümüzü işaretlerken (yazarken) aşağıdaki ilkelere sadık kalmalıyız. • Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın. • Günlüğünüzü kimseye okutmayın. • Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zamn yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun. • Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin. • Belleğinize(hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte yada 20 dakikada bir yaptığınızı not edin. • Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekci olun. • Her işin önem derecesini yazın.

40. Zaman Günlüğü • Günlük çalışma çizelgesi tamamlandıktan sonra günü değerlendirebilmek için objektif bir şekilde şu soruların cevaplandırılması gerekmektedir. • Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği arttırdı mı? • Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi? • Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?

41. Zaman Günlüğü • Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararlı oldu? • Verimliliği arttırmak için başka nelerin yapılması gerekmektedir?

42. Öncelik Belirleme

43. Öncelik Belirleme • Yoğun işler yapan insanların ilk yapacakları iş, bir plan dahilinde öncelikleri saptamaktır. Öncelikleri doğru belirleyen biri, faaliyetlerini bunları elde etme ylunda sürdürecek ve gereksiz işlere zaman harcayamayacaktır. • Önceliklerin belirlenmesi konusunda yapılması gereken en önemli faktör amaca hizmet edemeyen faaliyetlerin saptanarak bunların ortadan kaldırılmasıdır. Bu sayede gereksiz işlere zaman ayırmaktan kurtularak, bunun yerine önceliği ve önemi olan işlere daha fazla zaman ayırma olanaklı olacaktır.

44. Öncelik Belirleme • Kişilerin zamanlarını etkin yönetebilmeleri için, kendileri için öncelikli olmayan işleri bir tarafa bırakarak, asıl işleri için daha fazla zaman ayırmalıdırlar. Bunun için gündelik faaliyetlerde kişisel zaman yönetimi bakımından uyulması gereken bazı kurallara uymak gerekir.

45. Öncelik Belirleme • Birden fazla öncelik olması, öncelik yok demektir. On tane önceliğiniz olamaz. Eğer on önceliğiniz varsa, hiçbir önceliğiniz yok demektir. • Gerçekten baskı altında olduğunuzda gerçek öncelikler daha belirginleşir. Önemsiz işleri hızlandırarak önemli olan faaliyetlere daha çok zaman ayırmak gerekir.

46. Öncelik Belirleme • Bu kuralları şu şekilde tespit edebiliriz: • Güne, öncelikler belirlenmiş olarak başlayın. • Yapılması gereken işi, ertelemeden hemen yapın. • Gün içinde yoğun iş saatleri arasına, sizi daha fazla tatmin eden işleri yaparak, aktif dinlenme yolunu seçin • Her iş için son tamamlama tarihi/saati belirleyin

47. Öncelik Belirleme • Gün sonunda listenizi kontrol edin ve zamanınızı nasıl yönettiğinizi değerlendirin. • Bazı işlerin önem ve acillik seviyeleri aynıysa, önce en zor olanı yapın. • En zor işleri, en verimli önemsiz görevleri ise, yaratıcılığınızın en az olduğu zamanlarda yapın. • Kendinize ait olmayan hiç bir işi yapmayın.

48. Öncelik Belirleme • Bireysel zaman yönetiminde başarı, zaman önceliklerini belirleme konusundaki başarıyla aynı anlama gelir. Hiç bir zaman bütün işler aynı aciliyet ve aynı önem derecesine sahip değildir. Zaman yönetimi, iş ve faaliyet yönetimi ve öncelik belirleme becerisidir.

49. PLANLAMA

50. Nereye gideceğinizi bilmiyorsanız, hiçbir yol sizi oraya götürmez.